1.2 Nội dung kếtoán cáckhoản phải thu
1.2.7Kiểm soát nội bộ cáckhoản phải thu
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 (VSA 315) được ban hành theo thông tư số 214/2012/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2014, hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp bao gồm các yếu tố: môi trường kiểm soát; quy trình đánh giá rủi ro; hệ thống thông tin và truyền thông; các hoạt động kiểm soát; giám sát các kiểm soát. Áp dụng các nội dung trên vào kiểm soát nội bộ các khoản phải thu, ta có thể sơ lược các nội dung như sau:
Môi trường kiểm soát
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả trước hết phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những cá nhân có liên quan đến toàn bộ quá trình kiểm soát.
Tiếp theo đó, yếu tố có tác động lớn đến kiểm soát nội bộ đó chính là triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc, cũng như sự tham gia của Ban quản trị vào việc thiết kế và theo dõi quy trình kiểm soát nội bộ tại công ty
Các yếu tố như cơ cấu tổ chức, chính sách quy định, sự phân công quyền hạn cũng tác động đến kết quả cuối cùng của kiểm soát nội bộ, nhưng suy cho cùng vẫn sẽ chịu ảnh hưởng từ cấp lãnh đạo.
Quy trình đánh giá rủi ro
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc kiểm soát rủi ro của doanh nghiệp tốt hay không sẽ dựa trên cơ sở khả năng xác định, phân tích đánh giá rủi ro đó để có quyết định hoặc hành động phù hợp.
Một số đặc điểm của các khoản phải thu có thể ảnh hưởng đến việc xác định và ước lượng chính xác rủi ro của chúng, có thể kể đến như:
• Khoản mục nợ phải thu là khoản mục liên quan mật thiết đến kết quả hoạt động kinh doanh, do đó có thể trở thành đối tượng áp dụng các thủ thuật nhằm thôi phồng doanh thu và lợi nhuận.
• Việc lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi vốn là các khoản ước tính, do đó nếu không đánh giá đúng các khoản phải thu sẽ dẫn đến khả năng sai sót.
Hệ thống thông tin và truyền thông
Kiểm toán viên phải tìm hiểu về hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính, bao gồm các quy trình kinh doanh có liên quan, gồm các nội dung sau:
• Các nhóm giao dịch trong hoạt động của đơn vị có tính chất quan trọng đối với báo cáo tài chính;
• Các thủ tục được thực hiện trong hệ thống công nghệ thông tin hoặc thủ công, để tạo lập, ghi chép, xử lý, chỉnh sửa các giao dịch, ghi nhận vào Sổ cái và trình bày báo cáo tài chính;
• Các tài liệu kế toán liên quan, các thông tin hỗ trợ và các khoản mục cụ thể trên báo cáo tài chính được dùng để tạo lập, ghi chép, xử lý và báo cáo giao dịch, kể cả việc chỉnh sửa các thông tin không chính xác và cách thức dữ liệu được phản ánh vào Sổ cái. Các tài liệu kế toán này có thể dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử;
• Cách thức hệ thống thông tin tiếp nhận các sự kiện và tình huống có tính chất quan trọng đối với báo cáo tài chính (không bao gồm các giao dịch);
• Quy trình lập và trình bày báo cáo tài chính của đơn vị, bao gồm cả các ước tính kế toán và thông tin thuyết minh quan trọng;
• Các kiểm soát đối với những bút toán, kể cả bút toán ghi sổ không thông dụng để ghi nhận các giao dịch không thường xuyên, các giao dịch bất thường hoặc các điều chỉnh
Kiểm toán viên phải tìm hiểu cách thức đơn vị trao đổi thông tin về vai trò, trách nhiệm và các vấn đề quan trọng khác liên quan tới báo cáo tài chính, gồm:
• Trao đổi giữa Ban Giám đốc và Ban quản trị;
• Thông tin với bên ngoài, ví dụ với các cơ quan quản lý có thẩm quyền
Hoạt động kiểm soát
Xây dựng quy trình bán hàng - thu tiền gồm sự tham gia của nhiều bộ phận, nhiều cá nhân, tách bạch nhiệm vụ, có sự đối chiếu, kiểm tra chéo lẫn nhau để đảm bảo hiệu quả của quy trình kiểm soát nội bộ
Xây dựng chính sách bán hàng cụ thể, nhất là các điều khoản về thanh toán, chiết khấu. Thường xuyên cập nhật tình hình tài chính của khách hàng, phù hợp với giá trị giao dịch và mức tín dụng, thời hạn tín dụng của khách hàng đó.
Kiểm soát, theo dõi sát sao các hoạt động quản lý công nợ phải thu, báo cáo phân tích tuổi nợ, quá trình đối chiếu công nợ, thu hồi nợ
Hoàn thiện hệ thống kế toán chi tiết nợ phải thu nhằm tăng hiệu quả kiểm soát cũng như tổng hợp, thống kê, báo cáo