2.2. Thực trạng về tổ chức và kiểm tra công tác văn thư lưu trữ Tập đoàn điện
2.2.2 Tuyển dụng nhân sự
Cán bộ, công nhân viên là nhân tốđóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư lưu trữởcác cơ quan. Trình độ của cán bộlưu trữcó tác động trực tiếp đến phương pháp,cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữcơ quan. Cán bộ, công nhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽtìm ra phương
29
pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán bộ, công nhân viên chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộlàm công tác lưu trữ ởcơ quan là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâmtrực tiếp sát sao của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan. Và Từ đó, Lãnh đạo Tập đoàn đã đưa ra các tiêu chuẩncũng như cách thức tuyển dụng cán bộ, công nhân viên trong công tác văn thư lưu trữ một cách hợp lý:
Quy trình tuyển dụng cán bộcông tác văn thư-lưu trữPhòng Văn thư Lưu trữ Tập đoàn Điện lực Việt Nam:
* Bước 1: Đề đạt xin ý kiến Lãnh đạo
- Phó Chánh Văn phòng gửi tờ trình xin Lãnh đạo Văn phòng sau đó gửi qua phòng Tổ chức Nhân sự phê chủ trì ban Tổ chức Nhân sự xem xét giải quyết.
- Sau khi xét duyệt, thành lập bộ phận làm kế hoạch tuyển dụng. * Bước 2: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng
Phó Chánh Văn Phòng xây dựng, đề ra một kế hoạch tuyển chọn chi tiết về vị trí cần tuyển, nghề nghiệp cần tuyển, hồ sơ ứng tuyển, câu hỏi, bài thi, kinh phí, thời gian tuyển,.. Sau khi có kế hoạch tuyển dụng và làm tốt công tác chuẩn bị sẽ thông báo tuyển dụng.
* Bước 3: Thông báo tuyển dụng và tiếp nhận hồsơ tuyển dụng
- Tập đoàn Điện lực Việt Nam tuyển dụng cán bộvăn thư lưu trữ thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử của Tập đoàn và niêm yết công khai tại trụ sở về tiêu chuẩn sốlượng cần tuyển, thời gian địa điểm tiếp nhận hồsơ của người đăng ký dự tuyển. Bên cạnh đó người dự tuyển có thể nộp hồsơ online qua gmail của bộ phận tuyển dụng.
30
ngày thông báo tuyển dụng công khai trên phương tiện thông tin đại chúng - Chậm nhất 7 ngày trước ngày tổ chức thi tuyển hoặc xét tuyển sau đó Ban Tổ chức Nhân sự lập danh sách người đủ điều kiện dự tuyển và niêm yết công khai tại trụ sở dự tuyển và gửi email đến các cá nhân.
* Bước 4: Tổ chức tuyển dụng
- Khi hết thời hạn nhận hồ sơ của người đăng ký dự tuyển, Chánh Văn phòng Tập đoàn Điện lực Việt Nam tuyển dụng cán bộ, công nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ quyết định thành lập hội đồng tuyển dụng để tổ chức tuyển dụng. Trường hợp không thành lập hội đồng tuyển dụng, Chánh Văn phòng Tập đoàn giao cho bộ phận tổ chức cán bộ thực hiện. Chánh văn phòng là chủ tịch của Hội đồng tuyển dụng cùng với Phòng Văn thư lưu trữ thực hiện việc tuyển dụng cán bộvăn thư- lưu trữ.
- Thực hiện quy chế tổ chức thi tuyển, sau khi vượt qua phần thi đánh giá trình độ chuyên môn thì sẽ bước vào vòng phỏng vấn tác phong, đạo đức làm việc, giao tiếp ứng xử,...
* Bước 5: Thông báo kết quả tuyển dụng
Sau khi người dự tuyển đã trải qua các bước trên hội đồng tuyển dụng xem xét toàn diện các kết quả trong các bước tuyển chọn để quyết định lựa chọn những người đủ tiêu chuẩn, xứng đáng vào vị trí cần tuyển.
2.2.2.1 Tiêu chuẩn chung vềchuyên ngành văn thư
❖ Tiêu chuẩn chung về phẩm chất đối với nhân viên văn thư
- Có bản lĩnh chính trị vững vàng, kiên định với chủnghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, nắm vững chủtrương, đường lối của Đảng; trung thành với Tổ quốc và Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; bảo vệ lợi ích của Tổ quốc, của nhân dân.
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của công chức theo quy định của pháp luật; nghiêm túc chấp hành sự phân công nhiệm vụ của cấp trên; tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương, trật tự hành chính; nghiêm chỉnh chấp hành nội
31 quy, quy chế của cơ quan.
- Tận tụy, trách nhiệm, trung thực, cẩn thận và gương mẫu trong thực thi công vụ; cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư; tuân thủcác quy định của pháp luật về thẩm quyền, quy trình, thủ tục hành chính và tuyệt đối chấp hành nguyên tắc bảo mật trong thực thi công vụ.
- Có lối sống và sinh hoạt lành mạnh, khiêm tốn, đoàn kết; lịch sự, văn hóa, chuẩn mực trong giao tiếp, phục vụ nhân dân.
- Thường xuyên có ý thức học tập, rèn luyện nâng cao phẩm chất, trình độ, năng lực.
❖Tiêu chuẩn chung về năng lực chuyên môn - Ngạch văn thư chính:
+ Nắm vững và thực hiện tốt chủtrương, đường lối của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhà nước; am hiểu về hệ thống chính trị, hệ thống tổ chức các cơ quan nhà nước, về chế độ công vụ, công chức và các kiến thức về công tác văn thư; bảo vệ bí mật Nhà nước;
+ Tham gia xây dựng các văn bản pháp luật hướng dẫn thực hiện công tác văn thư; xây dựng các đề án, dự án vềcông tác văn thư;
+ Có kiến thức và năng lực tổ chức lao động trong hoạt động văn thư; vận dụng được công nghệ thông tin và những kinh nghiệm tiên tiến trong nước và ngoài nước để nâng cao hiệu quả của công tác văn thư;
+ Có năng lực và kỹ năng kiểm soát việc soạn thảo văn bản hành chính bảo đảm tuân thủ đúng thể thức, quy trình, thủ tục, thẩm quyền theo quy định của pháp luật; trình bày và bảo vệ được các ý kiến, nội dung đề xuất; có kỹ năng thành thạo giải quyết các công việc liên quan đến nghiệp vụcông tác văn thư;
+ Có năng lực nghiên cứu và đề xuất đổi mới, cải tiến quy trình, thủ tục của công tác văn thư;
32
thế giới; nắm được xu hướng đổi mới hoặc cải cách hoạt động của công tác văn thư;
– Ngạch văn thư:
+ Nắm vững đường lối, chủ trương của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhà nước và các kiến thức về công tác văn thư; các quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước;
+ Có năng lực kiểm tra, kiểm soát về thẩm quyền, trình tự, thủ tục của quá trình soạn thảo văn bản; thực hiện thành thạo các công việc liên quan đến nghiệp vụ của công tác văn thư;
+ Có năng lực tổ chức thực hiện công việc đạt kết quả; có thể áp dụng công nghệ thông tin và những kinh nghiệm tiên tiến trong nước và ngoài nước để nâng cao hiệu quả của công tác văn thư;
– Ngạch văn thư trung cấp:
+ Nắm được đường lối, chủ trương của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhà nước và những quy định của Nhà nước về công tác văn thư; bảo vệ bí mật Nhà nước;
+ Nắm được các kiến thức cơ bản của công tác văn thư; +Thực hiện tốt các công việc của công tác văn thư;
+ Sử dụng được các thiết bịvăn phòng và các trang thiết bị khác phục vụ yêu cầu nhiệm vụ.
2.2.3.1 Tiêu chuẩn chung chuyên ngành lưu trữ
❖Tiêu chuẩn chung vềđạo đức nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ
- Trung thực, khách quan trong quá trình thực hiện công việc.
- Cẩn thận và tuân thủnghiêm các quy định về thẩm quyền, trình tự, thủ tục trong thực hiện các quy trình nghiệp vụlưu trữ.
- Tận tụy, trách nhiệm và có tâm huyết với nghề, với công việc.
33 thực hiện nhiệm vụ.
- Giữ gìn bí mật thông tin tài liệu theo đúng quy định của pháp luật và quy định của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
- Chủ động nghiên cứu, đề xuất ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ, sáng kiến vào công tác lưu trữ.
❖Tiêu chuẩn nghiệp vụ
- Tiêu chuẩn về trình độđào tạo, bồi dưỡng:
+ Tốt nghiệp đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ trở lên; nếu tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác thì phải có chứng chỉ bồi dưỡng kiến thức, kỹnăng nghề nghiệp chuyên ngành lưu trữ;
+ Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 3 (hoặc tương đương) khungnăng lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông tư số
01/2014/TT-BGDĐT ngày 24/01/2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam;
+ Có chứng chỉ tin học với trình độđạt chuẩn kỹnăng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 11/3/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định Chuẩn kỹnăng sử dụng công nghệ thông tin.
- Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ:
+ Nắm vững và thực hiện đúng đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước và những quy định, chếđộ của ngành về công tác lưu trữ;
+ Nắm vững lý luận, lịch sử và thực tiễn công tác lưu trữ Việt Nam; hiểu biết, cập nhật kịp thời những công nghệ hiện đại, xu thế phát triển về công tác lưu trữ của thế giới;
+ Nắm vững kiến thức của các môn khoa học và chuyên ngành có liên quan đến việc thu thập, sưu tầm, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, khai thác sử dụng tài liệu;
34
hành chính về lưu trữ; tổ chức thực hiện có hiệu quả các quy trình nghiệp vụ lưu trữ;
+ Có năng lực, kỹnăng quản lý và tổ chức lao động khoa học trong hoạt động lưu trữ. Vận dụng có hiệu quả những kinh nghiệm tiên tiến trong nước và thế giới vào công tác lưu trữ;
+ Có năng lực tổng hợp, tổ chức chỉđạo, triển khai nghiệp vụlưu trữ; tổ chức phối hợp và kiểm tra kết quả công tác của các viên chức trong
thực hiện nghiệp vụlưu trữ.
Như vậy, tùy vào vị trí công việc cần thiết mà Lãnh đạo Văn phòng đưa ra các tiêu chí, tiêu chuẩn tuyển dụng cho phù hợp với vị trí công việc và chức năng, nhiệm vụ. Từ đó, bộ phận tuyển dụng và cá nhân ứng tuyển có thể dễ dàng xác định được các nhiệm vụ cũng như công việc cần thực hiện. Làm cơ sở cho quá trình tiếp nhận hồ sơ, đánh giá chất lượng của từng cá nhân ứng tuyển có phù hợp hay không, giúp thu ngắn lại thời gian cũng như công sức của Lãnh đạo và Bộ phận tuyển dụng.
Sau khi thực hiện công tác tuyển dụng, Ban lãnh đạo và Bộ Phận nhân sự phụ trách công tác tuyển dụng đã họp và đóng góp ý kiến về quy trình tuyển dụng đã đúng hay chưa, rút kinh nghiệm những vấn đề phát sinh và bài học sau đó, thống nhất các trường hợp ứng viên cần xem xét. Đánh giá xem công tác tuyển dụng đã phù hợp chưa thông qua sự hài lòng của ứng viên để nâng cao tính chuyên nghiệp. Phân công nhiệm vụ, báo cáo kết quả cho ứng viên. Qua đó, công tác tuyển dụng nhân sự của Tập đoàn luôn được đánh giá cao góp phần không nhỏđến nâng cao chất lượng công việc, bố trí sắp xếp nhân sự cho phù hợp.