Sơ đồ 1.3 : Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với người bán
2.3. Đánh giá thực trạng kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Quang Phúc
2.3.1. Ưu điểm
Qua thời gian thực tập, tìm hiểu tình hình thực tế tại công ty về kế toán nói chung, công tác kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nói riêng, có những nhận xét chung như sau:
Thứ nhất:Về tổ chức bộ máy kế toán.
lý của công ty, mỗi kế toán được phân công công việc rõ ràng. Việc chuyên môn hóa công việc cho từng nhân viên kế toán như hiện nay đã giúp phát huy được năng lực cũng như kinh nghiệm của mỗi cá nhân. Cùng với đó, việc bố trí bộ máy kế toán cũng đã giúp các kế toán viên nâng cao tình thần học hỏi, trao đổi kinh nghiệm với nhau, đoàn kết, hòa đồng hợp tác, tạo niềm tin vững chắc trong công ty.
Thứ hai: Về hệ thống chứng từ sổ sách kế toán
Việc lựa chọn hình thức nhật ký chung là phù hợp với quy mô và chuyên môn kế toán của công ty. Các sổ tổng hợp và sổ chi tiết được sử dụng đầy đủ gồm: Sổ nhật ký chung, sổ cái chi tiết các tài khoản, sổ kế toán chi tiết cho từng đối tượng khách hàng và nhà cung cấp.
Quá trình hạch toán ban đầu chính xác, đầy đủ nên phần mềm sẽ đưa ra được sổ sách, báo cáo chính xác. Hầu hết các sổ kế toán đều có kết cấu đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo phản ánh đầy đủ các thông tin cần thiết cho công tác kế toán, công tác quản lý. Vì vậy việc lưu trữ, tổng hợp và đối chiếu số công nợ được thuận tiện và nhanh chóng.
Thứ ba: Về công tác kế toán thanh toán
Công tác kế toán thanh toán là một phần hành kế toán quan trọng và chủ yếu trong quá trình hạch toán của công ty. Kế toán thanh toán tại công ty TNHH Quang Phúc là công cụ đắc lực trong việc xử lý tình hình công nợ công ty một cách kịp thời và chính xác.
Công tác kế toán thanh toán tại công ty được hạch toán theo đúng chế độ, chuẩn mực quy định chung của kế toán Việt Nam. Phòng kế toán của công ty được kết nối Internet giúp cho công việc truy cập và tìm kiếm thông tin dễ dàng thuận tiện.
Phương thức thanh toán áp dụng trong công ty đa dạng (tiền mặt, chuyển khoản,…) tùy theo từng đối tượng và đặc điểm của từng nghiệp vụ mà công ty sử dụng các phương thức thanh toán khác nhau. Đối với các hợp đồng có giá trị lớn công ty thường thanh toán qua ngân hàng. Việc thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu là đối với các khách là cá nhân, hộ kinh doanh và các nghiệp vụ mua bán
các mặt hàng phụ (xăng dầu, sửa chữa xe, văn phòng phẩm,…).
Công tác đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp được thực hiện thường xuyên qua nhiều phương thức khác nhau.
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân.
2.3.2.1 Hạn chế
Nhìn chung thì việc tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức kế toán thanh toán nói riêng tại công ty TNHH Quang Phúc đã phần nào đáp ứng được nhu cầu quản lý của công ty. Tuy nhiên bên cạnh đó không tránh khỏi một số thiếu sót cần khắc phục.
- Thứ nhất: Chức năng của nhân viên kế toán còn hạn chế ở chức năng tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo; việc cất xếp chứng từ chưa khoa học.
Chức năng của kế toán hiện nay là ghi chép, tính toán, xử lý thông tin, tham mưu, tư vấn cho ban quản trị về công tác tài chính, kinh doanh trong công ty. Tại công ty TNHH Quang Phúc, kế toán có ưu điểm đó là làm tốt nhiệm vụ kế toán thông thường còn chức năng tư vấn, tham mưu, dự báo cho ban lãnh đạo còn chưa thực sự hiệu quả cần được phát huy nhiều hơn nữa. Hơn nữa, chưa có bộ phận phục vụ cho nhu cầu quản trị cũng như phân tích hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó, chứng từ kế toán sắp xếp không khoa học dẫn đến khó khăn trong việc tìm kiếm.
- Thứ hai: Kế toán viên chưa cập nhật kịp thời các quy định liên quan đến kế toán, không thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn; phần mềm kế toán không cập nhật được chế độ theo thông tư mới
Từ ngày 26 tháng 8 năm 2016, thông tư Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa số 133/2016/TT-BTC ra đời thay thế cho quyết định 48/2006/QĐ-BTC với sự thay đổi về mẫu sổ, hệ thống tài khoản,... Nhưng năm 2019 công ty vẫn đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ- BTC.
- Thứ ba: Việc mở tài khoản cấp 2 chi tiết cho từng đối tượng khách hàng và nhà cung cấp là không cần thiết
Hiện nay, trên phần mềm kế toán công ty đang mở 53 tài khoản 131 cấp 2 cho từng đối tượng khách hàng và 58 tài khoản cấp 2 chi tiết cho từng nhà cung cấp. Việc mở quá nhiều tài khoản sẽ làm mất thời gian và không cần thiết vì phần mềm kế toán đã cho phép chi tiết cho từng đối tượng.
- Thứ tư: Công ty chưa tiến hành phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán
Công nợ bao gồm các khoản phải thu và các khoản phải trả là một vấn đề phức tạp và rất quan trọng, vì nó tồn tại trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Sự tăng, giảm của các khoản nợ phải thu hau các khoản nợ phải trả có tác động rất lớn đến việc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng như hiệu quả kinh doanh hay sức mạnh tài chính của doanh nghiệp. Nếu tỷ lệ nợ của doanh nghiệp cao có nghĩa là mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chịu tác động bởi các nguồn lực bên ngoài, phụ thuộc rất lớn vào các chủ nợ, doanh nghiệp không chủ động được các nguồn vốn để đảm bảo hoạt động kinh doanh, điều này sẽ không tốt và ảnh hưởng đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
Việc phân tích khả năng thanh toán là đánh giá tính hợp lý về sự biến động của các hệ số thanh toán và sự biến động các khoản phải thu và khoản phải trả giúp nhận định chính xác hơn về thực trạng tài chính của doanh nghiệp.
Thứ năm: Phần diễn giải khi hạch toán nghiệp vụ trên phần mềm không đầy đủ.
Khi kế toán hạch toán nghiệp vụ lên phần mềm không diễn giải đầy đủ nội dung nghiệp vụ nên khi lên sổ nhật ký chung hay sổ cái không xác định được nghiệp vụ đó mua hàng của nhà cung cấp nào, thanh toán cho ai,...
Ví dụ: Ngày 17/12/2019 bán hàng cho công ty TNHH dệt Phú Thọ nhưng khi diễn giải nội dung nghiệp vụ kế toán chỉ ghi là “bán hàng”.
2.3.2.2 Nguyên nhân
Trong bất kỳ bộ máy kế toán của công ty nào cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót và cần được hoàn thiện. Công tác kế toán của công ty TNHH
Quang Phúc cũng vây và để có thể đưa ra các giải pháp phù hợp với tình hình công ty thì chúng ta cần xem xét đến một số nguyên nhân sau:
Nguyên nhân khách quan:
- Do ảnh hưởng của những diễn biến kinh tế thế giới (giá xăng, giá lương thực,… gia tăng mạnh) và trong nước (giá xăng, giá điện bị điều chỉnh mạnh, lạm phát tăng cao, tỷ giá tự do gần như hỗn loạn) đã gây ra những ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình kinh tế, việc huy động vốn gặp nhiều trở ngại. Từ đó ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của công ty trong nền kinh tế.Môi trường kinh doanh có nhiều biến động, nhiều đối thủ cạnh tranh nên đặt ra nhiều thử thách đối với doanh nghiệp.
- Khoa học công nghệ hiện đại phát triển một các nhanh chóng, doanh nghiệp chưa theo kịp với những thay đổi đó.
- Việc sử dụng kế toán máy giúp cho công việc của kế toán giảm bớt được rất nhiều việc vậy nên phần mềm phải được đảm bảo thực hiện đầy đủ các nguyên tắc cũng như các chuẩn mực và thông tư mà công ty áp dụng. Về phía nhà cung cấp phần mềm còn hạn chế trong việc nâng cấp phần mềm theo các thông tư, văn bản mới hoặc công tác thông báo, yêu cầu doanh nghiệp nâng cấp phần mềm chưa được thực hiện dẫn đến việc công ty vẫn còn sử dụng phần mềm viết theo quyết định đã hết thời hạn ban hành.
Nguyên nhân chủ quan:
Thứ nhất, đội ngũ cán bộ và nhân viên kế toán trong công ty giàu kinh nghiệm còn ít, chưa thực sự nắm bắt được biến động của thị trường để có thể tư vấn, dự báo cho ban giám đốc một cách hiệu quả nhất. Còn nhiều hạn chế trong việc thực hiện các chính sách thanh toán. Các nghị định, thông tư, luật kế toán,… chưa được cập nhật theo đúng thời gian sử dụng hiện hành của nó.
Thứ hai, ban lãnh đạo công ty chưa quan tâm đúng mức đối với kế toán thanh toán tại doanh nghiệp mình nên việc phân tích tình hình công nợ và các chỉ số thanh toán còn chưa được vận dụng.
Thứ ba, doanh nghiệp không chủ động trong việc tìm kiếm một phần mềm kế toán tiện dụng, nhiều chức năng và có khả năng thay đổi các mẫu sổ, mẫu chứng từ và tài khoản hạch toán theo thông tư, quy định mới của Bộ tài chính.
CHƯƠNG 3:
MỘT SỐ Ý KIẾN GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP
TẠI CÔNG TY TNHH QUANG PHÚC