Sơ đồ 1.3 : Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với người bán
2.2. Thực trạng kế toán thanh toán tại công ty TNHH Quang Phúc
2.2.4. Phân tích tình hình hoạt động thanh toán phục vụ công tác quản lý tạ
Hiện nay, công ty chưa tiến hành phân tích công nợ đối với khách hàng và nhà cung cấp.
Công ty có nhiều nhà cung cấp nhưng các mặt hàng chủ đạo của công ty vẫn cố định ở một số nhà cung cấp chính như: Nhà máy sữa Đậu nành Vinasoy Bắc Ninh – CN Công ty Cổ phần đường Quảng Ngãi, Công ty TNHH một thành viên Kinh đô Miền Bắc, Công ty cổ phần thế giới sữa, Công ty cổ phần thực phẩm Quốc tế, Công ty Friesland Campina Hà Nam,… Công tác quản lý, đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty TNHH Quang Phúc được thực hiện như sau:
- Mở sổ sách theo dõi: Sổ sách theo dõi các khoản thanh toán đối với khách hàng và nhà cung cấp được phần mềm kế toán SMAT mở khi khai báo khách hàng và nhà cung cấp. Khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan tới khách hàng và nhà cung cấp thì phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật thông tin kinh tế phát sinh vào sổ sách tương ứng sau khi cập nhật chứng từ. Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp công ty có nhiều thuận tiện hơn trong việc kiểm tra, đối chiếu tình hình công nợ phát sinh thực tế tại một thời điểm giữa các sổ với nhau.
- Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp: Hàng tháng các nhà cung cấp chủ đạo của công ty sẽ gửi bảng đối chiếu công nợ qua email hoặc bản giấy cho kế toán trưởng để rà soát lại các khoản thu chi đã thực hiện và số tiền mà công ty TNHH Quang Phúc còn nợ nhà cung cấp. Nếu công ty có nghĩa vụ gửi phản hồi lại cho nhà cung cấp.
Ví dụ 1: Ngày 17 tháng 12 năm 2019, công ty cổ phần sữa Quốc tế gửi thư xác nhận nợ cho công ty với nội dung: Công ty cố phần sữa Quốc tế còn nợ 9.896.012 đồng.
Hình ảnh 2.42: Đối chiếu công nợ công ty cổ phần sữa Quốc tế
Bắc gửi bản đối chiếu công nợ qua email cho công ty. Trong bảng đối chiếu công nợ có liệt kê chi tiết toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh giữa hai công ty. Bản đầy đủ (Phụ lục 13).
Hình ảnh 2.43: Đối chiếu công nợ của Công ty TNHH MTV Kinh đô Miền Bắc MTV Kinh đô Miền Bắc
- Đối chiếu công nợ với khách hàng: khách hàng của công ty vừa là hộ kinh doanh, vừa là công ty nhưng chủ yếu là hộ kinh doanh. Vì vậy việc đối chiếu công nợ đối với khách hàng thì kế toán bán hàng của công ty sẽ gửi hình ảnh tổng hợp công nợ của khách hàng từ phần mềm kế toán của công ty cho đại lý.