- - - - - C ng ộ ti n ềhàng CSuh íota/): -
Thu Su t GTGT ế ấ (Tax rate): 10⅜ Ten thu GTGT ế CVAT ar∏ounf): - T ng c ng ti n thanh toánổ ộ ế
(Total paymen f): - So tien V let bang ch C∙4moun ữ (in IWJds?: ʃ
(Nguồn: Bộ phận kế toán công ty Welhunt)
Những nội dung trong hóa đơn cần được lưu ý:
• Thông tin khách hàng: chú ý địa chỉ công ty, nhất là khi khách hàng thanh toán bằng hình thức thư tín dụng, khi đó thông tin cần chính xác tuyệt đối so với hợp đồng ký kết để đảm bảo việc thanh toán với ngân hàng diễn ra suôn sẻ, không phát sinh vấn đề.
• Hình thức thanh toán: khách hàng có thể thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, thư tín dụng (L/C)...
• Tên hàng hóa, dịch vụ: đầy đủ nội dung về nguồn gốc than và hợp đồng đã ký kết với khách hàng
• Số lượng/ Đơn giá: hai thông tin này cần tuyệt đối chính xác, nếu xảy ra sai sót phải tiến hành báo cáo ngay để kịp thời có hướng giải quyết cho phù hợp, tránh ảnh hưởng đến tiến độ chung.
Thời điểm ghi nhận:
• Bán hàng trực tiếp tại tàu/ mép nước: khi có biên bản đo mớn sà lan/ tàu mẹ
• Bán hàng tại kho: biên bản giao nhận hàng hóa, bảng kê giao hàng trong tháng
Chứng từ cần thu thập: biên bản đo mớn, biên bản giao nhận hàng hóa
Các bước thực hiện: Hệ thống ERP - Hệ thống quản lý công nợ phải thu - Phiếu kết sổ - Thêm mới;
Kế toán tiến hành nhập liệu các thông tin phiếu kết sổ, giá trị được lấy từ các đơn bán hàng (phiếu 2302) đã nhập, làm căn cứ ghi nhận vào tài khoản 131 - phải thu khách hàng:
• Phiếu kết sổ: 6102
• Mã KH: điền mã khách hàng theo đúng quy ướcmà công ty đã cài đặt cho từng khách hàng
• Mã phiếu kết sổ: được hệ thống đặt mặc định theo cú phápnăm - tháng - ngày - thứ tự phiếu được lập trong ngày
• Loại CT: kéo tất cả các phiếu 2302 (Phiếu tạo đơn bán hàng) có liên quan đến giá trị kết sổ, hệ thống sẽ hiển thị tất cả các thông tin còn lại
Kế toán phải thu cẩn thận kiểm tra tất cả thông tin xem đã khớp với các chứng từ, số liệu liên quan hay chưa, điền thêm thông tin nguồn gốc than bán vào mục ghi chú cũng như bổ sung thông tin số hóa đơn tại mục INVOICE NO nhằm phục vụ cho việc lọc thông tin khi tiến hành xuất các tập tin báo cáo, tổng hợp.
Hình 2.4 Giao diện ERP thiết lập phiếu kết sổ
Vào sổ kế toán tài khoản 131 - Phải thu khách hàng
Sau khi nhập phiếu kết sổ 6102, kế toán phải thu sẽ tiến hành nhấn vào biểu tượng như hình minh họa để phát sinh bản thảo bút toán - công nợ, tức ghi nhận tài khoản “131 - Phải thu khách hàng” và tài khoản đối ứng “511 - Doanh thu”
Cũng từ giao diện này, kế toán có thể dễ dàng sử dụng biểu tượng truy xuất các thông tin có liên quan để kiểm tra một số thông tin chi tiết về khách hàng đang được đề cập trong tài khoản 131 đang thực hiện. Các thông tin đó có thể là sổ chi tiết tài khoản 131 của khách hàng, mức tín dụng đã cấp, tổng giá trị đã giao dịch, khoản nợ phải thu trong hạn, khoản nợ phải thu đã quá hạn chưa thanh toán...
Hình 2.5 Giao diện ERP thao tác vào sổ bút toán
Khi thao tác tạo bản thảo bút toán - công nợ hoàn tất ta sẽ có giao diện hiển thị như hình trên, tại đây kế toán tiến hành nhập các thông tin Nợ, Có với các tài khoản tương ứng, chi tiết thông tin, giá trị của các khoản này được kéo vào từ phiếu kết sổ 6102. Kế toán sẽ kiểm tra, đối chiếu các thông tin đã nhập một lần nữa để chắc chắn rằng các giá trị đã được nhập chính xác, sau đó nhấp vào biểu tượng “Chuyển từng chứng từ vào sổ/phục hồi” để hệ thống ghi nhận bút toán đã thực hiện, khi xuất hiện dấu xác nhận ở mục “Mã vào sổ” là bút toán đã được ghi nhận thành công.
*Thao tác thiẽt l p ch ng t kẽtoánậ ứ ừ DL (D) Tác d ng(P) Thoát ụ (X) — × ✓ X « 3 ’ S3- ® I®
STT NoCo TK k toánế ___________________________TenTK______________________________ _________________________________________________________Tên t t TKắ _________________________________
OOlO DNo 112102 Ti n g i ngăn háng VNDề ử ⅛ i ffβ τ φΛ'''"ND-Sinopac -
0020 CCo 13111 Phái thu t ho t ử ạđ ng ộ KD ≡≡ ’ flil fe gii: Receivable∣ φ
0030 C-Co 13111 Ph i tả hu t ho t ừ ạ đ ng ộ KD_________________________________ ⅛⅜⅞≡E¾⅝^ Receivable________________________________________________________________________ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.2.2.2 Kế toán xử lý khoản phải thu khách hàng sau khi nhận được khoản thanh toán
Thông báo nhận được khoản thanh toán từ khách hàng
Bộ phận chứng từ sẽ tiếp nhận thông tin đã thanh toán từ khách hàng, sau đó nhân viên chứng từ sẽ chuyển tiếp thông tin này đến bộ phận kế toán để xác nhận khoản thanh toán đã được chuyển vào tài khoản ngân hàng của công ty hay chưa.
Tại giao diện của ngân hàng mà công ty đã mở tài khoản, kế toán tiến hành đăng nhập, thực hiện thống kê giao dịch và xem liệu khoản thanh toán được thông báo đã được hiển thị trên tài khoản hay chưa:
• Nếu đã hiển thị, kế toán xác nhận lại với nhân viên chứng từ số tiền được thanh toán xem có khớp hay không, nếu khớp sẽ thông báo với khách hàng là công ty đã nhận được khoản thanh toán, nếu không khớp sẽ tiến hành liên hệ lại với khách hàng để tìm hiểu nguyên nhân và có hướng giải quyết phù hợp.
• Nếu chưa hiển thị, kế toán có thể đợi thêm một khoản thời gian đề phòng phát sinh vấn đề ở hệ thống ngân hàng (nhưng không quá 48 giờ, không tính cuối tuần và ngày lễ), nếu vẫn chưa nhận được khoản thanh toán, kế toán cần thông báo cho nhân viên chứng từ để trao đổi lại với khách hàng, tìm hiểu nguyên nhân và
hướng xử lý.
Thực hiện bút toán thu tiền, xử lý tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng
Khi đã nhận được khoản thanh toán từ khách hàng, kế toán phải thu sẽ thực hiện bút toán thu tiền nhằm xử lý ghi tăng giá trị “Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng” đồng thời giảm giá trị tài khoản 131 của khách hàng tương ứng.
Hình 2.6 Giao diện ERP thao tác thiết lập bút toán thu tiền
45
Tương tự thao tác bút toán công nợ, ở bước thu tiền, kế toán phải thu cũng nhập đầy đủ thông tin vào hệ thống, các hóa đơn GTGT được kéo vào để tương ứng giá trị với khoản thanh toán đã nhận được từ khách hàng, sau đó thiết lập “Thao tác phát sinh bản thảo bút toán” với nguồn chứng từ là “Phiếu thu tiền” đã nhập trước đó.
Tại giao diện tạo bản thảo bút toán như hình, kế toán chọn loại chứng từ thu tiền đã nhập, chọn mã khách hàng tương ứng, tạo số lô bản thảo theo công thức “BR + 2 số cuối năm chứng từ + tháng chứng từ + ngày chứng từ + thứ tự phát sinh chứng từ trong ngày'”
Hình 2.7 Giao diện ERP thao tác vào sổ bút toán
Nfi CT kẽ toán Sò ch ng t :<T ữ ư 20210901003
Ngày CT |oi 09 2021 Neucri đăne nhâp ∣WHVN062
Ngây đăng nh p ậ∣07.'09.2021 Tr ng thãi ký duy t |N:khòng ti nạ ệ ế
Nfi ngu n ồP H ng m c mà ạ ụ SO ị
Nạ
Có _____⅛_____Lo i CT ạ
ngu nồ Nia CT nguõn TK k toánẻ So ti n l p ề ậ50 So ti n nguyên tế ệ Mà hóa đon __________________________Tên TK
C.C
Õ 4:Xóa nợ 6102 20210428008 13111 ,640 2,570,185 1,174,715,406 VN 19E00020SS Phát thu t ho t đ ng KDứ ạ ộ
D,
Nτ 4:Xóa nợ 6102 20210601003 13111 1288,919,511 1,288,919,511 VN19EOOO235O Phái thu t ho t đ ng KDử ạ ộ
D
Nc 4:Xóa nợ 6102 20210601004 13111 '01,501,856 '01,501,856 VN19E0002349 Phái thu t ho t đ ng KDử ạ ộ
c 4:Xóa nợ 6102 2021042
8022 13111 896 2,"00,692, 815,705 961 VN19E0002101 Phái thu t ho t d ng KDừ ạ ộ
T ng c ng ổ ộ So tiên bẽn No nguyên t Iệ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1,990,421,367 Bẽn No (n i t ) Iộ ệ 1.990,421,36"
So ti n bén ề Có nguyên tè I 1,990,421,367 So ti n bên ế có (n i ột ) Iệ 1,990,421,367 M c chênh l ch nguyên t Iứ ệ ệ õ So chênh l ch (n i t ) ệ ộ ệ ị õ
N
ợ Loại L
MI
CTmon NfiCTnsucn TKketMfl Sotieiifipso So⅛nιuj⅛t⅛ Nfihoadon ________________TfflTK
ị C. ịXôanọ 20210030(m Iilll______________ ____________jM,0∞,000 VN 19E0ŨỌ2406_ PháithutừhoạtđộnsKD D
. .'⅛⅛l∏! COI 10’1«) Blll W ' SW PháithutừhoạtđộnsKD
s ti n bèn n theo lo i ti n ch y bão bi Pố ề ợ ạ ề ạ 6.445.533.204 ti n ề bên có theo lo i ạti n ch y báo ế ạ bi u Iể
Browse s ốdòng d ừli u n i ệ ộdung: 3
127.0.0.1-211
Tại giao diện vào sổ như Hình 2.7, kế toán kéo thông tin phiếu thu tiền đã nhập trước đó để hệ thống hiển thị thông tin khoản thanh toán của khách hàng tương ứng.
Kế toán tiến hành ghi Nợ (ghi tăng) tài khoản 112xxx (Trong đó “xxx” là tài khoản cấp 2, phụ thuộc vào Ngân hàng tiền gửi của Công ty đã nhận được khoản thanh toán của khách hàng; ghi Có (ghi giảm) các tài khoản 131 có giá trị tương ứng với khoản thanh toán đã thực nhận. Sau đó kế toán nhấn vào biểu tượng “Chuyển từng chứng từ vào sổ/phục hồi” đợi hệ thống xử lý thông tin nhập sổ, khi có dấu xác nhận ở ô “Mã vào sổ” tức là hệ thống đã ghi nhận thành công.
2.2.2.3 Cấn trừ giá trị hóa đơn - hóa đơn và cấn trừ giá trị hóa đơn - tiền cọc
Hàng tuần, kế toán sẽ tiến hành xử lý cấn trừ đối với các khoản phải thu khách hàng có biến động trong tuần. Khoản này đến từ các khoản điều chỉnh giảm đối với khối lượng, giá trị hàng bán đến từ chất lượng hàng, sau khi đã quyết toán hợp đồng và xuất hóa đơn điều chỉnh. Khoản này cũng có thể được xử lý khi khách hàng tiến hành thanh toán phần tiền cọc. Sau khi cấn trừ, kế toán sẽ theo dõi được số tiền chính xác còn cần phải thu đối với khách hàng
Đối với trường hợp cấn trừ giá trị hóa đơn điều chỉnh giảm, tùy vào giá trị cấn trừ nhiều hay ít mà kế toán sẽ chọn các khoản phải thu đã xuất hóa đơn trước đó, sau đó điều chỉnh số tiền cho tương ứng với hóa đơn điều chỉnh giảm sao cho nợ có bằng nhau. Chi tiết được thể hiện như Hình 2.8:
Hình 2.8 Giao diện ERP thao tác cấn trừ hóa đơn - hóa đơn
Ta có thể thấy để cấn trừ một khoản tiền là 1.990.421.367 đồng kế toán toán sẽ chọn mục “4. Xóa nợ”, sau đó kéo các hóa đơn cho đủ giá trị khoản tương ứng bên Nợ tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng sao cho đúng bằng phần giá trị giảm đã xuất hóa đơn điều chỉnh thể hiện bên Có. Khi đã kiểm tra đã nhập chính xác các thông tin và giá trị, kế toán nhấn xác nhận để phần mềm lưu lại thay đổi.
Trường hợp cấn trừ hóa đơn - tiền cọc, kế toán sẽ xử lý như Hình 2.9:
Ke toán sẽ tiến hành xử lý giống như đối với trường hợp cấn trừ giá trị hóa đơn với hóa đơn, chỉ khác ở chỗ thay vì lựa chọn mục “4. Xóa nợ” ở giá trị bên Nợ tài khoản 131, kế toán sẽ thay bằng mục “3. Đợi khấu trừ”.
2.2.2.4 Tổng hợp, báo cáo, lưu trữ chứng từ
Hàng ngày, kế toán sẽ thường xuyên kiểm tra giao dịch tại tài khoản ngân hàng của công ty khi nhận được thông báo nhận được thanh toán của khách hàng từ bộ phận chứng từ, từ đó kịp thời xác nhận và phát hiện các vấn đề phát sinh để có hướng phối hợp xử lý.
Hàng tuần, kế toán phải thu lập “Bảng theo dõi thanh toán”cho nhân viên chứng từ và nhân viên bán hàng để cùng theo dõi thông tin công nợ của khách hàng và tình hình thanh toán, từ đó rà soát, đối chiếu số liệu cho khớp
Tập tin theo dõi tiến độ thanh toán bao gồm những thông tin cơ bản sau:Tên khách hàng; Mã khách hàng; Số hợp đồng; Số đơn bán hàng; Phương thức thanh toán; Hạn thanh toán; Ngày nhận thanh toán; Các thông tin khác.
Cuối mỗi tháng, dựa vào thời gian quá hạn nợ hoặc giá trị số dư nợ vượt mức cụ thể (được quy định cho mỗi khách hàng), kế toán sẽ gửi bản đối chiếu công nợ cho khách hàng để xác nhận và lập kế hoạch thu hồi nợ. Đồng thời, kế toán phải thu sẽ ghi chú nguyên nhân chậm trễ của các khoản nợ rồi lập báo cáo tình hình thanh toán cho Ban Giám đốc kiểm tra và theo dõi định kỳ.
Lưu trữ chứng từ: Chứng từ sẽ được lưu trữ theo bìa, mỗi khách hàng sẽ lưu thành một bộ ngăn cách riêng giữa các khách hàng. Mỗi bộ chứng từ lưu trữ hoàn chỉnh sẽ bao gồm: Hợp đồng bán than bản gốc có đầy đủ chữ ký của các bên; Biên bản quyết toán bản gốc; Biên bản giao nhận hàng hóa bản gốc (hoặc Biên bản đối chiếu số lượng giao hàng); Biên bản điều chỉnh (nếu có) đi kèm các chứng thư chất lượng, khối lượng để minh chứng cho giá trị, khối lượng điều chỉnh; Hóa đơn bán hàng, hóa đơn điều chỉnh (nếu có) đi kèm phiếu chứng từ đã nhập phần mềm kế toán; và các chứng từ khác có liên quan tùy vào từng trường hợp cụ thể.
Bộ phận kế toán có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở bộ phận chứng từ theo dõi việc thu thập chứng từ gốc theo đúng thời hạn đã được quy ước để phục vụ công tác lưu trữ.
2.2.3 Kế toán thuế GTGT được khấu trừ
Công ty thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sử dụng các hóa đơn GTGT do Tổng Cục Thuế phát hành hoặc các loại hóa đơn do cơ sở tự in nhưng đã được Tổng Cục Thuế chấp nhận bằng văn bản như hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT...
Giống như hạch toán các khoản phải thu, phải trả, kế toán thuế GTGT đầu vào gồm những chứng từ ban đầu như hóa đơn GTGT nguồn hàng mua vào, hợp đồng mua than, biên bản giao nhận, phiếu chi. sau khi mua than trong nước nhập kho, mua sắm máy móc thiết bị phục vụ kinh doanh, các khoản chi trả phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh. trong đó các khoản thuế GTGT được khấu trừ từ các hợp đồng mua than đầu vào sẽ chiếm tỷ trọng lớn nhất, do vậy tác giả sẽ đi vào công tác xử lý tài khoản Thuế GTGT được khấu trừ thông qua nghiệp vụ mua than từ nhà cung cấp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau khi ký kết hợp đồng mua than từ nhà cung cấp, kế toán dựa vào hóa đơn mua hàng đã nhận được để tiến hành nhập vào hệ thống giá trị hàng đã nhập cũng như phần thuế GTGT được khấu trừ, hóa đơn mua hàng được thể hiện nội dung như Hình 2.10:
S T
Ten hang hán, dịch ⅜ f Dint vị tính
Số Iirirag
IXrn giá Thành liền
A B C J 2 3≡1 12
Ihan cám 5b.l (Thòng sổ theo Iicuchuan TCVN: Dò âm toán phân (ARB): 9,30%, Dd Iro(DB): 34,20%, Chflt bdc (DB): 6,68%; Luu huy nh (DB): 0,57%; Nhict nang toán phẩn (DB) 5350 kcaí/kg, Cỡ hat trên 15IWH: 3,70%)
Tẩn 20.697,66
O
O
Sô Iuung g tam do quy VC đỏ âm 8,5% Tần 180,96
1 Sd I LRing thanh toàn Tản 20.516,
7
1.736.600 35629301.220
Phuung tiên vân chuyền: Táu ∣x∖ng Bflc 22-05 O
Cân cửhợpđông sô RfWHVN.' ký ngay
O
Công tiên háng: 35629301.220
Ihuc suất GTGT: 10% Tiền Ihuc GTGT: 3562.930.122
TAagcộng tiền thanh mán: 39.192 231.342 Sổ lien V ict báng I-hừ: Ba muôi chín tỷ một trâm chín muui hai triẽu hai tτ⅛n ha nmol mốt nghɪn ha trflm bdnmu<n hai đỏng
Ngirữi mua hang Ngiriri bán hảng
(Kỷ. ghi rỏ hộ tint (Kỷ. ghi rò họ tint
Ngáy, tháng ghi sô So hiệu Chứng từ Diengiai TK đổi ớng Sò den Sò dơ Ghi chú Nợ Co Nợ Có Sô d đáu kỹư 0,00 0,00 0,00 0,00 3004.202 1 9101- 20210430 024
Net off amount acc∞nt 1381 and S115/ Điêu chinh chuyên kho 8115 0,00 865.956,00 0,00 ,00 865.956 Net off am 3004.202 1 9105- 2021(M30 043
Adj dec qty Đc giâm klg do chénh l ch chuyên ld o BT ->ậ ɪ NTTO421 ___ 1561 ,00 383.582 0,00 ,00 482.374 3004202 1 9105- 20210430 043
Adj dec qty Đc giâm klg do <hẽnh Uch chuyên Idio BT -> NTTO4-21 ___ 1561 177.822,00 0,00 0,00 ,00 304.552 3004202 1 9105- 20210430 043
Adj dec Cfy Đc giâm klg do chênh l ch duyên Idio BT ->ệ