Phần 2 Cơ sở lý luận và thực tiễn của đề tài
2.1. Cơ sở lý luận về xây dựng KPIs trong đánh giá thực hiện công việc
2.1.4. Phân biệt KPIs và một số chỉ số đo lường hiệu suất
Nhiều tổ chức, doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng các chỉ số đo lường không chuẩn, trong đó nhiều chỉ số bị gọi tên không đúng cách là các chỉ số hiệu suất cốt yếu. Lý do là bởi có rất ít tổ chức, nhà lãnh đạo doanh nghiệp tìm hiểu cặn kẻ về chỉ số cốt yếu.
Thực ra, chỉ số đo lường hiệu suất là chỉ số dùng trong quản trị để đo lường, báo cáo và cải thiện hiệu suất thực hiện công việc. Các chỉ số này có thể được phân loại thành chỉ số kết quả cốt yếu, chỉ số hiệu suất và chỉ số hiệu suất cốt yếu.
Hình 2.1. Ba loại chỉ số đo lường hiệu suất
Nguồn:Viện Kinh tế và Thương mại Quốc tế (2013)
- Chỉ số kết quả cốt yếu (Key Result Indicator): cho biết chúng ta đã làm
được gì với một chỉ tiêu. Các ví dụ về chỉ số kết quả cốt yếu: Sự hài lòng của khách hàng; Lợi nhuận trước thuế; Lợi ích của khách hang; Sự hài lòng của nhân viên;…
- Chỉ số hiệu suất (Performance Indicator): là chỉ số cho biết tổ chức, doanh nghiệp cần làm gì, biểu thị một tập hợp các chỉ số đo lường hướng vào các phương diện hoạt động của tổ chức.
- Chỉ số hiệu suất cốt yếu(KPIs – Key Performance Indicators): là chỉ số cho biết doanh nghiệp phải làm gì để tăng hiệu suất lên một cách đáng kể.
* Một số chỉ số đo lường hiệu suất trong quản trị nguồn nhân lực:
Theo Phan Thị Thanh Hiền (2013), trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực có một số chỉ số KPI như sau:
- KPI tuyển dụng
Tỷ lệ hoàn thành số lượng ứng viên là:
Tỷ lệ ứng viên của đợt tuyển dụng so với số lượng ứng viên mong muốn (đối với từng chức danh)
Tần suất đo lường: đối với tổ chức mỗi năm chỉ một và đợt tuyển dụng sẽ tiến hành đo lường cho từng đợt tuyển. Đối với doanh nghiệp tuyển dụng thường xuyên sẽ tiến hành đo lường theo tháng.
Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu:
Tần suất đo lường: đối với tổ chức mỗi năm chỉ một và đợt tuyển dụng sẽ tiến hành đo lường cho từng đợt tuyển. Đối với doanh nghiệp tuyển dụng thường xuyên sẽ tiến hành đo lường theo tháng.
Chỉ số hiệu quả quảng cáo tuyển dụng:
Tần suất đo lường: đối với tổ chức mỗi năm chỉ một và đợt tuyển dụng sẽ tiến hành đo lường cho từng đợt tuyển.
Đối với doanh nghiệp tuyển dụngthường xuyên sẽ tiến hành đo lường theo tháng.
Tần suất đo lường: đối với tổ chức mỗi năm chỉ một và đợt tuyển dụng sẽ tiến hành đo lường cho từng đợt tuyển. Đối với doanh nghiệp tuyển dụng thường xuyên sẽ tiến hành đo lường theo tháng.
- Chỉ số hiệu quả các kênh tuyển dụng:
Tổ chức cũng có thể áp dụng chỉ số đánh giá hiệu quả của kênh tuyển dụng thông qua chỉ số:
Tần suất đo lường: đối với tổ chức mỗi năm chỉ một và đợt tuyển dụng sẽ tiến hành đo lường cho từng đợt tuyển. Đối với doanh nghiệp tuyển dụng thường xuyên sẽ tiến hành đo lường theo tháng.
- KPI sự gắn kết của người lao động với tổ chức
Tỷ lệ vòng quay người lao động:
Tần suất đo lường: chỉ số này được tính toán đo lường theo quý để kiểm tra mức độ thay đổi người lao động bốn lần một năm để có sự so sánh giữa các mùa trong như làm căn cứ để đưa ra những biện pháp hạn chế một tỷ lệ quá lớn.
Tỷ lệ vòng đời người lao động:
Tần suất đo lường: chỉ số này được tính toán đo lường theo quý.
- KPI về an toàn lao động
Tỷ lệ báo cáo an toàn lao động:
Tỷ lệ báo cáo an toàn lao động bằng số tai nạn lao động trên tổng số giờ lao động của bộ phận.
Tỷ lệ thời gian mất mát do an toàn lao động:
Tỷ lệ thời gian mất mát do an toàn lao động bằng thời gian mất mát do an toàn lao động trên tổng số thời gian lao động
Tần suất đo lường: hàng ngày
Tỷ lệ chi phí mất do an toàn lao động:
Tỷ lệ chi phí mất do an toàn lao động bằng chi phí mất do an toàn lao động trên tổng thời gian la động.
Tần sất đo lường: hàng tháng.
Tỷ lệ hoàn thành thời gian huấn luyện an toàn lao động:
Tỷ lệ hoàn thành thời gian huấn luyện an toàn lao động bằng thời gian huấn luyện thực tế trên thời gian huấn luyện kế hoạch
Tần suất đo lường: hàng quý
- KPI về đào tạo
Tỷ số hoàn thành giờ huấn luyện:
Chỉ số hoàn thành giờ huấn luyện chức danh bằng tổng số giờ huấn luyện thực tế trên tổng số giờ huấn luyện kế hoạch.
Tần suất đo lường: đối với những chức danh có chương trình huấn luyện thường xuyên thì chỉ số này sẽ được đo lường theo quý. Còn với những chức danh ít huấn luyện có thể đo lường nửa năm một.
Giờ đào tạo trung bình theo chức danh:
Giờ đào tạo trung bình theo chức danh i bằng tổng số giờ đào tạo cho chức danh I trên tổng số lao động theo chức danh i
Tần suất đo lường: đối với những chức danh có chương trình huấn luyện thường xuyên thì chỉ số này sẽ được đo lường theo quý. Còn với những chức danh ít huấn luyện có thể đo lường nửa năm một.
Chi phí huấn luyện trung bình:
Chi phí huấn luyện trung bình bằng tổng chi phí trên tổng người lao động. Tần suất đo lường: đối với những chức danh và bộ phận có chương trình huấn luyện thường xuyên thì chỉ số này sẽ được đo lường theo quý. Còn với những chứcdanh và bộ phận ít huấn luyện có thể đo lường nửa năm một.
Đối với toàn tổ chức, tiến hành đo lường theo quý. Tỷ lệ hoàn thành số lượng đào tạo:
Tỷ lệ hoàn thành số lượng đào tạo bằng số người lao động đã được đào tạo trêm tổng số người lao động cần đào tạo
Tần suất đo lường: đối với những chức danh và bộ phận có chương trình huấn luyện thường xuyên thì chỉ số này sẽ được đo lường theo quý. Còn với những chức danh và bộ phận ít huấn luyện có thể đo lường nửa năm một. Đối với toàn tổ chức, tiến hành đo lường theo quý.
Hiệu quả đào tạo:
Hiệu quả đào tạo bằng tỷ lệ người lao động áp dụng sau đào tạo trên tổng số người lao động được đào tạo
Nếu xem tiền sử dụng cho người lao động đi đào tạo như một khoản đầu tư, tổ chức có thể tính toán hiệu quả vốn đầu tư thông qua tỷ số:
Hiệu quả đầu tư cho đào tạo bằng năng suất bằng tiền tăng thêm sau đào tạo trên số tiền đã đầu tư.
Tần suất đo lường: hàng quý.
- KPI về hiệu quả làm việc
Người lao động không hoàn thành nhiệm vụ:
Tỷ lệ người lao động không hoàn thành nhiệm vụ bằng số người lao động không hoàn thành trên tổng số người lao động.
Tần suất đo lường: theo tháng.
Tỷ lệ người lao động hoàn thành nhiệm vụ:
Tỷ lệ người lao động hoàn thành nhiệm vụ bằng số người lao động hoàn thành nhiệm vụ trên tổng số người lao động.
Tần suất đo lường: theo tháng. Tỷ lệ mức độ vi phạm nội quy
- KPI về giờ làm việc
Tổng thời gian đi làm muộn toàn doanh nghiệp: so sánh thời gian đi làm muộn của các bộ phận.
-Tỷ lệ ngày nghỉ:
Tỷ lệ ngày nghỉ bằng số ngày nghỉ trên tổng số ngày làm việc Tần suất đo lường: theo tháng.
b. KPI về năng suất lao động
-Doanh số trên một người lao động:
Chỉ tiêu này đánh giá một người lao động tạo ra bao nhiêu đồng. Tần suất đo lường: theo quý.
-Lợi nhuậntrên một người lao động:
Chỉ tiêu này cách phân tích tương tự chỉ tiêu doanh số trên người lao động Tần suất đo lường: theo quý.
-Chi phí hành chính trên 1 người lao động:
Chi phí hành chính bao gồm: chi phí sửa và bảo trì máy tính, bàn ghế, chi phí điện nước hoặc sửa chữa các dụng cụ văn phòng
Tần suất đo lường: theo quý. -Năng suất:
Chỉ tiêu này đo lường còn tùy thuộc vào loại sản phẩm dịch vụ của từng doanh nghiệp.
Tần suất đo lường: theo tháng. -Chi lương tăng ca:
Mức lương tăng ca của các bộ phận và giải trình lý do liên quan. Tần suất đo lường: theo tháng.
c. KPI về cải tiến
-Tổng giá trị gia tăng:
Tổng giá trị gia tăng là tổng giá trị tăng lên do các đề xuất của các bộ phận, cánhân.
Tần suất đo lường: theo nửa năm. - Tổng số ý kiến:
Tổ chức nên theo dõi số ý kiến theo từng bộ phận. Tần suất đo lường: theo tháng.
-Mức thu nhập trung bình:
Mức thu nhập trung bình bằng tổng thu nhập trên tổng người lao động. Tần suất đo lường: theo tháng.
- Mức thu nhập giờ công trung bình:
Mức thu nhập giờ công trung bình bằng tổng thu nhập trên số giờ làm việc Tần suất đo lường: theo tháng.
- Mức thu nhập theo chức danh:
Mức thu nhậ theo chức danh bằng tổng thu nhập chức danh trêm tổng người lao động chức danh đó
Tần suất đo lường: theo tháng. - Tỷ lệ chi phí lương:
Tỷ lệ chi phí lương bằng tổng chi phí lương trêm doanh số Tần suất đo lường: theo tháng.
k. KPI về đánh giá nguồn nhân lực khác
- Tỷ lệ đánh giá trình độ của người lao động:
Tỷ lệ bằng cấp đạt trên bằng cấp yêu cầu của một chức danh. Tần suất đo lường: theo nửa năm
Tỷ lệ bằng cấp cao hơn của một chức danh. Tần suất đo lường: theo nửa năm
Tỷ lệ theo trình độ văn hoá nói chung của toàn bộ người lao động. Tần suất đo lường: theo nửa năm
- Tỷ lệ nam nữ:
Tỷ lệ này cho biết xem doanh nghiệp của tổ chức có quá thiếu nam hay nữ không? Nói chung tổ chức nên hướng về sự cân bằng tương đối. Tần suất đo lường: theo nửa năm
- Tuổi trung bình của lực lượng lao động:
Tỷ lệ này cho biết tuổi trung bình của người lao động là già hay trẻ, từ đó tổ chức có những chính sách phù hợp để tạo ra văn hoá doanh nghiệp của tổ chức.