Sơ đồ 1.3 : Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với người bán
2.2. Thực trạng kế toán thanh toán tại công ty TNHH Quang Phúc
2.2.1. Đặc điểm hoạt động thanh toán tại công ty TNHH Quang Phúc
Mở sổ sách theo dõi: Sổ sách theo dõi các khoản thanh toán đối với khách hàng và nhà cung cấp được phần mềm SMAT mở khi khai báo khách hàng và nhà cung cấp. Khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan tới khách hàng và nhà cung cấp như khách hàng trả trước tiền hàng, khách hàng thanh toán khoản nợ, khách hàng mua hàng trả tiền ngay hay công ty trả trước tiền hàng, công ty thanh toán
Chứng từ gốc Phần mềm kế toán SMAT Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Sổ kế toán: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo kế toán tài chính.
- Báo cáo kế toán quản trị
nợ cho nhà cung cấp,... thì phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật thông tin kinh kế phát sinh vào sổ chi tiết tài khoản 131(331), sổ cái tài khoản 131 (331), sổ chi tiết công nợ của từng khách hàng, từng nhà cung cấp, sổ nhật ký chung,... Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp công ty có nhiều thuận tiện trong việc kiểm tra, đối chiếu tính chính xác các khoản phải thu phát sinh thực tế tại một thời điểm giữa các sổ với nhau.
- Hoạt động thanh toán với khách hàng: Với đặc trưng là một nhà phân phối bánh kẹo, sữa, nước giải khát,.. nên khách hàng của công ty vừa là các tổ chức có tư cách pháp nhân,vừa là cá nhân kinh doanh buôn bán nhỏ lẻ. Do đó khi bán hàng với số lượng không lớn thì khách hàng thường thanh toán tiền ngay sau khi nhận được hàng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Thông thường các cá nhân mua lẻ sẽ thanh toán tiền ngay kể cả giá trị trên 20 triệu đồng, khi đó kế toán sẽ ghi phiều thu đồng thời với hóa đơn GTGT giao cho khách hàng. Còn đối với trường hợp khách hàng thanh toán chậm, nợ lâu thì sẽ ký kết hợp đồng và thỏa thuận thời hạn thanh toán trên hợp đồng (thường là khách hàng mua nhiêu lần, khách hàng quen thuộc của công ty) trong trường hợp này kế toán sẽ tiến hành theo dõi thông qua tài khoản 131 cũng với mã khách hàng.
- Hoạt động thanh toán với nhà cung cấp: Công ty TNHH Quang Phúc cung cấp sản phẩm bánh kẹo chủ yếu mang thương hiệu nổi tiếng Kinh Đô Việt Nam, sản phẩm sữa đầu nành của Nhà máy sữa đậu nành Vinasoy Bắc Ninh, sữa tươi cô gái Hà Lan của công ty FrieslandCampina Hà Nam và các sản phẩm nước giải khát của công ty cổ phần thực phẩm Quốc Tế - Inferfood,... Với nguồn hàng cố định từ các doanh nghiệp có uy tín công ty cũng đã dẫn trở thành khách hàng quen thuộc của các nhà cung cấp. Chính vì vây, nên công ty thường thanh toán với các nhà cung cấp bằng chuyển khoản, từ đó phát sinh một khoản phải trả nhà cung cấp được kế toán theo dõi thông qua tài khoản 331 (chi tiết cho từng nhà cung cấp). Ngoài những nhà cung cấp nguồn hàng chính cho công ty thì hàng tháng công ty cũng sẽ phát sinh các khoản chi phí khác như xăng, dầu, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí sửa chữa,... Đây là những khoản phát sinh
nhỏ lẻ thường dưới 20 triều đồng, vì vậy kế toán sẽ hạch toán thanh toán tiền ngay bằng tiền mặt căn cứ vào hóa đơn mua hàng.