2.2 Thực trạng kếtoán cáckhoản phải thu tại công ty
2.2.6 Dự phòng nợ phải thu khó đòi
Trước khi ghi nhận một khoản phải thu khách hàng là khoản khó đòi để báo cáo xem xét lập dự phòng, kế toán tiến hành các bước theo dõi thanh toán:
•
Hàng tuần, kế toán có nhiệm vụ lập Bảng theo dõi tình hình thanh toán của tất cả khách hàng, gửi cho bộ phận chứng từ và bộ phận bán hàng để hối thúc khách hàng nhằm thu hồi công nợ đầy đủ và đúng hạn. Bảng theo dõi này được kế toán lập dựa trên Phiếu yêu cầu thanh toán được gửi đến từ bộ phận chứng từ•
Đối với khách hàng đã quá hạn thanh toán, kế toán cần ghi chú nguyên nhân chậm trễ và phản hồi kèm theo, sau đó lập báo cáo gửi Ban Giám đốc để tiến hành theo dõi định kỳTùy vào số tiền cũng như thời hạn tín dụng của từng khách hàng, kế toán sẽ tiến hành gửi biên bản đối chiếu công nợ cho khách hàng và báo cáo kế toán trưởng để tham gia giám sát tiến độ thực hiện. Bộ phận kế toán xây dựng chính sách và gửi đối chiếu công nợ như sau:
•
Tại thời điểm cần đối chiếu công nợ mà khách hàng đã hơn 90 ngày chưa thanh toán thì kế toán phải gửi biên bản đối chiếu công nợ•
Tùy vào quy định hạn mức từng khách hàng của công ty, khi khách hàng có số dư nợ vượt quá hạn mức đó thì kế toán phải gửi đối chiếu công nợ hàng tháng. Hạn mức này được xác định theo bảng minh họa:^B 15.000.000 đồng 45 ngày
^c 20.000.000 đồng 30 ngày
S
a ocD Mã khách hàng Số hóa đơn Ngày hóa đơn PTTT Hạn thanhtoán ngày0-30 31-60ngày 61-90ngày ngày>90 Tổngcộng
T
r Thiên T NT 4 000125 02102/02/2 Chuyển khoản 02/23/2021 1,150 1,150 H
ò Jasmine H CD 5 000136 02104/16/2 Chuyển khoản 05/10/2021 3,850 3,850 T
i Jenny T DT 0 000147 02106/10/2 Chuyển khoản 07/15/2021 750 750
K
e Kha N NTY 6 000150 02107/15/2 Chuyển khoản 08/15/2021 1,350 1,350 N
h Kha K NT 3 000153 02108/15/2 Chuyển khoản 09/15/2021 1,500 1,500 T
r Chi C NTH 0 000156 02108/26/2 Chuyển khoản 09/26/2021 568 568
Theo quy định của công ty, đối với các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán (không tính các trường hợp có thỏa thuận trước), mốc thời gian tại thời điểm lập báo cáo, mức trích lập dự phòng dựa vào thời gian quá hạn nợ.
Hàng tuần, kế toán phải thu sẽ tổng hợp thông tin chi tiết về các khoản nợ quá hạn của khách hàng, gửi đến các bộ phận có liên quan để rà soát và đối chiếu số liệu. Một bản báo cáo nợ quá hạn (Aging report) sẽ gồm các thông tin cơ bản như mẫu sau:
Hình 2.17 Minh họa báo cáo nợ quá hạn
BÁO CÁO CÁC KHOẢN NỢ QUÁ HẠN THÁNG 09/2021
(Đvt: triệu đồng)
Đối với nội dung báo cáo nợ quá hạn như Hình 2.17, kế toán đã tiến hành tổng hợp các khoản nợ từ 30 ngày trở lên (nhóm cần chú ý) nhằm có biện pháp thu hồi nợ phù hợp cũng như gửi biên bản đối chiếu công nợ, nhắc thanh toán định kỳ đến khách hàng.
Kết thúc năm tài chính, dựa vào sổ công nợ chi tiết của các khách hàng, kế toán phải thu tập hợp đầy đủ chứng từ chứng minh các khoản nợ khó đòi (bao gồm
Hợp đồng bán hàng, biên bản quyết toán hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ,
...), báo cáo tình hình cho kế toán trưởng để xem xét, nếu đảm bảo khung thời gian cũng như điều kiện theo quy định tại Thông tư 48/2019/TT-BTC thì xin ý kiến Ban Giám đốc lập cuộc họp để thẩm định mức trích các khoản dự phòng, trong đó có khoản dự phòng phải thu khó đòi.
Chỉ tiêu liên
quan Trình bày trên BCĐKT Trình bày trên Thuyết minhBCTC (Mẫu số B09-DN)
Phải thu khách
hàng MS 131: Phải thu ngắn hạn củakhách hàng Mục số 5: Phải thu ngắn hạncủa khách hàng
Nếu cần trích lập thêm, kế toán hạch toán số chêch lệch vào chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 2293- Dự phòng phải thu khó đòi/ Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Nếu được hoàn nhập thì kế toán sẽ hạch toán ngược lại: Nợ TK 642/ Có TK 2293.
