3) Xem sổ chi tiết 131 khách hàng: Chọn “Báo cáo” “Chi tiết công nợ khách hàng” Chọn Khách hàng muốn xem chi tiết:
Hình ảnh 2.20: Chi tiết tài khoản 131 – Chi nhánh công ty cổ phần đầu tư thế giới sữa tại Phú Thọ tháng 12/2019
2.2.3. Kế toán thanh toán với người bán
a) Chứng từ sử dụng
- Hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán - Hóa đơn VAT, Hóa đơn bán hàng.
- Giấy báo Nợ của Ngân hàng (séc tiền mặt, séc chuyển khoản, ủy nhiệm chi, lệnh chi,...)
- Biên bản đối chiếu công nợ - Phiếu nhập kho
- Biên bản giao nhận TSCĐ
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa, sản phẩm, hàng hóa - Biên bản bù trừ công nợ
b) Tài khoản sử dụng
Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán
Kế toán sử dụng tài khoản 331 – Các khoản phải trả để theo dõi các khoản nợ phải trả, tình hình thanh toán các khoản nợ của đơn vị với người bán, người cung cấp lao vụ, dịch vụ, người cho vay và các khoản phải trả khác do tạm giữ, tạm thu các quỹ tài chính phát sinh trong đơn vị. Doanh nghiệp cũng đã mở tài khoản chi tiết để theo dõi cho từng đối tượng khách hàng như sau:
Hình ảnh 2.21: Danh sách tài khoản 331 chi tiết cho từng đối tượng nhà cung cấp mà doanh nghiệp sử dụng 1
Hình ảnh 2.22: Danh sách tài khoản 331 chi tiết cho từng nhà cung cấp mà doanh nghiệp đang sử dụng 2
Hình ảnh 2.23: Danh sách tài khoản 331 chi tiết cho từng nhà cung cấp mà doanh nghiệp đang sử dụng 3
Hình ảnh 2.24: Danh sách tài khoản 331 chi tiết cho từng nhà cung cấp mà doanh nghiệp đang sử dụng 4
Ngoài việc hạch toán thông qua tài khoản 331 đối với các nghiệp vụ mua hàng chưa thanh toán thì công ty còn sử dụng các tài khoản khác để sử dụng khi hạch toán như: TK 111, TK 112, TK 642, TK 211,…
c) Sổ sách kế toán sử dụng
- Sổ cái tài khoản 331 (Mẫu S03b-DNN)
- Sổ chi tiết thanh toán với người bán(S13-DNN) - Sổ nhật ký chung (S03a-DNN)
- Sổ chi tiết các tài khoản – TK 331 (S20-DNN)
d) Phương pháp hạch toán
tình hình thanh toán với người bán theo từng đối tượng. Tùy theo từng đối tượng mà công ty có chính sách thanh toán khác nhau, thường thì công ty sẽ thanh toán chuyển khoản cho nhà cung cấp với các nghiệp vụ như sau:
(1) Ứng trước tiền cho người bán, thanh toán các khoản phải trả: Kế toán thu thập các chứng từ như: Phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng hoặc giấy nhận nợ, hóa đơn GTGT mua hàng trong trường hợp công ty vay tiền để hạch toán nghiệp vụ như sau:
Nợ TK 331: Số tiền thanh toán cho nhà cung cấp
Có TK 1111: Tổng số tiền thanh toán bằng tiền mặt Có TK 1121: Số tiền thanh toán bằng chuyển khoản Có TK 3111: Vay tiền ngân hàng để thanh toán khoản nợ
(2) Mua hàng hóa nhập kho chưa thanh toán: Kế toán thu thập các chứng từ như hóa đơn GTG hoặc hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp, hợp đồng kinh tế đối với các hóa đơn có giá trị lớn (hoặc hợp đồng kinh tế đối với các nhà cung cấp phát sinh nhiều nghiệp vụ trong thời gian dài và phiếu nhập kho. Sau đó kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 156: Giá trị hàng hóa mua vào để bán
Nợ TK 6421: Giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ công tác bán hàng
Nợ TK 6422: Giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ công tác quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 1331: Thuế GTGT 10%
Có TK 331: Tổng tiền thanh toán
(3) + Chiết khấu thương mại: Dựa trên hóa đơn GTGT hàng mua kế toán hạch toán giảm giá trị hàng mua như sau:
Nợ TK 156: Tổng tiền hàng đã trừ đi chiết khấu thương mại
Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT = Tổng tiền hàng đã trừ đi chiết khấu thương mại x 10%
Có TK 331: Tổng tiền thanh toán trên hóa đơn
và thực tế khi thanh toán sớm công nợ cho nhà cung cấp, kế toán sẽ ghi nhận khoản tiền được chiết khấu như sau:
Nợ TK 331: Tổng tiền phải thanh toán
Có TK 1121: Số tiền thực tế thanh toán Có TK 515: Số tiền được chiết khấu
(4) Mua tài sản cố định: Kế toán thu thập các chứng từ như hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, biên bản bàn giao, giấy tờ đăng ký xe,… sau đó hạch toán như sau:
Nợ TK 211: Nguyên giá tài sản cố định Nợ TK 1331: Thuế GTGT 10%
Có TK 331: Tổng tiền thanh toán
Sơ đồ 2.5: Hạch toán tài khoản 331 thực tế phát sinh tại doanh nghiệp
e) Một số nghiệp vụ thực tế tại doanh nghiệp trong thời gian nghiên cứu
Ví dụ 4.1: Ngày 02/12/2019, Công ty TNHH Quang Phúc mua hàng của Công ty cổ phần thực phẩm Quốc tếvà tiến hành nhập kho với tổng giá trị hàng hóa chưa thuế là: 130.527.043 đồng, thuế GTGT 10% là 12.697.554 đồng, công ty được chiết khấu 3.551.500 đồng tiền hàng. Kế toán căn cứ vào Hóa đơn GTGT(Phụ lục 09), phiếu nhập kho để tiến hành hạch toán như sau:
+ Bước 1: Đăng nhập phần mềm kế toán bằng tên đăng nhập và mật khẩu + Bước 2: Chọn “Cập nhật” “Phiếu nhập kho”
Ngày 02/12/2019
Nghiệp vụ: Chọn Chuyển khoản - quốc tế Thuế (%): 10 Tiền thuế: 12.697.554
Nhà cung cấp: Công ty cổ phần thực phẩm Quốc Tế
Người bán, Địa chỉ, MST: hệ thống tự cập nhật theo tên nhà cung cấp Số CT gốc: Số hóa đơn - 33416
Ký hiệu hóa đơn: QT/19E Ngày PH: 02/12/2019 Mẫu số: 01GTKT0/001
Hàng hóa, số lượng, đơn giá: Điền tương ứng với hóa đơn
Khấu trừ: là khoản tiền mà công ty được chiết khấu thương mại khi mua hàng theo tỷ lệ như ở trên.