Sơ đồ 1.3 : Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với người bán
2.2. Thực trạng kế toán thanh toán tại công ty TNHH Quang Phúc
2.2.3. Kế toán thanh toán với người bán
a) Chứng từ sử dụng
- Hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán - Hóa đơn VAT, Hóa đơn bán hàng.
- Giấy báo Nợ của Ngân hàng (séc tiền mặt, séc chuyển khoản, ủy nhiệm chi, lệnh chi,...)
- Biên bản đối chiếu công nợ - Phiếu nhập kho
- Biên bản giao nhận TSCĐ
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa, sản phẩm, hàng hóa - Biên bản bù trừ công nợ
b) Tài khoản sử dụng
Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán
Kế toán sử dụng tài khoản 331 – Các khoản phải trả để theo dõi các khoản nợ phải trả, tình hình thanh toán các khoản nợ của đơn vị với người bán, người cung cấp lao vụ, dịch vụ, người cho vay và các khoản phải trả khác do tạm giữ, tạm thu các quỹ tài chính phát sinh trong đơn vị. Doanh nghiệp cũng đã mở tài khoản chi tiết để theo dõi cho từng đối tượng khách hàng như sau:
Hình ảnh 2.21: Danh sách tài khoản 331 chi tiết cho từng đối tượng nhà cung cấp mà doanh nghiệp sử dụng 1
Hình ảnh 2.22: Danh sách tài khoản 331 chi tiết cho từng nhà cung cấp mà doanh nghiệp đang sử dụng 2
Hình ảnh 2.23: Danh sách tài khoản 331 chi tiết cho từng nhà cung cấp mà doanh nghiệp đang sử dụng 3
Hình ảnh 2.24: Danh sách tài khoản 331 chi tiết cho từng nhà cung cấp mà doanh nghiệp đang sử dụng 4
Ngoài việc hạch toán thông qua tài khoản 331 đối với các nghiệp vụ mua hàng chưa thanh toán thì công ty còn sử dụng các tài khoản khác để sử dụng khi hạch toán như: TK 111, TK 112, TK 642, TK 211,…
c) Sổ sách kế toán sử dụng
- Sổ cái tài khoản 331 (Mẫu S03b-DNN)
- Sổ chi tiết thanh toán với người bán(S13-DNN) - Sổ nhật ký chung (S03a-DNN)
- Sổ chi tiết các tài khoản – TK 331 (S20-DNN)
d) Phương pháp hạch toán
tình hình thanh toán với người bán theo từng đối tượng. Tùy theo từng đối tượng mà công ty có chính sách thanh toán khác nhau, thường thì công ty sẽ thanh toán chuyển khoản cho nhà cung cấp với các nghiệp vụ như sau:
(1) Ứng trước tiền cho người bán, thanh toán các khoản phải trả: Kế toán thu thập các chứng từ như: Phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng hoặc giấy nhận nợ, hóa đơn GTGT mua hàng trong trường hợp công ty vay tiền để hạch toán nghiệp vụ như sau:
Nợ TK 331: Số tiền thanh toán cho nhà cung cấp
Có TK 1111: Tổng số tiền thanh toán bằng tiền mặt Có TK 1121: Số tiền thanh toán bằng chuyển khoản Có TK 3111: Vay tiền ngân hàng để thanh toán khoản nợ
(2) Mua hàng hóa nhập kho chưa thanh toán: Kế toán thu thập các chứng từ như hóa đơn GTG hoặc hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp, hợp đồng kinh tế đối với các hóa đơn có giá trị lớn (hoặc hợp đồng kinh tế đối với các nhà cung cấp phát sinh nhiều nghiệp vụ trong thời gian dài và phiếu nhập kho. Sau đó kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 156: Giá trị hàng hóa mua vào để bán
Nợ TK 6421: Giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ công tác bán hàng
Nợ TK 6422: Giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ công tác quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 1331: Thuế GTGT 10%
Có TK 331: Tổng tiền thanh toán
(3) + Chiết khấu thương mại: Dựa trên hóa đơn GTGT hàng mua kế toán hạch toán giảm giá trị hàng mua như sau:
Nợ TK 156: Tổng tiền hàng đã trừ đi chiết khấu thương mại
Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT = Tổng tiền hàng đã trừ đi chiết khấu thương mại x 10%
Có TK 331: Tổng tiền thanh toán trên hóa đơn
và thực tế khi thanh toán sớm công nợ cho nhà cung cấp, kế toán sẽ ghi nhận khoản tiền được chiết khấu như sau:
Nợ TK 331: Tổng tiền phải thanh toán
Có TK 1121: Số tiền thực tế thanh toán Có TK 515: Số tiền được chiết khấu
(4) Mua tài sản cố định: Kế toán thu thập các chứng từ như hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, biên bản bàn giao, giấy tờ đăng ký xe,… sau đó hạch toán như sau:
Nợ TK 211: Nguyên giá tài sản cố định Nợ TK 1331: Thuế GTGT 10%
Có TK 331: Tổng tiền thanh toán
Sơ đồ 2.5: Hạch toán tài khoản 331 thực tế phát sinh tại doanh nghiệp
e) Một số nghiệp vụ thực tế tại doanh nghiệp trong thời gian nghiên cứu
Ví dụ 4.1: Ngày 02/12/2019, Công ty TNHH Quang Phúc mua hàng của Công ty cổ phần thực phẩm Quốc tếvà tiến hành nhập kho với tổng giá trị hàng hóa chưa thuế là: 130.527.043 đồng, thuế GTGT 10% là 12.697.554 đồng, công ty được chiết khấu 3.551.500 đồng tiền hàng. Kế toán căn cứ vào Hóa đơn GTGT(Phụ lục 09), phiếu nhập kho để tiến hành hạch toán như sau:
+ Bước 1: Đăng nhập phần mềm kế toán bằng tên đăng nhập và mật khẩu + Bước 2: Chọn “Cập nhật” “Phiếu nhập kho”
Ngày 02/12/2019
Nghiệp vụ: Chọn Chuyển khoản - quốc tế Thuế (%): 10 Tiền thuế: 12.697.554
Nhà cung cấp: Công ty cổ phần thực phẩm Quốc Tế
Người bán, Địa chỉ, MST: hệ thống tự cập nhật theo tên nhà cung cấp Số CT gốc: Số hóa đơn - 33416
Ký hiệu hóa đơn: QT/19E Ngày PH: 02/12/2019 Mẫu số: 01GTKT0/001
Hàng hóa, số lượng, đơn giá: Điền tương ứng với hóa đơn
Khấu trừ: là khoản tiền mà công ty được chiết khấu thương mại khi mua hàng theo tỷ lệ như ở trên.
Hình ảnh 2.25: Giao diện phiếu nhập kho hàng hóa
+ Bước 4: Chọn “C.Từ” kiểm tra lại các thông tin và tài khoản mà phần mềm đã tự cập nhật có đúng không.
Hình ảnh 2.26: Giao diện phiếu hạch toán mua hàng chưa thanh toán
+ Bước 5: Nhấn “Ghi” để lưu thông tin đã hạch toán
Ví dụ 4.2: Ngày 09/12/2019. công ty TNHH Quang Phúc vay tiền của ngân hàng BIDV để thanh toán tiền hàng cho công ty cổ phần thực phẩm Quốc tế với số tiền là 140.000.000 đồng. Kế toán căn cứ vàoHóa đơn có xác nhận giải ngân của BIDV (Phụ lục 09) để tiền hành hạch toán như sau:
+ Bước 1: Đăng nhập phần mềm kế toán với tên đăng nhập và mật khẩu + Bước 2: Chọn “Cập nhật” “Phiếu chi”
+ Bước 3: Điền các thông tin cần thiết lên phiếu chi Ngày 09/12/2019
Chi cho: Công ty cổ phần thực phẩm Quốc tế Tên KH: Công ty cổ phần thực phẩm Quốc tế
Địa chỉ: phần mềm tự động cập nhật tương ứng với tên khách hàng Nội dung: Vay BIDV chuyển tiền mua hàng
Về việc: Chọn “Vay BIDV – chuyển Quốc tế (33151)” Ngoại tệ: chọn VND
Số tiền: 140.000.000 TK đối ứng: 33151
+ Bước 4: Sau khi điền hết các thông tin ở phiếu chi, chọn “Chứng từ” để kiểm tra các tài khoản hạch toán mà ở phần mềm đã cập nhật bên phiếu hạch toán.
+ Bước 5: Nhấn “Ghi” để lưu toàn bộ thông tin hạch toán.
Hình ảnh 2.28: Giao diện phiếu hạch toán nghiệp vụ chi tiết
Sau khi thanh toán hết công nợ cho công ty cổ phần thực phẩm Quốc tế thì phần mềm sẽ tự cập nhật lên các sổ kế toán. Để xem các sổ kế toán sau khi hạch toán, kế toán sẽ làm như sau:
1) Xem sổ nhật ký chung: Chọn “Báo cáo” “Sổ nhật ký chung” và chọn từ 01/12/2019 đến hết 31/12/2019
Hình ảnh 2.29: Sổ nhật ký chung tháng 12/2019
1) Chọn “Báo cáo” “Sổ cái chi tiết các tài khoản”:
Hình ảnh 2.30: Sổ cái tài khoản 331 tháng 12/2019
2) Sổ chi tiết công nợ nhà cung cấp: Chọn “Báo cáo” “Sổ chi tiết công nợ” chọn tài khoản 33151-Công ty cổ phần thực phẩm Quốc
tế”, từ ngày 01/12/2019 đến ngày 31/12/2019
Hình ảnh 2.31: Sổ chi tiết công nợ công ty cổ phần thực phẩm Quốc tế tháng 12/2019
Ví dụ 5.1: Ngày 10/12/2019 Công ty mua hàng của Nhà máy sữa đậu nành Vinasoy – Chi nhánh công ty cổ phần đường Quảng Ngãi với giá trị hàng hóa chưa thuế là 238.210.380 đồng, thuế GTGT 10% là 23.821.038 đồng. Kế toán dựa vào Hóa đơn GTGT (Phụ lục 10) và phiếu xuất kho để hạch toán nghiệp vụ mua hàng trả tiền sau như sau:
+ Bước 1: Đăng nhập phần mềm với tên đăng nhập và mật khẩu + Bước 2: Chọn “Cập nhật” -- > “Phiếu nhập kho”
+ Bước 3: Điền các thông tin cần thiết vào phiếu xuất kho Ngày 10/12/2019
Nội dung: Nhập hàng
Nghiệp vụ: chọn Chuyển khoản – Vinasoy Thuế 10%
Nhà cung cấp: Nhà máy sữa đậu nành Vinasoy – Chi nhánh công ty cổ phần đường Quảng Ngãi
Địa chỉ, MS thuế: phần mềm tự cập nhật K.Hiệu HĐ gốc: KD/13P
Số CT gốc: số hóa đơn Ngày phát hành: 10/12/2019
Mặt hàng: Chọn mã Sữa Fami Canxi 36 hộp Số lượng, đơn giá: tương ứng với hóa đơn
+ Bước 4: Chọn “C.Từ” để kiểm tra hạch toán sau khi phần mềm tự cập nhật từ phiếu xuất kho.
+ Bước 5: Chọn “Ghi” để lưu thông tin kế toán
Hình ảnh 2.33: Giao diện phiếu hạch toán
Ví dụ 5.2: Ngày 10/12/2019 công ty TNHH Quang Phúc vay tiền của ngân hàng BIDV để thanh toán ngay cho Chi nhánh công ty cổ phần đường Quảng Ngãi với số tiền là 200.000.000 đồng. Số còn lại thanh toán sau. Kế toán dựa vào Hóa đơn GTGT có xác nhận giải ngân của BIDV (Phụ lục 10)
đểhạch toán như sau:
+ Bước 1: Đăng nhập phần mềm kế toán với tên đăng nhập và mật khẩu + Bước 2: Chọn “Cập nhật” “Phiếu chi”
+ Bước 3: Điền các thông tin cần thiết lên phiếu chi Ngày 10/12/2019
Chi cho: Nhà máy sữa đậu nành Vinasoy – Chi nhánh công ty cổ phần đường Quảng Ngãi
Tên KH: Nhà máy sữa đậu nành Vinasoy – Chi nhánh công ty cổ phần đường Quảng Ngãi
Địa chỉ: phần mềm tự động cập nhật tương ứng với tên khách hàng Nội dung: Vay BIDV chuyển tiền mua hàng
Ngoại tệ: chọn VND Số tiền: 200.000.000 TK đối ứng: 33116
+ Bước 4: Sau khi điền hết các thông tin ở phiếu chi, chọn “Chứng từ” để kiểm tra các tài khoản hạch toán mà ở phần mềm đã cập nhật bên phiếu hạch toán.
+ Bước 5: Nhấn “Ghi” để lưu toàn bộ thông tin hạch toán.
Hình ảnh 2.34: Giao diện phiếu hạch toán
Sau khi hạch toán các bút toán trên, cách xem sổ kế toán như sau: 1) Sổ nhật ký chung: Chọn “Báo cáo” “Sổ nhật ký chung” từ
01/12/2019 đến 31/12/2019
Hình ảnh 2.35: Sổ nhật ký chung tháng 12/2019
Hình ảnh 2.36: Sổ cái chi tiết tài khoản 33116
3) Sổ chi tiết công nợ tài khoản khách hàng 33116:
Hình ảnh 2.37: Giao diện sổ chi tiết công nợ tài khoản 33116
Ví dụ 6: Ngày 27/12//2019, công ty mua bộ loa richbuy 806 của công ty TNHH thương mại và dịch vụ VIET BLUE với giá trị hàng hóa chưa thuế là 14.045.455 đồng, thuế GTGT 10% là 1.404.545 đồng, đã thanh toán ngay bằng
tiền mặt. Căn cứ vào hóa đơn GTGT (Phụ lục 11), Phiếu chi (Phụ lục 12)kế toán hạch toán như sau:
+ Bước 1: Đăng nhập phần mềm bằng tên đăng nhập và mật khẩu + Bước 2: Chọn “Cập nhật” “Hóa đơn dịch vụ”
+ Bước 3: Điền các thông tin cơ bản lên hóa đơn Loại CT: Chọn “Thuế đầu vào”
Ngày 27/12/2019
Mẫu số hóa đơn: 01GTKT3/001 Ngày PH: 27/12/2019
Ký hiệu: 26AA/17P
Nghiệp vụ: Chọn “Chi phí quản lý (6422, 1111)” Nội dung: Trả mua bộ loa richbuy 806
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH thương mại và du lịch VIET BLUE Địa chỉ, MST: điền tương ứng trên hóa đơn
Mặt hàng: mở mã hàng – Bộ loa richbuy 806 Đơn giá, Số lượng: tương ứng
+ Bước 4: Chọn “Chứng từ” và điền tài khoản hạch toán
TK nợ: 6422 – xuất dùng luôn và đưa vào chi phí doanh nghiệp 1331 – Thuế
TK có: 1111 – Thanh toán bằng tiền mặt
Hỉnh ảnh 2.38: Giao diện hạch toán mua hàng không qua kho, thanh toán luôn bằng tiền mặt
Hình ảnh 2.39: Giao diện hạch toán nghiệp vụ mua hàng thanh toán luôn bằng tiền mặt
Sau khi hạch toán ta có sổ “Nhật ký chung” như sau:
Hình ảnh 2.40: Sổ nhật ký chung tháng 12/2019
Để xem “Sổ quỹ tiền mặt” ta chọn “Báo cáo” “Sổ quỹ tiền mặt”:
Hình ảnh 2.41: Sổ chi tiết quỹ tiền mặt tháng 12/2019