Sơ đồ 1.3 : Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với người bán
2.1. Khái quát chung về công ty TNHH Quang Phúc
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2.1.3.1. Cơ cấu bộ máy công ty
Do đặc điểm của công ty TNHH Quang Phúc là một đơn vị kinh doanh thương mại thuộc loại doanh nghiệp nhỏ và vừa nên bộ máy quản lý của công ty hết sức gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo hoạt động có hiệu quả.
Sơ đồ bộ máy quản lý:
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý công ty TNHH Quang Phúc
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính công ty TNHH Quang Phúc) 2.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
+ Giám đốc và Phó giám đốc công ty: Là những người trực tiếp lãnh đạo, điều hành hoạt động của công ty qua bộ máy lãnh đạo của công ty. Giám đốc là người chịu trách nhiệm toàn diện trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty trước công ty trong quan hệ đối nội và đối ngoại, hoạt động của công ty.
+ Phòng kinh doanh: Thực hiện việc tham mưu cho Giám đốc trong công tác phân phối thị trường hàng hóa của doanh nghiệp, phụ trách chính trong các công tác nghiên cứu và phát triển thị trường cho sản phẩm, công tác xây dựng và phát triển mạng lưới khách hàng tiềm năng; Báo cáo kế hoạch thường niên về các hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể: Thực hiện tiếp cận và nghiên cứu thị trường khách hàng; Thực hiện các chiến lược giới thiệu sản phẩm, mở rộng thị trường cũng như thu hút khách hàng mới; Lên kế hoạch và tổ chức các hoạt động kinh doanh, tính toán giá cả và lập hợp đồng với khách hàng; Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện kinh doanh của các phòng ban nhằm đảm bảo được đúng tiến độ cung ứng sản phẩm đúng với thời hạn hợp đồng đã ký kết với khách hàng; Lập kế hoạch và phân bổ kế hoạch nhập và xuất hàng hàng kỳ cho doanh nghiệp.
+ Phòng tổ chức hành chính: Giúp Giám đốc nghiên cứu đề xuất và tổ chức thực hiện các phương pháp sắp xếp, cải tiến tổ chức kinh doanh và xây
Giám đốc
Phó Giám đốc
Phòng Kinh doanh Phòng tổ chức hành chính
dựng mô hình quản lý phù hợp với thực tế; Lập các cân đối về nhân lực, xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tổ chức thực hiện việc tuyển dụng theo trình tự quy định của công ty và chế độ của Nhà nước; Xây dựng các quy chế làm việc, phối hợp công tác giữa các đơn vụ, phòng ban theo Điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty; Tổ chức tiếp cận, quản lý đội ngũ cán bộ, công nhân, điều phối hợp lý, quản lý tốt hồ sơ, giải quyết đúng đắn việc thuyên chuyển, kỷ luật, nghỉ chế độ theo Bộ luật Lao động; Kiểm tra giám sát tình hình ban hành các loại công văn của các phòng ban Công ty; Đảm bảo các điều kiện làm việc tại cơ quan công ty, xây dựng và tổ chức kế hoạch mua sắm các trang thiết bị làm việc, văn phòng phẩm.
+ Phòng kế toán: Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, chế độ chứng từ kế toán, chế độ sổ kế toán, hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo quản trị phù hợp với các quy định hiện hành; Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty để lựa chọn hình thức tổ chức kế toán (tập trung hay phân tán) phù hợp và tổ chức bộ máy kế toán phù hợp lý; Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức việc ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý trong từng đơn vị kế toán; Tổ chức hướng dẫn và áp dụng hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức việc ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý trong từng đơn vị kế toán; Phổ biến, hướng dẫn kịp thời các quy định, chế độ của Nhà nước trong lĩnh vực Tài chính – Tín dụng – Kế toán và chính sách thuế; Dự thảo và xây dựng các quy chế về Tài chính – Tín dụng – Kế toán áp dụng toàn công ty; Tổ chức bồi dưỡng, đào tạo nâng cao trình độ cho cán bộ nghiệp vụ làm công tác tài chính kế toán.