Phần 2 Cơ sở lý luận và thực tiễn của đề tài
2.1. Cơ sở lý luận về xây dựng KPIs trong đánh giá thực hiện công việc
2.1.6. Các yếu tố cần thiết để xây dựng KPIs
Việc phát triển và ứng dụng thành công các chỉ số hiệu suất cốt yếu trong tổ chức phụ thuộc vào sự có mặt của 4 yếu tố nền tảng sau:
* Mối quan hệ với các nhân viên, các đoàn thể, các nhà phân phối và những khách hàng chủ chốt. Yếu tố quan hệ cộng tác thể hiện ở những vấn đề sau:
- Làm các bên liên quan hiểu rằng để có được những sự thay đổi lớn trong tổ chức, doanh nghiệp và văn hóa tổ chức thì cần có sự thông hiểu lẫn nhau.
- Cam kết với các đoàn thể, đại diện người lao động và các bên liên quan về việc thiết lập và duy trì cách thức sắp xếp hiệu quả và các tính thuyết phục trong tổ chức.
- Cùng xây dựng định hướng chiến lược cho việc áp dụng thực tiễn tốt nhất và các chỉ số cốt yếu.
- Mở rộng khái niệm cộng tác bao gồm các mối quan hệ với các khách hàng và những nhà cung cấp chủ chốt của tổ chức.
* Trao quyền cho đội ngũ nhân viên “tuyến đầu”: Để có thể thành công trong việc tăng hiệu suất hoàn thành công việc thì phải trao quyền cho người lao động trong tổ chức, đặc biệt là đội ngũ nhân viên “tuyến đầu”. Việc trao quyền cho đội ngũ nhân viên “tuyến đầu thể hiện ở những điểm sau:
- Hiệu quả hoạt động của hệ thống truyền đạt thông tin từ cấp trên xuống dưới và từ dưới lên trên.
- Việc trao quyền cho phép nhân viên chủ động trong việc giải quyết những tình huống có ảnh hưởng xấu đến các chỉ số hiệu suất cốt yếu.
- Các nhóm có thể tự xây dựng và lựa chọn các chỉ số đo lường hiệu suất cho riêng mình.
* Kết hợp các biện pháp đo lường, báo cáo và cải tiến hiệu suất. Yếu tố này bao gồm những điểm sau:
- Quá trình phát triển những chiến lược cải tiến hiệu suất và các chỉ số đo lường hiệu suất là một quy trình được lặp đi lặp lại. Điều này cho phép ta thay đổi các chỉ số đo lường sao cho phù hợp với tình hình hoạt động thực tế của tổ chức, doanh nghiệp.
- Cần chú ý điều chỉnh báo cáo để đảm bảo tính chính xác, kịp thời và hiệu quả để từ đó có thể tập trung vào việc đưa ra quyết định.
- Các chỉ số đo lường hiệu suất của tổ chức phải được điều chỉnh sao cho phù hợp với mức phát triển của các chỉ số cấp nhóm tương ứng.
* Liên kết các thước đo hiệu suất với chiến lược của tổ chức. Mối liên kết này thể hiện ở những vấn đề sau:
- Các yếu tố quyết định thành công phải xác định trước khi xác định các phép đo hiệu suất.
- Phương pháp thẻ điểm cân bằng phải được hiểu rõ.
- Các chỉ số hiệu suất cốt yếu, hiệu suất và kết quả cốt yếu mà các tổ chức sử dụng phải được kết nối với nhau.