Stt Người lao động Chức danh Điểm Xếp loại 2015 2016 2017 2015 2016 2017
1 Trần Xuân Chiến Trưởng phòng
Đào tạo 80 75 80 XS XS XS
2 Nguyễn Bích Ngọc
Phó trưởng
phòng Đào tạo 75 70 80 TTB TTB TTB 3 Triệu Thế Anh Phó trưởng
phòng Đào tạo 75 75 85 XS XS XS 4 Nguyễn Hạnh
Chi
Chuyên viên
Đào tạo 67 67 70 TTB TTB TTB
5 Đinh Hải Yến Chuyên viên
Đào tạo 65 65 65 TTB TTB TTB
6 Nguyễn Danh Điền
Chuyên viên
Đào tạo 67 68 67 TTB TTB TTB
7 Phạm Minh Tâm Chuyên viên thiết
kế chương trình 67 67 68 TTB TTB TTB 8 Phạm Diêu Linh Chuyên viên thiết
kế chương trình 65 67 67 TTB TTB TTB 9 Phạm Quý Châu Chuyên viên
quản lý lớp 49 50 50 TB TB TB 10 Phạm Hồng Hoa Chuyên viên
quản lý lớp 65 67 67 TTB TTB TTB 11 Nguyễn Thanh Nguyệt Chuyên viên quản lý lớp 65 66 66 TTB TTB TTB 12 Nguyễn Ngọc Bích Chuyên viên Quản lý lớp 49 50 50 TB TB TB Nguồn: Báo cáo Hội nghị người lao động VBS (2017)
4.1.2. Thực trạng xây dựng bộ chỉ số KPIs trong đánh giá thực hiện công việc tại Phòng Đào tạo, Trường Quản trị kinh doanh – Vinacomin việc tại Phòng Đào tạo, Trường Quản trị kinh doanh – Vinacomin
4.1.2.1. Kế hoạch và trình tự xây dựng bộ chỉ số KPIs
Theo Kế hoạch hành động của Hiệu trưởng Trường Quản trị kinh doanh – Vinacomin nhiệm kỳ 2015 – 2020 thì một trong những yếu điểm nội tại là hệ thống quản lý của Nhà trường chưa thực sự đánh giá đúng mức năng lực làm việc cũng như khả năng cống hiến của các người lao động. Thêm nữa, việc phân bổ
thu nhập chưa thật sự rõ ràng, không khuyến khích được sự nỗ lực làm việc của đại đa số người lao động. Đồng thời, trong kế hoạch công tác của Hiệu trưởng VBS nhiệm kỳ 2015 – 2020 đã đề ra nhiệm vụ nghiên cứu áp dụng các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của người lao động, tiến tới cơ chế tự chủ về tài chính.
Vấn đề đặt ra là VBS cần một công cụ hữu hiệu để đánh giá việc thực hiện công việc của mỗi cá nhân; từ đó có chính sách phân bổ tiền lương, khen thưởng,… hợp lý cho từng cá nhân/đơn vị.
Một trong những công cụ hữu hiệu đã được biết đến và áp dụng rộng rãi ở các nước phát triển đó là: hệ thống chỉ số KPIs. Bản chất của hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất là một công cụ đáp ứng mô hình quản lý theo mục tiêu.
Trong bản kế hoạch mục tiêu chất lượng cũng đã xây dựng các chỉ số đánh giá, nhưng đây là chỉ số đánh giá cho các các bộ phận chứ chưa đi tới từng nhân viên. Và một số chỉ số đánh giá qua các năm đôi khi không đạt yêu cầu theo như kế hoạch mục tiêu chất lượng. Nguyên nhân chính được xác định là do VBS chưa đánh giá đầy đủ năng lực thực hiện của từng cá nhân/đơn vị và chưa có chế độ thù lao, khen thưởng,… phù hợp. Vì vậy, việc áp dụng hệ thống chỉ số KPIs sẽ góp phần giải quyết được những vấn đề nêu trên.
Với chức năng là ”phòng mũi nhọn”, Ban Lãnh đạo Trường Quản trị kinh doanh – Vinacomin đã lựa chọn Phòng Đào tạo là phòng ban thí điểm triển khai xây dựng bộ chỉ số KPIs trong đánh giá thực hiện công việc.
Tại Phòng Đào tạo, Trường Quản trị kinh doanh - Vinacomin mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Phân công việc gì và khối lượng bao nhiêu,… phụ thuộc vào vị trí, chức năng của từng cá nhân/đơn vị. Việc xây dựng bản mô tả công việc do lãnh đạo trực tiếp của các cá nhân/đơn vị, phối hợp với phòng Hành chính tổng hợp thực hiện. Trưởng phòng Đào tạo sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả làm việc từng tháng của đơn vị/chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, nhà trường sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân/đơn vị vào cuối kỳ đánh giá.
Phòng Đào tạo là phòng triển khai mở lớp tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng theo kế hoạch TKV và tự khai thác tại các đơn vị, nghiên cứu khoa học, tư vấn quản trị doanh nghiệp, xây dựng các chương trình đào tạo, là phòng chức năng chính của Trường.
Sơ đô 4.1. Mối quan hệ giữa hệ thống KPIs và công tác phát triển nguồn nhân lực tại Phòng Đào tạo VBS
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp qua nghiên cứu (2017) Các chức danh công việc trong phòng bao gồm:
- Trưởng phòng Đào tạo: Điều hành hoạt đông của Phòng thông qua Lập kế hoạch, phân công giao việc trong Phòng; Phê duyệt các kế hoạch công việc của các bộ phận; Duyệt tiến độ mở các lớp; Duyệt trước khi trình Hiệu trưởng ký các văn bản, báo cáo, hợp đồng, phương án đào tạo, phương án kinh doanh, đề xuất tạm ứng, thanh toán chi phí; Đánh giá lao động hàng tháng;
Tầm nhìn sứ mệnh VBS Mục tiêu của VBS Mục tiêu của phòng đào tạo VBS Mục tiêu từng nhân viên VBS
Chiến lược của VBS
Kế hoạch thực hiện của Trường
Kế hoạch thực hiện của phòng Đào tạo VBS
Nhiệm vụ của Nhân viên PĐT - Mục tiêu của Phòng - Bản mô tả công việc - Cách thực hiện (phương thức triển khai, kiểm soát)
Động lực làm việc của nhân viên PĐT Năng lực của nhân
viên phòng Đào tạo
Bộ phận điều tiết
- TKV -TKT
Phân tích
Công việc Bộ chỉ số KPIs đánh giá Phân tích SWOT Cơ cấu tổ chức
Phát triển khả năng của nhân viên PĐT
Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên PĐT
- Phó phòng Đào tạo 1: Xây dựng tiến độ thực hiện lớp học; Phụ trách công tác tổ chức thực hiện lớp học; Thực hiện nghiệp vụ đào tạo các Ban được giao; Huấn luyện kèm cặp nhân viên mới; Quản lý nội vụ Phòng; Chấm công lao động; Thay mặt khi trưởng phòng đi vắng; Thực hiện các nhiệm vụ khác được phân công.
- Phó phòng Đào tạo 2: Phát triển thị trường các đơn vị được phân công; Tham gia các dự án tư vấn quản trị doanh nghiệp; Tham gia phụ trách công tác tổ chức thực hiện lớp tự khai thác được phân công; Hỗ trợ về kỹ thuật, công nghệ thông tin đối với Nhóm phụ trách lớp; Tham gia các dự án Elearning; Thực hiện các nhiệm vụ khác được phân công.
- Chuyên viên Thiết kế chương trình: Nghiên cứu, phát triển các chương trình đào tạo; Tham gia các dự án tư vấn quản trị doanh nghiệp; Thực hiện các nhiệm vụ khác được phân công.
- Chuyên viên đào tạo: Quản lý thị trường và khai thác khách hàng; Theo dõi nhu cầu và đề xuất KH đào tạo theo chuyên môn do các Ban TKV phụ trách Thực hiện công tác đào tạo (cả lớp TKV và TKT). Thực hiện các nhiệm vụ khác được phân công.
- Chuyên viên quản lý lớp: Quản lý các lớp học được phân công; Thực hiện các công việc được giao trong quy trình quản lý lớp học; In ấn chuẩn bị tài liệu; Viết tin bài; Quản lý học viên; Báo cáo tình hình lớp học; Thực hiện các nhiệm vụ khác được phân công.
* Kế hoạch thí điểm xây dựng bộ chỉ số KPIs trong đánh giá thực hiện công việc tại Phòng Đào tạo, Trường Quản trị kinh doanh - Vinacomin được như sau:
- Đối tượng áp dụng: Cán bộ, nhân viên Phòng Đào tạo, Trưởng Quản trị kinh doanh.
- Thời gian áp dụng triển khai: Từ tháng 9/2017 đến tháng 9/2018. - Chu kỳ đánh giá: 01 tháng/lần
- Thành lập nhóm chịu trách nhiệm xây dựng bộ chỉ số KPIs (Gọi là nhóm KPIs): Trưởng phòng Đào tạo và các cá nhân được giao nhiệm vụ trực tiếp từ trưởng phòng. Nhóm KPIs nghiên cứu đề xuất trình tự triển khai KPIs, xây dựng bộ chỉ số KPIs theo chức danh công việc tại phòng nhằm đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của từng nhân viên.
- Báo cáo kết quả với Ban Lãnh đạo Nhà trường sau khi triển khai thí điểm bộ chỉ số KPIs và tiếp thu ý kiến phản hồi, hiệu chỉnh.
Sau khi nghiên cứu lý thuyết về trình tự xây dựng KPIs cho cá nhân và tham khảo quy trình xây dựng bộ chỉ số KPIs từ một số công ty, doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức tương đồng, qua trao đổi và xin ý kiến trưởng phòng Đào tao, tác giả đề xuất trình tự triển khai xây dựng và áp dụng KPI vào công tác đánh giá thực hiện công việc của người lao động tại Phòng Đào tạo, Trường Quản trị kinh doanh – Vinacomin gồm 05 bước được thực hiện theo quy trình sau:
Sơ đồ 4.2. Trình tự triển khai KPIs trong đánh giá thực hiện công việc tại Phòng Đào tạo, Trường Quản trị kinh doanh
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp qua nghiên cứu (2017)
4.1.2.2. Xây dựng bản mô tả công việc
Một bản mô tả công việc cho các vị trí công việc trong phòng Đào tạo là cơ sở để Trưởng phòng giao việc, theo dõi thực hiện công việc, tuyển dụng, đào tạo nhân viên, và đánh giá kết quả thực hiện công việc.
Đồng thời, bản mô tả công việc cũng là cơ sở để nhân viên phòng Đào tạo đảm nhận vị trí công việc đó biết rõ mục tiêu của công việc, chức năng và nhiệm vụ, trách nhiệm chính với công việc, yêu cầu kết quả đối với các công việc được giao, quyền hạn và trách nhiệm có được khi thực hiện các chức năng đó.
Bản mô tả công việc không chỉ là bản cam kết công việc giữa trưởng phòng đào tạo và nhân viên phòng Đào tạo, mà còn là cơ sở để nhân viên thực hiện công việc của mình một cách dễ dàng nhất, đóng góp vào việc hoàn thành kế hoạch hoạt động của Phòng đào tạo VBS.
1.Xây dựng bản mô tả công việc 2. Xây dựng KPI cơ bản
3. Xây dựng KPI mục tiêu
4. Xây dựng KPI tổng hợp cá nhân
Căn cứ vào bảng mô tả công việc sẽ xác định được các trách nhiệm chính cho từng vị trí công việc cụ thể như bảng 4.5 dưới đây
Bảng 4.5. Tổng hợp trách nhiệm chính theo tiêu chuẩn các chức danh công việc trong phòng Đào tạo
STT Vị trí chức danh Trách nhiệm chính
1 Chuyên viên đào tạo
- Lập kế hoạch đào tạo dựa trên tổng hợp nhu cầu đào tạo;
- Thực hiện, phối hợp, giám sát các chương trình đào tạo, bồi dưỡng tại Trường và các đơn vị.
- Theo dõi và tổng hợp kết quả đào tạo và lập báo cáo đánh giá về các chương trình và hiệu quả đào tạo.
2 Chuyên viên thiết kế chương trình
- Lập kế hoạch khảo sát nhu cầu đào tạo; - Thực hiện nghiên cứu, khảo sát, thiết kế chương trình đào tạo;
- Phát triển dữ liệu giảng viên;
3 Chuyên viên quản lý lớp
- Chuẩn bị tài liệu khóa học
- Thực hiện nghiệp vụ quản lý lớp được phân công;
- Theo dõi, báo cáo tình hình học tập của các lớp học.
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ Báo cáo quản lý lao động của phòng HCTH (2017)
4.1.2.3. Xây dựng KPIs cơ bản
Từ bảng mô tả công việc thể hiện trách nhiệm chính hằng ngày của một nhân viên tại vị trí chuyên viên đào tạo, tác giả đã xây dựng một bảng KPI cơ bản thể hiện những công việc và mục tiêu công việc của vị trí chức danh này.
Qua đó, kiểm soát được quy trình, quy định trong công việc, kiểm soát và cải thiện công việc hằng ngày. Từ đó gia tăng hiệu quả làm việc của cá nhân, khuyến khích sự sáng tạo và nâng cao hiệu suất làm việc.
Bảng 4.6. Tổng hợp các tiêu chí KPIs cơ bản cho các vị trí chức danh Phòng đào tạo
Nhiệm vụ Công việc thực hiện KPI Vị trí chức danh
Lập kế hoạch đào tạo hàng năm
Xác định nhu cầu dào tạo. Thời gian hoàn thành kế hoạch đào tạo
Chuyên viên đào tạo
Đánh giá nhu cầu đào tạo Khảo sát thông tin đào tạo Tổng hợp nhu cầu đào tạo
Triển khai kế hoạch đào tạo
Khảo sát các đơn vị đào
tạo bên ngoài. - Tỉ lệ khóa đào tạo được thực hiện so với kế hoạch.
- Tỉ lệ học viên tham gia vào đào tạo so với kế hoạch. - Tỉ lệ giáo trình đào tạo được xây dựng.
Chuyên viên đào tạo
Xây dựng giáo trình đào
tạo Chuyên viên thiết kế chương trình
Xây dựng chương trình đào tạo
Đánh giá kết quả đào tạo
Triển khai đánh giá trong và sau quá trình đào tạo
- Tỉ lệ học viên hài lòng với chương trình đào tạo.
Chuyên viên đào tạo
Chuyên viên thiết kế chương trình Báo cáo kết quả sau đào
tạo
- Tỉ lệ học viên áp dụng phản ánh đào tạo.
Chuyên viên đào tạo Cập nhật dữ liệu, giáo trình đào tạo - Tỉ lệ giáo trình được cập nhật trên hệ thống phần mềm quản lý.
Chuyên viên thiết kế chương trình
Thiết kế chương trình đào tạo
Thiết kế chương trình đào
tạo mới Số chương trình mới
Chuyên viên thiết kế chương trình Phát triển dữ liệu giảng
viên Số lượng giảng viên được cập nhật mới Thiết kế chương trình đào
tạo theo đặt hàng Số lần chậm trễ so với quy định
Quản lý lớp
Thực hiện quản lý lớp Tỉ lệ ý kiến học viên đánh giá đạt yêu cầu
Chuyên viên quản lý lớp Tài liệu khóa học Tỉ lệ ý kiến học viên đánh giá đạt yêu cầu
Báo cáo tình hình lớp học Số lần chậm trễ so vơi thời gian quy định
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp qua nghiên cứu (2017)
4.1.2.4. Xây dựng KPIs mục tiêu
Để xây dựng được KPI mục tiêu cần phân bổ mục tiêu của Nhà trường theo mục tiêu của cá nhân, chuyển các mục tiêu chính yếu của Nhà trường thành các mục tiêu nhỏ hơn của Phòng Đào tạo và các vị trí chức danh công việc trong phòng để có thể kiểm soát và hoàn thiện mục tiêu đề ra.