2.2. Thực trạng về tổ chức và kiểm tra công tác văn thư lưu trữ Tập đoàn điện
2.2.3 Bố trí sắp xếp nhân sự
Bố trí, sắp xếp nhân sựlàm công tác văn thư lưu trữ hiện nay tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam luôn nhận được sự quan tâm của Ban lãnh đạo. Để kiểm tra công tác bố trí sắp xếp nhân sự có phù hợp với chức năng nhiệm vụ của mỗi
35
Cán bộ, công nhân viên hay chưa Ban lãnh đạo đề xuất tổ chức các cuộc thi kiểm tra, đánh giá năng lực theo đầu vào và theo năm. Từ đó, đưa ra sự thống nhất trong việc bố trí sắp xếp nhân sựcho đúng chuyên môn, năng lực của từng CBCNV. Tập đoàn Điện lực Việt nam là một doanh nghiệp lớn hàng đầu của nhà nước nên công tác bố trí nhân sự hoàn toàn đáp ứng tốt yêu cầu công việc và đáp ứng được sự tín nhiệm của Ban lãnh đạo. Qua công tác kiểm tra đánh giá đội ngũ CBCNV Tập đoàn đã thông qua các công việc và năng lực của từng CBCNV để sắp xếp nhân sự một cách hợp lý: đứng đầu là Chánh Văn phòng chỉđạo các Phòng, Ban trong văn phòng trong đó có phòng văn thư lưu trữ;04 Phó Chánh văn phòng và trong đó có 01 Chánh Văn phòng phụ trách Phòng Văn thư lưu trữ trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ của các chuyên viên trong Phòng Văn thư lưu trữ; 01 Trưởng phòng Văn thư lưu trữ; 01 Chuyên viên làm Bộ phận photo, 03 Chuyên viên thực hiện công tác Văn thư, 02 Chuyên viên thực hiện công tác Lưu trữ, 02 Chuyên viên Văn phòng Điện tử, 01 Phó Trưởng Phòng giúp Trưởng Phòng đôn đốc/chỉ đạo/tham mưu.Với việc bố trí, sắp xếp nhân sự như vậy hoàn toàn hợp lý với chức năng cơ cấu nhiệm vụ của Văn phòng và tính chất công việc của Phòng Văn thư lưu trữ.
Chánh Văn phòng là người trực tiếp chỉ đạo, quản lý về các Ban Văn phòng cũng như Phòng Văn thư lưu trữ tại cơ quan, phân chia trách nhiệm cụ thể như sau:
- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng – Ông Bùi Công Luận:
+ Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉđạo việc thực hiện các chếđộ, quy định vềcông tác văn thư, lưu trữtheo quy định của pháp luật hiện hành;
+ Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữđối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
36
+ Giúp lãnh đạo công ty trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ vềcông tác văn thư, lưu trữcho cơ quan và đơn vị trực thuộc.
+ Xem xét toàn bộvăn bản đến để phân công cho các công ty cấp dưới, cá nhân và báo cáo với lãnh đạo cơ quan về những công việc quan trọng.
+ Ký thừa lệnh lãnh đạo cơ quan một sốvăn bản được lãnh đạo giao và ký những văn bản do Văn phòng trực tiếp ban hành.
+ Xem xét thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký ban hành. + Trong những điều kiện cụ thể, có thể được lãnh đạo các cơ quan giao trách nhiệm thực hiện một số việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách.
+Chánh văn phòng có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình.
- Trách nhiệm của Trưởng Phòng Văn thư lưu trữ:
+ Tiếp nhận và chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Văn phòng các công việc, nhiệm vụtrong Phòng Văn thư lưu trữ
+ Phân công công việc cho các Chuyên viên trong Phòng Văn thư lưu trữ theo yêu cầu công việc và thực hiện kiểm tra đánh giá hiệu quả, năng lực của mỗi Chuyên viên
+ Triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan, tổ chức về văn thư lưu trữ.
+ Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan.
+ Lập hồsơ công việc của mình và nộp lưu vào lưu trữcơ quan. - Trách nhiệm của Trưởng Phòng Văn thư lưu trữ:
+ Tiếp nhận và chịu sử chỉđạo của Trưởng phòng Văn thư lưu trữ thực hiện các công việc và tham mưu, đôn đốc, chỉ đạo các Chuyên viên trong Phòng.
37
+ Thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn được giao, phối hợp thực hiện công việc cùng các Chuyên viên.
+ Lập hồsơ công việc của mình và nộp lưu trữcơ quan - Trách nhiệm của từng Chuyên viên Phòng Văn thư lưu trữ:
+ Trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, Chuyên viên phải thực hiện nghiêm túc các quy định của công ty về văn thư lưu trữ.
+ Thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn được phân công theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo.
+ Lập hồsơ công việc của mình và nộp lưu trữcơ quan
+ Trách nhiệm vềvăn thư: Quản lý và giải quyết văn bản đến, quản lý văn bản đi, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, quản lý và sử dụng con dấu, chứ ký số.
+ Trách nhiệm về lưu trữ: Giúp lãnh đạo cơ quan hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồsơ, tài liệu, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.