1.2.5 .Tổ chức chứng từ kế toánvốn bằng tiền
1.2.6. Tổ chức hệ thống tài khoản về kế toánvốn bằng tiền
Hệ thống hóa và xử lý thông tin về vốn bằng tiền là khâu quan trọng trong chu trình kế toán, là cơ sở để tổng hợp và cung cấp thông tin trên báo cáo tài chính, báo cáo tiền tệ. Để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ thu, chi nhằm phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình hiện có và sự biến động của từng đối tượng vốn bằng tiền doanh nghiệp sử dụng tài khoản kế toán. Trong quá trình sản xuất có nhiều đối tượng kế toán khác nhau, để phản ánh đầy đủ, chính xác sự vận động của các đối tượng này thì cần sử dụng các tài khoản khác nhau để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho các nhà quản trị. Mục đích chủ yếu của xây dựng hệ thống tài khoản vốn bằng tiền là hệ thống hoá các thông tin vốn bằng tiền nhằm phản ánh tình hình thu chi của doanh nghiệp. Do đó, xây dựng hệ thống tài khoản phục vụ cho kế toán vốn bằng tiền là khâu quan trọng và có ý nghĩa to lớn trong tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại các doanh nghiệp.
Hệ thống tài khoản phục vụ cho kế toán vốn bằng tiền gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng nhằm phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ trong quá trình sản xuất. Các tài khoản được sử dụng kế toán vốn bằng tiền: Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng,.... Các doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy trình công nghệ để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở doanh nghiệp cho phù hợp.
Việc tổ chức thực hiện, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán phục vụ cho kế toán vốn bằng tiền trong từng doanh nghiệp phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản sau:
- Đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ, cụ thể mọi nội dung đối tượng kế toán vốn bằng tiền, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình thu, chi nhằm phục vụ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Phù hợp với những qui định thống nhất của nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện của cơ quản lý cấp trên.
- Phù hợp với đặc điểm, tính chất họat động sản xuất kinh doanh trình độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Mỗi đối tượng sử dụng thông tin có yêu cầu, mục đích khác nhau về thông tin kế toán. Các đối tượng bên ngoài chỉ cần thông tin tổng quát về tình hình thu, chi, trong khi các nhà quản trị để phân tích, đưa ra quyết định họ cần biết thông tin chi tiết, cụ thể của từng đối tượng.
- Đảm bảo với mối quan hệ với các chỉ tiêu báo cáo kế toán.
- Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thỏa mãn nhu cầu thông tin cho đối tượng sử dụng.
Nội dung tổ chức hệ thống tài khoản phục vụ cho kế toán vốn bằng tiền doanh nghiệp gồm:
- Xác định số lượng tài khoản kế toán sử dụng tại doanh nghiệp (bao gồm tài khoản tổng hợp, tài khoản chi tiết).
- Xác định nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép của các tài khoản sao cho phù hợp đặc điểm hoạt động sản xuất của từng doanh nghiệp.
Kiểm tra việc mở tài khoản, áp dụng và ghi chép các tài khoản được thực hiện định kỳ bởi doanh nghiệp nhằm đảm bảo thông tin kế toán được ghi chép và cung cấp cho các nhà quản trị chính xác, kịp thời.
Đối với kế toán vốn bằng tiền doanh nghiệp phân ra thành kế tiền mặt và kế toán tiền gửi ngân hàng. Để hạch toán kế toán tiền mặt tại quỹ kế toán sử dụng TK 111 “Tiền mặt”. Để hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán sử dụng TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”.