* Mô hình trên cụ thể nhƣ sau:
(1) Khi phát sinh nhu cầu chi tiền mặt mua vật tƣ, hàng hóa, tạm ứng cho nhân viên,...Ngƣời có nhu cầu sẽ lập giấy đề nghị chi tiền cho kế toán thanh toán. (2) Kế toán thanh toán sua khi nhận đƣợc giấy đề nghị chi tiền sẽ tiến hành lập nhập liệu và in phiếu chi, sau đó chuyển cho kế toán trƣởng.
(3) Sau khi nhận đƣợc phiếu chi kế toán trƣởng soát xét và ký.
(4) Sau khi nhận đƣợc phiếu chi từ kế toán trƣởng, giám đốc sẽ duyệt chi ký phiếu chi sau đó chuyển lại cho kế toán thanh toán.
Lấy giấy đề nghị chi tiền
In phiếu chi tiền Ký
Duyệt chi Nhận phiếu chi Nhận phiếu chi Xuất tiền Ghi sổ quỹ Ký phiếu chi và nhận tiền
53
(5) Kế toán thanh toán nhận lại phiếu chi và chuyển phiếu chi, sau đó chuyển phiếu chi cho thủ quỹ.
(6) Thủ quỹ nhận lại phiếu chi.
(7) Thủ quỹ xuất tiền, sau đó chuyển cho ngƣời đề nghị chi tiền.
2.2.2.2. Kế toán tiền mặt a, Chứng từ sử dụng
Các chứng từ sử dụng trong ế toán tiền mặt
+ Phiếu thu (Mẫu số 01 - TT) + Phiếu chi (Mẫu số 02 - TT) + Biên lai thu tiền (Mẫu số 06 - TT) + Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số 03 - TT) + Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 05 – TT)
b, Tài khoản sử dụng
Để phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt của công ty, kế toán sử dụng tài khoản 111 “Tiền mặt”, tài hoản tiền mặt đƣợc mở chi tiết đến tài khoản cấp 2 bao gồm:
TK 1111 – Tiền Việt Nam TK 1112 – Ngoại tệ
TK 1113 – Vàng bạc, đá quý, im hí quý
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan nhƣ: TK 112, TK131, TK 156...
c, Phương pháp hạch toán
Qua thực tế tìm hiểu tại công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong trong khoảng thời gian tháng 12/2016 công ty không phát sinh các nghiệp vụ tiền mặt liên qua đến ngoại tệ. Sau đây là một số nghiệp vụ cơ bản liên qua tới thu tiền Việt Nam phát sinh trong tháng 12/2016
Kế toán các nghiệp vụ thu tiền
Ví dụ 2.1: Ngày 04/12/2016 bán hàng cho Công ty cổ phần đƣờng sắt Vĩnh Phú theo hóa đơn 0000006 (Phụ lục 01) thu ngay bằng tiền mặt. Số tiền
54
4.840.000 đồng. Ngƣời nộp tiền là Công ty cổ phần đƣờng sắt Vĩnh Phú.
Khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế, kế toán căn cứ vào thực tế phát sinh nghiệp vụ và hóa đơn GTGT số 0000006, kế toán sẽ tiên hành lập phiếu thu, chuyển kế toán trƣởng ký duyệt và ký phiếu thu. Ngƣời nộp tiền là Công ty cổ phần đƣờng sắt Vĩnh Phú ký vào phiếu thu và nộp tiền. Thủ quỹ nhận phiếu thu và thu tiền. Sau đó, tiến hành ghi sổ quỹ.
Kế toán tiến hành lập phiếu thu trên phần mềm kế toan máy nhƣ sau:
Bước 1: Vào phần hành MISA SME.NET 2015, khi đó màn hình hiện lên biểu tƣợng của phần hành.
Bước 2: Chọn phân hệ “bán hàng”
Giao diện 2.2: Phân hệ bán hàng
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong)
Bước 3: Chọn “Chứng từ bán hàng”, màn hình sẽ hiện lên cửa sổ làm việc theo yêu cầu nhập các thông tin cần thiết.
Bước 4:Nhập toàn bộ các thông tin mà máy yêu cầu: + Ngày chứng từ: 04/12/2016
+ Ngày hạch toán: 04/12/2016 + Số chứng từ: PT00718
55 Gót, Tp. Việt Trì, Tỉnh Phú Thọ.
+ Ngƣời nộp: Công ty cổ phần đƣờng sắt Vĩnh Phú.
+ Lý do nộp: Thu tiền bán hàng từ công ty CP đƣờng sắt Vĩnh Phú. + Kèm theo: 1 chứng từ gốc
+ Loại hóa đơn: Hóa đơn GTGT
+ Ngày hóa đơn: 04/12/2016, Số hóa đơn: 0000006, Loại tiền: VND, Số tiền: 4.400.091 VND.
+ Kho: 156
+ TK Nợ: 1111, TK Có: 5111 + Tiền thuế: 440.009 đồng + Loại hóa đơn: Hóa đơn GTGT + Ngày hóa đơn: 04/12/2016
Giao diện 2.3: Giao diện nhập chứng từ thu tiền mặt
( Nguồn: Phòng kế toán – Công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong)
Sau khi nhập xong thông tin chọn “cất” rồi chọn “đóng” trên thanh công cụ để kết thúc ciệc nhập chứng từ. Mọi thông tin khai báo trong quá trình nhập liệu sẽ đƣợc máy tính tự động vào sổ theo đúng quy định.
Bước 5: Chọn vào nghiệp vụ đã nhập sau đó chọn “in”, chọn tiếp “phiếu thu” sẽ hiện ra giao diện.(Phụ lục 02)
56
Kế toán các nghiệp vụ chi tiền mặt
Đối với các nghiệp vụ chi tiền mặt, căn cứ vào các chứng từ liên quan đƣợc duyệt kế toán tiến hành lập phiếu chi tiền mặt và đính kèm các chứng từ gốc theo trình tự quy đinh. Các nghiệp vụ chi tiền mặt của công ty phát sinh tháng 12/2016 nhƣ sau:
Ví dụ 2: Ngày 25/12/2016 công ty thanh toán tiền nƣớc hóa đơn 0768374, số tiền là 426.381 VND, ngƣời nhận tiền Công ty cổ phần cấp nƣớc Phú Thọ.
Kế toán căn cứ vào số tiền chi trả lớn hay nhỏ, nhỏ thì thanh toán ngay bằng tiền mặt và căn cứ số hóa đơn GTGT 0768374 ( Phụ lục 03), sẽ tiến hành lập phiếu chi và chuyển kế toán trƣởng duyệt và ký phiếu chi => Thủ quỹ nhận phiếu chi và chi tiền => Công ty cổ phần cấp nƣớc Phú Thọ ký vào phiếu chi và nhận tiền => Thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt.
Khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế, kế toán tiến hành lập phiếu chi trên phần mềm kế toán nhƣ sau:
Bước 1: Vào phân hệ MISA SME.NET 2015 chọn 2015, khi đó màn hình hiện lên biểu tƣợng của phần hành.
Bƣớc 2: Chọn Phân hệ quỹ
Giao diện 2.4: Phân hệ quỹ
57
Bƣớc 3: Chọn “chi tiền”. Màn hình sẽ hiện lên cửa sổ làm việc theo yêu cầu nhập các thông tin cần thiết.
Bƣớc 4: Nhập toàn bộ các thông tin mà máy yêu cầu + Ngày chứng từ: 25/12/2016
+ Ngày hạch toán: 25/12/2016 + Số chứng từ: PC00451
+ Đối tƣợng: Công ty cổ phần cấp nƣớc Phú Thọ + Ngƣời nhận: Công ty cổ phần cấp nƣớc Phú Thọ + Lí do chi: Chi thanh toán tiền nƣớc hóa đơn 0768374 + Kèm theo: 1 chứng từ gốc
+ TK Nợ: TK 6422, TK Có: TK 1111 + Số tiền: 407.000 đồng
+ Tên đối tƣợng: Công ty cổ phần cấp nƣớc Phú Thọ + TK thuế GTGT: 1331
+ Tiền thuế: 19.361 đồng + Thuế suất:5%
+ Gía tính thuế:407.000 đồng + Loại hóa đơn: Hóa đơn GTGT + Ngày hóa đơn: 25/12/2016
58
Giao diện 2.5: Chi tiền mặt
(Nguồn: Phòng Kế toán – Công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong)
Sau khi nhập xong thông tin chọn “cất” rồi “đóng” trên thanh công cụ để kết thúc việc nhập chứng từ. Mọi thông tin khai báo trong quá trình nhập liệu sẽ đƣợc máy tính tự động vào sổ theo đúng quy định.
Bƣớc 5: Chọn vào nghiệp vụ đã nhập sau đó “in”, chọn tiếp “phiếu chi” sẽ hiện ra giao diện.(Phụ lục 04)
Đối với tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc kế toán nhập vào phần mềm kế toán, máy tính sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào các sổ liên quan nhƣ: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ nhật ký chung, Sổ cái TK 111 - Tiền mặt.
Để xem các sổ sách này trên máy kế toán tiến hành các thao tác nhƣ sau:
Bước 1: Vào phần hành MISA SME.NET 2015 chọn năm 2016, khi đó màn hình hiện lên biểu tƣợng của phần hành.
Bước 2: Chọn phần hành “báo cáo” màn hình sẽ hiện lên danh mục các sổ sách vầ các báo cáo đã đƣợc tổng hợp.
• Để xem sổ chi tiết tài khoản: TK 111
+ Chọn “Sổ chi tiết các tài khoản” trong báo cáo phân hệ tổng hợp + Màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu: Chọn kỳ báo cáo: Tháng 12, “từ ngày 01/12/2016 đến ngày 31/12/2016” + Đánh dấu vào tài khoản 111 - Tiền mặt
+ Tích vào cộng gộp các bút toán giống nhau
Sau đó “Đồng ý”, để máy tính tổng hợp số liệu, màn hình sẽ hiện đúng loại bảng sổ cần xem theo yêu cầu.
59
Giao diện 2.6: Sổ chi tiết tiền mặt 111 (Trích)
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong)
• Để xem sổ cái tài khoản 111 - Tiền mặt
+ Chọn “Sổ cái ( Hình thức nhật ý chung)” trong báo cáo phân hệ tổng hợp + Màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu:
Chọn kỳ báo cáo: Tháng 12, “từ ngày 01/012/2016 đến ngày 31/12/2016” + Đánh dấu vào tài khoản 111 - Tiền mặt.
60
+ Tích vào cộng gộp các bút toán giống nhau
Sau đó “Đồng ý”, để máy tính tổng hợp số liệu, màn hình sẽ hiện đúng loại bảng sổ cần xem theo yêu cầu.
Giao diện 2.7: Sổ cái tài khoản 112 (Trích)
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong)
• Để xem sổ nhật ký chung chọn “Sổ nhật ký chung”
+ Kế toán chọn “Sổ nhật ký chung” trong báo cáo phân hệ tổng hợp + Màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu:
61
Chọn kỳ báo cáo: Tháng 12, “từ ngày 01/12/2016 đến ngày 31/12/2016” + Tích vào cộng gộp các bút toán giống nhau
Sau đó “Đồng ý”, để máy tính tổng hợp số liệu, màn hình sẽ hiện đúng loại bảng số liệu cần xem theo yêu cầu.
62
Giao diện 2.8: Sổ nhật ký chung (Trích)
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong)
2.2.3. Kế toán tiền gửi ngân hàng tại công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong
2.2.3.1. Quy trình gửi, rút tiền gửi ngân hàng
Tiền thu đƣợc từ các hoạt động sản xuất, inh doanh đƣợc hàng ngày không phải để hết ở két của công ty. Theo chế độ quản lý tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt toàn bộ vốn bằng tiền của doanh nghiệp trừ số đƣợc phép để giữ lại quỹ dùng cho chi tiêu hàng ngày còn lại đều phải gửi tại ngân hàng.
Các khoản tiền gửi bao gồm: tiền gửi về vốn kinh doanh, tiền gửi vốn XDCB và tiền gửi các khoản kinh phí.
Hầu hết các khoản chi của công ty đều đƣợc thanh toán dƣới hình thức chuyển khoản.
Hiện nay, công ty mở tại khoản giao dịch số: 42310000140306 tại ngân hàng BIDV Chi nhánh Việt Trì.
63
Quy trình gửi tiền ngân hàng của công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong đƣợc mô hình hóa qua sơ đồ sau:
Ngân hàng
Kế toán ngân hàng (tại doanh nghiệp)
Kế toán trƣởng (tại doanh nghiệp)