3.1.1 Ưu điểmvề tổ chức kế toán về tổ chức kế toán
Bộ phận kế toán được chia thành bốn nhóm nhỏ đó là kế toán tổng hợp, kế toán phải thu, kế toán phải trả và kế toán kho. Mỗi nhóm, mỗi cá nhân sẽ được phân công phụ trách những công việc cụ thể về công tác kế toán hàng ngày, việc xử lý những vấn đề phát sinh, kiểm tra chéo lẫn nhau cũng như báo cáo tuần, tháng, quý, năm. Việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng đảm bảo cho mỗi nhân viên hoàn thành tốt công việc của mình và duy trì được khả năng kiểm soát nội bộ trong bộ phận kế toán.
Về hình thức kế toán
Công ty lựa chọn hình thức kế toán trên phần mềm thông qua hệ thống Workflow ERP GP, công ty đã chuyển đổi từ thao tác chủ yếu thông qua phần mềm Excel đến thao tác gần như hoàn toàn bằng hệ thống ERP. Thao tác thông qua phần mềm kế toán sẽ giúp giảm thiểu sai sót do hệ thống sẽ báo lỗi và yêu cầu thao tác lại nếu nhập sai các khoản mục.
Ngoài ra, sự phân quyền đến từng khoản mục, thao tác của hệ thống ERP giúp mọi người có thể kiểm tra chéo các thông tin trước khi xác nhận và chốt sổ, giảm thiểu sai sót. Đồng thời cấp quản lý cũng có thể dễ dàng theo dõi hoạt động của cấp dưới, trách nhiệm của từng cá nhân đối với từng chứng từ đã được xác nhận.
về công tác kế toán phải thu
Các nhân viên bộ phận kế toán vững chuyên môn, có sự phối hợp tốt trong việc thực hiện công việc hàng ngày, định kỳ được công ty cử đi học các khóa ngắn hạn về kế toán, kiểm toán để nâng cao năng lực và khả năng xử lý công việc, giúp công tác kế toán tại bộ phận nói chung và công tác kế toán phải thu nói riêng luôn được thực hiện hiệu quả, giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty.
Nội bộ kế toán đặt ra những mốc thời gian cụ thể cho việc tổng hợp, báo cáo ngày, tuần, tháng. Việc này giúp mỗi cá nhân chủ động được những công việc cần ưu tiên hoàn thành, đồng thời có đủ thời gian để tự kiểm tra, rà soát số liệu trước khi gửi báo cáo, giảm thiểu sai sót.
về công tác chứng từ
Bộ phận kế toán ngoài lưu trữ chứng từ giấy theo quy định thì mỗi bộ chứng từ sẽ được lưu thêm một bản mềm trên máy vi tính, được sắp xếp theo thư mục từng năm và từng khách hàng, đảm bảo truy xuất nhanh chóng phục vụ việc tìm kiếm, trao đổi thông tin, tăng hiệu quả công việc, tránh mất thời gian.
3.1.2 Hạn chế và nguyên nhân của các hạn chếvề công tác kế toán về công tác kế toán
Thứ nhất, kế toán chưa có các văn bản nội bộ để hướng dẫn cụ thể cách xử
lý đối với các vấn đề phát sinh trong công tác của bộ phận kế toán, đồng thời là các hướng xử lý mở rộng (nếu có) đối với các nhóm tình huống phát sinh khác mà không có cách xử lý cụ thể nhất. Các vấn đề được xử lý chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và đánh giá chủ quan, đôi khi thiếu sự nhất quán.
Nguyên nhân: bộ phận kế toán của công ty qua các năm có sự biến động
nhân sự tại nhiều vị trí, kể cả kế toán trưởng, do đó các quy định nội bộ kèm theo có sự xáo trộn, chưa thực sự nhất quán, hoàn thiện, vẫn đang tiếp tục được chỉnh sửa, bổ sung cho phù hợp với tình hình hoạt động hiện tại của công ty.
Thứ hai, kế toán phải thu trong một vài trường hợp còn bị động trong việc
theo dõi thông tin hợp đồng mới, khoản phải thu mới do chủ yếu dựa vào thông báo từ thư điện tử của bộ phận chứng từ. Các vấn đề phát sinh về hóa đơn, chứng từ từ các bộ phận chứng từ, vận chuyển đôi lúc cũng không được thông báo đến kế toán kịp thời để phối hợp giải quyết.
Nguyên nhân: bộ phận kế toán chủ yếu làm việc với chứng từ, số liệu, đôi lúc
thiếu sự tương tác dẫn đến sự phối hợp chưa nhịp nhàng với các bộ phận khác trong công việc hàng ngày, đặc biệt là các bộ phận thường xuyên liên hệ với kế toán như bộ phận thương mại, bộ phận chứng từ, bộ phận vận chuyển.
Thứ ba, mặc dù công ty kinh doanh mặt hàng khá đặc thù cũng như có các
quy trình bán hàng, giao hàng, thu tiền tương đối khác biệt so với thông thường nhưng công ty lại chưa chuẩn hóa các quy trình đó vào chương trình đào tạo cho
nhân viên mới, chủ yếu dựa vào sự hướng dẫn của nhân viên cũ khi phát sinh vấn đề cụ thể. Điều này dẫn đến việc nhân viên sẽ mất nhiều thời gian hơn để quen với các quy trình tại công ty.
Nguyên nhân: do công ty chủ yếu tuyển dụng nhân viên đã có kinh nghiệm,
có thể đáp ứng yêu cầu công việc trong thời gian ngắn nên ít chủ trọng vấn đề đào tạo cho nhân viên mới, khi phát sinh vấn đề nào mới hướng dẫn vấn đề đó.
về hệ thống phần mềm kế toán
Thứ nhất, mỗi thao tác vào sổ một khoản phải thu bất kỳ vào hệ thống sẽ
kéo theo nhiều loại phiếu, chứng từ. Mặc dù hệ thống ERP tương đối phức tạp với nhiều nhánh, phân hệ chức năng nhưng bộ phận kế toán vẫn chưa có một bộ hướng dẫn cụ thể ứng với thực tế công tác tại công ty mà vẫn sử dụng bộ hướng dẫn cơ bản của bên thứ ba từ lúc mua sắm hệ thống. Đôi lúc việc này khiến khả năng xử lý, kiểm soát các loại thông tin, số liệu theo yêu cầu công việc bị gián đoạn, chưa thực sự hiệu quả do chưa sử dụng bộ mã thích hợp trong hệ thống.
Thứ hai, việc tạo mã khách hàng để lưu trữ vào hệ thống phần mềm kế toán
chưa nhất quán, công ty chưa có quy định cụ thể về cách thiết lập chuẩn để nhân viên có thể thực hiện chính xác. Các kí tự viết thường, in hoa cũng như có hoặc không có dấu cách có thể ảnh hưởng đến việc nhập liệu, lưu trữ do hệ thống bắt buộc nhập chính xác tuyệt đối thì mới có thể hiển thị thông tin khách hàng.
Nguyên nhân: Trước đây kế toán vẫn sử dụng chủ yếu bằng phần mềm excel
cho công việc hàng ngày, hệ thống ERP chỉ mới được sử dụng từ đầu năm 2020 nên hiện tại vẫn đang được hoàn thiện, chỉnh sửa nhiều biểu mẫu chứng từ cho phù hợp hơn, trực quan, rõ ràng hơn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
về công tác chứng từ
Thứ nhất, công tác thu thập hợp đồng kèm chứng từ gốc của khách hàng còn
bị kéo dài, hồ sơ lưu trữ tạm bằng các bản scan gây ảnh hưởng đến việc sắp xếp, kiểm soát, lưu trữ, sau này khi có bản gốc phải lọc và gỡ bỏ bản scan ra, gây hao phí thời gian, vật chất. Có những hợp đồng mặc dù đã quyết toán nhưng vì nhiều nguyên nhân khách quan lẫn chủ quan mà sau khi vượt quá thời hạn bổ sung hồ sơ gốc theo quy định nội bộ (thông thường là 2-3 tháng), kế toán vẫn chưa thể thu thập đầy đủ chứng từ gốc từ phía khách hàng.
Thứ hai, quá trình lưu trữ chứng từ gốc của khách hàng phục vụ lưu trữ chưa thực sự hiệu quả, gây mất thời gian, công sức. Các năm sử dụng cách phân loại và nhóm chứng từ khác nhau, cụ thể trước 2020 chứng từ được xếp theo số hóa đơn, từ 2020 chứng từ được xếp theo từng khách hàng. Các bìa hồ sơ lưu trữ chứng từ giấy theo khách hàng cũng chỉ được sắp xếp ngẫu nhiên, thiếu sự đối chiếu khối lượng giao dịch của năm trước để dự đoán khối lượng chứng từ của năm sau, các bìa chứa chứng từ của nhiều khách hàng có thể bị quá tải, phải chuyển bìa.
Nguyên nhân: công ty chưa có những quy định cụ thể áp dụng cho các
trường hợp chậm trễ trong việc thu thập, lưu trữ chứng từ. Các thời hạn chỉ được đưa ra để các bộ phận nắm bắt và sắp xếp hoàn thành đúng hạn, chứ chưa quy định nếu không hoàn thành đúng hạn sẽ xử lý như thế nào.
Do một quy trình gồm nhiều bước nên sẽ phát sinh trường hợp một bộ phận bị phụ thuộc vào kết quả của bộ phận khác, khiến họ bị đưa vào thế bị động, không thể hoàn thành nhiệm vụ.