Sơ đồ 1.3 : Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với người bán
2.1. Khái quát chung về công ty TNHH Quang Phúc
2.1.8. Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Quang Phúc
2.1.8.1. Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty
Công ty TNHH Quang Phúc là một doanh nghiệp chuyên về thương mại, thực hiện việc kinh doanh phân phối hàng hóa nên công tác kế toán sẽ diễn ra rất thuận lợi. Qua đó, tổ chức bộ máy kế toán cũng được tổ chức phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH Quang Phúc:
Sơ đồ 2.2: Bộ máy tổ chức kế toán của công ty TNHH Quang Phúc
(Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Quang Phúc)
Kế toán trưởng: Kế toán trưởng có quyền dự các cuộc họp của công ty để bàn và quyết định các vấn đề thu chi, kế hoạch kinh doanh, quản lý tài chính, đầu tư, mở rộng kinh doanh, nâng cao đời sống vật chất của cán bộ công nhân viên.
Định kỳ, hàng tháng, quý, năm căn cứ vào số liệu trên hệ thống, các tài liệu về khấu hao, tiền lương, phân bổ chi phí bán hàng kế toán tổng hợp lập các báo cáo tổng hợp, bảng cân đối kế toán, bảng cân đối số phát sinh, kết quả hoạt động kinh doanh, làm báo cáo tài chính.
Kế toán viên(Phụ trách tiền lương): Ghi chép phản ánh kịp thời số lượng thời gian lao động, tính chính xác tiền lương phải trả cho người lao động. Tính chính xác số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí và thu từ thu nhập của người lao động.
+ Liên kết với kế toán bán hàng theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hàng đối chiếu kiểm tra, đôn đốc việc
Kế toán trưởng
Kế toán viên
thanh toán được kịp thời; định kỳ đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số phải thu và số còn phải thu.
Kế toán viên (Kế toán bán hàng phụ trách chuyên về sản phẩm của hãng Kinh đô Miền Bắc): Tiền hành ghi chép đầy đủ, kịp thời khối lượng thành phẩm hàng hóa dịch vụ bán ra và tiêu thụ nội bộ các sản phẩm thuộc nhà phân phối hãng Kinh đô Miền Bắc.
Kế toán viên(Kế toán viên phụ trách sản phẩm sữa Vinasoy): Theo dõi chi tiết cụ thể, thu thập đầy đủ chứng từ, hạch toán các nghiệp vụ bán ra và tiêu thụ nội bộ các sản phẩm sữa Vinasoy. Kết hợp trao đổi thông tin với phòng kinh doanh sản phẩm sữa Vinasoy.
Kế toán viên (Kế toán viên phụ trách sản phẩm sữa cô gái Hà Lan): Ngoài sữa Vinasoy thì sản phẩm sữa cô gái Hà Lan cũng là một sản phẩm chủ đạo của công ty
Kế toán viên(Kế toán bán hàng phụ trách các sản phẩm nước giải khát): Bên cạnh những sản phẩm chủ đạo ở trên thì công ty có phân phối các sản phẩm nước giải khát của nhiều hãng khác nhau, không cố định nhà cung cấp. Kế toán phụ trách sản phẩm này còn có nhiệm vụ tìm nguồn hàng khi cần thiết để có thể lựa cho những nhà cung cấp các sản phẩm có chất lượng tốt và giá cả hợp lý.
2.1.8.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Quang Phúc a. Chính sách, chế độ kế toán áp dụng
- Công ty áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ tài chính: Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ, có hiệu lực từ ngày 1/1/2017 và thay thế chế độ kế toán theo Quyết định 48.
- Kỳ kế toán: Áp dụng theo năm dương lịch (Bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12/ năm dương lịch)
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ (Đồng)
- Phương pháp tính và nộp thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ - Kế toán hàng tồn kho: Kê khai theo phương pháp kê khai thương xuyên - Phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân cuối kỳ
- Kế toán tài sản cố định:
+ Phương pháp tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng + Phương pháp tính giá: Giá gốc
- Hệ thống chứng từ kế toán: Tuy chế độ kế toán đã thay đổi theo thông tư 133/2016/TT-BTC, như hệ thống chứng từ kế toán công ty sử dụng được ban hành theo thông tư 48/2006/QĐ-BTC do phần mềm kế toán công ty sử dụng không cập nhật được theo thông tư mới. Bao gồm các chứng từ sau:
+ Chứng từ tiền lương + Chứng từ hàng tồn kho + Chứng từ bán hàng + Chứng từ tiền tệ + Chứng từ TSCĐ
- Hệ thống sổ sách kế toán: Hệ thống sổ sách kế toán của công ty sử dụng mẫu sổ sách theo thông tư 48/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính ban hành. Các sổ của công ty bao gồm: Sổ tổng hợp và sổ chi tiết.
- Hệ thống báo cáo gồm:
+ Báo cáo tình hình tài chính (Mẫu B01a-DNN)
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu B02-DNN) + Bản thuyết minh báo cáo tài chính (B09-DNN)
+ Bảng cân đối tài khoản (Mẫu F01-DNN)
- Các chứng từ về tiền: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tam ứng,...
- Các chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm hàng hóa; phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, bảng kê mua hàng, bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ.
- Các chứng từ về TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
- Các chứng từ về tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương.
- Các chứng từ khác: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH.
- Hình thức ghi sổ kế toán:
+ Công ty áp dụng kế toán máy – SMAT theo hình thức nhật ký chung. + Phần mềm này được công ty sử dụng từ ngày thành lập. Các loại sổ sách đều do máy tính tự lập và tính toán theo chương trình cài sẵn, chủ yếu tập trung vào khâu xử lý, phân loại chứng từ và định khoản kế toán. Chương trình kế toán máy sẽ tự động vào sổ nhật ký chứng từ, lên sổ cái và bảng cân đối tài khoản.
- Các Báo cáo Tài chính bắt buộc gồm:
+ Báo cáo tình hình tài chính (Mẫu B01a-DNN)
+ Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02-DNN) + Bản Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09-DNN) - Ngoài ra, công ty cũng sử dụng: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
b. Phần mềm kế toán sử dụng tại công ty
Hình ảnh 2.1: Giao diện phần mềm kế toán SMAT
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính như sau: - Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định
TK ghi Nợ, TK ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ cái) và các sổ thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối kỳ, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được nhập trong kỳ. Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in, Cuối kỳ, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy đóng dấu và lưu trữ.
Ghi chú:
Ghi cuối kỳ Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán trên máy tính