(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong)
•Để xem sổ chi tiết tài khoản: TK 112 + Vào báo cáo, chọn tổng hợp
+ Kế toán chọn “ sổ chi tiết các tài khoản” sẽ hiện ra danh mục các tài khoản đánh dấu vào tài khoản 112 - tiền gửi ngân hàng.
+ Chọn kỳ báo cáo: Tháng 12 “ từ ngày 01/12/2016 đến 31/12/2016” + Tích cộng gộp các bút toán giống nhau
73
Giao diện 2.15: Sổ chi tiết tiền mặt (Trích)
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong)
• Để xem sổ cái hình thức nhật ký chung
+ Chọn “Sổ cái ( Hình thức nhật ý chung)” trong báo cáo phân hệ tổng hợp + Màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu:
74
Chọn kỳ báo cáo: Tháng12, “từ ngày 01/012/2016 đến ngày 31/12/2016” + Đánh dấu vào tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng.
+ Tích vào cộng gộp các bút toán giống nhau
Sau đó “Đồng ý”, để máy tính tổng hợp số liệu, màn hình sẽ hiện đúng loại bảng sổ cần xem theo yêu cầu.
75
Giao diện 2.16: Sổ cái tài khoản 112 (Trích)
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong)
2.2.4. Kiểm kê tiền mặt và đối chiếu tiền gửi ngân hàng tại công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong dầu khí Khánh Phong
2.2.4.1 Kiểm kê tiền mặt
Định kỳ vào cuối năm tài chính, công ty tổ chức công tác kiểm kê quỹ tiền mặt. Ngoài ra, trong trƣờng hợp đột xuất (do ban lãnh đạo đơn vị, kiểm toán hoặc cơ quan thuế yêu cầu hoặc trƣờng hợp bàn giao quỹ) quỹ tiền mặt còn đƣợc kiểm ê để đảm bảo quỹ tiền mặt đƣợc sử dụng đúng mục đích và tránh gian lận do nhân viên trong công ty hoặc do bên thứ ba gây ra.
Trƣớc khi kê quỹ, thủ quỹ vào sổ quỹ viết tay tất cả các phiếu thu, phiếu chi và kế toán trƣởng vào phần mềm tất cả các phiếu thu, phiếu chi làm căn cứ theo dõi số dƣ tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê.
76
Định kỳ vào cuối tháng, kế toán đến ngân hàng xin sao kê tài khoản chi tiết. Kế toán sẽ tiến hành đối chiếu từng nghiệp vụ phát sinh giữa chứng từ gốc, sổ kế toán của đơn vị với sao kê tài khoản chi tiết của ngân hàng. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của ngâ hàng thì đơn vị phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời.
Ví dụ 6 : Ngày 31/12/2016 kế toán tiến hành đối chiếu tiền gửi ngân hàng tại ngân hàng BIDV số TK 42310000140306.
Căn cứ vào bảng sao kê tài khoản chi tiết mà kế toán đã xin (Phụ lục 09)
Kế toán sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu từng nghiệp vụ trên GBN, GBC, UNC,… với số liệu trên sao kê chi tiết của ngân hàng và đối chiếu số dƣ trên bảng số dƣ này với sổ TGNH mở chi tiết cho tài khoản ( Giao diện 2.11).
Qua đối chiếu ta thấy số liệu trên sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng không chênh lệch đáng ể.
2.3 Đánh giá thực trạng về kế toán vốn bằng tiền
Qua thời gian thực tập tìm hiểu tình hình hoạt động của công ty cổ phần dầu hí Khánh Phong, đƣợc sự giúp đỡ tận tình của anh, chị, cô, chú trong công ty đã giúp em nắm đƣợc tổng quát tình hình hoạt động của công ty, dựa vào kiến thức đã học và những hiểu biết thực tế trong thời gian qua, mặc dù còn nhiều hạn chế nhƣng em có thể rút ra đƣợc một số ƣu, nhƣợc điểm của công ty nhƣ:
2.3.1. Ưu điểm
Kể từ khi thành lập cho đến nay nhìn chung tình hình kế toán vốn bằng tiền trong công ty cổ phàn dầu khi Khánh Phong là khá tốt. Để đạt đƣợc kết quả nhƣ ngày hôm nay công ty đã không ngừng nỗ lực phấn đấu. Qua thời gian thực tập tại công ty em thấy công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong có những ƣu điểm sau:
77
Bộ máy quản lý của công ty đƣợc tổ chức khoa học, hợp lý và có sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban, bộ phận, từ đó tạo ra hiệu quả trong công tác quản lý điều hành chung của công ty.
2.3.1.2. Về bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty bố trí rất phù hợp với quá trình kinh doanh, cũng nhƣ quy mô của công ty. Bộ máy kế toán của công ty luôn phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ từng khâu, từng vị trí và đƣợc trang bị phần mềm nên việc thực hiện công tác kế toán trở nên dễ dàng, nhanh chóng. Với việc ghi chép sổ sách chứng từ ghi sổ sẽ làm giảm khối lƣợng công việc ghi chép.
Bộ máy kế toán gọn nhẹ nhƣng vẫn đảm bảo kịp thời cung cấp những thông tin kế toán của công ty. Đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ, kinh nghiệm, nhiệt tình, trung thực đƣợc bố trí hợp lý phù hợp với từng ngƣời tạo điều kiện để mọi ngƣời nâng cao trách nhiệm công việc đƣợc giao, đáp ứng đƣợc yêu cầu của công tác kế toan nói chung và hạch toán vốn bằng tiền nói riêng.
2.3.1.3. Hệ thống chứng từ sổ sách
Phòng kế toán đã sử dụng hệ thống sổ sách tƣơng đối đầy đủ theo chế độ kế toán hiện hành thực hiện việc mở sổ, ghi chép, khóa sổ theo quy định kế toán hiện hành thực hiện việc mở sổ, ghi chép, khóa sổ theo quy định của bộ tài chính. Lập và nhận chứng từ ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính kịp thời. Phân loại, tập hợp chứng từ theo từng loại nghiệp vụ và phản ánh vào sổ một cách tƣơng đối khoa học. Lập báo cáo tài chính kịp thời đúng niên độ kế toán. Công tác ghi sổ kế toán đơn giản, sửa chữa kịp thời và phát hiện những ai phạm. Hình thức kế toán máy trên nền “Nhật ký chung” mà công ty đang áp dụng khá là phù hợp với đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh và trình độ kế toán của công ty, đây là hình thức ghi sổ đơn giản, dễ làm. Đang đƣợc áp dụng hầu hết trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong điều kiện vận dụng kế toán máy vào trong hạch toán kế toán.
Việc sử dụng phần mềm kế toán MISA SME 2015 của công ty đã làm tăng thêm tính chuyên nghiệp, hiệu quả và chủ động trong hạch toán, lập báo
78
cáo. Điều này giúp cho công tác hạch toán kế toán hiệu quả hơn, tiết kiệm đƣợc nhân sự, thời gian và chi phí kiểm soát cho công ty. Từ đó góp phần vào việc giảm chi phí, tăng thêm lợi nhuận cho công ty.
2.3.1.4. Về kế toán vốn bằng tiền
Việc bảo quản tiền mặt cũng nhƣ cung cấp các bào các quỹ luôn đƣợc cập nhật một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời. Việc hạch toán độc lập của kế toán viên dƣới sự kiểm tra của kế toán trƣởng đã hạn chế đƣợc những sai sót, tăng tính chính xác cho thông tin kế toán cung cấp.
Việc in, kết xuất các báo cáo sổ theo hình thức nhật ký chung, một hình thức đang đƣợc doanh nghiệp sử dụng rộng rãi, có nhiều thuận lợi cho công tác kế toán nói chung và kế toán vốn bằng tiền nói riêng. Việc ghi sổ đƣợc thực hiên hằng ngày giúp thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu giảm nhẹ công việc cho kế toán vào cuối tháng đảm bảo cung cấp thông tin đƣợc đầy đủ, kịp thời, chính xác.
2.3.2 Hạn chế, nguyên nhân
2.3.2.1. Hạn chế
Bên cạnh những ƣu điểm trên, việc hạch toán kế toán vốn bằng tiền vẫn còn một số hạn chế cần đƣợc khắc phục:
a. Tổ chức kế toán tại doanh nghiệp
Bộ máy kế toán tại công ty chỉ thực hiện đƣợc chức năng chủ yếu là thu thập xử lý, cung cấp thông tin kế toán tài chính, chƣa có bộ phận chức năng phục vụ cho yêu cầu quản trị cũng nhƣ phân tích hoạt động inh doanh để có thể đƣa ra những phƣơng án kinh doanh, tƣ vấn, tham mƣu cho ban giám đốc.
Số lƣợng nhân viên kế toán còn hạn chế nên mỗi ngƣời phải làm nhiều phần việc hác nhau đòi hỏi kế toán phải có trình độ cao giàu kinh nghiệm.
b.Công tác kế toán tiền mặt
-Việc kiểm kê quỹ tiền mặt chỉ đƣợc thực hiện vào cuối quý hoặc cuối năm trong khi các nghiệp vụ thu tiền mặt sảy ra tại công ty trong khoản thời gian dài nhƣ vậy có thể dẫn đến gian lận, sai sót.
79
- Hiện tại công ty chƣa xác định mức tồn quỹ cụ thể, việc dự trữ tồn quỹ còn mang tính ƣớc đoán dẫn tới số tiền mặt tại quỹ của công ty không ổn đinh có lúc dƣ thừa, có lúc lại thiếu hụt. Điều này dẫn tới khó khăn trog việc chi tiêu tiền mặt của công ty và gây ứ đọng vốn, làm cho vòng quay của vốn chậm.
c. Tồn tại trong công tác kế toán tiền gửi ngân hàng
Hằng ngày, các chứng từ, hóa đơn của ngân hành đều hạch toán kịp thời và chính xác. Tuy nhiên, có nhiều chứng từ kế toán để lại vài ngày rồi mới lập. Điều này rất dễ sảy ra sai sót trong quá trình hạch toán.
2.3.2.4. Tồn tại khác
Trình độ của nhân viên kế toán chƣa thực sự đồng đều. Mỗi nhân viên đảm nhận một hoặc một số phần hành khác nhau. Họ chỉ nắm rõ và tập trung vào công việc của mình. Khi có một nhân viên đi vắng thì việc làm thay công việc hoặc phần hành của nhân viên đó sẽ dẫn đến sai sót hơn trong hạch toán kế toán.
2.3.3 Nguyên nhân
Trong bất kỳ bộ máy kế toán của công ty nào cũng không thể tránh đƣợc những sai sót và cần đƣợc hoàn thiện. Công tác kế toán của công ty dầu khí Khánh Phong cũng vậy không thể tránh đƣợc những hạn chế đã nêu ở trên.
2.3.3.1. Nguyên nhân khách quan
Do ảnh hƣởng của những diễn biến kinh tế thế giới ( giá lƣơng thực,... gia tăng mạnh) và trong nƣớc (giá điện, giá xăng bị điều chỉnh liên tục) đã gây ra ảnh hƣởng không nhỏ đến tình hình hoạt động SXKD của công ty, các hợp đồng kinh tế giảm, lợi nhuận thu về giảm. Từ đó ảnh hƣởng tới khả năng cạnh tranh của công ty trong nền kinh tế.
2.3.3.2. Nguyên nhân chủ quan
Thứ nhất, với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh số lƣợng ít, số tiền nhỏ của ngân hàng gửi đến kế toán thƣờng để vài ngày sau mới ra lấy, vì vậy có thể dẫn đến việc chậm trễ trong công tác hạch toán và sai sót.
Thứ hai, đội ngũ ế toán trẻ nên trình độ chuyên môn còn có nhiều hạn chế, xử lý các tình huống chƣa nhạy bén.
80
Thứ ba, đội ngũ ế toán còn chƣa nắm bắt đƣợc rõ những thay đổi trong cơ chế thị trƣờng và một số thay đổi trong hệ thống kế toán.
Thứ tƣ, đơn vị chƣa có một mức tiền mặt tồn quỹ cụ thể dẫn đến tình trạng số tiền mặt tại quỹ của đơn vị không ổn định. Điều này dễ gây nên những hó hăn cho công ty trong việc sử dụng tiền mặt thanh toán phục vụ sản xuất hoặc vốn bị ứ đọng quá nhiều.
Chƣơng 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU KHÍ KHÁNH PHONG
3.1. Phƣơng hƣớng và mục tiêu của công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong trong thời gian tới trong thời gian tới
Phương hướng:
Doanh nghiệp đang xây dựng những kế hoạch chiến lƣợc để tiêu thụ đƣợc nhiều hàng hóa hơn trong năm tới.
81
Đào tạo thêm về trình độ chuyên môn cho cán bộ công nhân viên.
Tăng cƣờng cải tiến bộ máy quản lý, kiện toàn bộ máy kỹ thuật, mạng lƣới tiếp thị trong doanh nghiệp.
Tiếp tục sáng tạo và đƣa ra những chiến lƣợc marketing nhằm thu hút đƣợc nhiều hách hàng hơn.
Doanh nghiệp sẽ mở rộng thị trƣờng ra các tỉnh lân cận để có lƣợng tiêu thụ tăng và nhằm khai thác triệt để tiềm năng của thị trƣờng.
Xây dựng cơ sở vật chất.
Bên cạnh việc giữ vững thị trƣờng, bạn hàng truyền thống, công ty cố gắng tăng cƣờng mở rộng thị trƣờng, mở rộng đối tƣợng khách hàng ra các tỉnh khác trong cả nƣớc nhƣ Hải Phòng, Bắc Ninh, Bắc Giang, Hƣng Yên, Hải Dƣơng,... để tăng doanh số bán ra làm tăng doanh thu và lợi nhuận.
Xây dựng các cây xăng trong tỉnh Phú Thọ vừa để tạo điều kiện công ăn việc làm cho lao động tỉnh nhà. Đồng thời góp phần vào việc thúc đẩy nền kinh tế - xã hội của tỉnh nhà phát triển hơn. Phát triển mạnh hơn nữa các chi nhánh, hệ thống bán lẻ trực thuộc.
Tiếp tục đầu tƣ mở rộng và hoàn thiện hệ thống trang thiết bị, cơ sở vật chất đồng bộ, đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật để phục vụ khách hàng ngày một tốt hơn.
Cùng với kế hoạch mở rộng hơn nữa hoạt động kinh doanh hàng hoá công ty chú trọng hơn nữa tới công tác phòng cháy chữa cháy và coi đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh đƣợc thuận lợi và an toàn cho ngƣời lao động.
Triển khai các chính sách, chiến lƣợc bán hàng mới để thu hút thêm nhiều hách hàng. Đồng thời, nâng cao sự uy tín của công ty đối với mọi khách hàng
Mục tiêu:
Từ những phƣơng hƣớng đƣa ra thì chúng ta cần phải có những mục tiêu cụ thể để thực hiện đƣợc:
82
Hàng hóa bán phải tăng ít nhất 10% so với năm trƣớc.
Thực hiện đƣợc những kế hoạch và phƣơng hƣớng đã nêu.
Năm tới doanh nghiệp phấn đấu tăng trƣởng các chỉ tiêu doanh số, nộp ngân sách nhà nƣớc và tăng thu nhập bình quân đầu ngƣời.
Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng năng suất lao động, bảo đảm nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Nâng cao chất lƣợng sản phẩm, thỏa mãn nhu cầu khách hàng nhằm tiêu thụ mạnh sản phẩm, chú trọng hơn về khâu marketing nâng cao chất lƣợng sản phẩm.
Nâng cao sức cạnh tranh, chiếm lĩnh thị trƣờng để từng bƣớc tiến tới hội nhập kinh tế Thế giới.
Tăng lƣơng cho nhân viên trong thời gian tới, để động viên và khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên trong công ty.
Với những phƣơng hƣớng kế hoạch trên muốn đạt đƣợc thì đòi hỏi phải hoàn thiện đƣợc mọi mặt tổ chức, đòi hỏi phải có sự nỗ lực cố gắng của mọi thành viên trong doanh nghiệp.
3.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền
Qua phân tích có thể thấy rằng việc hạch toán vốn bằng tiền có một ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, nó góp phần duy trì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Thông qua việc kiểm tra, tính toán, ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bằng hệ thống phƣơng pháp khoa học của kế toán - chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán – có thể biết đƣợc thông tin một cách đầy đủ, chính xác , kịp thời về sự vận động của tài sản, nguồn vốn. Ngoài ra các báo cáo tài chính còn cung cấp thông tin cho các đối tƣợng quan tâm về tình hình tài chính, triển vọng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp để có những quyết định đầu tƣ đúng đắn trong từng thời kỳ. Vì vậy, phải hoàn thiện đổi mới không ngừng công tác kế toán cho thích hợp với yêu cầu quản lý trong
83 nền kinh tế thị trƣờng hiện nay.
Việc hoàn thiện công tác kế toán cần phải đáp ứng các yêu cầu sau: - Hoàn thiện về đội ngũ kế toán phải đủ năng lực làm việc.
- Hoàn thiện trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tuân thủ chế độ kế toán. Kế toán là công cụ quản lý tài chính rất quan trọng của Nhà nƣớc, do vậy tuân thủ đúng chế độ tự nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp cũng