kế toán Nhật ký chung
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Ghi chú:
: Nhập số liệu hàng ngày : In sổ, báo cáo cuối tháng : Kiểm tra, đối chiếu
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán máy cài trên máy vi tính. Tùy thuộc vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán vào phân hệ tương ứng được thiết lập trong phần mềm để nhập số liệu. Theo quy trình phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Nhập ký chung, sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan). Cuối kỳ, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ, đối chiếu số lượng, lập BCTC. Các báo cáo, sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng dấu và lưu trữ.
Công ty hiện nay đang sử dụng phần mềm kế toán Fast Accouting. Phần mềm kế toán Fast Accounting là sản phẩm của công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast.
Phần mềm kế toán Fast Accounting hiện đang được sử dụng khá phổ biến ở các doanh nghiệp. Với nhiều tính năng ưu việt, phần mềm kế toán này
cũng đã được nhiều trường trung học chuyên nghiệp, cao đẳng và đại học sử dụng làm tài liệu giảng dạy cho chuyên ngành kế toán.
Giao diện 2.1: Giao diện làm việc của phần mềm kế toán “Fast Accouting”
Nguồn: Tác giả chụp từ phần mềm kế toán công ty
2.2. Thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Confitech số 3
2.2.1. Đặc điểm quản lý vốn tiền tại công ty
Công ty Confitech là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, thiết kế công trình, để thuận lợi cho việc sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn, đảm bảo tiến độ, công ty luôn có một lượng vốn nhất định. Vốn lưu động chiếm tỷ lệ tương đối lớn trong cơ cấu vốn cua doanh nghiệp.Vốn bằng tiền là một bộ phận vốn lưu động rất quan trọng bởi vì vốn bằng có thể sử dụng trực tiếp để chi trả những khoản mua sắm, trả lương cho người lao động và chi trả các khoản chi phí bằng tiền khác.
Tại công ty, vốn bằng tiền được quản lý rất chặt chẽ và được sử dụng một cách hợp lý. Vì vậy, mà lãnh đạo công ty đã đề ra các quy chế quy định công tác quản lý vốn bằng tiền cụ thể như sau:
- Các khoản thu chi bằng tiền mặt qua quỹ công ty đều phải được minh chứng bằng các chứng từ được kế toán trưởng và thủ trưởng đơn phê duyệt.
Các chứng từ bao gồm Phiếu thu, Phiếu chi… Thủ quỹ có trách nhiệm giữ một bản của chứng từ nêu trên.
- Sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ quản lý phải cập nhập. Mọi khoản thu, chi đều phải được ghi trong sổ quỹ tiền mặt.
- Căn cứ để hạch toán tiền gửi ngân hàng là giấy báo nợ, giấy báo có hoặc sao kê tài khoản ngân hàng theo chứng từ gốc là ủy nhiệm chi,…
- Kế toán mở các sổ chi tiết để theo dõi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
2.2.2. Tổ chức chứng từ kế toán vốn bằng tiền
2.2.2.1. Xây dựng danh mục chứng từ kế toán vốn bằng tiền
Hệ thống chứng từ kế toán tiền mặt của công ty được sử dụng hiện nay được vận dụng theo quy định thông tư 200/2014/TT- BTC. Các chứng từ được công ty sử dụng cho công tác kế toán tiền mặt chủ yếu là Phiếu thu, Phiếu chi (Mẫu 01-TT, 02-TT) phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Chứng từ kế toán tiền gửi ngân hàng tại công ty sử dụng là Uỷ nhiệm chi. Uỷ nhiệm chi là phương thức thanh toán mà người trả tiền sẽ thành lập lệnh thanh toán theo mẫu mà ngân hàng cung cấp. Ngoài ra để căn cứ hạch toán Tài khoản 112 là giấy báo có, giấy báo nợ hoặc bản sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc. Như vậy danh mục chứng từ tiền gửi ngân hàng sẽ sử dụng theo mẫu của từng ngân hàng quy định.
Qua quá trình khảo sát 350 nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền tại công ty, tác giả đã tổng hợp chứng từ phân theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được thể hiện chi tiết qua Bảng 2.4:
STT Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ I Nghiệp vụ giảm tiền mặt
1 Nộp tiền vào tài khoản - Phiếu chi
- Giấy nộp tiền 2 Chi trả dịch vụ mua ngoài bằng tiền mặt - Hóa đơn GTGT
- Phiếu chi
II Nghiệp vụ tăng tiền mặt
1 Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt - Giấy rút tiền - Phiếu thu
2 Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt - Hóa đơn GTGT - Phiếu thu
III Nghiệp vụ tăng tiền gửi ngân hàng
1 Khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản - Hóa đơn GTGT - Giấy báo có 2 Công ty nhận lãi tiền gửi từ TK ngân hàng - Giấy báo có
IV Nghiệp vụ giảm tiền gửi ngân hàng
1 Thanh toán tiền mua hàng hóa vật tư, dịch vụ, công cụ dụng cụ bằng chuyển khoản.
- Hóa đơn GTGT - Uỷ nhiệm chi - Giấy báo nợ
Nguồn: Tác giả tổng hợp 2.2.2.2. Lập chứng từ kế toán vốn bằng tiền
Đối với chứng từ kế toán tiền mặt tại quỹ công ty Confitech, đây là các chứng sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tăng, giảm tại quỹ gồm phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, bảng kê quỹ… cụ thể là Phiếu thu, Phiếu chi (Mẫu 01-TT, 02-
Bảng 2.4. Danh mục chứng từ phân theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp
TT). Khi phát sinh nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, bộ phận kế toán thanh toán tại công ty lập phiếu thu hoặc phiếu chi làm 2 liên (liên 1: Được lưu tại nơi lập cụ thể là phòng kế toán để căn cứ ghi sổ; liên 2: Giao cho người nhận hoặc chi tiền) và chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính. Theo kết quả khảo sát, để thuận tiện cho yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng kịp thời thì công ty lập chứng từ trên phần mềm máy tính.
Đối với chứng từ kế toán tiền gửi ngân hàng tại công ty Confitech, chứng từ kế toán sử dụng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tăng, giảm tiền gửi ngân hàng gồm Uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có… Khi phát sinh nghiệp vụ tăng, giảm tiền gửi, kế toán thanh toán sẽ lập Uỷ nhiệm chi thành 2 liên, chứng từ cũng chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ tài chính. Các chứng từ hợp lệ, hợp pháp phản ánh được đầy đủ các yếu tố nội dụng của nghiệp vụ kế toán.
Nhìn chung, công tác lập chứng từ kế toán nhìn chung đã đạt được những yêu cầu của chế độ chế toán. Các chứng từ hợp lệ hợp pháp, đúng biểu mẫu quy định, phán ảnh được đầy đủ các yêu tố nội dung ghi chép của chứng từ kế toán. Tuy nhiên vẫn còn có một số chứng viết tắt làm mất đi tính rõ ràng của chứng từ hoặc chưa điền đầy đủ thông tin.
2.2.2.3. Luân chuyển chứng từ kế toán.
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ kế toán được lập và thu nhận từ bên ngoài, sau đó được chuyển đến bộ phận kế toán của công ty có liên quan. Chứng từ sẽ được kiểm tra và căn cứ ghi sổ. Cuối cùng là được lưu trữ và bảo quản. Sau khi hết thời gian lưu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ thì sẽ bị hủy. Chính vì vậy mà công ty xây dựng nên quy trình hoàn chỉnh của quá trình luân chuyển chứng từ.
Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt tại công ty được thể hiện qua sơ đồ 2.5:
Bước 1: Nhân viên sau khi bán hàng thu được tiền mặt, thu nợ khách hàng, hoàn tạm ứng... sẽ phát sinh đề nghị nộp tiền cho kế toán thanh toán.
Bước 2: Kế toán thanh toán sau khi nhận được đề nghị nộp tiền từ nhân viên đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu - chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty cũng như tuân thủ theo quy định về Hóa đơn chứng từ của pháp luật về Thuế) sẽ tiến hành lập phiếu thu tiền mặt, sau đó chuyển cho kế toán trưởng.
Bước 3: Kế toán trưởng sau khi nhận được Phiếu thu sẽ xét duyệt và ký rồi chuyển cho kế toán thanh toán.
Bước 4: Kế toán thanh toán nhận lại phiếu thu sau đó chuyển cho người nộp.
Bước 5: Người nộp ký vào phiếu thu và nộp tiền.
Bước 6: Thủ quỹ nhận lại phiếu thu và thu tiền của người nộp. Bước 7: Thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ.
Bước 8: Kế toán thanh toán ghi sổ kế toán tiền mặt.