Kiểm tra, đánh giá công tác văn thư lưu trữ

2.2. Thực trạng về tổ chức và kiểm tra công tác văn thư lưu trữ Tập đoàn điện

2.2.6 Kiểm tra, đánh giá công tác văn thư lưu trữ

2.2.6.1 Lên kế hoạch kiểm tra

Đểtăng cường chất lượng, chuyên môn nghiệp vụ và quản lý cán bộ, công nhân viên, hằng năm Lãnh đạo Văn phòng đều xây dựng Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư lưu trữ đảm bảo các mục đích, yêu cầu; nội dung, thời gian, đối tượng kiêm tra; Tổ chức thực hiện kiểm tra.

Thực hiện quy định của Nhà nước và của Tập đoàn Điện lực Việt Nam về công tác Văn phòng, cải cách hành chính và công tác bảo vệ bí mật nhà nước, (Nghịđịnh số30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020, Chỉ thị số 5288/CT-EVN[Phụ lục 8], văn bản số 2881/EVN-VP ngày 18/01/2021, Văn bản số 948/EVN ngày 28/2/2021)[Phụ lục 7]. Thừa lệnh Tổng Giám đốc, Văn phòng Tập đoàn Điện lực Việt Nam lên kế hoạch về công tác kiểm tra Phòng Văn thư lưu trữ.

Mục đích nhằm đánh giá tình hình thực hiện Công tác văn thư lưu trữ, Cải cách hành chính, công tác Bảo vệ bí mật Nhà nước, Quy chế quản lý nội bộ của EVN qua đó nâng cao nhận thức và ý nghĩa trách nhiệm của đơn vị trong việc tuân thủ pháp luật và các quy chế quản lý Nội bộ của EVN. Tiếp đến là đưa ra các nội dung kiểm tra, phương pháp kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụvà đội ngũ cán bộ công nhân viên. Lên kế hoạch về thời gian kiểm tra và địa điểm

41

kiểm tra. Thành phần Đoàn kiểm tra là một nội dung không thể thiếu trong công tác kiểm tra.

Như vậy, có thể thấy Tập đoàn Điện lực Việt Nam đã đang quan tâm đến công tác Văn thư lưu trữ, việc xây dựng kế hoạch kiểm tra hoàn toàn phù hợp với tính chất, khối lượng công việc và chất lượng thự hiện của đội ngũ Chuyên viên trong Phòng Văn thư lưu trữ. Thông qua việc lập kế hoạch, Lãnh đạo dễ dàng đưa ra các tiêu chí kiểm tra góp phần tiết kiệm thời gian, công sức và tài chính. Từ đó nhanh chóng đưa ra các tồn tại, hạn chế để đưa ra các đề xuất, kiến nghị.

2.2.6.2 Thành lập đoàn kiểm tra

Đoàn kiểm tra bao gồm:

+ Lãnh đạo Văn phòng làm Trưởng đoàn + Lãnh đạo Ban pháp chế: Phó trưởng đoàn + Phó Chánh Văn phòng: Thành viên

+ Đại diện EVNICT (bộ phận triển khai D-Office 01 người)

2.2.6.3 Nội dung kiểm tra

Kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ là quá trình so sánh kết quả thực tế trong việc thực hiện các nghiệp vụ với các tiêu chí, tiêu chuẩn và mục tiêu đã đề ra, nhằm đánh giá, phát hiện sai sót để ngày càng hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Tập đoàn.

Tại buổi kiểm tra, Đoàn đã tiến hành kiểm tra những nội dung về công tác Văn thư lưu trữ như: Việc quán triệt, triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, triển khai Nghịđịnh số30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, một sốvăn bản chỉđạo và hướng dẫn của Văn phòng về công tác văn thư lưu trữ; việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư lưu trữ; việc bố trí sắp xếp người làm công tác văn thư lưu trữ; việc thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ (soạn thảo, banh hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồsơ và giao nộp hồsơ, tài liệu vào lưu trữcơ quan);

42

quản lý, sử dụng con dấu, thiết bịlưu khóa bí mật trong công tác văn thư. Việc thu thập hồsơ, tài liệu vào lưu trữcơ quan; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ, việc xử lý tài liệu tồn đọng; việc bố trí kho, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.

Kiểm tra công tác bảo vệ bí mật Nhà nước: Công tác triển khai, thực hiện các Quyết định cảu Pháp luật, công tác quản lý trang thiết bị phục vụ soạn thảo văn bản, in sao tài liệu lưu trữ bảo vệ bí mật, dấu mật, phân công bố trí cán bộ, tổ chức ký cam kết cho cán bộ, sổ theo dõi bảo vệ bí mật Nhà nước, thống kê tài liệu mật đi đến hàng năm, báo cáo về công tác bảo vệ bó mật Nhà nước.

Triển trai thực hiện các quyết định vềcông tác Văn thư lưu trữ: Luật Lưu trữsố 01/2011/QH13ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc Hội; Nghị định 01/2013/NĐ-CP về công tác Văn thư; Triển khai Quyết định số 333/QĐ- EVN[Phụ lục 5]; kết quả thực hiện văn bản số 1400/EVN-VP ngày 13/3/2020; Văn bản số 425/EVN-VP ngày 21/01/2020; Chỉ thị sô 5288/CT-EVN ngày 05/8/2020[Phụ lục 8]; Văn bản số 948/EVN-VP[Phụ lục 7] và một sốvăn bản có liên quan khác.

Kiểm tra về công tác Cải cách Hành chính: Việc triển khai Chương trình Cải cách Hành chính của EVN giai đoạn 2016-2020 và kết quả, hướng dẫn của EVN trong Tập đoàn; phân công nhiệm vụ cảu thành viên; văn bản thể chế nâng cao năng lực quản trị; rà soát hệ thống quy chế quản ký nội bộ; cải cách thủ tục hành chính.

Áp dụng công nghệ thông tin: Việc triển áp dụng xử lý văn bản trên môi trường mạng và các phần mềm quản lý khác, việc áp dụng chữ ký số; thực hiện kết nối, chia sẻ thông tin trao đổi xử lý công việc qua môi trường mạng; lập hồ sơ số.

Kiểm tra về công tác xây dựng đào tạo đội ngũ Chuyên viên: triển khai thực hiện các nội dung theo Chỉ thị số 4342/CT-EVN ngày 20/10/2015 của Tổng Giám đốc Tập đoàn; trực hiện hệ thống chỉ số sốđo lường hiệu quả công

43

việc; việc đào tạo nâng cao năng lực chuyên sâu và rà soát đánh giá công tác tổ chức thực hiện công việc.

2.2.6.4 Thông báo kết quả kiểm tra

Qua báo cáo và kiểm tra thực tế Đoàn kiểm tra, đánh giá đã chỉ ra được: Văn phòng đã quan tâm chỉ đạo, phổ biến triển khai đầy đủ các quy định về công tác văn thư lưu trữ, Nghịđịnh số30/2020/NĐ-CP và các văn bản chỉđạo của Văn phòng Tập đoàn Quyết định 333/QĐ-EVN[Phụ lục 5], hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ tới các cán bộ, công nhân viên thuộc Tập đoàn, ban hành đầy đủcác văn bản chỉ đạo, hướng dẫn đối với công tác văn thư lưu trữ; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo quy định Nghịđịnh số30/2020/NĐ-CP chất lượng soạn thảo văn bản ngày càng được trú trọng và nâng cao; việc ứng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ được quan tâm triển khai, áp dụng phần mềm quản lý văn bản và hỗ trợ điều hành giúp cho việc tìm kiếm văn bản được nhanh chóng, chính xác; công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan được quan tâm thực hiện đạt trên 90% năm 2020; việc lập hồ sơ điện tử trên hệ thống phần mềm E-Office đã lập trong mục “Hồ sơ công việc EVN”; việc bố trí kho và các trang thiết bị bảo quản hồsơ, tài liệu lưu trữ được bổ sung kịp thời, bên cạnh đó đã kịp thời xây dụng kế hoạch, tổ chức tài liệu còn tồn đọng,...

Tuy nhiên bên cạnh đó, Đoàn cũng đánh giá đưa ra một số hạn chế nhất định trong quá trình kiểm tra: việc thực hiện các chếđộ, quy định của pháp luật về công tác văn thư lưu trữ còn bộc lộ một số tồn tại, khó khăn, vướng mắc. Việc phổ biến các quy định của pháp luật và hướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữđến các cán bộ, công nhân viên; ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung Quy chếcông tác văn thư lưu trữ, ban hành danh mục hồsơ hàng năm; tổ chức lập hồ sơ công việc và giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo thời hạn quy định; quan tâm bố trí kinh phí xử lý dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng từnăm 2015

44

trở vềtrước theo tịnh thần chỉđạo tại chỉ thị số 35CT/TTg ngày 07/9/2017 của ThủTướng Chính phủ về công tác lập hồsơ và giao nộp hồsơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; bố trí kho lưu trữ đảm bảo diện tích và các trang thiết bị cần phục vụ việc bảo quản an toàn tài liệu điện tử của cơ quan đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ.

Qua các nội dung kiểm tra cho thấy Lãnh đạo Tập đoàn hết sức quan tâm đến chất lượng công việc và đội ngũ cán bộ, công nhân viên tại Phòng Văn thư lưu trữ

2.2.6.5 Điều chỉnh sau kiểm tra

Đoàn kiểm tra đã kiến nghị với Ban Lãnh đạo Tập đoàn chỉđạo khắc phục những tồn tại, hạn chế để nâng cao chất lượng, hiệu quả trong việc thực hiện nhiệm vụcông tác văn thư lưu trữ của Tập đoàn trong thời gian tới. Trong đó, chú ý về việc xây dựng kế hoạch tổ chức chỉnh lý thu thập, phân loại các hồsơ tài liệu còn tồn đọng, rà soát xây dựng hồ sơ tài liệu kho Lưu trữ đã hết thời hạn bảo quản để tiêu hủy đúng quy định đảm bảo công tác lưu trữu sắp tới; tăng cường bảo mật nơi lưu trữ con dấu, văn bản mật; công tác Lập hồsơ công việc và nộp hồsơ công việc vào Lưu trữ Cơ quan theo Nghịđịnh 30/2020/NĐ-CP, Quyết định 333/QĐ-EVN [Phụ lục 5]và Chỉ thị số 5288/CT-EVN ngày 05/8/2020 [Phụ lục 8], Văn bản 948/EVN-VP [Phụ lục 7]. Phối hợp với EVNICT hoàn thiện các tiện ích phục vụ công tác Lập hồsơ trên mạng điện tử và công cụ thống kê đánh giá. Bố trí diện tích kho Lưu trữ, tập trung Thiết bị bảo quản thu thập tất cả hồ sơ tài liệu đã giải quyết xong từ các phòng chức năng vào Lưu trữCơ quan để quy thống nhất, trước khi giao nộp vào lưu trữcơ quan phải sàng lọc theo Chỉ thị 5288/VT-EVN [Phụ lục 8]. Tăng cường tuyên truyền cho toàn thể CBCNV về ý thức trách nhiệm thực hiện công tác VTLT. Xây dựng kế hoạch hàng năm để hướng dẫn, đào tạo nội bộ cho CBCNV về

45

công tác VTLT nhất là triển khai ứng dụng Chữ ký số và Lập Hồ sơ công việc trên hệ thống văn phòng điện tử.

Qua các buổi kiểm tra, Đoàn kiểm tra đã trực tiếp hướng dẫn và giải đáp một số thắc mắc của Phòng Văn thư lưu trữ xung quanh các nội dung về soạn thảo văn bản, ban hành, quản lý văn bản, tiếp nhận và giải quyết văn bản điện tử, xây dựng danh mục hồsơ, lập hồsơ công việc cho cán bộ, công nhân viên được giao theo dõi giải quyết công việc.

Kiểm tra thường xuyên, đó sẽ là cơ sởđể đánh giá kết quả việc thực hiện công tác văn thư lưu trữ. Kiểm tra để kịp thời phát hiện sửa chữa những sai lệch trong thực hiện nhiệm vụ, để có thểđảm bảo được tiến trình thực hiện mục tiêu của Tập đoàn.

2.3. Đánh giá chung về tổ chức và kiểm tra công tác văn thư lưu trữTập đoàn điện lực Việt Nam