2.3.1. Ưu điểm
Qua quá trình tìm hiểu và khảo sát công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam, tôi nhận thấy một sốưu điểm như sau:
- Ban lãnh đạo có sự quan tâm, chỉ đạo đối với công tác văn thư, lưu trữ tại Tập doàn. Lãnh đạo chú trọng đến việc đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết phục vụ cho nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ luôn được thực hiện nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Bố trí khu vực văn thư, lưu trữở vị trí tầng 23 đầy đủ trang thiết bị, cơ sở vật chất, kỹ thuật.
- Thiết lập bộmáy công tác văn thư lưu trữ tại Tập đoàn thành một Phòng riêng, cách thức này phù hợp với đặc điểm cơ cấu tổ chức phức tạp, tài liệu nhiều và đa dạng. Lãnh đạo cơ quan đã quan tâm tới việc tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ, bên cạnh đó Tập đoàn đã thực hiện chế độ phụ cấp hàng năm đối với cán bộlàm công tác lưu trữ.
46
- Công tác tuyển dụng diễn ra theo trình tự đúng thẩm quyền, công khai minh bạch, lựa chọn đúng đủ nguồn lực phục vụcũng như đáp ứng công việc. - Đây là một Doanh nghiệp lớn của Nhà nước nên khối lượng công việc, tài liệu tiếp nhận hàng ngày, tài liệu chuyển đi, tài liệu nội bộ nên yêu cầu đội ngũ Cán bộ, công nhân viên cao. Việc bố trí Cán bộ, công nhân viên tốt đã góp phần nâng cao chất lượng công việc cũng như hiệu quả thực hiện nhiệm vụ mà Lãnh đạo giao, mặt khác thì mỗi cán bộ, công nhân viên mỗi người một nhiệm vụnên đã tránh được tình trạng không có việc.
Lãnh đạo Tập đoàn và Văn phòng luôn nhận thức rõ tầm quan trọng yếu tốcon người trong hoạt động của cơ quan nói chung và công tác Văn thư lưu trữ nói riêng. Chính vì vậy, hàng năm Tập đoàn luôn tổ chức các khóa đào tạo hay cử đi học nghiệp vụvăn thư lưu trữ cho các cán bộ, công nhân viên trong cơ quan. Nhờ vậy mà các nhiệm vụ, công việc trong cơ quan được diễn ra một cách quy củ, nề nếp và chuyên nghiệp hơn.
Quá trình xây dựng công việc cho từng cán bộ, công nhân viên chức theo từng công việc, chức năng của mỗi cán bộ, công nhân viên đã đáp ứng tốt quá trình giải quyết công việc kịp thời, chuyên nghiệp, hiện đại.
Kiểm tra đánh giá công việc là khâu quan trọng trong việc thực hiện quản lý công tác văn thư lưu trữ, thông qua đó lãnh đạo Tập đoàn đã có những văn bản ban hành các văn bản hướng dẫn phù hợp với thực tiễn công việc hơn, đồng thời đã phát huy được những điểm tích cực và kịp thời phát hiện ra sai sót trong quá trình thực hiện công việc.
2.3.2. Hạn chế
Bên cạnh đã có được những kết quả đạt được công tác tổ chức, kiểm tra văn thư lưu trữ tại Tập đoàn Điện lựcViệtNam còn một số hạn chế:
- Bộ phận quản lý công tác văn thư lưu trữ vẫn chư phát huy được hết vai trò của mình trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể một số cán bộ còn yếu về mặt chuyên môn nghiệp vụ, chưa có cách thức làm việc khoa học và đổi mới.
47
- Nhận thức về công tác văn thư lưu trữ của cán bộ, công nhân viên khá đầy đủnhưng ý thức trách nhiệm chưa thực sự tốt chỉ làm theo những công việc được giao, chưa thực sự tâm huyết với nghề. Chưa thực hiện tham mưu cho lãnh đạo, chưa giúp lãnh đạo triển khai tốt các khâu nghiệp vụ trong văn thư lưu trữ nên dẫn đến tình trạng còn nhiều hạn chế.
- Công tác văn thư lưu trữ chỉ được thực hiện theo các quy định của Văn phòng Tập đoàn, chưa có quy chế công tác văn thư lưu trữ riêng nên đã ảnh hưởng đến việc thực hiện các hoạt động của công tác văn thư lưu trữ trong việc triển khai các khâu nghiệp vụ do chưa có những quy định cụ thể do cơ quan ban hành.
- Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộlàm công tác văn thư chưa được quán triệt, các cán bộ, công nhân viên chưa thực sự có ý thức trong quá trình học hỏi, nâng cao kiến thức, Lãnh đạo chưa thực sự chú tâm đến công tác đào tạo dẫn đến một số cán bộ, công nhân viên ngủ gật, ra ngoài, nói chuyện.
- Vấn đề tổ chức, thực hiện nghiệp vụ vẫn còn những lỗi sai về mặt thể thức, kỹ thuật. Công tác kiểm tra ban hành văn ban trước khi ký vẫn còn một số thiếu sót, chưa kiểm tra chặt chẽ, kỹlưỡng tất cả các yếu tố. Hoạt động kiểm tra, đánh giá và xử lý vi phạm quy chế, quy định về công tác văn thư lưu trữ chưa được thực hiện nghiêm tức, triệt để. Các cán bộ, công nhân viên đến sát thời hạn kiểm tra, đánh giá mới tập trung làm dẫn đến hiệu quả công việc thấp. Công tác Lập hồsơ công việc thực hiện mang tính hình thức.
- Công tác tổ chức, kiểm tra về công tác văn thư lưu trữ còn mang một số tính hình thức nên chưa thực sự nhìn nhận được những điểm sai quy định để tìm ra những biện pháp xử lý hợp lý. Điều này góp phần không nhỏ đến chất lượng công việc.
2.3.3. Nguyên nhân
Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong tổ chức, kiểm tra văn thư lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
48
- Trước hết do nhận thức của lãnh đạo cơ quan và các cá nhân về công tác văn thư lưu trữchưa thực sự đầy đủ và sâu sắc dẫn đến việc ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụcông tác văn thư lưu trữchưa được thực hiện, thái độ làm việc của cán bộ, công nhân viên chưa thực sự tốt, bên cạnh đó là tình trạng cán bộ luân chuyển từ các bộ phận khác sang dẫn đến việc tham mưu cho lãnh đạo cơ quan không đạt hiệu quả, hiểu biết về công việc chưa cao, ngoài ra một số cán bộ, công nhân viên chưa có tinh thần trong việc tự học và bồi dưỡng thêm kiến thức chuyên môn nghiệp vụ.
- Công tác bố trí nhân sự làm văn thư lưu trữ chưa thực sự được chú trọng. Việc luân chuyển nhân sự chưa đúng vị trí là do lãnh đạo xác định vị trí việc làm chưa đúng làm chưa đúng chức năng nhiệm vụ, chưa đúng nhu cầu công việc nên đã xảy ra tình trạng không được đào tạo về văn thư lưu trữ nhưng lại được luân chuyển sang Phòng Văn thư lưu trữ và đang thực hiện những công việc không liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ của mình. Ngoài ra cũng do chế độ nhân sự tại cơ quan khắt khe nên khó khăn trong việc tuyển dụng thêm nhân sự bổ sung để giảm bớt công việc cho các cán bộ, công nhân viên.
- Vấn đề tổ chức nghiệp vụvăn thư lưu trữ vẫn còn những lỗi sai về mặt hình thức, thể thức trình bày. Hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ chưa đạt những kết quả tối đa. Đồng thời công tác kiêm tra, đánh giá chưa chặt chẽ, kỹ lưỡng tất cả các yếu tố thể thức bắt buộc nên cần phải được thay đổi, kiểm tra chặt chẽ hơn đểcông tác văn thư lưu trữngày càng được hoàn thiện hơn.
- Việc cán luân chuyển nên vấn đề chuyên môn nghiệp vụ còn hạn chế xảy ra tình trạng chưa tổng hợp tài liệu theo yêu cầu, quy định nên tài liệu lộn xộn, không theo thứ tự, nội dung gây khó khăn cho việc chỉnh lý, sắp xếp tài liệu. Bên cạnh đó diện tích kho lưu trữ của Tập đoàn còn hạn chế, phải luân chuyển tài liệu qua các kho khác để lưu trữ làm mất thời gian, công sức và tài chính.
49
Công tác tổ chức, kiểm tra về văn thư lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam có những thay đổi tích cực so với trước đó. Công tác tổ chức được chú trọng và đảm bảo tốt phục vụ cho hoạt động của Tập đoàn về văn thư lưu trữ. Công tác tổ chức cán bộ, công nhân viên được chú trọng tuyển chọn đúng chuyên môn nghiệp vụvà đào tạo; Lãnh đạo quan tâm dành kinh phí để phục vụ cho công tác tổ chức, kiểm tra về văn thư lưu trữ. Bện cạnh đó vẫn còn những khó khăn và hạn chế nhất định cần có những giải pháp khả thi dể ứng dụng vào thực tiễn cơ quan để hoàn thiện tốt nhất vào công tác văn thư góp phần vào công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia và hiện đại hóa công tác tổ chức, kiểm tra.
* Tiểu kết:
Trong chương 2, tôi đã tìm hiểu khái quát về Tập đoàn Điện lực Việt Nam và chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng. Đưa ra được thực trạng công tác tổ chức văn thư lưu trữ tại Tập đoàn. Qua đó, tôi nhận thấy rằng Tổ chức, kiểm tra công tác Văn thư lưu trữ không phải là điều đơn giản trên thực tế mà phải có sự chỉ đạo thống nhất từ trên xuống dưới cũng như phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân, tổ chức. Có thể thấy việc tổ chức, kiểm tra công tác Văn thư lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam đã đạt được những kết quả nhất định xong cũng không tránh khỏi những tồn tại, hạn chế xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Chính vì vậy phải có sự đánh giá khách quan và phải tìm ra những giải pháp tối ưu giúp cho Phòng Văn thư lưu trữ Tập đoàn ngày càng hoàn thiện hơn.
Ở mỗi một mục từ 2.2.2.- 2. 2.5 em phải đưa ra các nhận xét đánh giá của mình về kiểm tra công tác đó, tốt hay chưa tốt
50
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN
THƯ LƯU TRỮ TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
Bên cạnh những kết quả đã đạt được công tác tổ chức, kiểm tra văn thư lưu trữ tại Phòng văn thư lưu trữ của Tập đoàn Điện lực Việt Nam vẫn còn tồn tại những khó khăn hạn chế. Trong quá trình thực tập và tìm hiểu về hoạt động văn thư tại cơ quan đơn vị nhận thấy những khó khăn, bất cập để khắc phục những khó khăn đó tôi xin đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, kiêm tra văn thư lưu trữ tại Phòng Văn thư lưu trữ của Tập đoàn Điện lực Việt Nam.