2.2 Thực trạng kếtoán cáckhoản phải thu tại công ty
2.2.1Đặc điểm cáckhoản phải thu tại công ty
Với đặc điểm công ty chủ yếu là buôn bán mặt hàng than đá, các hợp đồng mua bán được ký kết thường có giá trị lớn, giao hàng nhiều lần, khách hàng chủ yếu sử dụng phương thức chuyển khoản, thanh toán cho công ty thông qua Ngân hàng - Tài khoản Ngân hàng Fubon và Ngân hàng Sinopac.
Các khoản phải thu thể hiện giá trị ghi sổ của các khoản phải thu khách hàng gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại xuất phát từ việc cung cấp hàng hoá - dịch vụ và các khoản phải thu khác không có tính thương mại. Phải thu thương mại có thể là tài khoản phải thu hoặc phải thu tiền mặt. Phải thu phi thương mại xuất phát từ các loại giao dịch còn lại và cũng có thể là phiếu nhận nợ của bên mua. Có thể kể đến các khoản như tạm ứng; các khoản hoàn lại như hoàn thuế, tiền bồi thường bảo hiểm, tiền đặt cọc; các khoản phải thu tài chính như tiền lãi, cổ tức, v.v...
Thông qua các điều khoản ký kết trong hợp đồng, thông thường việc thanh toán tiền hàng sẽ được tiến hành theo tiến độ kế hoạch được xác nhận của hai bên, biên bản giao nhận, biên bản quyết toán từng đợt giao hàng (nếu giao thành nhiều đợt), hóa đơn GTGT, các chứng thư khối lượng, chất lượng... Khi nhận đầy đủ các chứng từ này, khách hàng mới trả tiền, việc thu tiền lúc này có thể phát sinh những tình huống như khách hàng viện lý do để trì hoãn việc thanh toán như: chưa đủ chứng từ, giám đốc chưa phê duyệt trả, sẽ đợi thanh toán toàn bộ ở tháng tiếp theo... Để hạn chế việc chiếm dụng vốn, kế toán phải thu cần theo sát với bộ phận thương mại, chứng từ để liên hệ nhắc khách hàng thanh toán đúng hạn.
Các khoản phải thu được phân loại ngắn hạn và dài hạn trên bảng cân đối kế toán căn cứ theo kỳ hạn còn lại của các khoản phải thu tại ngày của bảng cân đối kế toán tới ngày đến hạn thu hồi.
\ HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
(VAT /NVOtCE)
Ngày (day) tháng (month) năm (year)
Mau so (Fomι Ab.).- ƠI Gixnwooi Ký hiệu (SerialNO.): , VtVfSE
So CfriwwceAfoJ; ■ OOŨOOOOɪ-.. .
v
∖ ∖y ____________________ Đ nơVi bán cse er):ơ CONG TY TNHH WELHUNT VIỆT NAM
Mã 5 ổ thu (Tax ế Code): 0313475072
Đ a ịchì (Addres :ặ TangO, Tòa Nhà Mapletree Business Center, 1060Đ i ạL ộNguyenVan Linh, Phường Tân Phong, Quân 7, Thành ph ốHo Chí Minh, Vi t Namệ
Đi n ệtho i ạ(Tei): 023 730 730 79
So tài kho n (Account ả No.}:
Người mua (Buyer):
Đ n ơv ịCCompanyjiamei): CÔNG TY c PHÁN FCOổ
Mã S ổthu (Tế ax Code): 3900365933
Đ a ịch ỉ(Address): s 412, ố đường Huỳnh Công Gi n, ả phường 4, Thành ph Tây Ninh, TinhTay Ninh, Vi t Namố ệ
HmhthOcthanh toán (PaymeJiimetfiod): Chuy n kho nể ả
S tài kho n ố ảCAoooun ỂAfo.):
Dự phòng các khoản phải thu khó đòi được lập cho từng khoản phải thu căn cứ vào thời gian quá hạn trả nợ gốc theo cam kết ban đầu (không tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên), hoặc căn cứ vào mức tổn thất dự kiến có thể xảy ra. Các khoản phải thu được xác định là không thể thu hồi sẽ bị xóa sổ.
Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ phải được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá áp dụng tại ngày phát sinh nghiệp vụ, chênh lệch tỷ giá phát sinh từ các nghiệp vụ này được ghi nhận là thu nhập hoặc chi phí trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
2.2.2 Ke toán khoản phải thu khách hàng
Các khoản phải thu khách hàng sẽ đến từ những giao dịch bán hàng thanh toán sau, vì thế trước khi thực hiện các công tác liên quan đến khoản mục này, kế toán cần bắt đầu với việc phát hành hóa đơn bán hàng cho khách hàng tương ứng với mỗi lần hoặc mỗi đợt (gồm nhiều lần) giao hàng.
Kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, chứng từ, đối chiếu hóa đơn nháp bộ phận Chứng từ đã tạo xem nội dung có khớp với các thông tin ghị trong hợp đồng và các phụ lục đi kèm (nếu có) hay chưa, các nội dung cần chú ý là thông tin khách hàng, số hợp đồng, ngày ký kết hợp đồng, giá bán của hàng hóa
Sau khi đã ghi nhận những thông tin về hợp đồng và thông báo giao nhận hàng từ bộ phận tàu và vận chuyển, kế toán sẽ tiến hành phát hành hóa đơn bán hàng khi có biên bản đo mớn hoặc biên bản giao nhận hàng hóa, tùy theo phương thức giao hàng. Hóa đơn GTGT được sử dụng tại công ty là hóa đơn điện tử.
Mau hóa đơn GTGT được sử dụng tại công ty là mẫu 01GTKT0/001 (quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/11/2018):
- - - - - C ng ộ ti n ềhàng CSuh íota/): -
Thu Su t GTGT ế ấ (Tax rate): 10⅜ Ten thu GTGT ế CVAT ar∏ounf): - T ng c ng ti n thanh toánổ ộ ế
(Total paymen f): - So tien V let bang ch C∙4moun ữ (in IWJds?: ʃ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(Nguồn: Bộ phận kế toán công ty Welhunt)
Những nội dung trong hóa đơn cần được lưu ý:
• Thông tin khách hàng: chú ý địa chỉ công ty, nhất là khi khách hàng thanh toán bằng hình thức thư tín dụng, khi đó thông tin cần chính xác tuyệt đối so với hợp đồng ký kết để đảm bảo việc thanh toán với ngân hàng diễn ra suôn sẻ, không phát sinh vấn đề.
• Hình thức thanh toán: khách hàng có thể thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, thư tín dụng (L/C)...
• Tên hàng hóa, dịch vụ: đầy đủ nội dung về nguồn gốc than và hợp đồng đã ký kết với khách hàng
• Số lượng/ Đơn giá: hai thông tin này cần tuyệt đối chính xác, nếu xảy ra sai sót phải tiến hành báo cáo ngay để kịp thời có hướng giải quyết cho phù hợp, tránh ảnh hưởng đến tiến độ chung.
Thời điểm ghi nhận:
• Bán hàng trực tiếp tại tàu/ mép nước: khi có biên bản đo mớn sà lan/ tàu mẹ
• Bán hàng tại kho: biên bản giao nhận hàng hóa, bảng kê giao hàng trong tháng
Chứng từ cần thu thập: biên bản đo mớn, biên bản giao nhận hàng hóa
Các bước thực hiện: Hệ thống ERP - Hệ thống quản lý công nợ phải thu - Phiếu kết sổ - Thêm mới;
Kế toán tiến hành nhập liệu các thông tin phiếu kết sổ, giá trị được lấy từ các đơn bán hàng (phiếu 2302) đã nhập, làm căn cứ ghi nhận vào tài khoản 131 - phải thu khách hàng:
• Phiếu kết sổ: 6102
• Mã KH: điền mã khách hàng theo đúng quy ướcmà công ty đã cài đặt cho từng khách hàng
• Mã phiếu kết sổ: được hệ thống đặt mặc định theo cú phápnăm - tháng - ngày - thứ tự phiếu được lập trong ngày
• Loại CT: kéo tất cả các phiếu 2302 (Phiếu tạo đơn bán hàng) có liên quan đến giá trị kết sổ, hệ thống sẽ hiển thị tất cả các thông tin còn lại
Kế toán phải thu cẩn thận kiểm tra tất cả thông tin xem đã khớp với các chứng từ, số liệu liên quan hay chưa, điền thêm thông tin nguồn gốc than bán vào mục ghi chú cũng như bổ sung thông tin số hóa đơn tại mục INVOICE NO nhằm phục vụ cho việc lọc thông tin khi tiến hành xuất các tập tin báo cáo, tổng hợp.
Hình 2.4 Giao diện ERP thiết lập phiếu kết sổ
Vào sổ kế toán tài khoản 131 - Phải thu khách hàng
Sau khi nhập phiếu kết sổ 6102, kế toán phải thu sẽ tiến hành nhấn vào biểu tượng như hình minh họa để phát sinh bản thảo bút toán - công nợ, tức ghi nhận tài khoản “131 - Phải thu khách hàng” và tài khoản đối ứng “511 - Doanh thu”
Cũng từ giao diện này, kế toán có thể dễ dàng sử dụng biểu tượng truy xuất các thông tin có liên quan để kiểm tra một số thông tin chi tiết về khách hàng đang được đề cập trong tài khoản 131 đang thực hiện. Các thông tin đó có thể là sổ chi tiết tài khoản 131 của khách hàng, mức tín dụng đã cấp, tổng giá trị đã giao dịch, khoản nợ phải thu trong hạn, khoản nợ phải thu đã quá hạn chưa thanh toán...
Hình 2.5 Giao diện ERP thao tác vào sổ bút toán
Khi thao tác tạo bản thảo bút toán - công nợ hoàn tất ta sẽ có giao diện hiển thị như hình trên, tại đây kế toán tiến hành nhập các thông tin Nợ, Có với các tài khoản tương ứng, chi tiết thông tin, giá trị của các khoản này được kéo vào từ phiếu kết sổ 6102. Kế toán sẽ kiểm tra, đối chiếu các thông tin đã nhập một lần nữa để chắc chắn rằng các giá trị đã được nhập chính xác, sau đó nhấp vào biểu tượng “Chuyển từng chứng từ vào sổ/phục hồi” để hệ thống ghi nhận bút toán đã thực hiện, khi xuất hiện dấu xác nhận ở mục “Mã vào sổ” là bút toán đã được ghi nhận thành công.
*Thao tác thiẽt l p ch ng t kẽtoánậ ứ ừ DL (D) Tác d ng(P) Thoát ụ (X) — × ✓ X « 3 ’ S3- ® I®
STT NoCo TK k toánế ___________________________TenTK______________________________ _________________________________________________________Tên t t TKắ _________________________________
OOlO DNo 112102 Ti n g i ngăn háng VNDề ử ⅛ i ffβ τ φΛ'''"ND-Sinopac -
0020 CCo 13111 Phái thu t ho t ử ạđ ng ộ KD ≡≡ ’ flil fe gii: Receivable∣ φ
0030 C-Co 13111 Ph i tả hu t ho t ừ ạ đ ng ộ KD_________________________________ ⅛⅜⅞≡E¾⅝^ Receivable________________________________________________________________________
2.2.2.2 Kế toán xử lý khoản phải thu khách hàng sau khi nhận được khoản thanh toán
Thông báo nhận được khoản thanh toán từ khách hàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bộ phận chứng từ sẽ tiếp nhận thông tin đã thanh toán từ khách hàng, sau đó nhân viên chứng từ sẽ chuyển tiếp thông tin này đến bộ phận kế toán để xác nhận khoản thanh toán đã được chuyển vào tài khoản ngân hàng của công ty hay chưa.
Tại giao diện của ngân hàng mà công ty đã mở tài khoản, kế toán tiến hành đăng nhập, thực hiện thống kê giao dịch và xem liệu khoản thanh toán được thông báo đã được hiển thị trên tài khoản hay chưa:
• Nếu đã hiển thị, kế toán xác nhận lại với nhân viên chứng từ số tiền được thanh toán xem có khớp hay không, nếu khớp sẽ thông báo với khách hàng là công ty đã nhận được khoản thanh toán, nếu không khớp sẽ tiến hành liên hệ lại với khách hàng để tìm hiểu nguyên nhân và có hướng giải quyết phù hợp.
• Nếu chưa hiển thị, kế toán có thể đợi thêm một khoản thời gian đề phòng phát sinh vấn đề ở hệ thống ngân hàng (nhưng không quá 48 giờ, không tính cuối tuần và ngày lễ), nếu vẫn chưa nhận được khoản thanh toán, kế toán cần thông báo cho nhân viên chứng từ để trao đổi lại với khách hàng, tìm hiểu nguyên nhân và
hướng xử lý.
Thực hiện bút toán thu tiền, xử lý tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng
Khi đã nhận được khoản thanh toán từ khách hàng, kế toán phải thu sẽ thực hiện bút toán thu tiền nhằm xử lý ghi tăng giá trị “Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng” đồng thời giảm giá trị tài khoản 131 của khách hàng tương ứng.
Hình 2.6 Giao diện ERP thao tác thiết lập bút toán thu tiền
45
Tương tự thao tác bút toán công nợ, ở bước thu tiền, kế toán phải thu cũng nhập đầy đủ thông tin vào hệ thống, các hóa đơn GTGT được kéo vào để tương ứng giá trị với khoản thanh toán đã nhận được từ khách hàng, sau đó thiết lập “Thao tác phát sinh bản thảo bút toán” với nguồn chứng từ là “Phiếu thu tiền” đã nhập trước đó.
Tại giao diện tạo bản thảo bút toán như hình, kế toán chọn loại chứng từ thu tiền đã nhập, chọn mã khách hàng tương ứng, tạo số lô bản thảo theo công thức “BR + 2 số cuối năm chứng từ + tháng chứng từ + ngày chứng từ + thứ tự phát sinh chứng từ trong ngày'”
Hình 2.7 Giao diện ERP thao tác vào sổ bút toán
Nfi CT kẽ toán Sò ch ng t :<T ữ ư 20210901003
Ngày CT |oi 09 2021 Neucri đăne nhâp ∣WHVN062
Ngây đăng nh p ậ∣07.'09.2021 Tr ng thãi ký duy t |N:khòng ti nạ ệ ế
Nfi ngu n ồP H ng m c mà ạ ụ SO ị
Nạ
Có _____⅛_____Lo i CT ạ
ngu nồ Nia CT nguõn TK k toánẻ So ti n l p ề ậ50 So ti n nguyên tế ệ Mà hóa đon __________________________Tên TK
C.C
Õ 4:Xóa nợ 6102 20210428008 13111 ,640 2,570,185 1,174,715,406 VN 19E00020SS Phát thu t ho t đ ng KDứ ạ ộ
D,
Nτ 4:Xóa nợ 6102 20210601003 13111 1288,919,511 1,288,919,511 VN19EOOO235O Phái thu t ho t đ ng KDử ạ ộ
D
Nc 4:Xóa nợ 6102 20210601004 13111 '01,501,856 '01,501,856 VN19E0002349 Phái thu t ho t đ ng KDử ạ ộ
c 4:Xóa nợ 6102 2021042
8022 13111 896 2,"00,692, 815,705 961 VN19E0002101 Phái thu t ho t d ng KDừ ạ ộ
T ng c ng ổ ộ So tiên bẽn No nguyên t Iệ
1,990,421,367 Bẽn No (n i t ) Iộ ệ 1.990,421,36"
So ti n bén ề Có nguyên tè I 1,990,421,367 So ti n bên ế có (n i ột ) Iệ 1,990,421,367 M c chênh l ch nguyên t Iứ ệ ệ õ So chênh l ch (n i t ) ệ ộ ệ ị õ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
N
ợ Loại L
MI
CTmon NfiCTnsucn TKketMfl Sotieiifipso So⅛nιuj⅛t⅛ Nfihoadon ________________TfflTK
ị C. ịXôanọ 20210030(m Iilll______________ ____________jM,0∞,000 VN 19E0ŨỌ2406_ PháithutừhoạtđộnsKD D
. .'⅛⅛l∏! COI 10’1«) Blll W ' SW PháithutừhoạtđộnsKD
s ti n bèn n theo lo i ti n ch y bão bi Pố ề ợ ạ ề ạ 6.445.533.204 ti n ề bên có theo lo i ạti n ch y báo ế ạ bi u Iể
Browse s ốdòng d ừli u n i ệ ộdung: 3
127.0.0.1-211
Tại giao diện vào sổ như Hình 2.7, kế toán kéo thông tin phiếu thu tiền đã nhập trước đó để hệ thống hiển thị thông tin khoản thanh toán của khách hàng tương ứng.
Kế toán tiến hành ghi Nợ (ghi tăng) tài khoản 112xxx (Trong đó “xxx” là tài khoản cấp 2, phụ thuộc vào Ngân hàng tiền gửi của Công ty đã nhận được khoản thanh toán của khách hàng; ghi Có (ghi giảm) các tài khoản 131 có giá trị tương ứng với khoản thanh toán đã thực nhận. Sau đó kế toán nhấn vào biểu tượng “Chuyển từng chứng từ vào sổ/phục hồi” đợi hệ thống xử lý thông tin nhập sổ, khi có dấu xác nhận ở ô “Mã vào sổ” tức là hệ thống đã ghi nhận thành công.
2.2.2.3 Cấn trừ giá trị hóa đơn - hóa đơn và cấn trừ giá trị hóa đơn - tiền cọc
Hàng tuần, kế toán sẽ tiến hành xử lý cấn trừ đối với các khoản phải thu khách hàng có biến động trong tuần. Khoản này đến từ các khoản điều chỉnh giảm đối với khối lượng, giá trị hàng bán đến từ chất lượng hàng, sau khi đã quyết toán hợp đồng và xuất hóa đơn điều chỉnh. Khoản này cũng có thể được xử lý khi khách hàng tiến hành thanh toán phần tiền cọc. Sau khi cấn trừ, kế toán sẽ theo dõi được số tiền chính xác còn cần phải thu đối với khách hàng
Đối với trường hợp cấn trừ giá trị hóa đơn điều chỉnh giảm, tùy vào giá trị cấn trừ nhiều hay ít mà kế toán sẽ chọn các khoản phải thu đã xuất hóa đơn trước đó, sau đó điều chỉnh số tiền cho tương ứng với hóa đơn điều chỉnh giảm sao cho nợ có bằng nhau. Chi tiết được thể hiện như Hình 2.8:
Hình 2.8 Giao diện ERP thao tác cấn trừ hóa đơn - hóa đơn
Ta có thể thấy để cấn trừ một khoản tiền là 1.990.421.367 đồng kế toán toán sẽ chọn mục “4. Xóa nợ”, sau đó kéo các hóa đơn cho đủ giá trị khoản tương ứng bên Nợ tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng sao cho đúng bằng phần giá trị giảm đã xuất hóa đơn điều chỉnh thể hiện bên Có. Khi đã kiểm tra đã nhập chính xác các thông tin và giá trị, kế toán nhấn xác nhận để phần mềm lưu lại thay đổi.
Trường hợp cấn trừ hóa đơn - tiền cọc, kế toán sẽ xử lý như Hình 2.9:
Ke toán sẽ tiến hành xử lý giống như đối với trường hợp cấn trừ giá trị hóa đơn với hóa đơn, chỉ khác ở chỗ thay vì lựa chọn mục “4. Xóa nợ” ở giá trị bên Nợ tài khoản 131, kế toán sẽ thay bằng mục “3. Đợi khấu trừ”.
2.2.2.4 Tổng hợp, báo cáo, lưu trữ chứng từ
Hàng ngày, kế toán sẽ thường xuyên kiểm tra giao dịch tại tài khoản ngân hàng của công ty khi nhận được thông báo nhận được thanh toán của khách hàng từ bộ phận chứng từ, từ đó kịp thời xác nhận và phát hiện các vấn đề phát sinh để có