Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của các cơ quan lưu trữ thể hiện qua các hình thức sau:
a) Phục vụ độc giả tại phịng đọc
Phục vụ độc giả tại phịng đọc là hình thức phổ biến nhất tại các cơ quan lưu trữ. Theo con số thống kê từ năm 2000 đến nay, hàng năm, mỗi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có hơn 1.000 lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu, trong đó có tài liệu giai đoạn 1945 - 1975. Tỷ lệ độc giả là nghiên cứu sinh sử dụng tài liệu phục vụ cho luận án khoảng 40%, các nhà nghiên cứu là 35%, cơng dân tìm hiểu phục vụ mục đích các nhân, gia đình, dịng họ là 15%, sinh viên là 5%...
b) Cấp bản sao, chứng thực lưu trữ
Song song với hình thức phục vụ độc giả tại phịng đọc, các cơ quan lưu trữ mỗi năm cung cấp hàng ngàn bản sao, chứng thực lưu trữ tài liệu giai đoạn 1945 - 1975 nhằm giúp đỡ các cơ quan, tổ chức và cá nhân xác minh các vấn đề xảy ra trong quá khứ từ tài liệu.
c) Công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các báo, tạp chí
Cơng bố, giới thiệu tài liệu trên các báo, tạp chí như: báo Nhân dân, báo Quân đội nhân dân, báo Hà Nội mới, tạp chí Nghiên cứu lịch sử, tạp chí Lịch sử Đảng... Đặc biệt, trên các tạp chí chuyên ngành như Văn thư, Lưu trữ Việt Nam, Dấu ấn thời gian... là một trong các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của các cơ quan lưu trữ. Từ khi ra đời đến tháng 7 năm 2007, Tạp chí Văn thư, Lưu trữ Việt Nam đã xuất bản được 175 số với 197 bài công bố, giới thiệu tài liệu. Qua chuyên mục Công bố - Giới thiệu tài liệu lưu trữ,
nhiều tài liệu quý, hiếm; tài liệu mới được sưu tầm, thu thập, hiến, tặng... tại các cơ quan lưu trữ thuộc giai đoạn 1945 - 1975 được giới thiệu kịp thời tới độc giả.
d) Xuất bản ấn phẩm lưu trữ
Cùng với việc công bố, giới thiệu rời lẻ trên các báo, tạp chí, tài liệu giai đoạn 1945 - 1975 còn được sưu tầm, biên soạn và xuất bản thành các ấn phẩm lưu trữ. Có thể kể đến một số cuốn sách tiêu biểu sau:
Năm 2004, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng xuất bản cuốn “Điện Biên Phủ văn kiện Đảng”. Cuốn sách đã công bố, giới thiệu nhiều tài liệu lưu trữ có giá trị về Chiến dịch Điện Biên Phủ đang bảo quản tại Kho Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.
Năm 2005, với mong muốn cung cấp cho độc giả những cứ liệu xác thực, sinh động về tình cảm bạn bè quốc tế với nhân dân Việt Nam trong cuộc đấu tranh giành độc lập, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã sưu tầm, biên dịch và tuyển chọn 87 tài liệu (nghị quyết, thông điệp, điện văn, thư, điện mừng...) để ra mắt độc giả cuốn sách “Tình cảm bạn bè quốc tế với nhân dân Việt Nam trong cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp (1946 - 1954) qua tài liệu lưu trữ”. Đa phần tài liệu trong cuốn sách lần đầu tiên được công bố và như lời Đại tướng Võ Nguyên Giáp trong Lời giới thiệu cuốn sách: “Qua những tài liệu lưu trữ, chúng ta có dịp hiểu thêm về tình cảm của bạn bè quốc tế đối với nhân dân ta; hiểu thêm được khát vọng hồ bình của các dân tộc trên thế giới và tính chất chính nghĩa của cuộc kháng chiến vì độc lập và tự do của dân tộc Việt Nam” [63, tr.5].
Nhân dịp kỉ niệm 50 năm Chiến thắng lịch sử Điện Biên Phủ, năm 2005, để giúp cho độc giả có điều kiện nghiên cứu trực tiếp với hơn 150 văn kiện quan trọng của Đảng, Nhà nước về Chiến dịch Điện Biên Phủ, Cục Lưu trữ văn phòng Trung ương Đảng, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã cung cấp nhiều tài liệu để cùng với Bảo tàng Cách mạng Việt Nam, Bảo tàng Lịch sử
quân sự Việt Nam, Thư viện Quốc gia xuất bản cuốn sách “Điện Biên Phủ - Văn kiện Đảng, Nhà nước”.
Nhằm giúp cho độc giả hiểu rõ hơn về Thủ đô Hà Nội trong những ngày Tổng khởi nghĩa tháng Tám năm 1945, về những năm tháng chiến đấu anh dũng của quân và dân Hà Nội, đồng thời hướng tới kỷ niệm 1.000 năm Thăng Long - Đông Đô - Hà Nội, năm 2007, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III biên soạn, xuất bản cuốn sách “Hà Nội - Sự kiện - Sự việc (1945 - 1954) qua tài liệu lưu trữ”. Cuốn sách được biên soạn trên cơ sở tài liệu lưu trữ gốc, để từ đó chọn lọc những thông tin về sự việc, sự kiện có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến Hà Nội. Cùng với đó, nhiều tài liệu minh hoạ gồm ảnh, bản đồ, bản sao toàn văn... là những văn bản quan trọng nhất từ nguồn tài liệu quý, hiếm đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Cũng trong năm 2007, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã biên soạn, xuất bản cuốn sách “Nam Bộ kháng chiến (1945 - 1954) qua tài liệu lưu trữ”. Cuốn sách giới thiệu khái quát nguồn và nội dung chính của khối tài liệu về Nam Bộ kháng chiến, bao gồm các vấn đề về tổ chức và xây dựng chính quyền, quân sự, kinh tế - tài chính; văn hố - xã hội thuộc một số phơng chủ yếu như: Phủ thủ tướng, Quốc hội, Bộ Tài chính, Bộ Nội vụ, Uỷ ban kháng chiến hành chính Nam Bộ và khối phơng Uỷ ban kháng chiến hành chính các tỉnh Nam Bộ...
Nhân dịp kỉ niệm 60 năm Ngày thương binh liệt sỹ (27/7/1947 - 27/7/2007), Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phát hành cuốn sách “Chủ tịch Hồ Chí Minh với thương binh, liệt sỹ”. Cuốn sách sưu tập, giới thiệu nhiều văn bản, tư liệu gốc hiện đang lưu giữ tại Trung tâm. Đặc biệt, nhiều tài liệu còn ở dạng bản thảo có nét bút sửa chữa của Chủ tịch Hồ Chí Minh. Ngồi ra, cuốn sách cịn cơng bố một số tư liệu gốc, các bức ảnh về tình cảm của Chủ tịch Hồ Chí Minh với thương binh, bệnh binh.
e) Trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ
Trưng bày, triển lãm là một trong những hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu nhằm công bố, giới thiệu, tuyên truyền và tăng cường hiểu biết xã hội về công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ; đồng thời giáo dục quần chúng về truyền thống anh hùng cách mạng, truyền thống dựng nước và giữ nước của nhân dân ta. Ngay từ những năm 1975, tài liệu giai đoạn 1945 - 1975 đã được khai thác, sử dụng để tổ chức nhiều cuộc trưng bày, triển lãm. Có thể kể đến một số trưng bày, triển lãm từ những năm 1975 cho đến nay như: trưng bày “Một số tài liệu, ảnh về thời kỳ Cách mạng tháng Tám giành chính quyền đến tồn quốc kháng chiến”, Kho Lưu trữ Trung ương, năm 1975; triển lãm “Lịch sử quan hệ hợp tác kinh tế và khoa học kỹ thuật Việt Nam - Liên Xô trong những năm 1950-1990”, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Việt Nam và Tổng cục Lưu trữ Liên Bang Nga, năm 2005; triển lãm “Hồ sơ, kỷ vật của những người đi B”, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phối hợp với Bảo tàng Cách mạng Việt Nam và Bảo tàng Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2006; triển lãm “Quan hệ đặc biệt Việt Nam - Lào, 1962 - 2007”, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng và Lưu trữ Quốc gia Lào, năm 2007; triển lãm “Hợp tác Việt Nam và Liên bang Nga trong lĩnh vực đào tạo”, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và Cục Lưu trữ Liên bang Nga, năm 2008... Các cuộc trưng bày, triển lãm này giúp hàng triệu độc giả có hội tiếp cận với tài liệu lưu trữ, hiểu được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và hiểu thêm về quá khứ, lịch sử hào hùng của dân tộc Việt Nam. Nhiều cuộc trưng bày, triển lãm được các nhà lãnh đạo Đảng, Nhà nước quan tâm, đánh giá cao và để lại trong lòng người xem ấn tượng tốt đẹp. Trong Sổ cảm tưởng triển lãm “Hồ sơ, kỷ vật của cán bộ đi B” tại Hà Nội, một nhà báo đã viết: “Xin một lần phủi bụi thời gian trên những bộ hồ sơ, những cuộc đời trong căn phòng nhỏ để nhớ thêm một điều rằng: Lịch sử vẫn còn đây, những kỷ vật vơ giá”.
Nói tóm lại, tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ giai đoạn 1945 - 1975 nói riêng đã phát huy giá trị, phục vụ đắc lực sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Đặc biệt, trong lĩnh vực giáo dục truyền thống, tài liệu lưu trữ là minh chứng về quá khứ đau thương nhưng rất đáng tự hào của dân tộc ta. Với loại hình, số lượng và nội dung nói trên, tài liệu lưu trữ giai đoạn 1945 - 1975 có đầy đủ điều kiện để khai thác, sử dụng phục vụ giảng dạy lịch sử Việt Nam giai đoạn 1945 - 1975 bậc Trung học Phổ thông.