được lâu dài, tránh mối mọt và phục vụ tốt cho công tác điều hành như việc lãnh đạo đơn vị dễ dàng tiếp cận hồsơ, tìm tài liệu,… Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ sẽ thu hẹp được không gian lưu trữ, đồng thời công tác quản lý tài liệu lưu trữ sẽ chặt chẽhơn, truy xuất nhanh hơn.
Văn phòng cần chủ động lập kế hoạch báo cáo lãnh đạo cơ quan để mua sắm mới và thường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa máy photocopy để đảm bảo công việc sao in, ấn văn bản không bị gián đoạn.
3.6. Xây dựng chỉ số KPI trong quản lý và kiểm tra công tác văn thư lưu trữ lưu trữ
Hiện nay Tập đoàn Điện lực Việt Nam có tổ chức quản lý và kiểm tra CBCNV thông qua hồ sơ công việc của mỗi cá nhân và tổ chức các buổi kiểm tra theo đợt. Tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế và tốn thời gian. Qua đó, Ban lãnh đạo Tập đoàn có thể xây dựng thêm chỉ số KPI về tổ chức và kiểm tra công tác văn thư lưu trữ qua đó có thể đánh giá CBCNV, xây dựng được số lượng công việc kiểm tra; tiêu chuẩn, chất lượngthực hiện công việc.
Đánh giá CBCNV thông qua công tác kiểm tra về việc thực hiện nội quy, quy định trong Tập đoàn; thời gian làm việc; tác phong, thái độ của CBCNV trong các công việc được giao. Mỗi một cá nhân, bộ phận trong Phòng Văn thư lưu trữ sẽ có những nhiệm vụ và tính chất công việc khác nhau từ đó Lãnh đạo có thể xây dựng riêng được từng nhiệm vụ, mục đích hướng đến trong việc tổ chức kiểm tra. Bộ phận Văn thư xây dựng các mục tiêu công việc cần đạt được như: tốc độ soạn thảo văn bản; tiếp nhận xử lý, chuyển giao văn bản đi, đến; công tác lập hồ sơ điện tử; bảo vệ sử dựng con dấu; vấn đề thực hiện theo các văn bản mới ban hành của Văn phòng. Bộ phận lưu trữ xây dựng các mục tiêu đạt được trong việc thu thập, bổ sung tài liệu, chỉnh lý tài liệu kết hợp xác định giá trị tài liệu và phát huy hết giá trị tài liệu trong lưu trữ cơ quan. Bộ phận Văn phòng Điện tử trong việc đảm bảo hệ thống kết nối công việc giữa các cá nhân,
55
đơn vị, Ban Lãnh đạo trong Tập đoàn có bị gián đoạn hay lỗi kỹ thuật có đáp ứng hiệu quả chất lượng hay không; các sáng kiến trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin về văn thư lưu trữ; việc thự hiện và xử lý công việc trên môi trường mạng có đáp ứng được yêu cầu của CBCNV hay không. Từ các chỉ số đánh giá, quản lý và kiểm tra chất lượng, cá nhân mỗi CBCNV giúp cho Ban Lãnh đạo nắm được tình hình, dự toán được những kế hoạch tiếp theo giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức. Các chỉ tiêu quản lý, kiểm tra các cá nhân tự đánh giá theo ngày, tổng hợp theo tháng và tổng kết theo quý hoặc cuối năm tùy theo mức độ công việc. Trưởng phòng và Phó phòng Văn thư lưu trữ trực tiếp kiểm tra các chỉ số mà cá nhân thực hiện đã đúng và đủ chưa. Từ đó, Trưởng phòng Văn thư lưu trữ có thể tham mưu cho Chánh Văn phòng để đánh giá và sửa đổi những mực tiêu sao cho phù hợp.
* Tiểu kết:
Từ những ưu điểm, nhược điểm của công tác tổ chức, kiểm tra văn thư lưu trữ của Tập đoàn Điện lực Việt Nam. Cùng với đó là một số nguyên nhân tôi đã đưa ra các đề xuất về giải pháp nâng cao công tác tổ chức, kiểm tra văn thư lưu trữ. Để Văn phòng có thể làm phát huy hiệu quả của mình thì cần hạn chế các nhược điểm, phát huy các ưu điểm và áp dụng những giải pháp mới hiệu quả hơn.
56
Từ kết quả nghiên cứu trách nhiệm tổ chức, kiểm tra công tác văn thư lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam, chúng ta có thể thấy rằng công tác văn thư lưu trữ đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành của huyện, giúp lãnh đạo huyện có những căn cứ để đưa ra quyết định quản lý chính xác, kịp thời. Như vậy, muốn làm tốt công tác văn thư lưu trữ thì Lãnh đạo Văn phòng phải tổ chức, kiểm tra công tác này một cách khoa học, thống nhất góp phần làm nâng cao hiệu quả hoạt động của cả cơ quan.
Bài khóa luận đã tập trung tìm hiểu và phân tích thực trạng công tác tổ chức, kiểm tra văn thư lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam. Từ đó, tôi đã đưa được ra những ưu điểm về công tác này: công tác tổ chức bộ máy, nhân sự, phân công sắp xếp điều hành công việc về VTLT đã đi vào nề nếp, ổn định; công tác soạn thảo và ban hành văn bản và quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu đã hạn chế được những sai sót cơ bản trong việc soạn thảo như: sai về thể thức và kỹ thuật trình bày, văn bản trái thẩm quyền, bắt đầu hình thành một số cán bộ công chức ý thức lưu giữ và sắp xếp văn bản tài liệu sau khi hoàn thành công việc. Việc kiểm soát, tra tìm văn bản, tài liệu qua các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin đã được thực hiện… Bên cạnh những ưu điểm vẫn còn tồn tại một số hạn chếnhư: ý thức của cán bộ, công nhân viên chưa cao, lãnh đạo chưa thực sự sát sao trong công tác đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ, công tác kiểm tra đánh giá chưa liên tục,...
Để khắc phục những tồn tại, bài tiểu luận đã đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm tổ chức, kiểm tra công tác văn thư lưu trữ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam như: xây dựng vị trí làm việc cho cán bộ, công nhân viên; thiết chế lại bộmáy làm văn thư lưu trữ; xây dựng tiêu chí thi đua khen thưởng trong công tác văn thư lưu trữ; hoàn thiện văn bản chỉđạo về công tác văn thư lưu trữ;tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ. Để từ đó nâng cao nhận thức, trách nhiệm của Lãnh đạo Tập đoàn nói
57
chung và Văn phòng nói riêng nhằm thực hiện có hiệu quả công tác này phục vụ cho quản lý, điều hành của cơ quan.
Để những biện pháp đó được thực hiện một cách có hiệu quả cần phải tiến hành thường xuyên và thống nhất. Trong đó phải tập trung vào việc nâng cao nhận thức, trách nhiệm cho lãnh đạo cơ quan và văn phòng, tăng cường đội ngũ cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn sâu về nghiệp vụ, đồng thời đẩy mạnh hoạt động thanh tra, kiểm tra và giám sát thực hiện.
Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, nội dung bài khóa luận của tôi sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong quý thầy cô và các bạn quan tâm góp ý để bài khóa luận hoàn chỉnh hơn.
58
DANH SÁCH TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bùi Trâm Anh (2018), Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức và quản lý công
tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND Huyện Đan Phượng, thành phố
Hà Nội – Thực trạng và giải pháp, Đại học Nội Vụ Hà Nội, Hà Nội
2. Trịnh Văn Dương (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Công tác tổ chức quản lý về Văn thư Lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam – Thực trạng và Giải pháp, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội
3. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phương Hiền (2012),
Giáo trình Quản trịVăn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân, Hà Nội 4. Chu Thị Hậu: Giáo trình lý luận và phương pháp công tác lưu
trữ(2016), Nhà xuất bản Lao động, Hà Nội
5. Nguyễn Thị Hà (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao hiệu quả
tổ chức và Quản lý Văn thư tại Văn phòng Bộ Y tế, Đại học Nội Vụ Hà Nội, Hà Nội
6. Quàng Thị Hằng (2018), Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức và quản lý
công tác lưu trữ tại Huyện ủy Mường Ảng, tỉnh Điện Biên, Đại học Nội Vụ Hà
Nội, Hà Nội
7. Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Đoàn Thị Thu Hà, Đỗ Thị Hải Hà (2016),
Giáo trình Quản trị học, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội
8. Dương Văn Khảm (2000), Công tác Văn thư Lưu trữ, NXB Chính trị Quốc gia Hà Nội.
9. Lịch sử hình thành Phông và lịch sử Phông Tập đoàn Điện lực Việt Nam giai đoạn 1995-2020
10. Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/6/2020 của Quốc Hội 11. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc Hội
12.Nguyễn Hữu Thân (2007): Quản trị hành chánh văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội
59
13.Nguyễn Văn Thâm: Tổ chức điều hành hoạt động công sở, NXB Chính trị Quốc Gia, Hà Nội
14.Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư,
NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội
15.Nghịđịnh 110/2004 NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 08/4/2004 16.Nghịđịnh 30/2020 NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 05/3/2020 17.Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư,
NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội
18.Văn Tất Thu (2020): Giáo trình Quản trịVăn Phòng, NXB Bách khoa Hà Nội, Hà Nội
19.Nguyễn Thị Vui (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức, quản lý công
tác Văn thư, Lưu trữ của Văn phòng Hội đồng Nhân dân, ủy ban Nhân dân
huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội
20.Tập đoàn Điện lực Việt Nam (2020): Quyết định số 333/QĐ-EVN ngày 09/3/2020 Quyết định vềBan hành Quy định vềcông tác Văn phòng trong
Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam
21.Tập đoàn Điện lực Việt Nam (2019): Quyết định số 168/QĐ-EVN ngày 31 tháng 01 năm 2019 Quyết định về việc Quy định làm việc của Cơ quan Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
22.Tập đoàn Điện lực Việt Nam (2016): Quyết định số 966/QĐ-EVN ngày 04/10/2016 Quyết định về việc phê duyệt chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tập đoàn Điện lực Việt Nam
23. Văn phòng Tập đoàn Điện lực Việt Nam (2020): Công văn số 3473/ VP-EVN ngày 20 tháng 5 năm 2020 về việc đánh giá Kết quả Lập hồsơ công việc các Ban/VP Cơ quan Tập đoàn
24. Văn phòng Tập đoàn Điện lực Việt Nam (2021): Công văn số 948/EVN-VP ngày 28/02/2021 về việc quán triệt công tác rà soát, phân loại, chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ tại các đơn vị
25. Trang thông tin điện tử Tập đoàn Điện lực Việt Nam: https://www.evn.com.vn/
PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Tập đoàn Điện lực Việt Nam
Phụ lục 2: Kho lưu trữ tài liệu Tập đoàn Điện lực Việt Nam
Phụ lục 3: Phòng Văn thư lưu trữ Tập đoàn Điện lực Việt Nam
Phụ lục 5: Quyết định số333/QĐ-EVN ngày 09/3/2020 Quyết định về Ban hành Quy định về công tác Văn phòng trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam
TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập –Tự do –Hạnh phúc
Số: 333/QĐ-EVN Hà Nội, ngày 9 tháng 3 năm 2020
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy định vềcông tác Văn phòng
trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam
TỔNG GIÁM ĐỐC TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
Căn cứ Nghịđịnh số26/2018/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2018 của Chính phủ
vềĐiều lệ tổ chức và hoạt động của Tập đoàn Điện lực Việt Nam;
Căn cứ Nghị quyết số 06/NQ-HĐTV, ngày 08 tháng 01 năm 2020 của Hội đồng thành viên EVN vềthông qua Quy định về công tác văn phòng trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam;
Theo đề nghị của ông Chánh Văn phòng và ông Trưởng Ban Pháp chế Tập đoàn Điện lực Việt Nam,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy định về công tác văn phòng
trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam”.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký, thay thế Quyết
định số599/QĐ-EVN ngày 17/5/2018 của Tổng Giám đốc Tập đoàn Điện lực Việt Nam về việc ban hành Quy định vềcông tác Văn phòng trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam; các quy định khác có liên quan do Tập đoàn Điện lực Việt Nam ban hành
trước đây trái với Quyết định này đều bãi bỏ.
Điều 3. Các Phó Tổng Giám đốc EVN, các Trưởng Ban thuộc Hội đồng thành
viên EVN, Chánh Văn phòng, Trưởng các Ban chức năng Cơ quan EVN, Thủ trưởng
các Đơn vị trực thuộc EVN, các công ty con do EVN nắm giữ 100% vốn điều lệ; các Công ty TNHH MTV cấp III, Người đại diện phần vốn của EVN tại các công ty cổ phần,
Người đại diện phần vốn của Công ty TNHH MTV cấp II tại các công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần; các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Như điều 3; - HĐTV (để b/c); - Các PTGĐ; - KSV EVN;
- Công đoàn Điện lực Việt Nam; - Đoàn thanh niên EVN;
- Các Ban/Văn phòng Cơ quan EVN; - Các đơn vị thành viên và trực thuộc EVN; - Các Đơn vị cấp III thuộc EVN;
TỔNG GIÁM ĐỐC
TẬP ĐOÀN
ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦNGHĨA VIỆT NAM
Độc lập -Tự do- Hạnh phúc
QUY ĐỊNH VỀCÔNG TÁC VĂN PHÒNG
TRONG TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC QUỐC GIA VIỆT NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-EVN ngày tháng 02 năm 2020
của Tổng Giám đốc Tập đoàn Điện lực Việt Nam)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh: Quy định này quy định về công tác văn thư, lưu trữ, quản lý, sử dụng con dấu, quản lý sử dụng văn phòng điện tử, chữ ký số, công tác bảo vệ bí mật trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam.
2. Đối tượng áp dụng:
Quy định này áp dụng đối với:
a) Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN);
b) Công ty con do EVN nắm giữ 100% vốn điều lệ (Công ty TNHH MTV cấp II); c) Công ty con do Công ty TNHH MTV cấp II nắm giữ 100% vốn điều lệ (Công ty TNHH MTV cấp III);
d) Người đại diện phần vốn của EVN, Người đại diện phần vốn của Công ty TNHH MTV cấp II tại các công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần (sau đây gọi tắt là
Người đại diện);
e) Các tổ chức, cá nhân có liên quan.
Điều 2. Giải thích từ ngữ và các chữ viết tắt
1. Lãnh đạo EVN/Đơn vị, gồm:
a) Tại EVN là: Chủ tịch HĐTV, các Thành viên HĐTV, Tổng giám đốc EVN, các Phó Tổng giám đốc EVN;
b) Tại các Đơn vị cấp II là: Chủ tịch HĐTV, các Thành viên HĐTV, Tổng giám
đốc/Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc/Phó Giám đốc;
c) Tại các Đơn vị cấp III là: Chủ tịch Công ty, chủ tịch HĐQT, Tổng giám
đốc/Giám đốc, Phó Tổng giám đốc/Phó giám đốc;
d) Tại các Đơn vị trực thuộc EVN, Đơn vị cấp II, cấp III là: Giám đốc, Phó Giám
đốc và các chức danh tương đương.
2. EVN: Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
3. HĐTV: Hội đồng thành viên EVN.
4. Người đứng đầu EVN/ Đơn vị: Người được cử/bổ nhiệm giữ chức vụ cao nhất trong việc quản lý/điều hành cơ quan/đơn vị. Tại EVN và các đơn vị có Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị/Chủ tịch công ty thì Người đứng đầu đơn vị là Chủ tịch Hội đồng
thành viên/Hội đồng quản trị, Chủ tịch Tổng công ty/Công ty. Đối với các đơn vị không có Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị hoặc Chủ tịch thì Tổng giám đốc/Giám đốc hoặc tương đương là Người đứng đầu đơn vị.
5. Ban: Được dùng để chỉcác Ban/Văn phòng của Cơ quan EVN và Ban Tổng hợp,