1.2.5 .Tổ chức chứng từ kế toánvốn bằng tiền
2.2. Thực trạng kế toánvốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Confitech số 3
2.2.2. Tổ chức chứng từ kế toánvốn bằng tiền
2.2.2.1. Xây dựng danh mục chứng từ kế toán vốn bằng tiền
Hệ thống chứng từ kế toán tiền mặt của công ty được sử dụng hiện nay được vận dụng theo quy định thông tư 200/2014/TT- BTC. Các chứng từ được công ty sử dụng cho công tác kế toán tiền mặt chủ yếu là Phiếu thu, Phiếu chi (Mẫu 01-TT, 02-TT) phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Chứng từ kế toán tiền gửi ngân hàng tại công ty sử dụng là Uỷ nhiệm chi. Uỷ nhiệm chi là phương thức thanh toán mà người trả tiền sẽ thành lập lệnh thanh toán theo mẫu mà ngân hàng cung cấp. Ngoài ra để căn cứ hạch toán Tài khoản 112 là giấy báo có, giấy báo nợ hoặc bản sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc. Như vậy danh mục chứng từ tiền gửi ngân hàng sẽ sử dụng theo mẫu của từng ngân hàng quy định.
Qua quá trình khảo sát 350 nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền tại công ty, tác giả đã tổng hợp chứng từ phân theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được thể hiện chi tiết qua Bảng 2.4:
STT Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ I Nghiệp vụ giảm tiền mặt
1 Nộp tiền vào tài khoản - Phiếu chi
- Giấy nộp tiền 2 Chi trả dịch vụ mua ngoài bằng tiền mặt - Hóa đơn GTGT
- Phiếu chi
II Nghiệp vụ tăng tiền mặt
1 Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt - Giấy rút tiền - Phiếu thu
2 Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt - Hóa đơn GTGT - Phiếu thu
III Nghiệp vụ tăng tiền gửi ngân hàng
1 Khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản - Hóa đơn GTGT - Giấy báo có 2 Công ty nhận lãi tiền gửi từ TK ngân hàng - Giấy báo có
IV Nghiệp vụ giảm tiền gửi ngân hàng
1 Thanh toán tiền mua hàng hóa vật tư, dịch vụ, công cụ dụng cụ bằng chuyển khoản.
- Hóa đơn GTGT - Uỷ nhiệm chi - Giấy báo nợ
Nguồn: Tác giả tổng hợp 2.2.2.2. Lập chứng từ kế toán vốn bằng tiền
Đối với chứng từ kế toán tiền mặt tại quỹ công ty Confitech, đây là các chứng sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tăng, giảm tại quỹ gồm phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, bảng kê quỹ… cụ thể là Phiếu thu, Phiếu chi (Mẫu 01-TT, 02-
Bảng 2.4. Danh mục chứng từ phân theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp
TT). Khi phát sinh nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, bộ phận kế toán thanh toán tại công ty lập phiếu thu hoặc phiếu chi làm 2 liên (liên 1: Được lưu tại nơi lập cụ thể là phòng kế toán để căn cứ ghi sổ; liên 2: Giao cho người nhận hoặc chi tiền) và chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính. Theo kết quả khảo sát, để thuận tiện cho yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng kịp thời thì công ty lập chứng từ trên phần mềm máy tính.
Đối với chứng từ kế toán tiền gửi ngân hàng tại công ty Confitech, chứng từ kế toán sử dụng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tăng, giảm tiền gửi ngân hàng gồm Uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có… Khi phát sinh nghiệp vụ tăng, giảm tiền gửi, kế toán thanh toán sẽ lập Uỷ nhiệm chi thành 2 liên, chứng từ cũng chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ tài chính. Các chứng từ hợp lệ, hợp pháp phản ánh được đầy đủ các yếu tố nội dụng của nghiệp vụ kế toán.
Nhìn chung, công tác lập chứng từ kế toán nhìn chung đã đạt được những yêu cầu của chế độ chế toán. Các chứng từ hợp lệ hợp pháp, đúng biểu mẫu quy định, phán ảnh được đầy đủ các yêu tố nội dung ghi chép của chứng từ kế toán. Tuy nhiên vẫn còn có một số chứng viết tắt làm mất đi tính rõ ràng của chứng từ hoặc chưa điền đầy đủ thông tin.
2.2.2.3. Luân chuyển chứng từ kế toán.
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ kế toán được lập và thu nhận từ bên ngoài, sau đó được chuyển đến bộ phận kế toán của công ty có liên quan. Chứng từ sẽ được kiểm tra và căn cứ ghi sổ. Cuối cùng là được lưu trữ và bảo quản. Sau khi hết thời gian lưu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ thì sẽ bị hủy. Chính vì vậy mà công ty xây dựng nên quy trình hoàn chỉnh của quá trình luân chuyển chứng từ.
Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt tại công ty được thể hiện qua sơ đồ 2.5:
Bước 1: Nhân viên sau khi bán hàng thu được tiền mặt, thu nợ khách hàng, hoàn tạm ứng... sẽ phát sinh đề nghị nộp tiền cho kế toán thanh toán.
Bước 2: Kế toán thanh toán sau khi nhận được đề nghị nộp tiền từ nhân viên đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu - chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty cũng như tuân thủ theo quy định về Hóa đơn chứng từ của pháp luật về Thuế) sẽ tiến hành lập phiếu thu tiền mặt, sau đó chuyển cho kế toán trưởng.
Bước 3: Kế toán trưởng sau khi nhận được Phiếu thu sẽ xét duyệt và ký rồi chuyển cho kế toán thanh toán.
Bước 4: Kế toán thanh toán nhận lại phiếu thu sau đó chuyển cho người nộp.
Bước 5: Người nộp ký vào phiếu thu và nộp tiền.
Bước 6: Thủ quỹ nhận lại phiếu thu và thu tiền của người nộp. Bước 7: Thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ.
Bước 8: Kế toán thanh toán ghi sổ kế toán tiền mặt.
Sơ đồ 2.5: Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt
Nguồn: Tác giả tổng hợp từ [6]
Quá trình luân chuyển chứng từ chi tiền mặt tại công ty được thể hiện qua sơ đồ 2.6:
Sơ đồ 2.6: Quá trình luân chuyển chứng từ chi tiền mặt
Nguồn: Tác giả tổng hợp từ [6]
Bước 1: Khi phát sinh nhu cầu mua hàng, vật tư, tài sản cố định hoặc thanh toán tiền công tác phí cho nhân viên,… Người có nhu cầu sẽ lập giấy đề nghị thanh toán, sau đó chuyển cho kế toán thanh toán.
Bước 2: Kế toán thanh toán sau khi nhận được giấy đề nghị thanh toán sẽ tiến hành lập phiếu chi, sau đó chuyển cho kế toán trưởng.
Bước 3: Sau khi nhận được phiếu chi, kế toán trưởng ký duyệt chi. + Trường hợp 1: Nếu kế toán trưởng đồng ý duyệt chi, chứng từ sẽ được chuyển cho giám đốc và chuyển sang Bước 4.
+ Trường hợp 2: Nếu kế toán trưởng không đồng ý duyệt chi thì quay về Bước 2.
Bước 4: Sau khi nhận được phiếu chi từ kế toán trưởng, Giám đốc sẽ ký phiếu chi và chuyển lại cho kế toán thanh toán.
Bước 5: Kế toán thanh toán nhận lại phiếu chi và chuyển phiếu chi cho Thủ quỹ.
Bước 6: Thủ quỹ nhận phiếu chi.
Bước 7: Thủ quỹ xuất tiền sau đó chuyển cho người đề nghị chi.
Bước 8: Người đề nghị nhận tiền và ký vào phiếu chi, sau đó chuyển phiếu lại cho thủ quỹ.
Bước 9: Thủ quỹ nhận lại phiếu chi và tiến hành ghi sổ quỹ, sau đó chuyển phiếu chi lại cho kế toán thanh toán,
Bước 10: Kế toán thanh toán nhận phiếu chi 01 liên và tiến hành ghi sổ kế toán tiền mặt.
Tất cả các phiếu thu,chi tiền mặt sẽ được kế toán tập hợp lại, cuối ngày sẽ trình lên giám đốc ký và đóng dấu.
Quá trình luân chuyển chứng từ tăng tiền gửi ngân hàng tại công ty cổ phần Confitech được thể hiện qua sơ đồ 2.7:
Sơ đồ 2.7: Quá trình luân chuyển chứng từ tăng tiền gửi ngân hàng
Bước 1: Ngân hàng nhận được tiền gửi của doanh nghiệp, tiền thanh toán nợ của khách hàng chuyển qua ngân hàng,…
Bước 2: Sau khi nhận được tiền, ngân hàng tiến hành lập giấy báo có và chuyển giấy báo có cho kế toán ngân hàng của doanh nghiệp.
Bước 3: Kế toán ngân hàng của doanh nghiệp nhận được giấy báo có. Bước 4: Sau khi nhận được giấy báo có, kế toán ngân hàng lập chứng từ thu, sau đó chuyển chứng từ thu cho kế toán trưởng.
Bước 5: Sau khi nhận được chứng từ thu kế toán trưởng ký và duyệt thu, sau đó chuyển chứng từ lại cho kế toán ngân hàng.
Bước 6: Kế toán ngân hàng sau khi nhận lại chứng từ sẽ tiến hành ghi sổ kế toán tiền gửi ngân hàng.
Quy trình giảm tiền gửi ngân hàng tại công ty cổ phần Confitech được thể hiện qua sơ đồ 2.8:
Bước 1: Khi phát sinh nhu cầu chi trả tiền mua hàng, TSCĐ…thông qua ngân hàng, kế toán thanh toán sẽ tiến hành lập ủy nhiệm chi sau đó gửi cho kế toán trưởng.
Bước 2: Kế toán trưởng sau khi nhận được chứng từ sẽ tiến hành ký và duyệt chi, sau đó chuyển chứng từ cho giám đốc.
+ Trường hợp 1: Nếu kế toán trưởng đồng ý chi => chuyển sang Bước 3 + Trường hợp 2: Nếu kế toán trưởng không đồng ý chi => quay về Bước 1
Bước 3: Giám đốc sau khi nhận được chứng từ sẽ ký và chuyển lại cho bộ phận kế toán mang ra ngân hàng.
Bước 4: Ngân hàng nhận lệnh chi.
Bước 5: Ngân hàng thực hiện lệnh chi theo lệnh chi tiền.
Bước 6: Ngân hàng lập xác nhận vào lệnh chi, tiến hành chi tiền và chuyển lại lệnh chi cho kế toán thanh toán của doanh nghiệp.
Bước 7: Kế toán thanh toán nhận được lệnh chi đã được xác nhận của ngân hàng.
Như vậy, từng bước của quy trình luân chuyển chứng từ đã được quy định rõ, trình tự luân chuyển chứng từ phải tuần tự chuyển qua các bộ phận nào, thời gian thực hiện và kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh chứng từ ở từng bộ phận để chứng từ sử dụng luân chuyển kịp thời.Chỉ có như vậy kế toán mới có thể thu nhận thông tin, hệ thống hóa và cung cấp thông tin kế toán được kịp thời, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý kinh tế tài chính ở công ty.
Sơ đồ 2.8: Quá trình luân chuyển chứng từ giảm tiền gửi ngân hàng
Nguồn: Tác giả tổng hợp từ [6] 2.2.2.4. Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán vốn bằng tiền
Để làm cơ sở pháp lý cho việc ghi sổ kế toán vốn bằng tiền, đảm bảo tính trung thực, khách quan và chính xác thì việc kiểm tra chứng từ kế toánvốn bằng tiền là cần thiết. Do vậy công ty chú trọng đến công tác kiểm tra chứng từ đảm bảo chứng từ đầy đủ các yếu tố và đảm bảo tính hợp lý hợp
pháp của chứng từ. Điều này cho thấy hầu hết các chứng từ kế toán tiền mặt do công ty lập và từ bên ngoài chuyển đến đều được bộ phận kế toán kiểm tra và xác minh tính trung thực, hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh nhằm ngăn ngừa những sai phạm để phục vụ công tác hạch toán. Tuy nhiên thì các khâu kiểm tra vẫn chưa thực hiện chặt chẽ nên vẫn có những chứng từ thiếu một số tiêu chí phụ như ngày, tháng, năm lập chứng từ hay chữ kí của thủ trưởng đơn vị.
2.2.2.5. Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán vốn bằng tiền
Do số lượng chứng từ tại các đơn vị phát sinh nhiều nên công tác bảo quản, lưu trữ chứng từ phải được tổ chức hợp lý, khoa học và tuân thủ quy định của chế độ kế toán. Qua khảo sát, cho thấy công ty hiện nay thực hiện tốt công tác bảo quản chứng từ. Đối với các chứng từ trong năm tài chính hiện hành, hầu hết được bảo quản tại tủ hồ sơ của phòng kế toán các đơn vị. Sau khi thực hiện xong công tác kiểm tra, đối chiếu, lập BCTC năm và thực hiện kiểm toán, chứng từ kế toán được tổ chức bảo quản tại kho riêng.
Việc sắp xếp chứng từ kế toán vốn bằng tiền thường thực hiện sắp xếp theo thời gian kết hợp theo loại chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có kèm theo hóa đơn…
Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán tại công ty được thực hiện theo quy định của Luật kế toán. Tại công ty, trưởng phòng Kế toán quy định rõ chứng từ được lưu theo từng quý vào ngày cuối cùng thuộc tháng của quý tiếp theo, vị trí lưu chứng từ phải thống nhất và phải có ít nhất hai người được biết. Các chứng từ khi lưu trữ có bảng kê và có chữ ký của Giám đốc. Việc cung cấp chứng từ ra bên ngoài phải được phê duyệt bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền và có Biên bản giao nhận, đồng thời phải được theo dõi để thu hồi. Tại công ty, các chứng từ sử dụng trực tiếp trong việc ghi sổ kế toán và được lưu trữ ít nhất 10 năm. Các chứng từ kế toán, tài liệu không sử dụng trực tiếp để ghi sổ được lưu trữ ít nhất 5 năm. Khi chứng từ kế toán hết thời hạn lưu trữ, công ty thực hiện tiêu hủy chứng từ kế toán. Người có thẩm quyền ra quyết định tiêu hủy tài liệu kế toán đều là
người đại diện theo pháp luật. Khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán, các đơn vị thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán. Phương pháp tiêu hủy tài liệu kế toán thường được sử dụng là cho vào máy nghiền để nghiền nát và đốt.
2.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán vốn bằng tiền
Về tổ chức vận dụng kế toán, hiện nay công ty đang vận dụng tài khoản kế toán theo hệ thống tài khoản quy định tại thông tư 200/2014/TT-BTC. Các tài khoản đều được lựa chọn, xây dựng nội dung và phương pháp ghi chép cụ thể trên cơ sở hệ thống tài khoản do nhà nước ban hành. Việc lựa chọn, áp dụng đã tuân thủ theo quy định phản ánh đầy đủ các đối tượng kế toán phát sinh. Các tài khoản kế toán được chi tiết theo từng cấp độ.
Đối với TK Tiền mặt công ty mở như sau: - TK 111: Tiền mặt (TK cấp 1)
- Tài khoản 111 có tài khoản cấp 2…
+ Tài khoản 1111: Tiền mặt VND (TK cấp 2) + Tài khoản 1112: Tiền mặt Ngoại tệ (TK cấp 2) Đối với TK Tiền gửi ngân hàng công ty mở: - Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng (TK cấp 1) + Tài khoản 112 có tài khoản cấp 2…
+ Tài khoản 1121: Tiền gửi ngân hàng VND (TK cấp 2) + Tài khoản 1122: Tiền gửi ngân hàng ngoại tệ (TK cấp 2) Trong đó tài khoản 1121 có các tài khoản chi tiết cấp 3 như sau:
Tài khoản 1121TPBANK- 901 : Tiền gửi ngân hàng VND tại ngân hàng TMCP Tiên Phong- TPBANK- 901