Xây dựng và ban hành các quy định và hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể hóa hướng dẫn lập hồsơ và nộp hồsơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành và số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ; hướng dẫn về việc thu thập tài liệu lưu trữ, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu. Cần căn cứ vào quy định của pháp luật hiện hành để soạn thảo văn bản, ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan và các nghiệp vụ cho phù hợp với thực tế của cơ quan mình như hướng dẫn về thể thức, hình thức văn bản; quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, đến; hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ, quy định thời hạn bảo quản của tài liệu trong hoạt động của cơ quan; hướng dẫn thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, ứng dụng công nghệthông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.
Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện chếđộ, quy định công tác văn thư, lưu trữ. Kết quả kiểm tra, cần phải có kiến nghị và thông báo cho các cán bộ, công nhân viên được biết.
Định kỳ tổng kết công tác văn thư lưu trữ cần tiến hành tổng kết công tác văn thư lưu trữ trong phạm vi Văn phòng đểđánh giá những kết quả đạt được và đề ra phương hướng nhằm tiếp tục đẩy mạnh công tác văn thư lưu trữ để biểu dương khen thưởng các tập thể, cá nhân có thành tích trong việc thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ trong Tập đoàn.
3.5. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ lưu trữ
Hiện nay ngoài nhiệm vụđảm bảo an toàn thì việc tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ là tất yếu của lưu trữ lịch sử, lưu trữ hiện hành theo xu thế phát triển của xã hội và hội nhập thế giới. Tài liệu lưu trữ được số hóa và bảo quản file điện tửnhư PDF.
54