2.2. Thực trạng về tổ chức và kiểm tra công tác văn thư lưu trữ Tập đoàn điện
2.2.5. Xây dựng các quy trình công việc
Về công tác văn thư,Trưởng Phòng Văn thư lưu trữ và các chuyên viên ngoài việc chịu trách nhiệm chung trong thực hiện công tác văn thư còn thực hiện các nhiệm vụ cụ thể liên quan đến công tác Văn thư như sau:
-Soạn thảo văn bản -Quản lý văn bản đi -Quản lý văn bản đến
-Quản lý văn bản trên hệ thống văn bản điện tử trong Tập đoàn Điện lực Việt Nam
39
-Lấy ý kiến, ký văn bản, lưu trữ hồsơ của Hội đồng thành viên
-Quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ
chức trong công tác văn thư
-Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư -Phục vụ khai thác, phục vụ tài liệu lưu trữ
-Phân chia các ấn phẩm, báo chí, tài liệu chuyển giao tới các lãnh đạo, Phòng, Ban trong Tập đoàn
Tài liệu lưu trữ của Tập đoàn là tài liệu có giá trị, được lựa chọn từ trongtoàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Tập đoàn, được bảo quản trong các kho lưu trữđể khai thác phục vụ cho các mục đích của Tập đoàn. Vì là một doanh nghiệp lớn của nhà nước nên khối lượng tài liệu chiếm sốlượng lớn vả về tài liệu hành chính và tài liệu công việc, chuyên ngành.
Các quy định, công viêc vềcông tác lưu trữ: -Thu thập bổ sung tài liệu
+ Giao nhận hồsơ, tài liệu vào lưu trữcơ quan + Chỉnh lý tài liệu
+ Xác định giá trị tài liệu + Hội đồng xác định tài liệu + Hủy tài liệu hết giá trị
+ Thời hạn nộp hồsơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử -Bảo quản tổ chức và sử dụng tài liệu
+ Bảo quảntài liệu lưu trữ
+ Đối tượng được sử dụng tài liệu lưu trữ
+ Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ + Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
Công tác kiểm tra, đánh giá quy trình công việc được Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng đề cao và đôn đốc thực hiện. Trưởng phòng Văn thư lưu trữ luôn có các kế hoạch yêu cầu Chuyên viên thực hiện báo cáo công việc
40
theo trình tự công việc của mỗi Chuyên viên theo ngày, tuần, tháng và năm. Giúp đội ngũ CBCNV đưa ra các công việc trọng tâm và xây dựng các bước để thực hiện công việc một cách nhanh chóng.
Qua việc xây dựng các quy trình công việc giúp cho Chuyên viên thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, nội dung phù hợp với trình độ chuyên môn tránh trồng chéo, và bỏ sót công việc. Từđó, Lãnh đạo có thể dễ dàng kiểm tra, đánh giá hiệu quả của từng Chuyên viên giúp Chuyên viên khắc phục những thiếu sót, hạn chế. Bên cạnh đó có thể mở lớp đào tạo, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho Chuyên viên.