1.2.5 .Tổ chức chứng từ kế toánvốn bằng tiền
1.2.9. Tổ chức kiểm tra, đối chiếu, lập báo cáo kế toán
1.2.9.1. Kiểm kê quỹ tiền mặt
Theo quy định, việc kiểm kê quỹ tiền mặt được tiến hành định kỳ vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm và đột xuất, khi bàn giao quỹ.
Trước khi kiểm kê quỹ, thủ quỹ phải vào sổ quỹ tất cả các phiếu thu, phiếu chi và tính ra số dư tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê. Khi tiến hành kiểm kê, doanh nghiệp phải lập ban kiểm kê. Thành viên ban kiểm kê bắt buộc phải có kế toán trưởng, thủ quỹ và kế toán tiền mặt hoặc kế toán thanh toán.
Ban kiểm kê sẽ lập biên bản kiểm kê quỹ, ghi rõ thời điểm kiểm kê (giờ, ngày, tháng, năm). Việc kiểm kê được thực hiện với từng loại tiền có trong quỹ: tiền Việt Nam
Trường hợp phát sinh chênh lệch giữa kết quả kiểm kê với sổ liệu ghi trên sổ kế toán, ban kiểm kê cần phải xác định và ghi rõ nguyên nhân thừa hoặc thiếu, phải xử lý số chênh lệch đó. Đồng thời, ban kiểm kê phải có ý kiến nhận xét và kiến nghị.
Mọi khoản chênh lệch đều phải báo cáo cho thủ trưởng đơn vị xem xét, giải quyết. Ban kiểm kê phải lập “bảng kiểm kê quỹ”. Căn cứ vào ý kiến xử lý chênh lệch kết quả kiểm kê, kế toán tiến hành điều chỉnh lại sổ kế toán để đảm bảo cho số liệu trên sổ kế toán khớp đúng với số thực tế.
1.2.9.2. Đối chiếu tiền gửi ngân hàng
Theo quy định, việc đối chiếu tiền gửi ngân hàng được tiến hành định kỳ vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm.
Trước khi đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng, kế toán phải khóa sổ tiền gửi hàng tháng; đối chiếu giữa sổ kế toán của đơn vị với bảng xác nhận số dư của ngân hàng.
- Kiểm tra số dư tiền gửi ngân hàng bằng cách đối chiếu chứng từ thu chi từ tài khoản tiền gửi ngân hàng (giấy báo Nợ, giấy báo Có, giấy nộp tiền vào tài khoản, ủy nhiệm chi,…). Nghiêm cấm việc chuyển tiền từ nguồn thu phí, lệ phí vào tài khoản tiền gửi Ngân hàng thương mại để thanh toán hoặc hưởng lãi suất.
- Kiểm tra số dư của các tài khoản ngân hàng trong bảng đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng với: sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng; sổ cái; bảng kê của ngân hàng; xác nhận của ngân hàng.
- Kiểm tra các khoản chênh lệch giữa sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng và bảng đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng.
Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của ngân hàng thì đơn vị phải thông
báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Cuối tháng, chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của ngân hàng trên giấy báo Có, giấy báo Nợ hoặc bảng sao kê. Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ.
Khi có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng kế toán hạch toán như sau:
TK 338 (3388) TK 112 TK 138(1388) Trường hợp số liệu của kế toán Trường hợp số liệu của kế toán
nhỏ hơn số liệu của ngân hàng lớn hơn số liệu của ngân hàng
Sơ đồ 1.3. Kế toán khi có sự chênh lệch giữa số liệu
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẲNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CONFITECH SỐ 3 2.1. Khái quát chung về công ty cổ phần Confitech số 3
2.1.1. Tên và địa chỉ, lịch sử hình thành và phát triển
2.1.1.1. Giới thiệu chung
Tên công ty: Công Ty Cổ Phần Confitech Số 3.
Tên công ty bằng Tiếng Anh: CONFITECH NO.3 JOINT STOCK COMPANY.
Tên viết tắt: CONFITECH NO. 3., JSC
Địa chỉ: BT4B-6, tổ 9, Phường Phúc Lợi, Quận Long Biên, Thành phố Hà Nội
2.1.1.2. Thời điểm thành lập và mốc lịch sử quan trọng
Công Ty Confitech được thành lập vào tháng 08/2011 trên cơ sở chi nhánh Công ty Cổ phần Constrexim số 1. Xí nghiệp xây lắp số 3 là một trong nhưng đơn vị chủ chốt của Công ty Cổ phần Constrexim số 1 với tổng số vốn là 6.100.000.000 đồng
Tổng giám đốc: Nguyễn Bá Hải Vốn điệu lệ: 6.100.000.000 đồng Tel: 02437246700 Fax: 02437246700 Mã số thuế: 0105462724 Email: Confitech3@gmail.com Website: http://www.confitech3.com.vn/
Hiện nay trải qua gần 10 năm phát triển công ty đã thực hiện thi công xây dựng khoảng hơn 30 dự án trên khắp cả nước. Sau khoảng thời gian dài hoạt động trong lĩnh vực xây dựng Công ty Confitech luôn tự khẳng định mình sẵn sàng thực hiện các công trình xây dựng thỏa mãn các yêu cầu về chất lượng, tiến độ, thẩm mỹ, của các chủ đầu tư từ nhiều quốc gia, đã khẳng định được vị thế
của mình trên thị trường xây dựng tại thủ đô. Trong nhiều năm liền, công ty là đơn vị luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được công ty giao phó.
Ban lãnh đạo cùng tập thể kỹ sư, cán bộ công nhân viên công ty Confitech đã phấn đấu không ngừng để xây dựng công ty từ một chi nhánh trở thành một công ty độc lập đủ sức thực hiện các dự án xây dựng dân dụng và công nghiệp lớn, trọng điểm trên phạm vi toàn quốc.
Mục tiêu của công ty:
- Trở thành “ĐỊA CHỈ TIN CẬY” của các Nhà đầu tư, Đối tác. - Tối đa hoá giá trị đầu tư của các cổ đông.
- Không ngừng nâng cao năng lực cán bộ, chính sách đãi ngộ cho cán bộ, công nhân viên.
- Đóng góp nhiều hơn cho xã hội thông qua các công trình xây dựng và đầu tư.
2.1.2. Ngành nghề kinh doanh
Công ty Confitech là một trong những doanh nghiệp xây lắp chuyên thi công, thiết kế các công trình dân dụng và công nghiệp tại Hà Nội và trên địa bàn cả nước. Theo giấy phép đăng kí kinh doanh ngành nghề, ngành nghề kinh doanh chính của công ty là xây dựng nhà ở, xây dựng các công trình kỹ thuật dân dụng,…Các sản phẩm chính là các công trình dân dụng như nhà ở, khu trung tâm thương mại thậm chí là cầu hầm đường bộ.
Ngoài ra công ty còn kinh doanh một số sản phẩm, dịch vụ khác như lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và không khí, sửa chữa các thiết bị điện, hay buôn bán máy móc, thiết bị phụ tùng các loại máy móc,…. Bên cạnh đó trong quá trình sản xuất kinh doanh công ty còn kinh doanh dịch vụ vận tải nhằm phục vụ cho việc chuyên chở hàng hóa do công ty sản xuất đi tiêu thụ trên thị trường, nhằm giảm chi phí vận chuyển để tiết kiệm chi phí.
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Nhằm đáp ứng được nhu cầu quản lý và tổ chức hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách có hiệu quả. Bộ máy quản lý của công ty được sắp xếp một cách tinh gọn và khoa học, tạo sự liên hoàn trong việc nắm bắt, xử lý thông tin một
cách chính xác để đưa ra các quyết định kinh doanh một cách kịp thời, phù hợp. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được thể hiện qua Sơ đồ 2.1
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại doanh nghiệp
Nguồn: Tác giả tổng hợp từ [6] HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM SÁT GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH Phó Giám Đốc Kỹ thuật Phó Giám Đốc Thi công Phó Giám Đốc Nội chính Phòng Đấu thầu Phòng Kỹ thuật Phòng Vật tư – thiết bị Đội xây lắp số 1 Đội xây lắp số 2 Đội xây lắp số 3 Đội xây lắp số 4 Đội xây lắp số 5 Phòng kế toán Phòng Hành chính- nhân sự
Hội đồng quản trị: Điều hành công việc của công ty. Kí duyệt các giấy tờ quan trọng giữ vai trò lãnh đạo chung toàn công ty và là đại diện pháp nhân trước pháp luật.
Ban giám sát: Là tổ chức thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh quản trị và điều hành của công ty.
Giám đốc điều hành: Do hội đồng quản trị bổ nhiệm hoặc cách chức. Giám đốc điểu hành công việc kinh doanh hàng ngày chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và các cán bộ công nhân viên trong toàn bộ công ty về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phó giám đốc (3 người): gồm phó giám đốc kĩ thuật, phó giám đốc thi công và phó giám đốc nội chính, là người giúp việc cho giám đốc trong việc điều hành sản xuất kinh doanh của công ty chịu trách nhiệm trước giám đốc , trước pháp luật những công việc được phân công.
- Phòng đấu thầu: lập kế hoạch cụ thể cho các công trình thi công, chi tiết từng khoản mục, theo điều kiện và khả năng cụ thể của công ty, giao khoán cho đội xây dựng và soạn thảo nội dung các hợp đồng kinh tế.
- Phòng kĩ thuật vật tư, thiết bị:
+ Chỉ đạo các đơn vị trong công ty thực hiện đúng quy trình, quy phạm kĩ thuật, thường xuyên giám sát hướng dẫn các đơn vị thực hiện đúng hồ sơ thiết kế được duyệt và đảm bảo đúng chất lượng.
+ Tổ chức nghiệm thu vật tư, sản phẩm, công trình với các tổ đội sản xuất theo quy định của công ty, của chủ đầu tư. Trên cơ sở xác định chất lượng, khối lượng tháng quý theo điểm dừng kĩ thuật.
+ Trên cơ sở nhiệm vụ kế toán sản xuất hàng hóa theo tháng, quý các đợn vị, lập kế hoạch cho sản xuất và trực tiếp sản xuất các vật tư chủ yếu phục vụ cho sản xuất đảm bảo chất lượng, kịp tiến độ.
+ Quản lý điều phối mọi nguồn vật tư, thiết bị, phụ tùng trong toàn công ty. - Phòng kế toán: tham mưu về tài chính công ty, thực hiện công tác kế toán thống kê và tổ chức bộ máy kế toán phù hợp, phản ánh trung thực kịp
thời tình hình tài chính, thực hiện nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát giúp giám đốc soạn thảo hợp đồng giao khoán chi phí sản xuất cho các đội sản xuất.
- Phòng hành chính nhân sự: chịu trách nhiệm về công tác nhân sự thực hiện tổ chức cán bộ, lao động tiền lương. Hỗ trợ các phòng ban về thiết bị văn phòng phẩm, tiếp nhận, vận chuyển công văn đóng dấu theo quy định của công ty.
-Các đội xây lắp:
+ Thực hiện tổ chức thi công theo yêu cầu của giám đốc giao. + Thanh toán hợp đồng khoán cho công ty.
+ Thông tin các phiếu nhập, xuất kho lên phòng kế toán.
2.1.4. Quy trình sản xuất sản phẩm của công ty
Các công trình hạng mục có thể khác nhau về quy mô, tính chất, tính phức tập kĩ thuật… nhưng nhìn chung đều có một quy trình sản xuất chung như sau :
Quy trình sản xuất của công ty bắt đầu từ khi công ty tham gia đấu thầu hoặc được giao thầu xây dựng.
Đấu thầu trong xây dựng có nhiều hình thức khác nhau như đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế hoặc chỉ định thầu. Khi tham gia đấu thầu rộng rãi, tùy vào đặc điểm của từng gói thầu mà công ty phải xây dựng các chiến ược đầy thầu thích hợp để có thể thắng thầu.
Sau khi chúng thầu hoặc được giao thầu theo quy chế chung, công ty và bên giao thầu sẽ thỏa thuận hợp đồng xây dựng trong đó ghi rõ các thỏa thuận về giá trị công trình, thời gian thi công, phương thức tạm ứng, thanh toán, tỷ lệ bảo hành.
Khi hợp đồng xây dựng có hiệu lực công ty tiến hành tổ chức thi công, giải phóng mặt bằng thi công, tổ chức lao động bố trí máy móc thiết bị tổ chức cung ứng vật tư. Công ty thường giao khoán trực tiếp cho các đội xây dựng. Các đội xây dựng tiến hành thi công từ khâu đào móng, xây thô, đổ bê tông và hoàn thiện công trình. Công trình được hoàn thành dưới sự giám sát của nhà đầu tư về mặt tiến độ và kỹ thuật thi công. Sau khi hoàn thiện, công
ty sẽ bàn giao công trình, từng hạng mục hoặc từng giai đoạn theo khối lượng công việc và thanh quyết toán với chủ đầu tư thông qua “Biên bản bàn giao và quyết toán công trình”.Quy trình thi công nhà ở, các trung tâm được thể qua sơ đồ 1.4:
Sơ đồ 2.2: Quy trình đấu thầu thi công nhà ở
Nguồn: Tác giả tổng hợp từ [6]
2.1.5. Tình hình lao động
Lao động là một trong các yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và có ý nghĩa quyết định trong mọi hoạt động của doanh nghiệp với việc sáng tạo và sử dụng các yếu tố khác của quá trình sản xuất. Tình hình lao động của công ty trong giai đoạn 2017-2019 biến chuyển như sau:
Nguồn lao động của công ty hàng năm cũng xu hướng tăng là do các công nhân và cán bộ khi nghỉ việc sẽ nhanh chóng được tuyển dụng ngay. Tổng số lao động năm 2018 giảm hơn năm 2017 là 23 người tương ứng 1,86%, năm 2019 tổng số lao động lại tăng so với năm 2018 là 26 người tương ứng với 2,15%.
Ngoài ra, ta thấy tổng số lao động nữ của công ty năm 2018 so với năm 2017 giảm 5 người tương ứng tỷ lệ giảm 29,41%, năm 2019 so với năm 2018 tổng số lao động nữ lại tăng 3 người tương ứng tỷ lệ giảm 25,00%, bên cạnh đó tổng số lao động nam từ năm 2017 đến năm 2018 giảm 18 người tương
Đấu thầu Ký hợp đồng Hợp đồng giao khoán Ứng vốn thi công theo hợp đồng Thi công Nghiệm thu, thanh
toán theo tiến độ thi công
Quyết toán Thanh lý
ứng 1,48% nhưng từ năm 2018 đến 2019 lại tăng 23 người tương ứng tỉ lệ 1,92%. Do đặc điểm của công ty là xây lắp nên số lao động chủ yếu là lao động nam.
Năm 2018 so với năm 2017, trình độ đại học và trên đại học cũng như trung cấp không bị thay đổi tuy nhiên trình độ cao đẳng giảm 4 người tương ứng với 20%. Bên cạnh đó lao động phổ thông giảm 19 người tương ứng giảm 1,64%. Năm 2019 so với năm 2018 trình độ đại học và trên đại học tăng 3 người tương ứng với 6,52%, trình độ cao đẳng tăng 2 người tương ứng với tỷ lệ 12,50%, lao động phổ thông tăng 21 người tương ứng với tỷ lệ 1,84%. Điều này cho thấy công ty đã tạo việc làm cho để tránh tình trạng thấp nghiệp cho lao động phổ thông bên cạnh đó nâng cao tay nghề cho các cán bộ công nhân viên trong toàn công ty nhằm nâng cao năng suất cho công ty.
Nguồn:[4], [5],[6]
Bảng 2.1. Tình hình lao động của doanh nghiệp
Chỉ tiêu
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 2018/2017 2019/2018
Người % Người % Người % +/- % +/- %
I- Tổng lao động 1.235 100 1.212 100 1.238 100 (23) (1,86) (26) 2,15
Lao động trực tiếp 1.182 95,70 1.163 95,96 1.189 96,04 (19) (1,61) (26) 2,24
Lao động gián tiếp 53 4,30 49 4,04 49 3,06 (4) (7,55) (0) 0
II- Giới tính 1.235 100 1.212 100 1.238 100 (23) (1,86) (26) 2,15
Nam 1.218 98,62 1.200 99,01 1.223 98,79 (18) (1,48) 23 1,92
Nữ 17 1,38 12 0,99 15 1,21 (5) (29,41) 3 25,00
III-Trình độ 1.235 100 1.212 100 1.238 100 (23) (1,86) 26 2,15
Đại học và trên đại học 46 3,72 46 3,79 49 3,96 0 0,00 3 6,52
Cao đẳng 20 1,61 16 1,32 18 1,45 (4) (20,00) 2 12,50
Trung cấp 8 0,67 8 0,66 8 0,65 0 0 0 0,00
2.1.6. Tình hình tài sản, nguồn vốn
Qua bảng số liệu 2.2, ta có thểthấy tình hình tài sản nguồn vốn của công ty qua 3 năm 2017 - 2019 như sau:
Giai đoạn 2017 - 2019 tổng tài sản, nguồn vốn của công ty luôn có nhiều biến động. Cụ thể, tổng tài sản, nguồn vốn năm 2018 giảm 3.889 triệu đồng so với năm 2017 (tương ứng giảm 5,82%). Đến năm 2019 chỉ tiêu này tăng lên 7.171 triệu đồng (tương ứng tăng 11,40%). Cụ thể:
- Tài sản ngắn hạn năm 2018 giảm 1.909 triệu đồng so với năm 2017 (tương ứng giảm 4,84%). Đến năm 2019, tài sản ngắn hạn của công ty tăng lên 3.498 triệu đồng (tương ứng tăng 9,31%).
- Tài sản dài hạn năm 2018 giảm 1.981 triệu đồng so với năm 2017 (tương ứng giảm 7,24%). Đến năm 2019, tài sản của công ty tăng 3.673 triệu