Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.3. Giải pháp áp dụng thành công bộ chỉ số KPIs trong đánh giá thực hiện
ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG ĐÀO TẠO, TRƯỜNG QUẢN TRỊ KINH DOANH – VINACOMIN
Qua thực tế triển khai thí điểm KPIs cho Phòng Đào tạo, Trường Quản trị kinh doanh – Vinacomin, tác giả dề xuất một số giải pháp cơ bản để đảm bảo phát huy rõ rệt nhũng hiệu quả của KPIs. Các giải pháp tiến hành như sau:
4.3.1. Xây dựng các tiêu chí KPIs đảm bảo nguyên tắc SMART
Tại Phòng Đào tạo, VBS, khi tiến hành xây dựng KPIs cho các vị trí, trưởng phòng cần tuân thủ theo tiêu chí SMART, tức bao gồm: S – Specific (Cụ thể), M – Measurable (Đo lường được), A – Achiveable (Có thể đạt được) và R – Realistics (Thực tế). Nếu các chỉ số KPIs xây dựng không đạt được bộ tiêu chí này thì nó không chỉ gây ảnh hưởng xấu cho hệ thống đánh giá thực hiện công việc mà còn gây hậu quả cho cả hệ thống quản trị của tổ chức nói chung.
Với tiêu chí Specific (Cụ thể), nếu không đạt được, các cá nhân không biết mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc như mong muốn.
Nếu không đảm bảo tiêu chí Measuarabe (Đo lường được) thì việc thực hiện KPI sẽ không còn ý nghĩa đo lường kết quả công việc nữa.
Và một khi KPI không mang tính Achievable (Có thể đạt được) và Realistics (Thực tế), mục tiêu sẽ trở nên quá xa rời thực tế, nhân viên rất khó đạt được mục tiêu dù đã cố gắng hết mình. Điều này dễ dẫn đến tâm ý thất vọng, chán nản và có thể làm tăng nguy cơ nghỉ việc.
Hơn thế, một tiêu chí KPIs không có hạn định người không biết được công việc này sẽ phải thực hiện trong thời gian bao lâu hay khi nào phải hoàn thành. Điều này gây khó khăn trong việc sắp xếp công việc để có thể hoàn thành đúng thời hạn, gây ảnh hưởng chung đến công việc của tập thể.
4.3.2. Bổ sung xây dựng và tiến hành đánh giá thực hiện công việc của Phòng theo KPIs Phòng theo KPIs
Việc căn cứ vào những mục tiêu chiến lược của Nhà trường để xây dựng để KPIs cho cá nhân là khá phức tạp. Hiện tại, Phòng Đào tạo chưa tiến hành xây dựng và đánh giá KPIs cho Phòng và các bộ phận quản lý. Vì thế gây một số ý kiến tranh cãi về việc nên đánh giá thực hiện công việc từ cấp phòng xuống cá nhân hay từ cá nhân rồi mới đến phòng. Để khắc phục hiện trạng này, cần tiến
hành bổ sung xây dựng và tiến hành đánh giá thực hiện công việc của Phòng theo KPIs. Chỉ khi KPIs của Phòng được xác lập mới đánh giá được chinh xác KPIs của các cá nhân trong Phòng.
4.3.3. Xác định rõ ràng mục tiêu chiến lược của Trường
Do mục tiêu chiến lược của Phòng được xây dụng từ mục tiêu chiến lược của Nhà trường. Nên để việc xây dựng bộ chỉ số KPIs chính xác, cần phải xác định rõ ràng mục tiêu chiến lược và xác định được mục tiêu kế hoạch hành động trong năm. Làm tốt việc này sẽ tránh được việc xảy ra các công việc phát sinh trong kỳ đánh giá.
4.3.4. Ban hành quy trình và hướng dẫn về việc xây dựng và áp dụng bộ chỉ sô KPIs
Việc ban hành quy trình và hướng dẫn xây dựng, áp dụng bộ chỉ số KPIs sẽ tránh những định hướng sai từ ban đầu ảnh hưởng đến tâm lý nhân viên. Tìm hiểu và ghi nhớ những ví dụ thực tiễn tốt nhất trong việc đánh giá hiệu suất nhân viên. Dành thời gian đọc các bài viết chia sẻ của chuyên gia nhân sự và nhà phân tích hàng đầu về KPI. Xem xét lại kết quả của quá trình đánh giá hiệu suất KPI trước đây từ đó rút ra bài học kinh nghiệm để áp dụng tạo ra kết quả tốt hơn.
4.3.5. Xây dựng hệ thống thu thập dữ liệu thông tin
Để đánh giá được kết quả thực hiện KPIs, cần có hệ thống thông tin tốt để giám sát quá trình thực hiện và đánh giá. Phải xác định đánh giá thực hiện công việc là đánh giá quá trình thực hiện và mức độ hoàn thanh công việc. Nếu thông tin thiếu chính xác dẫn đến không có biện pháp hỗ trợ và thúc đẩy hoạt động khiến bộ chỉ số KPIs mất đi ý nghĩa vốn có ban đầu. Thế mạnh của hệ thống KPI là khả năng định lượng ngay cả công việc có mang tính chất định tính. Tuy vậy, đây lại là một sai lầm điển hình khi có quá nhiều doanh nghiệp đang mô tả hệ thống chỉ tiêu đánh giá lượng hóa của mình là KPI mà không lý giải được phương pháp thiết kế và sử dụng chỉ tiêu kết quả và hiệu quả hoạt động nào có thể được gắn tên là KPI. Chính việc hiểu sai về bản chất này của KPIs đã khiến Phòng Đào tạo không thể chuẩn bị cho mình một hạ tầng thu thập thông tin đầy đủ để giám sát quá trình thực hiện và đánh giá mục tiêu của các cá nhân. Việc đánh giá thiếu thông tin chính xác dẫn đến không có được những biện pháp hỗ trợ và thúc đẩy các hoạt động, khiến hệ thống KPIs mất đi rất nhiều tác dụng vốn có của nó.
Hiện tại, việc áp dụng bộ chỉ số KPIs mới chỉ dừng lại thí điểm ở phòng Đào tạo. Khi trong cùng một đơn vị, người lao động được đánh giá trên hệ thống đánh giá khác nhau, nhưng trả lương thưởng lại theo quy chế chung sẽ dẫn đến không công bằng và thiếu khách quan.
Để tiến tới đồng nhất hệ thống đánh giá thực hiện công việc tại các bộ phận, phòng ban, cá nhân trong Trưởng Quản trị kinh doanh – Vinacomin, tác giả đề xuất một số giải pháp cho Nhà trường như sau:
Một là, Đào tạo và hướng dẫn tới toàn thể người lao động về việc Trường xây dựng hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất để đánh giá người lao động
Việc đào tạo, tập huấn kiến thức cho không chỉ ban triển khai ứng dụng phương pháp đánh giá người lao động theo KPI mà cả lãnh đạo tại các phòng ban, bộ phận để nắm bắt và thấu hiểu phương pháp này rồi về triển khai tại bộ phận mình quản lý. Không chỉ tiến hành đào tạo, tập huấn, Trường cũng cần làm tốt công tác truyền thông cho người lao động.
Việc đào tạo và truyền thông về chủ trương xây dựng hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất nhằm mục đích tránh tình trạng người lao động có suy nghĩ không chính xác về mục đích của việc triên khai đánh giá người lao động theo KPI như là để xử phạt, giảm lương hay sa thải lao động. Nếu làm tốt công tác này sẽ tạo ra sự ủng hộ, đồng thuận khi triển khai, từ đó có được các ý kiến đóng góp tích cực, hiểu quả cho quá trình xây dựng hệ thống KPI tại Trường.
Hai là, Chuẩn bị cơ sở hạ tầng đầy đủ cho việc ứng dụng KPI
Nói đên việc “chuẩn bị cơ sở hạ tầng” dễ làm người ta nghĩ đến những công việc phức tạp đòi hỏi đầu tư công sức và thời gian, nhưng thực tế để chuẩn bị cho việc ứng dụng KPI thì lại có sự đòi hỏi khá đơn giản đối với mỗi tổ chức, doanh nghiệp mà bản chất đây cũng là những chức năng, nhiệm vụ không thể thiếu được của tổ chức nhưng có thể do thói quen, do sự thiếu quan tâm của các cấp lãnh đạo mà những chức năng chưa được đặt đúng vai trò của nó, đó là:
-Cần phải kiện toàn bộ máy xây dựng chiến lược và kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh.
-Xây dựng và phát triển hệ thống thu thập và thống kê thông tin
-Mục tiêu chiến lược của Nhà trường phải được truyền tải từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất để cùng nhau thực hiện. Vai trò của những bước chuẩn bị cần thiết này chính là yếu tố nhằm khắc phục những sai lầm cơ bản trong quá trình
triển khai và ứng dụng KPI.
Ba là, Trả lương, thưởng gắn liền với kết quả đánh giá người lao động theo hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất
Mặc dù việc trả lương, thưởng không là điều kiện tiên quyết để áp dụng hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất vào đánh giá người lao động nhưng đây lại là điều kiện cần để áp dụng thành công vào đánh giá người lao động. Việc đánh giá sẽ không có ý nghĩa nếu không gắn kết quả đánh giá với trách nhiệm và quyền lợi của các phòng ban, bộ phận cũng như cá nhân đảm nhận các chức danh trong Trường. Do vậy Trường cần điều chỉnh chính sách lương, thưởng và chính sách nhân sự khác gắn với kết quả đánh giá theo phương pháp này.
Bốn là, Duy trì và phát triển ban xây dựng và áp dụng hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất cho công tác đánh giá người lao động
Lựa chọn đội ngũ xây dựng KPI phù hợp, KPI khi được áp dụng sẽ là một công cụ nhằm định hướng hệ thống chiến lược và mục tiêu, quản lý hiệu suất của Nhà trường. Do đó những đối tượng được lựa chọn để triển khai xây dựng hệ thống này chắc chắn phải là đội ngũ cán bộ chủ chốt có chuyên môn và kinh nghiệm nhất của tổ chức, trong đó người đứng đầu sẽ nắm vai trò của định hướng và xác lập hệ thống những nguyên tắc cốt lõi của hệ thống.
Tăng cường công tác truyền thông biến KPI thành một nét trong vắn hóa: cũng như bất cứ một hệ thống quản trị nào khác, KPI đòi hỏi cá nhân trong tổ chức đều chủ động tham gia một cách tích cực, do đó trong quá trình triển khai xây dựng, việc thường xuyên có các hoạt động truyền thông, phổ biến với nội dung phù hợp cho từng nhóm đối tượng trong tổ chức về hệ thống này sẽ khiến quá trình triển khai xây dựng cũng như ứng dụng sau này sẽ trôi chảy hơn.
Có thể sử dụng một đơn vị tư vấn có đủ kinh nghiệm triển khai: chúng ta đều biết một điều là không một đơn vị tư vấn nào có thể xây dựng được một hệ thống KPI cho doanh nghiệp tốt hơn chính họ, nhưng việc lựa chọn một đơn vị tư vấn nhiều kinh nghiệm thực tiễn sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng vượt qua những bế tắc trong quá trình triển khai xây dựng.
Nhằm phát huy hiệu quả và lợi ích của công tác đánh giá người lao động dựa vào kết quả KPI thì Trường phải duy trì và phát triển ban xây dựng hệ thống KPI, cải tiến liên tục sao cho phù hợp với tình hình phát triển của Trường nhằm có được kết quả chính xác.
Năm là, Trao quyền cho đội ngũ người quản lý
Để có thể thành công trong việc tăng hiệu suất hoàn thành công việc thì phải trao quyền cho người lao động, nhất là đội ngũ quản lý là các trưởng phòng ban, bộ phận. Việc trao quền cho đội ngũ nhân viên tuyến đầu thể hiện ở những điểm sau:
Hiệu quả hoạt động của hệ thống truyền đạt thông tin từ trên xuống dưới và từ dưới lên trên, kể cả khả năng tiếp cận những thông tin chiến lược của tổ chức.
Việc trao quyền cho các trưởng phòng ban bộ phận để họ có những hành động kịp thời điều chỉnh những tình huống có ảnh hưởng xấu đến các chỉ số hiệu suất cốt yếu.
Trao trách nhiệm cho các các trưởng phòng ban bộ phận để họ có thể xây dựng và lựa chọn các chỉ số đo lường hiệu suất của riêng bộ phận mình quản lý.