(Nguồn: Bộ phận kế toán công ty Welhunt)
Công ty ký hợp đồng mua than nhiệt từ các nhà cung cấp trong nước hoặc nước ngoài, khi than được vận chuyển về, công ty có thể bán trực tiếp cho khách hoặc đưa về Kho 1 và Kho 2 để dự trữ và xuất bán sau.
Đối với trường hợp xuất bán trực tiếp (kho tổng), khối lượng giao dịch sẽ phụ thuộc vào hình thức mà khách hàng lựa chọn, nếu chọn DAP 1 thì khối lượng than giao sẽ được tính theo chứng thư khối lượng thực tế tại nơi bán, nếu chọn DAP 2 thì khối lượng than giao sẽ được tính theo khối lượng cân tại kho của khách hàng.
37
Đối với trường hợp xuất bán tại kho, khối lượng than giao cũng sẽ được tính toán tương tự trường hợp xuất bán trực tiếp, đó là tính theo khối lượng cân tại kho của công ty hoặc khách hàng, sau đó thống nhất con số cuối cùng giữa công ty và khách hàng nếu có sự chênh lệch giữa khối lượng cân tại kho công ty và kho khách hàng.
Các bước chi tiết trong quy trình bán hàng, thu tiền tại công ty:
Quyết toán hợp đồng, điều chỉnh (nếu có)
X
• Chứng từ, Kế toán phải thu
Z
Ghi nhận doanh thu, khoản phải thu khách hàng vào hệ
thông
• Kế toán phải thu
____________________________________ √
Theo dõi thanh toán nợ X
• Thương mại, Chứng từ, Kế toán phải thu
Z
Báo cáo X
• Kế toán phải thu ∖_________________________
Bước 1 - Tìm kiếm khách hàng: phòng Thương mại sẽ tiến hành xác định, tiếp cận nhóm khách hàng có nhu cầu cũng như nhóm khách hàng liên hệ mua hàng tại công ty, ghi nhận những thông tin cần thiết để làm tiền đề cho việc ký kết hợp đồng. Đồng thời nhân viên có liên quan sẽ tiến hành nghiên cứu, phân tích thị trường, tìm kiếm khách hàng tiềm năng mới
Bước 2 - Ke kết hợp đồng: Sau khi đã thống nhất những điều khoản giữa các bên, công ty và khách hàng tiến hành ký kết hợp đồng. Nhân viên bộ phận Thương mại và Chứng từ sẽ phối hợp lên chi tiết hợp đồng và trình cấp trên phê duyệt. Hợp đồng hợp pháp, có hiệu lực là hợp đồng có chữ ký và đóng dấu của Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc kinh doanh (đã được ủy quyền)
Bước 3 - Lập kế hoạch giao hàng: sau khi có được thông tin than về để giao
cho khách, bộ phận Tàu hàng & Vận chuyển cập nhật thông tin cho bộ phận kế toán tạo mã than mới để làm căn cứ theo dõi, bộ phận Chứng từ tập hợp thông tin gửi thông báo giao hàng chi tiết cho khách hàng
Bước 4 - Giao hàng; Xuất hóa đơn GTGT: tương ứng với mỗi hình thức bán
hàng, bộ phận Tàu hàng hoặc Vận chuyển sẽ phối hợp với kế toán kho để chuyển cho kế toán phải thu các chứng từ chứng minh khối lượng than giao phù hợp (Chứng thư khối lượng, Phiếu cân tại kho) phục vụ cho việc xuất hóa đơn GTGT chính xác và đúng quy trình
Bước 5 - Quyết toán hợp đồng, điều chỉnh (nếu có): Dựa vào các chừng từ
giao nhận thực tế, nhân viên Chứng từ tập hợp các loại giấy tờ có liên quan để lập biên bản quyết toán, thống nhất các con số cuối cùng với khách hàng để làm cơ sở cho việc thanh toán từ phía khách hàng. Sau khi lập xong biên bản quyết toán, nhân viên chứng từ sẽ gửi những hóa đơn nháp kèm các tập tin có liên quan qua thư điện tử cho kế toán phải thu nhằm rà soát, đối chiếu các thông tin điều chỉnh và số tiền thanh toán cuốicùng. Tùy vào hình thức bán hàng, kế toán phải thu sẽ lập hóa đơn quyết toán giá trị tổng của hợp đồng hoặc hóa đơn điều chỉnh cho những hóa đơn đã được phát hành trước đó.
Bước 6 - Ghi nhận doanh thu, khoản phải thu vào hệ thống: việc ghi nhận và
hạch toán các nghiệp vụ phát sinh sẽ được kế toán phải thu nhập liệu và xử lý trong hệ thống ERP, đính kèm các chứng từ có liên quan (Quy trình chi tiết sẽ được trình bày ở phần sau)
Bước 7 - Theo dõi thanh toán nợ: dựa vào các số liệu đã ghi nhận trong
tháng, kế toán phải thu tổng hợp danh sách các khoản đến hạn thanh toán của khách hàng gửi cho bộ phận Chứng từ và Thương mại để phối hợp liên hệ khách hàng thanh toán tiền đúng hạn, kịp thời báo cáo các vấn đề phát sinh cho cấp quản lý để có biện pháp xử lý cho phù hợp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bước 8 - Báo cáo: sau khi đã thực hiện hoàn tất các bước trong quy trình bán hàng, thu tiền, bộ phận kế toán phải thu cần ghi nhận đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ bán hàng, thu tiền phát sinh trong tháng, xuất các sổ cái, sổ chi tiết theo dõi các khoản thu để kịp thời báo cáo cho cấp trên và tiếp tục gửi thông tin mới nhất cho các bộ phận có liên quan nhằm tiếp tục theo sát, có kế hoạch thu hồi nợ hiệu quả.
2.2.1 Đặc điểm các khoản phải thu tại công ty
Với đặc điểm công ty chủ yếu là buôn bán mặt hàng than đá, các hợp đồng mua bán được ký kết thường có giá trị lớn, giao hàng nhiều lần, khách hàng chủ yếu sử dụng phương thức chuyển khoản, thanh toán cho công ty thông qua Ngân hàng - Tài khoản Ngân hàng Fubon và Ngân hàng Sinopac.
Các khoản phải thu thể hiện giá trị ghi sổ của các khoản phải thu khách hàng gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại xuất phát từ việc cung cấp hàng hoá - dịch vụ và các khoản phải thu khác không có tính thương mại. Phải thu thương mại có thể là tài khoản phải thu hoặc phải thu tiền mặt. Phải thu phi thương mại xuất phát từ các loại giao dịch còn lại và cũng có thể là phiếu nhận nợ của bên mua. Có thể kể đến các khoản như tạm ứng; các khoản hoàn lại như hoàn thuế, tiền bồi thường bảo hiểm, tiền đặt cọc; các khoản phải thu tài chính như tiền lãi, cổ tức, v.v...
Thông qua các điều khoản ký kết trong hợp đồng, thông thường việc thanh toán tiền hàng sẽ được tiến hành theo tiến độ kế hoạch được xác nhận của hai bên, biên bản giao nhận, biên bản quyết toán từng đợt giao hàng (nếu giao thành nhiều đợt), hóa đơn GTGT, các chứng thư khối lượng, chất lượng... Khi nhận đầy đủ các chứng từ này, khách hàng mới trả tiền, việc thu tiền lúc này có thể phát sinh những tình huống như khách hàng viện lý do để trì hoãn việc thanh toán như: chưa đủ chứng từ, giám đốc chưa phê duyệt trả, sẽ đợi thanh toán toàn bộ ở tháng tiếp theo... Để hạn chế việc chiếm dụng vốn, kế toán phải thu cần theo sát với bộ phận thương mại, chứng từ để liên hệ nhắc khách hàng thanh toán đúng hạn.
Các khoản phải thu được phân loại ngắn hạn và dài hạn trên bảng cân đối kế toán căn cứ theo kỳ hạn còn lại của các khoản phải thu tại ngày của bảng cân đối kế toán tới ngày đến hạn thu hồi.
\ HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
(VAT /NVOtCE)
Ngày (day) tháng (month) năm (year)
Mau so (Fomι Ab.).- ƠI Gixnwooi Ký hiệu (SerialNO.): , VtVfSE
So CfriwwceAfoJ; ■ OOŨOOOOɪ-.. .
v
∖ ∖y ____________________ Đ nơVi bán cse er):ơ CONG TY TNHH WELHUNT VIỆT NAM
Mã 5 ổ thu (Tax ế Code): 0313475072
Đ a ịchì (Addres :ặ TangO, Tòa Nhà Mapletree Business Center, 1060Đ i ạL ộNguyenVan Linh, Phường Tân Phong, Quân 7, Thành ph ốHo Chí Minh, Vi t Namệ
Đi n ệtho i ạ(Tei): 023 730 730 79
So tài kho n (Account ả No.}:
Người mua (Buyer):
Đ n ơv ịCCompanyjiamei): CÔNG TY c PHÁN FCOổ
Mã S ổthu (Tế ax Code): 3900365933
Đ a ịch ỉ(Address): s 412, ố đường Huỳnh Công Gi n, ả phường 4, Thành ph Tây Ninh, TinhTay Ninh, Vi t Namố ệ
HmhthOcthanh toán (PaymeJiimetfiod): Chuy n kho nể ả
S tài kho n ố ảCAoooun ỂAfo.):
Dự phòng các khoản phải thu khó đòi được lập cho từng khoản phải thu căn cứ vào thời gian quá hạn trả nợ gốc theo cam kết ban đầu (không tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên), hoặc căn cứ vào mức tổn thất dự kiến có thể xảy ra. Các khoản phải thu được xác định là không thể thu hồi sẽ bị xóa sổ.
Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ phải được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá áp dụng tại ngày phát sinh nghiệp vụ, chênh lệch tỷ giá phát sinh từ các nghiệp vụ này được ghi nhận là thu nhập hoặc chi phí trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
2.2.2 Ke toán khoản phải thu khách hàng
Các khoản phải thu khách hàng sẽ đến từ những giao dịch bán hàng thanh toán sau, vì thế trước khi thực hiện các công tác liên quan đến khoản mục này, kế toán cần bắt đầu với việc phát hành hóa đơn bán hàng cho khách hàng tương ứng với mỗi lần hoặc mỗi đợt (gồm nhiều lần) giao hàng.
Kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, chứng từ, đối chiếu hóa đơn nháp bộ phận Chứng từ đã tạo xem nội dung có khớp với các thông tin ghị trong hợp đồng và các phụ lục đi kèm (nếu có) hay chưa, các nội dung cần chú ý là thông tin khách hàng, số hợp đồng, ngày ký kết hợp đồng, giá bán của hàng hóa
Sau khi đã ghi nhận những thông tin về hợp đồng và thông báo giao nhận hàng từ bộ phận tàu và vận chuyển, kế toán sẽ tiến hành phát hành hóa đơn bán hàng khi có biên bản đo mớn hoặc biên bản giao nhận hàng hóa, tùy theo phương thức giao hàng. Hóa đơn GTGT được sử dụng tại công ty là hóa đơn điện tử.
Mau hóa đơn GTGT được sử dụng tại công ty là mẫu 01GTKT0/001 (quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/11/2018): (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});