Sơ đồ 1.3 : Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với người bán
2.2. Thực trạng kế toán thanh toán tại công ty TNHH Quang Phúc
2.2.2. Kế toán thanh toán với người mua
a) Chứng từ sử dụng
- Hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng
- Hóa đơn hóa đơn GTGT – Mẫu số 01GTGT3/001
- Phiếu giao hàng, phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT), phiếu báo giá - Bảng kê đối chiếu công nợ phải thu khách hàng
- Bảng kê hàng hóa, dịch vụ bán ra
c) Tài khoản kế toán sử dụng
Tài khoản 131 – Các khoản phải thu khách hàng
Các khoản phải thu của khách hàng kế toán thanh toán của doanh nghiệp theo dõi chi tiết theo từng đối tượng khách hàng, theo khoản nợ và từng lần thanh toán.
Doanh nghiệp mở các tài khoản chi tiết để theo dõi từng đối tượng khách hàng:
Hình ảnh 2.2: Danh sách tài khoản 131 chi tiết cho từng khách hàng mà doanh nghiệp sử dụng 1
Hình ảnh 2.3: Danh sách tài khoản 131 chi tiết cho từng khách hàng mà doanh nghiệp đang sử dụng 2
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan như: TK 111, TK 112, TK 511, TK 33311,…
c) Sổ sách kế toán sử dụng
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua (Mẫu số S13-DNN) - Sổ chi tiết các tài khoản – TK 131 (Mẫu số S20-DNN) - Sổ Nhật ký chung (Mẫu số S03a – DNN)
d) Phương pháp hạch toán
Qua nghiên cứu sổ sách, chứng từ và phỏng vấn kế toán tại công ty TNHH Quang Phúc, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến công nợ khách hàng tại công ty bao gồm:
(1) Bán hàng: ghi nhận tăng doanh thu và thuế GTGT đầu ra (2) Chiết khấu thương mại
(3) Khách hàng ứng trước hoặc thanh toán tiền hàng
131
511Phải thu của khách hàng511
(1) 33311 (2) 33311 1111, 1121 (3)
Sơ đồ 2.4: Hạch toán tài khoản 131 thực tế phát sinh tại doanh nghiệp
Quy trình luân chuyển chứng từ đối với các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng tại công ty TNHH Quang Phúc:
(1) Nghiệp vụ bán hàng: Kế toán tiến hành thu thập hóa đơn GTGT bán ra liên 3 hoặc liên 1, hợp đồng kinh tế đối với hóa đơn có giá trị lớn (hoặc hợp đồng kinh tế đối với khách hàng nào phát sinh mua bán nhiều lần trong thời gian dài), phiếu xuất kho bán hàng. Sau đó kiểm tra lại số tiền trên hóa đơn và tiến hành hạch toán như sau:
Nợ TK: 131: Tổng tiền thanh toán = Tổng tiền hàng + Tiền thuế GTGT Có TK 511: Tổng tiền hàng
Có TK 33311: Tiền thuế GTGT = Tổng tiền hàng x thuế suất 10% Sau khi hạch toán, kế toán lưu liên 1 và liên 3 tại quyển hóa đơn để cất bảo quản cho thuận tiện.
(2) Nghiệp vụ chiết khấu thương mại (nghiệp vụ này thường được chiết khấu trực tiếp trên hóa đơn bán hàng): Kế toán bán hàng tiến hành thu thập các chứng từ tương tự nghiệp vụ bán hàng sau đó tiến hành hạch toán như sau:
Nợ TK 131: Tổng tiền thanh toán = Tổng tiền hàng + tiền thuế GTGT Có TK 511: Tổng tiền hàng sau khi đã trừ đi tiền chiết khấu thương mại
Có TK 33311: Tiền thuế GTGT = Tổng tiền hàng sau khi trừ đi tiền chiết khấu thương mại x 10%.
(3) Nghiệp vụ thanh toán tiền hàng hoặc ứng trước tiền hàng: Kế toán thu thập các chứng từ như: sao kê ngân hàng, giấy báo có của ngân hàng. Sau đó kế toán xác định đối tượng chuyển tiền và hạch toán như sau:
Nợ TK 1121: Số tiền mà khách hàng chuyển trả hoặc ứng trước Có TK 131: tiền mà khách hàng chuyển trả hoặc ứng trước
e) Một số nghiệp vụ thực tế tại doanh nghiệp trong thời gian nghiên cứu
Ví dụ1.1: Nghiệp vụ khách hàng ứng trước tiền hàng bằng chuyển khoản
Ngày 05/12/2019, công ty TNHH dệt Phú Thọ ứng trước tiền hàng bằng chuyển khoản với sổ tiền là 14.300.000 đồng. Kế toán dựa vào sao kê ngân hàng hoặc Giấy báo có (Phụ lục 03) để hạch toán nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng như sau:
+ Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm kế toán SMAT với tên đăng nhập và mật khẩu.
+ Bước 2: Trên thanh công cụ, kế toán nhấn “Cập nhật” “Phiếu thu tiền mặt ngân hàng”
Hình ảnh 2.4: Thanh công cụ trên phần mềm SMAT
+ Bước 3: Kế toán điền các thông tin vào phiếu thu tiền ngân hàng: Ngày: 05/12/2019
Thu của: Công ty TNHH Dệt Phú Thọ
Địa chỉ: phần mềm tự cập nhật dựa trên thông tin đã mặc định sẵn. Nội dung: Trả tiền mua hàng BIDV
Về việc: Công ty TNHH Dệt trả tiền BIDV (13127) Ngoại tệ: Chọn “VND”
Số tiền: 14.300.000
Ngân hàng: Chọn “Tiền gửi ngân hàng BIDV”
Bước 4: Sau khi điền song phần Phiếu thu tiền mặt ngân hàng, kế toán chọn ô “Chứng từ” ở cuối màn hình -> sau đó sẽ xuất hiện “Chứng từ kế toán”. Các thông tin sẽ được cập nhật dựa trên “Phiếu thu tiền mặt ngânhàng”. Kế toán kiểm tra lại các thông tin trên phiếu hạch toán.
Hình ảnh 2.6: Chứng từ kế toán nghiệp vụ thu tiền gửi của khách hàng
+ Bước 5: Kế toán ấn “Ghi” để lưu phần thông tin hạch toán.
Ví dụ 1.2: Công ty TNHH Quang Phúc xuất kho bán hàng cho khách hàng đã ứng trước tiền hàng
Ngày 17/12/2019, công ty TNHH Dệt Phú Thọ đến lấy hàng với hóa đơn trị giá 15.444.000 đồng (cả thuế GTGT). Kế toán tiền hành hạch toán phiếu xuất kho căn cứ trên hóa đơn GTGT bán hàng (Phụ lục 04) như sau:
+ Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm kế toán SMAT với tên đăng nhập và mật khẩu.
+ Bước 2: Trên thanh công cụ chọn “Cập nhật” “Phiếu xuất kho”
+ Bước 3: Điền các thông tin cơ bản lên phiếu xuất kho: Ngày: 17/12/2019
Nội dung: bán hàng
Nghiệp vụ: chọn “Trả chậm – Công ty TNHH dệt” Thuế: 10%
Khách hàng: Công ty TNHH Dệt Phú Thọ
Địa chỉ, mã số thuế: phần mềm sẽ tự cập nhật tương ứng với tên khách hàng
Ký hiệu hóa đơn:QP/17P Số CT gốc: 02828
Mẫu số: 01GTKT3/002
Danh sách hàng hóa, số lượng, đơn giá điền tương ứng với hóa đơn GTGT.
+ Bước 4: Sau khi điền đầy đủ các thông tin trên “Phiếu xuất kho” kế toán nhấn chọn “Chứng từ” để hạch toán chi tiết tài khoản: các nội dung trong phiếu hạch toán sẽ được cập nhật tương ứng với “Phiếu xuất kho” kế toán kiểm tra lại nội dung cho chính xác hoặc đối với các nghiệp vụ khác biệt thì kế toán sẽ chỉnh lại bút toán cho hợp lý.
Hình ảnh 2.8: Phiếu hạch toán chi tiết nghiệp vụ bán hàng
+ Bước 5: Nhấn “Ghi” để lưu thông tin đã hạch toán.
Sau khi hạch toán song, phần mềm sẽ tự cập nhật thông tin lên các loại sổ kế toán cần thiết, cách xem các sổ như sau:
1) Chọn “Báo cáo” “Sổ nhật ký chung” chọn khoảng thời gian là tháng 12 để xem sổ tháng 12:
Hình ảnh 2.9: Giao diện sổ nhật ký chung sau khi xuất ra excel tháng 12/2019
2) Chọn “Báo cáo” “Sổ cái chi tiết từng tài khoản” Chọn tài khoản 131 tháng 12/2019 để xem:
3) Chọn “Báo cáo” “Chi tiết công nợ khách hàng” chọn khách hàng muốn xem công nợ:
Hình ảnh 2.11: Giao diện sổ chi tiết tài khoản 131 của “Công ty TNHH dệt Phú Thọ” tháng 12/2019
Ví dụ 02: Bán hàng, thu tiền ngay bằng tiền mặt:
Ngày 19/12/2019, công ty TNHH Quang Phúc bán hàng có chiết khấu thương mại cho khách hàng là hộ kinh doanh Nguyễn Thị Được với giá trị hàng bán (đã bao gồm thuế GTGT) là: 40.039.331 đồng. Căn cứ vào hóa đơn GTGT (Phụ lục 05), phiếu xuất kho bán hàng và Phiếu thu (Phụ lục 06)kế toán hạch toán lên phần mềm SMAT như sau:
+ Bước 1: Đăng nhập phần mềm SMAT
+ Bước 2: Trên thanh công cụ chọn Cập nhật -> Phiếu xuất kho
+ Bước 3: Nhập các nội dung cần thiết: - Ngày xuất kho: 19/12/2019
- Tên khách hàng: Nguyễn Thị Được - Người mua hàng: Nguyễn Thị Được - Chọn mẫu số hóa đơn: 01GTKT3/002 - Số CT: 02855 – Số hóa đơn GTGT - Chọn kí hiệu hóa đơn: QP/17P
- Điền tên mặt hàng, số lượng, đơn giá, chiết khấu tương ứng:
Tên mặt hàng Số lượng
Sữa chua Ba Vì 20 thùng
Sữa tươi tiệt trùng dl có đường 180ml 50 thùng
Nước chanh dây 50 thùng
Marie 432 gam 20 thùng
Bánh quy nhân trái cây 450 gam x 10 túi
25 thùng
+ Mục sổ nợ cũ: phần mềm sẽ tự cập nhật dựa trên số liệu của tài khoản 131.
+ Hạn thanh toán: ngày 19/12/2019 (do khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt)
+ Trả trước: 40.039.331đ - là số tiền khách hàng thanh toán ngay trong ngày hóa đơn. Ở đây khách hàng thanh toán toàn bộ.
+ Khấu trừ: 1.344.433đ là tổng tiền người mua được chiết khấu, số tiền chiết khấu được trừ thẳng vào tổng tiền hàng.
+ Thành tiền: Phần mềm tự cập nhật
+ Bước 4: Chọn sang phần chứng từ và điền nội dung hạch toán nghiệp vụ: - Số CT, đối tượng khách hàng, ký hiệu hóa đơn, ngày hóa đơn: phần mềm tự cập nhật theo phiếu xuất kho.
- Cột TK Nợ: Tiến hành ghi nợ TK 1111 - Tăng tiền mặt Việt Nam Đồng. - Cột TK Có: 1) TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa
2) TK 33311: Thuế GTGT hàng hóa, dịch vụ bán ra.
- Cột Tên TK, gõ nội dung chi tiết dễ hiểu: Tiền mặt Việt Nam - Cột số tiền: phần mềm tự cập nhật theo phiếu xuất kho.
Hình ảnh 2.13: Phiếu hạch toán bán hàng
+ Bước 5: Ấn “Ghi” để lưu nội dung phiếu hạch toán.
Ví dụ3.1: Khách hàng mua nợ tiền sau đó thanh toán bằng chuyển khoản: Ngày 18/12/2019, Chi nhánh công ty cổ phần đầu tư thế giới sữa tại Phú Thọ mua hàng của công ty với giá trị chưa thuế là 95.927.440 đồng. Căn cứ vào
Hóa đơn GTGT (Phụ lục 07), phiếu xuất kho kế toán tiến hành ghi nhận bút toán khách hàng mua hàng nợ tiền như sau:
+ Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm kế toán SMAT với tên đăng nhập và mật khẩu.
+ Bước 2: Trên thanh công cụ chọn “Cập nhật” “Phiếu xuất kho”
+ Bước 3: Điền đầy đủ thông tin lên Phiếu xuất kho Ngày: 18/12/2019
Số CT: Phần mềm tự cập nhật Nội dung: bán hàng
Nghiệp vụ: Chọn “Trả chậm – Công ty CP thế giới sữa” Thuế: 10%
Khách hàng: Chi nhánh công ty cổ phần đầu tư thế giới sữa tại Phú Thọ Địa chỉ, MST: phần mềm tự cập nhật
Ký hiệu HĐ gốc: QP/17P Mẫu số: 01GTKT3/002
Tên mặt hàng, số lượng, đơn giá: điền lần lượt các mặt hàng theo hóa đơn GTGT.
+ Bước 4: Sau khi điền đủ các thông tin trên Phiếu xuất kho, chọn “Chứng từ” để kiểm tra các thông tin trên phiếu hạch toán. Các thông tin trên phiếu hạc toán sẽ tự cập nhật tương ứng với Phiếu xuất kho.
+ Bước 5: Nhấn “Ghi” để lưu toàn bộ các bút toán đã hạch toán.
Hình ảnh 2.15: Giao diện phiếu hạch toán chi tiết nghiệp vụ bán hàng
Ví dụ 3.2: “Chi nhánh công ty cổ phần đầu tư thế giới sửa tại Phú Thọ” chuyển khoản thanh toán tiền hàng cho công ty theo hóa đơn số 02833. Kế toán căn cứ vào sao kê ngân hàng và Giấy báo có (Phụ lục 08) để hạch toán nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng như sau:
+ Bước 1: Đăng nhập phẩn mềm kế toán SMAT bằng tên đăng nhập và mật khẩu.
+ Bước 2: Chọn “Cập nhật” “Phiếu thu tiền mặt ngân hàng” để hạch toán nghiệp vụ thu tiền.
+ Bước 3: Điền đầy đủ thông tin vào Phiếu thu tiền như sau: Số CT: phần mềm tự cập nhật theo thứ tự
Thu của/ Tên KH: Chi nhánh công ty cổ phần đầu tư thế giới sữa tại Phú Thọ
Nội dung: Trả tiền mua hàng BIDV
Về việc: Chọn “Công ty CP thế giới sữa BIDV (13150) Số tiền: 105.520.184 đồng
TK đối ứng: 13150
Ngân hàng: tiền gửi ngân hàng BIDV
Hình ảnh 2.16: Giao diện hạch toán phiếu thu tiền ngân hàng
+ Bước 4: Chọn “Chứng từ” để kiểm tra các tài khoản hạch toán chi tiết xem đúng hay chưa.
Hình ảnh 2.17: Giao diện hạch toán nghiệp vụ chi tiết
Sau khi hạch toán các bút toán liên quan đến bán hàng, khách hàng thanh toán công nợ. Phần mềm kế toán sẽ hỗ trợ cập nhật thông tin lên các sổ kế toán, cách xem các sổ như sau:
1) Xem sổ “Nhật ký chung”: Chọn “Báo cáo” “Sổ nhật ký chung”,
chọn thời gian là tháng 12/2019:
2) Để xem sổ cái, chọn “Báo cáo” “Sổ cái chi tiết từng tài khoản”
TK131 Từ ngày 01/12/2019 đến ngày 31/12/2019.
Hình ảnh 2.19: Giao diện sổ cái tài khoản 131 tháng 12/2019
3) Xem sổ chi tiết 131 khách hàng: Chọn “Báo cáo” “Chi tiết công nợ khách hàng” Chọn Khách hàng muốn xem chi tiết:
Hình ảnh 2.20: Chi tiết tài khoản 131 – Chi nhánh công ty cổ phần đầu tư thế giới sữa tại Phú Thọ tháng 12/2019