Tài liệu lưu trữ về lịch sử Việt Nam giai đoạn 1945 - 1975 rất đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung. Song khi khai thác, sử dụng những tài liệu này để phục vụ giảng dạy môn Lịch sử bậc Trung học Phổ thông cần lựa chọn tài liệu đáp ứng được một số yêu cầu sau:
a) Tài liệu lưu trữ tiêu biểu về nội dung, độc đáo về hình thức
Thơng thường, phản ánh về một sự kiện, nhân vật lịch sử... sẽ có nhiều loại hình tài liệu lưu trữ khác nhau, cung cấp nội dung thông tin đa chiều. Song khó có thể khai thác, sử dụng được tất cả các tài liệu lưu trữ này. Do đó, cần có sự lựa chọn về nội dung, hình thức tài liệu. Hơn nữa, số lượng tài liệu lưu trữ khai thác, sử dụng phục vụ giảng dạy mơn Lịch sử bậc Trung học Phổ thơng có hạn nên càng phải có sự chọn lọc kỹ lưỡng. Hay nói một cách khác, tài liệu lưu trữ lựa chọn phải tiêu biểu về nội dung thơng tin và có hình thức độc đáo. Nghĩa là nội dung tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin một cách tổng quan nhất hoặc phản ánh những giai đoạn quan trọng, mang tính quyết định trong bước chuyển của sự kiện, nhân vật lịch sử. Đồng thời, hình thức tài liệu lưu trữ cũng là một yếu tố tạo nên sự chú ý và thu hút độc giả. Nên lưu ý lựa chọn những tài liệu lưu trữ có đặc trưng bên ngồi độc đáo như: phim, ảnh, áp phích, truyền đơn, bưu thiếp, thư, tờ rơi...
Đặc biệt, do thời lượng môn Lịch sử có hạn, giáo viên phải truyền đạt đầy đủ nội dung kiến thức trong sách giáo khoa nên tài liệu lưu trữ được sử dụng mang tính chất là một công cụ bổ trợ. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm cụ thể hoá và mở rộng nội dung trong sách giáo khoa. Do đó, tài liệu lưu trữ phải gắn liền với nội dung sách giáo khoa, không xuyên tạc, bóp méo sự kiện, hiện tượng, nhân vật lịch sử. Mặt khác, môn Lịch sử bậc Trung học Phổ thông cung cấp những kiến thức cơ bản nhất về lịch sử Việt Nam và thế giới cũng như định hướng thế giới quan cho học sinh. Bởi vậy, cần tránh khai thác, sử dụng những tài liệu lưu trữ có thể gây hiểu lầm, làm cho học sinh có cách nhìn phiến diện, sai lầm về lịch sử.
b) Tài liệu lưu trữ được chú thích đầy đủ, rõ ràng
Một nguyên tắc cơ bản trong lưu trữ là tất cả tài liệu lưu trữ khi khai thác, sử dụng phải được chú thích đầy đủ về nội dung, thời gian, địa điểm, tác giả. Chú thích tài liệu lưu trữ giúp cho độc giả hiểu rõ ràng, chính xác về nội dung, thời gian, địa điểm, tác giả và địa chỉ bảo quản (số lưu trữ, số mục lục, số phông, tên cơ quan lưu trữ) của tài liệu. Chú thích tài liệu lưu trữ khơng chỉ khẳng định độ tin cậy, xác thực của tài liệu, phân biệt tài liệu lưu trữ với các tài liệu khác mà còn nhằm bảo đảm bản quyền tài liệu. Đồng thời, chú thích tài liệu lưu trữ giúp độc giả biết nhiều hơn đến vị trí, vai trị của cơng tác lưu trữ cũng như giá trị của tài liệu.
c) Tài liệu lưu trữ có trạng thái vật lý tốt
Tình trạng vật lý có liên quan trực tiếp đến mức độ cung cấp thông tin của tài liệu lưu trữ. Nghĩa là tài liệu lưu trữ khi khai thác, sử dụng phải là bản nguyên vẹn, không bị rách, nát, mờ chữ, độ đọc rõ. Nếu tài liệu lưu trữ có tình trạng vật lý khơng đạt u cầu thì phải tu bổ, phục chế trước khi khai thác, sử dụng. Mặt khác, tài liệu lưu trữ được khai thác, sử dụng không phải là bản chính, bản gốc mà thường là bản sao có giá trị như bản chính... Nên nếu tài
liệu gốc có tình trạng vật lý khơng tốt, sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của bản sao.
d) Kết hợp hài hồ nhiều loại hình tài liệu lưu trữ khác nhau
Kết hợp hài hoà nhiều loại hình tài liệu lưu trữ khác nhau như tài liệu hành chính, tài liệu ảnh, tài liệu phim điện ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu khoa học - kỹ thuật... để tránh sự đơn điệu, khơ khan cho độc giả. Hiện nay, chưa có một cơng thức chung trong việc kết hợp các loại hình tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm nước ngoài, 30% tài liệu giấy kết hợp với 70% các loại hình tài liệu khác là hợp lý. Bởi mỗi loại hình tài liệu lưu trữ đều có cách truyền đạt thơng tin đến độc giả khác nhau, có thể trực tiếp hoặc gián tiếp. Tài liệu hành chính cung cấp thơng tin trực tiếp thông qua chữ viết, con số... Tài liệu khoa học - kỹ thuật cung cấp thơng tin thơng qua các hình khối, màu sắc, ký hiệu còn tài liệu nghe - nhìn lại phản ánh thơng tin gián tiếp thơng qua hình ảnh, màu sắc, âm thanh. Nếu sử dụng quá nhiều tài liệu hành chính sẽ dẫn đến cảm giác nặng nề, nhàm chán cho độc giả. Nhưng sử dụng quá nhiều tài liệu khoa học - kỹ thuật, tài liệu nghe - nhìn thì khơng bảo đảm được tính tồn diện của thơng tin. Vì vậy, sử dụng hàm lượng các loại hình tài liệu lưu trữ như thế nào cần có sự cân nhắc kỹ càng.
Ngoài ra, để tăng độ phong phú và hồn chỉnh, có thể sử dụng tài liệu lưu trữ cùng với tài liệu được sưu tầm từ các nguồn khác như: sách, báo, tạp chí, mạng Internet... Song cần sử dụng với số lượng hạn chế và có chú thích rõ ràng để tránh nhầm lẫn tài liệu sưu tầm từ các nguồn khác và tài liệu lưu trữ.