1.2.5 .Tổ chức chứng từ kế toánvốn bằng tiền
1.2.8. Tổ chức hệ thống sổ kế toánvốn bằng tiền
Tổ chức hệ thống sổ kế toán phục vụ cho kế toán vốn bằng tiền là sử dụng các loại sổ và mối quan hệ giữa chúng nhằm ghi chép các số liệu từ chứng từ kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế bao gồm xác định số lượng các loại sổ (tổng hợp, chi tiết) và mối quan hệ kiểm tra, đối chiếu giữa chúng. Sổ kế toán là biểu hiện vật chất cụ thể của phương pháp tài khoản và ghi kép trên sổ kế toán (là sự thể hiện nguyên lý của phương pháp ghi sổ kép).
Do yêu cầu sử dụng thông tin kế toán người ta sử dụng nhiều loại sổ kế toán khác nhau tuỳ thuộc vào hình thức kế toán sử dụng. Mỗi hình thức kế toán sử dụng số lượng sổ kế toán khác nhau. Các loại sổ kế toán khác nhau về:
- Chức năng ghi chép của sổ. - Hình thức và nội dung kết cấu.
- Phương pháp kế toán các chỉ tiêu kinh tế tài chính. - Cơ sở số liệu ghi chép vào sổ.
Kết cấu và mẫu sổ kế toán tổng hợp phụ thuộc vào hình thức kế toán sử dụng. Mỗi hình thức kế toán có loại sổ tổng hợp khác nhau, trình tự hệ thống hoá thông tin khác nhau, cách kiểm tra đối chiếu số liệu trên sổ cũng khác nhau. Các hình thức kế toán phổ biến hiện nay ở các doanh nghiệp bao gồm:
+ Hình thức kế toán nhật ký sổ cái; + Hình thức kế toán nhật ký chung; + Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ; + Hình thức kế toán nhật ký chứng từ; + Hình thức kế toán trên máy vi tính;
* Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái:
Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi sổ theo trình tự thời gian kết hợp với ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất – sổ nhật ký sổ cái. Tách biệt ghi chép tổng hợp với ghi chép kế toán chi tiết vốn bằng để ghi vào 2 loại sổ kế toán riêng là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế
toán chi tiết. Các loại sổ chủ yếu trong hình thức này là Nhật ký sổ cái, các loại sổ, thẻ chi tiết.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ vốn bằng tiền hoặc bảng tổng hợp chứng từ vốn bằng tiền kế toán tiến hành ghi vào Nhật ký – Sổ cái, đồng thời ghi vào thẻ, sổ kế toán chi tiết vốn bằng tiền. Cuối tháng phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu số liệu giữa nhật ký sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết.
* Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Hình thức này tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với ghi sổ theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh trong kỳ để ghi vào 2 sổ kế toán tổng hợp riêng biệt: Sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản vốn bằng tiền. Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán vốn bằng tiền để ghi vào 2 loại sổ kế toán riêng: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết vốn bằng tiền. Cuối kỳ phải lập bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán tổng hợp trong kỳ vì các tài khoản cấp I được mở trên các tờ riêng trong sổ cái.
* Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Hình thức này tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ phân loại thành 2 bước công việc độc lập vào 2 sổ kế toán riêng biệt: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản kế toán vốn bằng tiền. Tách rời việc ghi chép của kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết vốn bằng tiền. Cơ sở để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc vốn bằng tiền, còn cơ sở để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc vốn bằng tiền đính kèm theo chứng từ ghi sổ đã lập. Cuối tháng phải lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán tổng hợp.
* Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ:
Hình thức này tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ vốn bằng tiền theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ vốn bằng tiền đó theo các tài khoản đối nợ, kết hợp ghi theo trình tự thời gian (nhật ký) với việc hệ thống hoá các nội dung vốn bằng tiền (theo tài khoản). Các nhật ký chứng từ được mở theo bên Có của các tài khoản vốn bằng tiền cấp I để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh bên Có của tài khoản cấp I theo trình tự thời gian đồng thời ghi theo quan hệ đối ứng với bên Nợ của các tài khoản liên quan ngay trên cùng một trang sổ.
Hình thức này có thể kết hợp một phần kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết vốn bằng tiền trên cùng một loại sổ kế toán trong cùng 1 quá trình ghi sổ (kết hợp theo trình tự thời gian và theo đối tượng kế toán). Theo hình thức này cuối tháng kế toán không cần lập bảng cân đối tài khoản vì có thể kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán tổng hợp ngay trên dòng tổng cộng cuối tháng của các nhật ký chứng từ.
Định kỳ doanh nghiệp tiến hành kiểm tra mở sổ, ghi sổ và khoá sổ kế toán có liên quan.
* Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Hình thức này tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ vốn bằng tiền lên máy, sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật vào các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có liên quan, tùy thuộc vào sổ sách và doanh nghiệp vận dụng như nhật ký chung, chứng từ ghi sổ và nhật ký sổ cái.