(Nguồn: Phòng Kế toán – Công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong)
Sau khi nhập xong thông tin chọn “cất” rồi “đóng” trên thanh công cụ để kết thúc việc nhập chứng từ. Mọi thông tin khai báo trong quá trình nhập liệu sẽ đƣợc máy tính tự động vào sổ theo đúng quy định.
Bƣớc 5: Chọn vào nghiệp vụ đã nhập sau đó “in”, chọn tiếp “phiếu chi” sẽ hiện ra giao diện.(Phụ lục 04)
Đối với tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc kế toán nhập vào phần mềm kế toán, máy tính sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào các sổ liên quan nhƣ: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ nhật ký chung, Sổ cái TK 111 - Tiền mặt.
Để xem các sổ sách này trên máy kế toán tiến hành các thao tác nhƣ sau:
Bước 1: Vào phần hành MISA SME.NET 2015 chọn năm 2016, khi đó màn hình hiện lên biểu tƣợng của phần hành.
Bước 2: Chọn phần hành “báo cáo” màn hình sẽ hiện lên danh mục các sổ sách vầ các báo cáo đã đƣợc tổng hợp.
• Để xem sổ chi tiết tài khoản: TK 111
+ Chọn “Sổ chi tiết các tài khoản” trong báo cáo phân hệ tổng hợp + Màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu: Chọn kỳ báo cáo: Tháng 12, “từ ngày 01/12/2016 đến ngày 31/12/2016” + Đánh dấu vào tài khoản 111 - Tiền mặt
+ Tích vào cộng gộp các bút toán giống nhau
Sau đó “Đồng ý”, để máy tính tổng hợp số liệu, màn hình sẽ hiện đúng loại bảng sổ cần xem theo yêu cầu.
59
Giao diện 2.6: Sổ chi tiết tiền mặt 111 (Trích)
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong)
• Để xem sổ cái tài khoản 111 - Tiền mặt
+ Chọn “Sổ cái ( Hình thức nhật ý chung)” trong báo cáo phân hệ tổng hợp + Màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu:
Chọn kỳ báo cáo: Tháng 12, “từ ngày 01/012/2016 đến ngày 31/12/2016” + Đánh dấu vào tài khoản 111 - Tiền mặt.
60
+ Tích vào cộng gộp các bút toán giống nhau
Sau đó “Đồng ý”, để máy tính tổng hợp số liệu, màn hình sẽ hiện đúng loại bảng sổ cần xem theo yêu cầu.
Giao diện 2.7: Sổ cái tài khoản 112 (Trích)
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong)
• Để xem sổ nhật ký chung chọn “Sổ nhật ký chung”
+ Kế toán chọn “Sổ nhật ký chung” trong báo cáo phân hệ tổng hợp + Màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu:
61
Chọn kỳ báo cáo: Tháng 12, “từ ngày 01/12/2016 đến ngày 31/12/2016” + Tích vào cộng gộp các bút toán giống nhau
Sau đó “Đồng ý”, để máy tính tổng hợp số liệu, màn hình sẽ hiện đúng loại bảng số liệu cần xem theo yêu cầu.
62
Giao diện 2.8: Sổ nhật ký chung (Trích)
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong)
2.2.3. Kế toán tiền gửi ngân hàng tại công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong
2.2.3.1. Quy trình gửi, rút tiền gửi ngân hàng
Tiền thu đƣợc từ các hoạt động sản xuất, inh doanh đƣợc hàng ngày không phải để hết ở két của công ty. Theo chế độ quản lý tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt toàn bộ vốn bằng tiền của doanh nghiệp trừ số đƣợc phép để giữ lại quỹ dùng cho chi tiêu hàng ngày còn lại đều phải gửi tại ngân hàng.
Các khoản tiền gửi bao gồm: tiền gửi về vốn kinh doanh, tiền gửi vốn XDCB và tiền gửi các khoản kinh phí.
Hầu hết các khoản chi của công ty đều đƣợc thanh toán dƣới hình thức chuyển khoản.
Hiện nay, công ty mở tại khoản giao dịch số: 42310000140306 tại ngân hàng BIDV Chi nhánh Việt Trì.
63
Quy trình gửi tiền ngân hàng của công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong đƣợc mô hình hóa qua sơ đồ sau:
Ngân hàng
Kế toán ngân hàng (tại doanh nghiệp)
Kế toán trƣởng (tại doanh nghiệp)
Sơ đồ 2.6: Quy trình gửi tiền ngân hàng
+ Bƣớc 1: Ngân hàng nhận đƣợc tiền gửi của doanh nghiệp, tiền thanh toán nợ của khách hàng chuyển qua ngân hàng
+ Bƣớc 2: Sau khi nhận đƣợc tiền gửi, ngân hàng tiến hành lập giấy báo có và chuyển giấy báo có cho kế toán ngân hàng của doanh nghiệp.
+ Bƣớc 3: Kế toán ngân hàng của doanh nghiệp nhận đƣợc giấy báo Có. + Bƣớc 4: Sau khi nhận đƣợc giấy báo Có, ké toán ngân hàng tiến hành lập chứng từ thu, sau đó chuyển chứng từ thu cho kế toán trƣởng.
+ Bƣớc 5: Sau khi nhận đƣợc chứng từ thu tiền, kế toán trƣởng ký và duyệt thu, sau đó chuyển chứng từ lại cho kế toán ngân hàng.
+ Bƣớc 6: Kế toán ngân hàng sau khi nhận lại chứng từ sẽ tiến hành ghi sổ kế toán tiền gửi ngân hàng.
Nhận tiền
Lập giấy báo Có Nhận giấy báo Có
Lập chứng từ thu
Ghi sổ tiền gửi
64 Quy trình rút tiền gửi ngân hàng
Quy trình rút tiền gửi ngân hàng tại công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong đƣợc mô hình hóa qua sơ đồ sau:
Thủ trƣởng đơn vị Kế toán trƣởng Kế toán ngân hàng (tại doanh nghiệp)
Ngân hàng
Sơ đồ 2.7: Quy trình rút tiền gửi ngân hàng
+ Bƣớc 1: Sau khi phát sinh nhu cầu chi trả tiền mua hàng..thông qua ngân hàng, kế toán ngân hàng sẽ tiến hành lập lệnh chi tiền mặt sau đó gửi cho kế toán trƣởng.
+ Bƣớc 2: Kế toán trƣởng sau khi đƣợc chứng từ sẽ tiến hành ký và duyệt chi, sau đó chuyển chứng từ cho giám đốc.
TH1: Nếu kế toán trƣởng đồng ý ->chuyển tiếp bƣớc 3.
TH2: Nếu kế toán trƣởng không đồng ý chi ->quay về bƣớc 1.
+ Bƣớc 3: giám đốc sau khi nhận đƣợc chứng từ sẽ ký và chuyển lại cho bộ phận kế toán mang ra ngân hàng.
+ Bƣớc 4: Ngân hàng nhận lệnh chi tiền mặt. Lập lệnh chi Ký và duyệt chi Ký lệnh chi Nhận lệnh chi Thực hiện lệnh chi Lập giấy báo Nợ Nhận giấy báo Nợ Ghi sổ kế toán tiền gửi
65
+ Bƣớc 5: Ngân hàng thực hiện ủy nhiệm chi.
+ Bƣớc 6: Ngân hàng lập giấy báo Nợ và chuyển giấy báo Nợ cho kế toán ngân hàng của doanh nghiệp.
+ Bƣớc 7: Kế toán ngân hàng nhận đƣợc giấy báo Nợ.
+ Bƣớc 8: Kế toán ngân hàng tiến hành ghi sổ kế toán tiền gửi ngân hàng.
2.2.3.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng a, Chứng từ sử dụng
Các chứng từ sử dụng trong ế toán tiền gửi ngân hàng + Ủy nhiệm thu
+ Ủy nhiệm chi + Lệnh thanh toán + Giấy báo nợ + Giấy báo có
b, Tài khoản sử dụng
Để phản ánh tình hình biến động về các tài khoản tiền gửi của công ty, kế toán sử dụng Tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng”.
Tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng” có 3 tài hoản cấp 2: + Tài khoản 1121 – Tiền Việt Nam
+ Tài khoản 1122 - Ngoại tệ
+ Tài khoản 1123 – Vàng, bạc, im hí quý, đá quý.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản nhƣ TK 111, TK 131...
Tiền gửi ngân hàng của công ty cổ phần dầu khí Khánh phong chỉ phát sinh tiền Việt Nam và ngoại tệ không phát sinh vàng, bạc, kim khí quý....
c, Phương pháp hạch toán
Hằng ngày, sau khi nhận đƣợc giấy báo Có, giấy báo Nợ, phiếu chuyển khoản.. kế toán tiến hành nhập chứng từ vào phần mềm kế toán.
66
Ví dụ 3: Ngày 16/12/2016 gửi tiền vào ngân hàng số tài khoản 4281000012797, số tiền: 29.974.000 VND, theo phiếu chi số 00439 (Phụ lục 05) và giấy nộp tiền (Phụ lục 06). Ngƣời nhận: Cao Trung Thấu.
Bước 1: Vào phân hệ MISA SME.NET 2015 chọn 2015, khi đó màn hình hiện lên biểu tƣợng của phần hành.
Bƣớc 2: Chọn Phân hệ quỹ
Giao diện 2.9: Phân hệ quỹ
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong)
Bước 3: Chọn “Chứng từ chi tiền”, màn hình sẽ hiện lên cửa sổ làm việc theo yêu cầu nhập các thông tin cần thiết.
Bước 4:Nhập toàn bộ các thông tin mà máy yêu cầu: + Ngày chứng từ: 16/12/2016
+ Ngày hạch toán: 16/12/2016 + Số chứng từ: PC00439
67 + Đối tƣợng: Cao Trung Thấu + Ngƣời nhận: Cao Trung Thấu + Lý do chi: Gửi tiền vào ngân hàng + Kèm theo: 1 chứng từ gốc
\ + Diễn giải: Gửi tiền vào ngân hàng + TK Nợ: 11213, TK Có:1111 + Số tiền: 29.974.000 đồng