Nội dung công tác văn thư lưu trữđược tổ chức, thực hiện ở nhiều bộ phận trong cơ quan. Bộ phận văn thư chuyên trách thường đảm nhận các công việc như: Tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản; bảo quản sử dụng con dấu. Các công việc khác như soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, lập hồ sơ công việc được thực hiện các bộ phận chuyên môn. Bộ phận công tác lưu trữ của cơ quan thu thập, bổ sung tài liệu, chỉnh lý tài liệu kết hợp xác định giá trị tài liệu và phát huy hết giá trị tài liệu trong lưu trữ cơ quan. Có thể thấy với sốlượng và tính chất công việc của bộ phận lưu trữ là khá nhiều nên tôi có đề xuất Phòng Văn thư lưu trữ thiết lập thêm bộ phận Quản lý kho, ngoài công việc sắp xếp, bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ cho đúng phù hợp thì bên cạnh đó có thể thực hiện các nghiệp vụkhác như kiểm tra chất lượng tài liệu, đánh giá hồ sơ xem đã đúng quy định hay chưa. Ngoài ra, qua quá trình quan sát nhận thấy tài liệu của những năm trước còn tồn đọng rất nhiều và hỗn hợp nên thiết lập thêm bộ phận Quản lý kho góp phần giảm thiểu công việc tới bộ phận Lưu trữ góp phần đẩy nhanh công việc.
Như vậy, việc xây dựng thiết chế bộ máy tổ chức bộ phận công tác văn thư lưu trữ cần phải được thiết chế sao cho phù hợp với những nội dung công việc nêu trên.
Phó Phòng văn thư lưu trữ là người quản lý gần nhất với hoạt động văn thư, lưu trữ cần phải nắm bắt rõ từng chi tiết, tham mưu đề xuất cho Lãnh đạo Văn phòng những kế hoạch phát triển, tổ chức bộ máy nhân sự,... từ đó tạo
52
được sự liên tục trong hoạt động tổ chức và kiểm tra từ cấp thấp nhất lên tới lãnh đạo.
3.3. Xây dựng tiêu chí thi đua khen thưởng trong công tác văn thư lưu trữ