S T
Ten hang hán, dịch ⅜ f Dint vị tính
Số Iirirag
IXrn giá Thành liền
A B C J 2 3≡1 12
Ihan cám 5b.l (Thòng sổ theo Iicuchuan TCVN: Dò âm toán phân (ARB): 9,30%, Dd Iro(DB): 34,20%, Chflt bdc (DB): 6,68%; Luu huy nh (DB): 0,57%; Nhict nang toán phẩn (DB) 5350 kcaí/kg, Cỡ hat trên 15IWH: 3,70%)
Tẩn 20.697,66
O
O
Sô Iuung g tam do quy VC đỏ âm 8,5% Tần 180,96
1 Sd I LRing thanh toàn Tản 20.516,
7
1.736.600 35629301.220
Phuung tiên vân chuyền: Táu ∣x∖ng Bflc 22-05 O
Cân cửhợpđông sô RfWHVN.' ký ngay
O
Công tiên háng: 35629301.220
Ihuc suất GTGT: 10% Tiền Ihuc GTGT: 3562.930.122
TAagcộng tiền thanh mán: 39.192 231.342 Sổ lien V ict báng I-hừ: Ba muôi chín tỷ một trâm chín muui hai triẽu hai tτ⅛n ha nmol mốt nghɪn ha trflm bdnmu<n hai đỏng
Ngirữi mua hang Ngiriri bán hảng
(Kỷ. ghi rỏ hộ tint (Kỷ. ghi rò họ tint
Ngáy, tháng ghi sô So hiệu Chứng từ Diengiai TK đổi ớng Sò den Sò dơ Ghi chú Nợ Co Nợ Có Sô d đáu kỹư 0,00 0,00 0,00 0,00 3004.202 1 9101- 20210430 024
Net off amount acc∞nt 1381 and S115/ Điêu chinh chuyên kho 8115 0,00 865.956,00 0,00 ,00 865.956 Net off am 3004.202 1 9105- 2021(M30 043
Adj dec qty Đc giâm klg do chénh l ch chuyên ld o BT ->ậ ɪ NTTO421 ___ 1561 ,00 383.582 0,00 ,00 482.374 3004202 1 9105- 20210430 043
Adj dec qty Đc giâm klg do <hẽnh Uch chuyên Idio BT -> NTTO4-21 ___ 1561 177.822,00 0,00 0,00 ,00 304.552 3004202 1 9105- 20210430 043
Adj dec Cfy Đc giâm klg do chênh l ch duyên Idio BT ->ệ
NTT0421 '________________________________
1561 ,00 304.552 0,00 0,00 0,00
Cộng phát sinh: 865.956
,00 865.956,00
Sò dơ cuòikỳ: -ð- ...0,00
Dựa vào thông tin từ biên bản giao nhận hàng hóa và phiếu nhập kho thực tế (mẫu Phụ lục 2), kế toán tiến hành nhập dữ liệu nhập kho vào hệ thống. Với mẫu hóa đơn mua hàng như trên, kế toán sẽ tiến hành nhập chứng từ nhập kho vào hệ thống với khối lượng là 20.516,7 tấn và giá trị tương ứng là 35.629.301.220 đồng (giá trị nhập là số tiền đã tách thuế GTGT) và phần thuế với giá trị 3.562.930.122 sẽ theo dõi vào tài khoản 133 - Thuế GTGT được khấu trừ.
Cuối mỗi tháng, kế toán theo dõi sổ chi tiết tài khoản 133 (Phụ lục 5) giá trị của tất cả các khoản thuế GTGT đã được khấu trừ trong tháng, các khoản thuế GTGT không thuộc diện được khấu trừ sẽ chuyển sang tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Sau đó kế toán sẽ tiến hành kết chuyển từ TK3331 - Thuế GTGT phải nộp qua TK133 - Thuế GTGT được khấu trừ. Nếu TK3331 có giá trị lớn hơn TK133 thì tiến hành nộp phần thuế chênh lệch đó về ngân sách Nhà nước, nếu TK133 có giá trị lớn hơn TK3331 thì giữ lại để tiếp tục khấu trừ vào tháng sau (Theo quy định của Luật thuế GTGT)
2.2.4 Ke toán các khoản phải thu khác
Công ty sử dụng TK 138 “Phải thu khác” để hạch toán các khoản như tài sản thiếu chờ giải quyết, tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính, các khoản phải thu khác... Với hoạt động hiện tại, công ty ít khi sử dụng đến tài khoản này vì các khoản phát sinh hầu như rất ít, chủ yếu là để hạch toán các khoản tài sản thiếu chờ xử lý hoặc như một tài khoản đối ứng đối với các khoản doanh thu trích trước.
Do công ty có nhiều kho chứa hàng hóa nên trong tháng sẽ phát sinh nhiều lượt vận chuyển hàng hóa qua lại giữa các kho, đôi khi xảy ra hao hụt trong quá trình vận chuyển hoặc lệch cân giữa các kho.
50
Hình 2.11 Sổ chi tiết Tài sản thiếu chờ xử lý
Đơn Vị : Công Ty TNHH WeDiimt việt Nam
Địa Chi: Tầng 6, Tòa Nhà Mapletree Business Center, 1060 Đại Lộ Nguyễn Văn Linli
Phường Tân Phong, Quặn 7, TPHCM, VN
sô CHI TiET CÁC TÀI KHOẢN
Tài khoản :1381
Tên tài khoản : Tài sản thiểu chờ xử lý Thoigian : 01/04/2021 — 30/04/2021 Đối tượng :
I IKM M ⅛wy⅛ ι⅛ ½⅛⅛≡ IffiIKfaii Iffli / Difflgiii C.C Ố 1 Di⅛l⅛M⅛ W W ⅛[≡Wb⅛ltaIII: "jw ⅛- ⅞Γ ∖ _ WΛBtaU ⅛⅛ W ___ Wg WC ≡jj⅛( Ngày, tháng ghi sò So hiệu Chứng từ Diengiai TK đỗi ứng Sò tien Sò dơ Ghichti Nợ Có Nợ Có
Sô dư đáu kỳ C-OC Ọ OC 0,00 0. OC
3004202 1
9101- 2Q21W3C 006
Unbilled revenue Doanh thu trích truõc TOt.2021 - 8.4367 12 7-CHL_________________ 5119 1.577.584.400.00 c .cc 1.577.584.400.00 Unbilled Cộng phãt sinh: 1.577.584.400.00 ặ õõ Sò dư CUoi kỳ : "1577.584.400.00 ...C
(Nguồn: Bộ phận kế toán công ty Welhunt)
Cuối mỗi tháng, kế toán sẽ dựa vào các phiếu cân nhập, xuất giữa các kho để xác định lượng chênh lệch từng đợt, tiến hành lập biên bản xử lý chênh lệch chuyển kho và ghi nhận vào tài khoản 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý (Nợ TK 1381/ Có TK 1561 - Hàng hóa). Sau đó, nếu xác định nguyên nhân đến từ hao hụt trong di chuyển hoặc do cân giữa các kho, kế toán sẽ cấn trừ toàn bộ giá trị của tài khoản 1381 vào tài khoản 811 - Chi phí khác, nội dung hạch toán được thể hiện như sổ chi tiết tài khoản 1381 bên trên.
Trong một số trường hợp đặc biệt khi các điều chỉnh chưa được phát hành hóa đơn hoặc khách hàng thanh toán tiền trước, kế toán sẽ ghi nhận một khoản doanh thu trích trước (Unbilled revenue) cùng một khoản phải thu khác tương ứng vào phần mềm ERP:
Thời điểm ghi nhận: ngày cuối tháng
• Nếu khoản unbill đó là số dương:
Ghi Nợ TK 13886 - Phải thu khác (khách hàng)_Unbilled revenue Có TK 5119 - Doanh thu bán hàng khác_Unbilled revenue
Hình 2.12 Giao diện ERP thao tác vào sổ TK13886
• Nếu khoản unbill đó là số âm:
Ghi Nợ TK 5119 - Doanh thu bán hàng khác_Unbilled revenue Có TK 13886 - Phải thu khác (khách hàng)_Unbilled revenue Điền mã khách hàng vào cột theo dõi nợ
Hình 2.13 Sổ chi tiết Phai thu khác khách hàng_Unbilled
Đơn VỊ : Còng Ty TNHH WeDiunt việt Nam
Địa Clii : Tầng 6, Tòa Nhà Maplettee Business Center, 1060 Đại Lộ Nguyễn Vãn Linh Phướng Tàn Phong Quận 7, TPHCM, VN
SỎ CHI TÍẾT CÁC TÀI KHOẢN
Tài khoăn: 13886
Tên tài khoán : Phãi thu khãc khách hàng_UnbiHed Other receivable S-Unbilled Thời gian : 01/04/2021 ~ 30/04/2021 Đối tượng: CHL
(Nguồn: Bộ phận kế toán công ty Welhunt)
Mỗi khách hàng sẽ được theo dõi riêng một tài khoản 13886 để kế toán dễ dàng xử lý các nghiệp vụ phát sinh trong tương lai, không làm ảnh hưởng đến các khoản thu chi khác. Sổ chi tiết tài khoản 13886 của khách hàng sẽ có nội dung như mẫu bên trên.
2.2.5 Ke toán các khoản tạm ứng
Quy trình tạm ứng tại công ty gồm các bước: Nhận và kiểm tra chứng từ → Thực hiện hồ sơ thanh toán → Ghi nhận vào hệ thống ERP → Lưu trữ chứng từ
Nhận và kiểm tra chứng từ
Ngày, tháng ghi sò So hiệu Chứng tờ Diễn giãi TK đổi ứng
Sô tiên Sò dư Ghichu
Nợ Có Nợ Cỏ Sô d đáu kỳư 0,00 0 ,00 0,00 0,00 23.04'20 21 9103- 2021(423 OOl
Advance ỉot Entertainment fee with SCG T m ng tiẽp kháchạ ứ
1114
2 00 15.000.000, ,oc c 15.000.000,00 0,00
Cộng phát sinh: 15.000.000,
00 OC C
Sò dư cuòi kỳ : ”'ì'5’.ÕÓo’.ÕÕÕ,ÕỎ -
Khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán tiến hành kiểm tra các chứng từ có liên quan đến các khoản chi tạm ứng đó mà nhân viên các bộ phận đã gửi đến bao gồm:
• Giấy đề nghị tạm ứng (được tạo theo mẫu của công ty, có đầy đủ chữ ký theo quy định)
• Bảng liệt kê các chi phí tạm tính có trưởng phòng phê duyệt (công tác phí; đồ dùng văn phòng; sự kiện...)
Khi phát hiện các vấn đề sai sót, chưa phù hợp với quy định của công ty về nội dung cũng như số tiền tạm ứng, kế toán phản hồi lại với người xin tạm ứng để có hướng xử lý phù hợp.
Nếu đơn đề nghị tạm ứng đã hợp lệ, kế toán tiếp nhận và gửi lại một bản sao cho nhân viên để sau này làm căn cứ hoàn ứng.
Kế toán tiến hành nhập đơn xin tạm ứng vào hệ thống để làm căn cứ hạch toán vào các tài khoản liên quan, nội dung được điền tại các mục như Hình 2.14:
Hình 2.14 Giao diện ERP thao tác thiết lập đơn xin tạm ứng
Tại thao tác thiết lập đơn xin tạm ứng này, kế toán cần đảm bảo nhập nội dung chính xác với đơn thực tế đã nhận được, nhất là số tiền tạm ứng, tránh sai sót ảnh hưởng đến các chứng từ liên quan có đính kèm phiếu nội dung tạm ứng này. Vào sổ kế toán tài khoản 141 - Tạm ứng
Sau khi đã có đầy đủ chứng từ hợp lệ để ghi nhận khoản tạm ứng, kế toán tiến hành hạch toán tài khoản 141 - Tạm ứng vào hệ thống ERP:
Hình 2.15 Giao diện ERP thao tác vào sổ bút toán
'Thao tác thi t l p chúng tù k toánế ậ ế
DL (D) Tác d ng(F) ụ Tho t ắ(X)
⅛sl∙≡ε
S ch ng t KT ố ử ừ 20210202011
H ng m c m ạ ụ ỡsô
Chi tiết
Người đãng nhap WHVNOA 5
Tr ne thãi kỹ duy t ạ ệI Nikhong Iten hanh ký duyèt đ ▼
Ăíà nguòn
Sao chep nguòn
Tại giao diện thiết lập chứng từ, kế toán tiến hành kéo nội dung phiếu 1201 (Đơn tạm ứng) như đã trình bày ở trên nhằm vào sổ tài khoản Tạm ứng
Hình 2.16 Sổ chi tiết tài khoản Tạm ứng
Đơn Vi : Công Ty TNHH Wefliunt Việt Nam
Địa Chi : Tầng 6, Tòa Nhà Mapletree Business Center, 1060 Đại Lộ Nguyền Văn Linh Phường Tân Phong, Quận 7, TPHCNL VN
SỎ CHI TiET CÁC TÀI KHOẢN
Tài khoân :1411
Tẽn tài khoản : Tạm ứng cho nhân viên Advance for employee Thời gian : 01/04/2021 ~ 30/04/2021
Đối tượng : WHVNOl8
(Nguồn: Bộ phận kế toán công ty Welhunt)
Ke toán tiến hành ghi Nợ TK141 - Tạm ứng, đồng thời ghi Có TK111 nếu chi tạm ứng bằng tiền mặt hoặc Có TK112 nếu chi tạm ứng bằng chuyển khoản.
Tài khoản này sẽ được theo dõi riêng cho từng đối tượng nhân viên tại công ty (như Hình 2.16) để thuận tiện cho việc xử lý tạm ứng và hoàn ứng, đồng thời cũng giúp kế toán dễ dàng theo dõi để đôn đốc, nhắc nhở nhân viên thực hiện đúng quy định công ty về tạm ứng và hoàn ứng.
Thực hiện hồ sơ thanh toán
Tiền mặt
• Sau khi nhận được hồ sơ thanh toán bằng tiền mặt kế toán sẽ cân đối quỹ tiền, sau đó báo với quản lý tài chính trong trường hợp thiếu tiền mặt. Khi đã đủ điều kiện, kế toán tiến hành chi tiền mặt theo ngày đề nghị thanh toán.
• Kế toán tiến hành theo dõi các khoản tạm ứng cá nhân đã thực hiên để kịp thời nhắc nhở việc hoàn ứng
• Cuối tháng kế toán thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt để đảm bảo đầy đủ, chính
xác số tiền
Tiền chuyển khoản
• Những bộ đề nghị thanh toán được nhân viên các bộ phận chuyển sang phòng kế toán từ ngày 01 đến ngày 15 hàng tháng sẽ được thanh toán vào ngày 25 cùng tháng
• Đối với những bộ thanh toán từ ngày 16 đến ngày cuối tháng sẽ thanh toán vào ngày 10 của tháng tiếp theo
• Đối với các đề nghị thanh toán gấp phải đưa trước 03 ngày làm việc để kế toán có thời gian xử lý chứng từ và báo cáo chuẩn bị nguồn tiền
• Đối với những giao dịch trên 100,000 USD thì bộ phận kế toán phải báo trước cho cấp trên để chuẩn bị nguồn tiền.
• Đối với những khoản thanh toán trong trường hợp gấp nhưng chưa đủ hồ sơ hoặc chưa có con số chính xác, người đề nghị tạm ứng cần gửi thông báo trước để bộ phận kế toán sắp xếp nguồn tiền và đưa ra hướng xử lý phù hợp
Lưu trữ chứng từ
Ghi nhận các khoản thanh toán tạm ứng và đánh số với những bộ tiền mặt, theo dõi chứng từ hóa đơn (bổ sung nếu thiếu...)
Khách hàng Hạn mức tín dụng
Thời hạn tín dụng cho phép
“Ã 10.000.000 đồng 30 ngày
Sau khi thanh toán, đóng dấu PAID trên đề nghị thanh toán (thể hiện được ngày thanh toán), đóng thành bộ cho từng nghiệp vụ, tổng hợp và lưu tập tin trên máy tính theo tháng
Theo dõi những chứng từ thiếu, hoặc những chứng từ chưa có bản gốc để yêu cầu cung cấp. Ngày thứ sáu hàng tuần mở tập tin theo dõi và gửi yêu cầu cung cấp chứng từ gốc đến những bộ phận liên quan
Kế toán tiến hành phô tô hóa đơn để lưu trong bộ chứng từ, bản chính sẽ được kê khai thuế và lưu kèm bảng kê mua vào, trên hóa đơn gốc lưu có ghi chú số của bộ chứng từ thanh toán. Hóa đơn được lưu theo thứ tự của bảng kê mua vào trong tháng.
2.2.6 Dự phòng nợ phải thu khó đòi
Trước khi ghi nhận một khoản phải thu khách hàng là khoản khó đòi để báo cáo xem xét lập dự phòng, kế toán tiến hành các bước theo dõi thanh toán:
• Hàng tuần, kế toán có nhiệm vụ lập Bảng theo dõi tình hình thanh toán của tất cả khách hàng, gửi cho bộ phận chứng từ và bộ phận bán hàng để hối thúc khách hàng nhằm thu hồi công nợ đầy đủ và đúng hạn. Bảng theo dõi này được kế toán lập dựa trên Phiếu yêu cầu thanh toán được gửi đến từ bộ phận chứng từ
• Đối với khách hàng đã quá hạn thanh toán, kế toán cần ghi chú nguyên nhân chậm trễ và phản hồi kèm theo, sau đó lập báo cáo gửi Ban Giám đốc để tiến hành theo dõi định kỳ
Tùy vào số tiền cũng như thời hạn tín dụng của từng khách hàng, kế toán sẽ tiến hành gửi biên bản đối chiếu công nợ cho khách hàng và báo cáo kế toán trưởng để tham gia giám sát tiến độ thực hiện. Bộ phận kế toán xây dựng chính sách và gửi đối chiếu công nợ như sau:
• Tại thời điểm cần đối chiếu công nợ mà khách hàng đã hơn 90 ngày chưa thanh toán thì kế toán phải gửi biên bản đối chiếu công nợ
• Tùy vào quy định hạn mức từng khách hàng của công ty, khi khách hàng có số dư nợ vượt quá hạn mức đó thì kế toán phải gửi đối chiếu công nợ hàng tháng. Hạn mức này được xác định theo bảng minh họa:
^B 15.000.000 đồng 45 ngày
^c 20.000.000 đồng 30 ngày
S
a ocD Mã khách hàng Số hóa đơn Ngày hóa đơn PTTT Hạn thanhtoán ngày0-30 31-60ngày 61-90ngày ngày>90 Tổngcộng
T
r Thiên T NT 4 000125 02102/02/2 Chuyển khoản 02/23/2021 1,150 1,150 H
ò Jasmine H CD 5 000136 02104/16/2 Chuyển khoản 05/10/2021 3,850 3,850 T
i Jenny T DT 0 000147 02106/10/2 Chuyển khoản 07/15/2021 750 750
K
e Kha N NTY 6 000150 02107/15/2 Chuyển khoản 08/15/2021 1,350 1,350 N
h Kha K NT 3 000153 02108/15/2 Chuyển khoản 09/15/2021 1,500 1,500 T
r Chi C NTH 0 000156 02108/26/2 Chuyển khoản 09/26/2021 568 568
Theo quy định của công ty, đối với các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán (không tính các trường hợp có thỏa thuận trước), mốc thời gian tại thời điểm lập báo cáo, mức trích lập dự phòng dựa vào thời gian quá hạn nợ.
Hàng tuần, kế toán phải thu sẽ tổng hợp thông tin chi tiết về các khoản nợ quá hạn của khách hàng, gửi đến các bộ phận có liên quan để rà soát và đối chiếu số liệu. Một bản báo cáo nợ quá hạn (Aging report) sẽ gồm các thông tin cơ bản như mẫu sau:
Hình 2.17 Minh họa báo cáo nợ quá hạn
BÁO CÁO CÁC KHOẢN NỢ QUÁ HẠN THÁNG 09/2021
(Đvt: triệu đồng)
Đối với nội dung báo cáo nợ quá hạn như Hình 2.17, kế toán đã tiến hành tổng hợp các khoản nợ từ 30 ngày trở lên (nhóm cần chú ý) nhằm có biện pháp thu hồi nợ phù hợp cũng như gửi biên bản đối chiếu công nợ, nhắc thanh toán định kỳ đến khách hàng.
Kết thúc năm tài chính, dựa vào sổ công nợ chi tiết của các khách hàng, kế toán phải thu tập hợp đầy đủ chứng từ chứng minh các khoản nợ khó đòi (bao gồm
Hợp đồng bán hàng, biên bản quyết toán hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ,
...), báo cáo tình hình cho kế toán trưởng để xem xét, nếu đảm bảo khung thời gian cũng như điều kiện theo quy định tại Thông tư 48/2019/TT-BTC thì xin ý kiến Ban Giám đốc lập cuộc họp để thẩm định mức trích các khoản dự phòng, trong đó có khoản dự phòng phải thu khó đòi.