2.1. Tổng quan về Tập đoàn điện lựcViệtNam
2.1.4. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Tập đoàn điện lựcViệtNam
1. Chức năng:
Tham mưu, giúp việc cho Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành công tác văn thư, lưu trữ và công tác văn phòng điện tử (kể cả xây dựng và triển khai) trong toàn EVN; công tác hành chính, quản trị, lễ tân, kế hoạch, tài chính kếtoán, phương tiện đi lại phục vụcông tác Cơ quan EVN và thư ký tổng hợp cho Ban Tổng giám đốc; công tác khám chữa bệnh, chăm sóc sức khỏe cho Cơ quan EVN và các đơn vị hạch toán phụ thuộc làm việc tại Tòa nhà EVN; thực hiện công tác quản lý tài sản, vận hành và kinh doanh Tòa nhà EVN.
2. Nhiệm vụ:
- Điều phối việc xử lý các loại văn bản đến: Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến cơ quan EVN và các đơn vị trong tòa nhà EVN theo quy định;
24
thực hiện việc quét (scan), trình, chuyển văn bản đến cơ quan EVN theo quy định.
- Thực hiện việc rà soát, trình ký, ghi sổ, đóng dấu và phát hành các tài liệu, công văn (do các Ban chức năng soạn thảo) từ EVN tới các đơn vị và các cơ quan ngoài EVN;
- Quản lý và sử dụng con dấu của EVN theo quy định của pháp luật; - Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nước, của EVN về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ trong toàn EVN; quản lý các kho lưu trữ tài liệu của EVN; Hướng dẫn, kiểm tra công tác lập hồ sơ công việc; thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp, bảo vệ, bảo quản an toàn và phục vụ khai thác hồsơ tài liệu lưu trữ. Lựa chọn hồsơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trịtheo quy định của pháp luật; tổ chức in ấn, sao tài liệu phục vụ công tác của EVN.
- Đầu mối tổ chức quản lý cơ sở dữ liệu chỉ đạo điều hành của lãnh đạo EVN trên hệ thống văn phòng điện tử, đôn đốc kiểm tra các đơn vị về chu trình nghiệp vụ xử lý văn bản, lập hồsơ công việc, khai thác dữ liệu tài liệu số hóa trên hệ thống văn phòng điện tử.
- Tổng hợp tình hình hoạt động chung của Cơ quan EVN; Theo dõi tiến độ thực hiện các công việc của các Ban và đơn vị do Ban Tổng giám đốc giao;
- Soạn thảo và ban hành thông báo kết luận cuộc họp do Ban Tổng giám đốc chủ trì;
- Rà soát các văn bản, hồ sơ tài liệu các Ban trình ký. Bốtrí đưa tài liệu vào/ra cho Ban Tổng giám đốc (bao gồm công văn đến và các cặp hồsơ tài liệu các Ban và Văn phòng trình ký);
- Chuẩn bị (hoặc đôn đốc các Ban và đơn vị chuẩn bị) tài liệu/ bài phát biểu cho Ban Tổng giám đốc tại các sự kiện;
25
- Lập chương trình công tác tuần, tháng của EVN, của Tổng giám đốc và các Phó Tổng giám đốc; tổng hợp báo cáo thực hiện công tác tháng, kế hoạch công tác tháng, chấm điểm thành tích của các Ban trình lãnh đạo EVN;
- Làm đầu mối tiếp khách (bao gồm các cá nhân, tổ chức) đến làm việc với EVN, công tác lễ tân các phòng họp và cơ quan EVN, tổ chức và phục vụ các sự kiện như Lễ kỷ niệm, ký hợp đồng, khởi công, khánh thành các công trình điện, hội nghị, hội thảo của EVN (trừ những nội dung do Ban QHQT chủ trì);
- Thực hiện công tác quản trị của cơ quan EVN, quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, vật tư, các trang thiết bịvà điều kiện làm việc; hệ thống thông tin liên lạc, đặt mua vé máy bay, văn phòng phẩm, quà tặng lưu niệm...; đôn đốc, triển khai việc thực hiện nội quy của cơ quan EVN;
- Thực hiện các quy định của chính quyền địa phương nơi EVN đóng trụ sở, thay mặt Lãnh đạo EVN làm việc với chính quyền địa phương để giải quyết các công việc có liên quan;
- Thực hiện công tác khám chữa bệnh, chăm sóc sức khỏe thường xuyên và đột xuất, phục hồi chức năng và tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho CBCNV cơ quan EVN và CBCNV các đơn vị hạch toán phụ thuộc làm việc tại tòa nhà EVN;
- Sắp xếp, bố trí nơi làm việc, sửa chữa và trang bị mới các phương tiện bàn, ghế, tủ, máy tính, máy in, điện thoại,… và phòng làm việc của cơ quan EVN;
- Quản lý, vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa, điều phối xe ôtô và thẻ taxi phục vụ công tác của cơ quan EVN;
- Thực hiện công tác lập kế hoạch thu, chi hàng năm phục vụ công tác cho Cơ quan EVN và hoạt động của tòa nhà EVN;
- Thực hiện công tác tài chính, kế toán phục vụcông tác cho Cơ quan EVN và cho công tác quản lý toà nhà EVN: phân tích, đánh giá hiệu quả thu chi; thực hiện công tác hạch toán, thống kê, quản lý tài sản, công cụ, dụng cụ, các nguồn kinh phí được giao đểđảm bảo điều kiện vật chất cho các hoạt động hàng ngày;
26
tổ chức trả lương, thưởng,... cho CBCNV Cơ quan EVN, cho Người đại diện phần vốn và người được cửlàm Trưởng Ban KS, KSV tại các công ty con, công ty liên kết; quản lý quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng thuộc phạm vi Văn phòng quản lý để phục vụ hoạt động hàng ngày của Cơ quan EVN và Tòa nhà EVN.
- Thực hiện nhiệm vụ quản lý vận hành và quản lý kinh doanh tòa nhà EVN, cụnhư thể sau:
+ Công tác quản lý vận hành tòa nhà EVN: Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện, giám sát các công tác bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên, định kỳ và sửa chữa lớn các hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà EVN; Lựa chọn và ký hợp đồng với các đơn vị cung ứng dịch vụ vận hành hệ thống kỹ thuật, an ninh, lễ tân, bảo vệ, vệ sinh, chăm sóc cảnh quan, kiểm soát sinh vật gây hại,...) theo uỷ quyền của Tổng giám đốc; Theo dõi, quản lý, giám sát các đơn vị cung ứng dịch vụ; Giám sát công tác trật tự trị an, an toàn, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường làm việc của tòa nhà EVN; Định kỳ tổ chức công tác tuyên truyền, tập huấn và diễn tập phòng cháy chữa cháy cho toàn bộ CBCNV trong tòa nhà EVN; Báo cáo định kỳ công tác quản lý vận hành Tòa nhà EVN.
+ Công tác quản lý kinh doanh Tòa nhà EVN: triển khai công tác khai thác, kinh doanh cho thuê văn phòng, hội trường, phòng họp, điểm đặt máy ATM; quản lý và chăm sóc khách hàng trong và ngoài EVN làm việc trong tòa nhà.
- Thực hiện các nhiệm vụkhác do Lãnh đạo EVN giao.