2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban
Phòng Kế toán
Giám đốc
33 - Giám Đốc
Là ngƣời đại diện công ty, chịu trách nhiệm chỉ huy toàn bộ hoạt động của công ty, là ngƣời điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trƣớc hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình, tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng thành viên, quy định đến tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tƣ của công ty.
Ban hành các quy chế quản lý nội bộ công ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức năng quản lý trong công ty, ký kết các hợp đồng nhân danh công ty. Kiến nghị phƣơng án bố trí cơ cấu tổ chức công ty, kiến nghị phƣơng án sử dụng lợi nhuận và xử lý các khoản lỗ kinh doanh, tuyển dụng lao động.
- Phòng kinh doanh
Nhiệm vụ của phòng kinh doanh là chỉ đạo các nghiệp vụ kinh doanh của công ty, tìm hiểu khảo sát thị trƣờng, nắm bắt của thị trƣờng, tham mƣu cho Giám Đốc lập kế hoạch kinh doanh.
- Phòng tài chính
Có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công tác kế toán, quản lý toàn bộ tài sản, vốn của công ty thực hiện các chính sách kinh tế tài chính, thống kê kịp thời, chính xác tình hình biến động tài sản và nguồn vốn, tổng hợp báo cáo giúp Tổng Giám Đốc kiểm tra thƣờng xuyên hoạt động kinh doanh của công ty.
Đề xuất các biện pháp và kế hoạch trong hoạt động inh doanh, cân đối thu chi, giải quyết công nợ và các nguồn vốn để đáp ứng và phục vu kịp thời cho hoạt động SXKD. Hƣớng dẫn các bộ phận trong công ty về nghiệp vụ kế toán để phục vụ cho công tác hạch toán kế toán của phòng.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Cổ phần dầu khí Khánh Phong. dầu khí Khánh Phong.
Công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong kinh doanh các mặt hàng về xăng dầu và các sản phẩm liên quan.
34
Quy trình bán hàng của một số hàng hóa chủ yếu của công ty cổ phần dầu hí Khánh Phong nhƣ sau:
- Khách hàng gửi yêu cầu báo giá các sản phẩm cần mua gửi đến phòng Bán hàng.
- Phòng bán hàng nhận Yêu cầu báo giá, lập Báo giá. - Phòng bán hàng gửi Báo giá đến khách hàng.
- Khách hàng nhận Báo giá, đồng ý mua hàng. Hai bên thỏa thuận và ký kết Hợp đồng kinh tế.
- Phòng bán hàng lập đơn bán hàng đến phòng kế toán. - Thủ ho căn cứ hóa đơn bán hàng, lập Phiếu xuất kho. - Thủ kho gửi phiếu xuất ho đến bộ phận kế toán.
- Kế toán căn cứ Phiếu xuất ho và đơn bán hàng, lập Hóa đơn giá trị gia tăng. - Khách hàng thanh toán tiền
+ Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập Phiếu thu.
+ Nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng, Kế toán lập giấy báo Có khi nhận đƣợc thông tin về tài khoản.
+ Nếu hách hàng chƣa thanh toán thì ế toán của công ty phải theo dõi chi tiết từng đối tƣợng.
2.1.5. Tình hình lao động của công ty Cổ phần dầu khí Khánh Phong.
Với sự phát triển của công ty số lƣợng lao động của công ty luôn tăng lên qua các năm công ty luôn cố gắng đƣa ra những chính sách quan tâm tới đời sống ngƣời lao động cả về vật chất lấn tình thần do vậy ngƣời lao động luôn cảm thấy an tâm khi làm việc và gắn bó lâu dài với công ty. Đây cũng là một trong ngững nguyên nhân giúp doanh nghiệp đứng vững và ngày càng phát triển
36
Bảng 1.1: Tình hình lao động của công ty cổ phàn dầu khí Khánh Phong qua 3 năm 2014-2015-2016
Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 So sánh Tốc độ
phát triển bình quân (%) Chỉ tiêu 2015/2014 2015/2016 Số LĐ (Người) Cơ cấu (%) Số LĐ (Người) Cơ cấu (%) Số LĐ (Người) Cơ cấu (%) Chênh lệch (Người) Tốc dộ phát triển (%) Chênh lệch (Người) Tốc dộ phát triển (%) Tổng số lao động 15 100 14 100 14 100 1 93,3 0 100 96,6 1. Theo giới tính - Lao động nam 10 66,7 9 64,3 9 64,3 1 90 0 100 94,9 - Lao động nữ 5 33,3 5 35,7 5 35,7 0 100 0 100 100 2. Theo trình độ - Đại học, cao đẳng 7 46,7 7 50 7 50 1 80 0 100 89,4 - Trung cấp 5 33,3 5 35,7 5 35,7 0 100 0 100 100 - Lao động phổ thông 3 20 2 14,3 2 14,3 1 66,7 0 100 81,7
37
Qua bảng 1.1 ta thấy: Cơ cấu lao động công ty hông có nhiều biến động. - Về số lƣợng lao động:
Tổng lao động của công ty năm 2014 là 15 ngƣời, năm 2015 là 14 ngƣời, năm 2016 là 14 ngƣời. Năm 2015 so với tổng số lao động năm 2014 giảm 1 ngƣời tƣơng ứng với 6,7%, năm 2016 số lƣợng lao động hông đổi.
- Về giới tính:
+ Lao động nữ: Trong 3 năm (2014, 2015,2016) số lƣợng lao động nữ của công ty hông thay đổi.
+ Lao động nam: Năm 2014 (là 10 ngƣời) so với năm 2015 (là 9 ngƣời) đã giảm 1 ngƣời với tỷ lệ giảm tƣơng ứng là 10%. Năm 2015 (là 9 ngƣời) so với năm 2016 (là 9 ngƣời) hông đổi
Qua các số liệu cho ta thấy, lao động nữ hông thay đổi, lao động nam có xu hƣớng giảm nhẹ. Về số lƣợng, số lao động nam chiếm tỷ trọng cao hơn trong cơ cấu lao động.
* Về trình độ lao động: Chất lƣợng và trình độ lao động của công ty hông có sự thay đổi.
+ Lao động có trình độ đại học và cao đẳng: Năm 2014 (là 7 ngƣời), năm 2015 (là 7 ngƣời), năm 2016( 7 ngƣời) số lao động có trình độ đại học cao đẳng hông thay đổi.
+ Lao động có trình độ trung cấp : Năm 2014 (5 ngƣời) năm 2015 (là 5 ngƣời) và năm 2016 ( 5 ngƣời) hông thay đổi
+ Lao động chƣa qua đào tạo: Năm 2015 (3 ngƣời)so với năm 2014 (là 2 ngƣời) giảm 1 ngƣời tƣơng ứng với 33,3% và năm 2016 ( 2 ngƣời) hông thay đổi. Ta thấy, năm 2014 lao động có trình độ đại học, cao đẳng chiếm 46,7%, năm 2015 chiếm 50% và năm 2016 là 50%. Lao động có trình độ trung cấp năm 2014 chiếm 33,3%, năm 2015 và 2016 chiếm 35,7%. Lao động phổ thông năm 2014 chiếm 20%, năm 2016 và 2015 chiếm 14,3%. Nhƣ vậy, trình độ lao động của công ty hông có nhiều thay đổi, trình độ đại học chiếm đa số.
38
2.1.6 Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong
Bảng 1.2: Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty cổ phần dâu khí Khánh Phong qua 3 năm 2014-2016
Đơn vị: VNĐ
Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
So sánh 2015/2014 So sánh 2016/2015 Tốc độ phát triển bình quân (%) Chênh lệch Tốc độ phát triển (%) Chênh lệch Tốc độ phát triển (%) TÀI SẢN A. Tài sản ngắn hạn 7.410.509.078 8.380.844.811 9.749.719.291 970.335.733 113,1 1.368.874.480 116.3 114,7
1. Tiền và các khoản tƣơng
đƣơng tiền 530.996.686 766.812.656 2.949.015.446 235.815.970 144,4 2.182.202.790 384.6 235,66
2. Các khoản phải thu ngắn hạn 1.001.345.876 1.271.452.555 1.622.623.958 270.106.679 127,0 351.171.403 127.6 127,3
3. Hàng tồn kho 1.243.943.093 1.337.144.371 1.158.428.375 93.201.278 107,5 (178.715.996) 86.6 96,5 4. Tài sản ngắn hạn khác 4.634.223.423 5.005.435.229 4.019.651.512 371.211.806 108,0 (985.783.717) 80.3 93,1 B. Tài sản dài hạn 3.069.057.719 3.179.261.375 2.893.064.820 110.203.656 103,6 (286.196.555) 91.0 97,1 1.Tài sản cố định HH 2.945.623.564 2.914.148.686 2.730.765.538 (31.474.878) 98,9 (183.383.148) 93.7 96,3 2 Tài sản dài hạn khác 123.434.155 265.112.689 162.299.282 141.678.534 218 (102.813.407) 61.2 115,5 lTổng tài sản 10.479.566.797 11.560.106.186 12.642.784.111 1.080.539.389 110,3 1.082.677.925 109.4 109,8 NGUỒN VỐN A. Nợ phải trả 5.578.123.456 6.571.426.315 7.706.490.660 993.302.859 117,8 1.135.064.345 117.3 117,5 1. Nợ ngắn hạn 5.578.123.456 6.571.426.315 7.706.490.660 993.302.859 117,8 1.135.064.345 117.3 117,5 B. Vốn chủ sở hữu 4.901.443.341 4.988.679.871 4.936.293.451 87.236.530 101,8 (52.386.420) 98.9 100,3 1. Vốn chủ sở hữu 4.901.443.341 4.988.679.871 4.936.293.451 87.236.530 101,8 (52.386.420) 98.9 100,3
39
Tổng nguồn vốn 10.479.566.797 11.560.106.186 12.642.784.111 1.080.539.389 110,3 1.082.677.925 109.4 109,8
40
Từ bảng phân tích trên cho thấy tổng tài sản của công ty đã có sự tăng lên qua các năm.
Năm 2014 tổng tài sản của doanh nghiệp là: 10.479.566.797 đồng. Tài sản ngắn hạn là 7.410.509.078 đồng chiếm 70,7% tổng tài sản, trong đó chủ yếu hàng tồn ho là 1.243.943.093 đồng chiếm 11,9% và tài sản ngắn hạn hác là 4.634.223.423 đồng chiếm 44,2 % trong tổng tài sản. Tài sản dài hạn là 3.069.057.719 đồng chiếm 29,3% tổng tài sản.
Năm 2015 tổng tài sản của doanh nghiệp là 11.560.106.186 đồng. Tài sản ngắn hạn là 8.380.844.811 đồng chiếm 72,5%, trong đó các hoản phải thu ngắn hạn chiếm 11%, hàng tồn ho chiếm 11,6% và tài sản ngắn hạn hác chiếm 43,4% trong tổng tài sản của công ty. Tài sản dài hạn là 3.179.261.375 đồng chiếm 27,5 % trong tổng tài sản. So với năm 2014 tổng tài sản tăng 1.080.539.389 đồng tƣơng ứng với 110,3%.
Năm 2016 tổng tài sản của doanh nghiệp là 12.642.784.111đồng. Tài sản ngắn hạn là 9.749.719.291đồng chiếm 71,1% tổng tài sản, trong đó tiền và các hoản tƣơng đƣơng tiền chiếm 23,3% và tài sản ngắn hạn hác chiếm 31,8% trong tổng tài sản. Tài sản dài hạn là 2,893,064,820 đồng chiếm 22,9% trong tổng dài sản. So với năm 2015, tổng tài sản tăng 1.082.677.925 đồng tƣơng ứng với 109,4%
Về nguồn vốn:
Năm 2014 tổng nguồn vốn của công ty là 10.479.566.797 đồng. Trong đó: Nợ phải trả là 5.578.123.456 đồng tƣơng ứng 53,2% , vốn chủ sở hữu là 4.901.443.341 đồng chiếm 46,8% trong tổng nguồn vốn.
Năm 2015 tổng nguồn vốn là 11.560.106.186 đồng. Trong đó: Nợ phải trả là 6.571.426.315 đồng tƣơng ứng 56,8%, vốn chủ sở hữu là 4.988.679.871 đồng chiếm 43,2% tổng nguồn vốn.
Năm 2016 tổng nguồn vốn là 12.642.784.111đồng. Trong đó: Nợ phải trả là 7.706.490.660 đồng tƣơng ứng 61%, vốn chủ sở hữu là 4.936.293.451 đồng, tƣơng ứng 39% trong tổng nguồn vốn.
41
Qua 3 năm ta thấy nợ phải trả chiếm tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn. Điều này có nghĩa là tài sản của doanh nghiệp đƣợc tài trợ nhiều bởi nguồn vay nợ.
42
2.1.7. Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong
Bảng 1.3: Tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của công ty từ năm 2014-2016
Đơn vị tính: VNĐ
Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
So sánh năm 2015/2014 So sánh năm 2016/2015 Tốc độ phát triển bình quân (%) Số tuyệt đối Tốc độ phát tiển (%) Số tuyệt đối Tốc độ phát tiển (%) Doanh thu bán hàng và CCDV 20.141.727.545 21.456.238.975 24.332.367.541 1.314.511.430 106,5 2.876.128.566 113,4 109,9
Các khoản giảm trừ doanh thu
Doanh thu hoạt động tài chính 780.000 1.500.000 2.350.000 720.000 192,3 850.000 156,7 173,6
Giá vốn 18.535.878.457 19.899.516.172 22.691.979.318 1.363.637.715 107,4 2.792.463.146 114,0 110,7
Chi phí bán hàng 650.989.056 617.849.147 615.024.788 (33.139.909) 94,9 (2.824.359) 99,5 97,2
Chi phí QLDN 376.987.234 367.897.333 510.345.100 (9.089.901) 97,6 142.447.767 138,7 116,3
Chi phí tài chính 554.980.467 559.001.309 555.365.535 4.020.842 100,7 (3.635.774) 99,3 99,9
Lợi nhuận thuần từ HĐKD 23.672.331 13.475.014 (37.997.200) (10.197.317) 56,9 (51.472.214) (282,0) (126,7)
Thu nhập khác 5.090.400 8.790.309 7.500.780 3.699.909 172,7 (1.289.529) 85,3 121,4
Chi phí khác 19.967.345 20.405.600 21.890.000 438.255 102,2 1.484.400 107,3 104,7
Lợi nhuận khác (14.876.945) (11.615.291) (14.389.220) 3.261.654 78,1 (2.773.929) 123,9 98,37
Lợi nhuận kế toán trƣớc thuế 8.795.386 1.859.723 (52.386.420) (6.935.663) 21,1 (54.246.143) (2.816,9) (243,8)
43 Nhận xét:
Từ bảng tình hình ết quả hoạt động sản xuất inh doanh của công ty cổ phần dầu hí Khánh Phong ta thấy:
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty liên tục tăng qua các năm. Năm 2015 doanh thu tăng 1.314.511.430đ so với năm 2014, tƣơng ứng với 106,5%. Năm 2016 doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng 2.876.128.566 đồng so với năm 2015, tƣơng ứng với 113,4%. Tốc độ phát triển bình quân của doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ qua 3 năm là 109,9%
Doanh thu hoạt động tài chính của công ty qua 3 năm có xu hƣớng tăng lên. Năm 2015 doanh thu hoạt động tài chính tăng 720.000 đồng, tƣơng ứng với 192,3%. Năm 2016 doanh thu hoạt động tài chính tăng 850.000đồng, tƣơng ứng với 156,7%. Tốc độ phát triển bình quân doanh thu hoạt động tài chính qua 3 năm của công ty cổ phần dầu hí Khánh Phong là 173,6%. Sự thay đổi có xu hƣớng tăng lên này chủ yếu từ tiền lãi gửi ngân hàng.
Giá vốn năm 2015 tăng 1.363.637.715 đồng so với năm 2014, tƣơng ứng với 107,4%. Năm 2016 giá vốn tăng 2.792.463.146 đồng so với năm 2015, tƣơng ứng với 114,0%. Tốc độ phát triển bình quân qua 3 năm là 110,7%. Giá vốn của công ty qua 3 năm có xu hƣớng gia tăng, điều này chứng tỏ công ty đang mở rộng quy mô, nhập nhiều sản phẩm, hàng hóa về xăng dầu hơn đển bán ra ngoài thị trƣờng.
Chi phí bán hàng của công ty qua 3 năm có xu hƣớng giảm. Năm 2015 giảm 33.139.909 đồng so với năm 2014, tƣơng ứng với 94,9%. Năm 2016 chi phí bán hàng giảm 2.824.359 đồng so với năm 2015 tƣơng ứng với 99,5%. Tốc độ phát triển bình quân qua 3 năm là 97,2%. Nguyên nhân có thể do số lƣợng lao động giảm hay công ty có chính sách cắt giảm một số chi phí hông cần thiết trong chƣơng trình bán hàng.
Chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty cổ phần dầu hí Khánh Phong có sự thay đổi qua 3 năm. Năm 2015 giảm 9.089.901 đồng so với năm 2014,
44
tƣơng ứng với 97,6%. Năm 2016 chi phí doanh nghiệp tăng 142.447.767 đồng so với năm 2015, tƣơng ứng với 138,7%. Tốc độ phát triển bình quân là 116,3%
Lợi nhuận ế toán trƣớc thuế của công ty cổ phần dầu hí Khánh Phong có xu hƣớng giảm. Năm 2015 lợi nhuận giảm 6.935.663 đồng so với năm 2014 tƣơng ứng với 21,1%. Năm 2016 lợi nhuận tiếp tục giảm 54.246.143 đồng.
Mặc dù, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty cao và có xu thế tăng nhƣng do các chi phí của doanh nghiệp há cao (chủ yếu là giá vốn và chi phí quản lý doanh nghiệp) nên lợi nhuận của công ty bị giảm.
2.1.8. Khái quát chung về công tác kế toán tại công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong
2.1.8.1 Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong
Chức năng, nhiệm vụ của các cán bộ kế toán trong Công ty.
- Kế toán trưởng: Là ngƣời có trách nhiệm cao nhất của phòng, chịu trách nhiệm giúp giám đốc chỉ đạo và tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính của toàn công ty, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, quản lý vật tƣ, tài sản, tiền vốn, tham gia xây dựng kế hoạch inh doanh hàng năm, tổ chức thực hiện các báo cáo kế toán gửi cho các cơ quan liên quan, phân công công việc cho nhân viên trong phòng và kiểm tra việc thực hiện công việc của từng nhân viên, quản lý hồ sơ, tài liệu, chứng từ sổ sách kế toán thống ê theo quy định của bảo mật kế toán. Kế toán trƣởng kiêm nhận kế toán tổng hợp, làm nhiệm vụ ghi chép, tổng hợp số liệu kế toán vào các phần hành kế toán của công ty, các khoản thanh toán với ngân sách nhà nƣớc, với ngân hàng,
Kế toán trƣởng
45
khách hàng và nội bộ công ty. Lập báo cáo kiểm kê tài sản, nguồn vốn, công nợ phải thu, phải trả, kiểm kê kho thành phẩm và các báo cáo khác.
- Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm kiểm tra, phân loại chứng từ gốc để tiến hành vào sổ nhật ký chứng từ, vào sổ nhật ý chung, đồng thời theo dõi, ghi chép các sổ kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền lƣơng, các hoản thanh toán, tổng hợp hàng hóa, tài sản cố định, thuế giá trị gia tăng.
-Thủ quỹ: Nhập xuất tiền trong quỹ theo chứng từ hợp pháp của phòng Tài chính - Kế toán. Thu, chi và quản lý tiền mặt, kiểm tra hàng ngày và đối chiếu với kế toán thanh toán, ghi chép đầy đủ vào sổ theo đúng quy định.
2.1.8.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong a.Các chế độ và phương pháp kế toán áp dụng
- Các chế độ và phƣơng pháp ế toán áp dụng
Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 Kỳ kế toán: Công ty tiến hành kế toán theo năm
Đơn vị tiền tệ hạch toán: VNĐ – Việt Nam đồng