1.2.5 .Tổ chức chứng từ kế toánvốn bằng tiền
2.2. Thực trạng kế toánvốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Confitech số 3
2.2.6. Minh họa một số nghiệp vụ phát sinh
Qua khảo sát 350 nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền của đơn vị, kết quả tác giả tổng hợp qua bảng 2.7:
STT Nghiệp vụ Năm
2017 2018 2019 I Nghiệp vụ giảm tiền mặt
1 Công ty nộp tiền vào tài khoản 13 12 6
2 Chi trả dịch vụ mua ngoài bằng tiền mặt 9 11 12
II Nghiệp vụ tăng tiền mặt
1 Khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền
mặt 12 3 0
1 Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 23 20 25
III Nghiệp vụ tăng tiền gửi ngân hàng
1 Khách hàng thanh toán tiền hàng qua chuyển
khoản 25 30 29
2 Công ty thu lãi từ tài khoản 12 12 12
III Nghiệp vụ giảm tiền gửi ngân hàng
1 Công ty mua hàng hóa, vật tư, công cụ dụng
cụ, dịch vụ toán bằng chuyển khoản 30 19 35
Tổng cộng 124 107 119
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Sau đây, tác giả minh họa một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh điển hình trong mẫu nghiên cứu:
a. Nghiệp vụ giảm tiền mặt
Nghiệp vụ 2.1:
a. Nội dung nghiệp vụ: Ngày 07/05/2019, Công ty Confitech lập phiếu chi nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng TP bank số tiền là 10.000.000 đồng.
Bảng 2.7. Kết quả khảo sát các nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền tại doanh nghiệp
b. Bộ chứng từ nghiệp vụ bao gồm:
+ Phiếu chi số PC05/19-003 (Phụ lục 2a) + Giấy nộp tiền/chuyển tiền (Phụ lục 2b) c. Bút toán định khoản:
Nợ TK 1121TP BANK: 10.000.000 đồng Có TK 1111: 10.000.000 đồng
d. Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán như sau:
Bước 1: Đăng nhập phần mềm đăng nhập hiển thị (Giao diện 2.2)
Giao diện 2.2. Phần mềm đăng nhập hiển thị
Nguồn: Tác giả chụp từ phần mềm kế toán công ty
Bước 2: Chọn phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi, Tiền vay sau đó chọn Phiếu chi tiền mặt. (Giao diện 2.3)
Giao diện 2.3. Chọn phân hệ lập Phiếu chi
Nguồn: Tác giả chụp từ phần mềm kế toán công ty
Bước 3: Nhập và in phiếu chi liên quan đến nghiệp vụ 2.1 như sau: Mã loại phiếu chi vào dòng “Loại phiếu chi” (mã 5 – Chuyển/ Nộp tiền), mã khách hàng, địa chỉ của khách hàng, mã số thuế, người nhận tiền, lý do chi tiền vào dòng “Lý do chi”, tài khoản ghi Có, ngày hạch toán, ngày lập phiếu chi,quyển số, số phiếu chi lần lượt vào các dòng tương ứng. Sau đó nhập tài khoản ghi Nợ, số tiền phát sinh các cột tương ứng. Cuối cùng “Lưu” và “In” chứng từ để lưu và in chứng từ. (Giao diện 2.4)
Giao diện 2.4. Nhập liệu Phiếu chi tiền mặt số PC05/19-003
Nguồn: Tác giả chụp từ phần mềm kế toán công ty
e. Sau khi kế toán “Lưu” chứng từ, phần mềm tự động ghi các Sổ cái TK 111 (phụ lục 10b), Sổ Cái TK 112 (phụ lục 10c), các sổ chi tiết và báo cáo kế toán liên quan.
f. Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định. Sau đó, chứng từ kế toán được kế toán thanh toán lưu trữ tại phòng kế toán.
Nghiệp vụ 2.2
a. Nội dung nghiệp vụ: Ngày 16/5/2019 Công ty thanh toán tiền công chứng hồ sơ cho Văn phòng công chứng Phước Đức theo Hóa đơn GTGT số 0001144 với số tiền là 3.273.001 đồng.
b. Bộ chứng từ bao gồm
- Phiếu chi số PC05/19-005(Phụ lục 3a) - Hóa đơn GTGT số 0001144(Phụ lục 3b) c. Bút toán định khoản:
Nợ TK 6428: 2.975.455 đồng Nợ TK 1331:297.546 đồng
d. Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán như sau:
Bước 1: Đăng nhập phần mềm hiển thị như Giao diện 2.2
Bước 2: Chọn phân hệ tiền mặt, tiền gửi, tiền vay sau đó chọn Phiếu chi tiền mặt như Giao diện 2.3
Bước 3: Nhập liệu các nội dung liên quan đến nghiệp vụ 2.2 sau đó nhấn “Lưu” và “In” để lưu chứng từ vàin chứng từ thành các liên. Lưu ý “Loại phiếu chi” chon mã 8 “thanh toán chi phí trực tiếp bằng tiền khác”. (Giao diện 2.5)
Giao diện 2.5.Nhập liệu Phiếu chi tiền mặt số PC05/19-005
Nguồn: Tác giả chụp từ phần mềm kế toán công ty
e. Sau khi kế toán “Lưu” chứng từ, phần mềm tự động ghi các Sổ cái TK 111 (phụ lục 10b), Sổ Cái TK 642, các sổ chi tiết và báo cáo kế toán liên quan.
f. Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định. Sau đó, chứng từ kế toán được kế toán thanh toán lưu trữ tại phòng kế toán.
Nghiệp vụ 2.3:
a. Nội dung nghiệp vụ: Ngày 20/5/2019 Công ty mua phần mềm diệt virus của công ty THHH Bảo Mật Nam Trường Sơn bằng tiền mặt với số tiền trên hóa đơn số 0006610 là 800.000 đồng.
b. Bộ chứng từ nghiệp vụ bao gồm:
- Phiếu Chi số PC05/19-018 (Phụ lục 4a) - Hóa đơn GTGT số 0006610 (Phụ lục 4b) c. Bút toán định khoản:
Nợ TK 6425: 800.000 đồng
Có TK 1111: 800.000 đồng
d. Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán như sau: Bước 1: Đăng nhập phần mềm hiển thị như Giao diện 2.2
Bước 2: Chọn phân hệ tiền mặt, tiền gửi, tiền vay sau đó chọn Phiếu chi tiền mặt như Giao diện 2.3
Bước 3: Nhập liệu các nội dung liên quan đến nghiệp vụ 2.3 sau đó nhấn “Lưu” và “In” để lưu chứng từ vàin chứng từ thành các liên. Lưu ý “Loại phiếu thu” chọn mã 2 “Chi cho nhà cung cấp” (Giao diện 2.6)
Giao diện 2.6.Nhập liệu Phiếu chi tiền mặt số PC05/19-018
e. Sau khi kế toán “Lưu” chứng từ, phần mềm tự động ghi các Sổ cái TK 111 (phụ lục 10b), Sổ Cái TK 6422, các sổ chi tiết và báo cáo kế toán liên quan.
f. Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định. Sau đó, chứng từ kế toán được kế toán thanh toán lưu trữ tại phòng kế toán.
b. Nghiệp vụ tăng tiền mặt
Nghiệp vụ 2.4
a. Nội dung nghiệp vụ : Ngày 15/5/2019 Công ty rút tiền gửi ngân hàng tại Ngân hàng TP Bank về nhập quỹ tiền mặt số tiền là 498.153.000 đồng.
b. Bộ chứng từ nghiệp vụ bao gồm: - Giấy rút tiền (Phụ lục 5a)
- Phiếu thu số PT05/19-005 (Phụ lục 5b) c. Bút toán định khoản:
Nợ TK 1111: 498.153.000 đồng
Có TK 1121TPBANK: 498.153.000 đồng
d. Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán như sau:
Bước 1: Đăng nhập phần mềm hiển thị như Giao diện 2.2
Bước 2: Chọn phân hệ tiền mặt, tiền gửi, tiền vay sau đó chọn Phiếu thu tiền mặt (Giao diện 2.7)
Giao diện 2.7. Chọn phân hệ phiếu thu tiền mặt
Nguồn: Tác giả chụp từ phần mềm kế toán công ty
Bước 3: Nhập và in phiếu thu liên quan đến nghiệp vụ 2.4 như sau: Mã loại phiếu chi vào dòng “Loại phiếu thu” (mã 5 – Chuyển/ Nộp tiền), mã khách hàng, địa chỉ của khách hàng, mã số thuế, người nhận tiền, lý do chi tiền vào dòng “Lý do nộp” , tài khoản ghi Nợ, ngày hạch toán, ngày lập phiếu thu ,quyển số, số phiếu thu lần lượt vào các dòng tương ứng. Sau đó nhập tài khoản ghi Có, số tiền phát sinh các cột tương ứng. Cuối cùng “Lưu” và “In” chứng từ để lưu và in chứng từ. (Giao diện 2.8)
Giao diện 2.8. Nhập liệu Phiếu thu tiền mặt số PT05/19-005
e. Sau khi kế toán “Lưu” chứng từ, phần mềm tự động ghi các Sổ cái TK 111 (phụ lục 10b), Sổ Cái TK 112 (phụ lục 10c), các sổ chi tiết và báo cáo kế toán liên quan.
f. Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định. Sau đó, chứng từ kế toán được kế toán thanh toán lưu trữ tại phòng kế toán.
c. Nghiệp vụ tăng tiền gửi ngân hàng
Nghiệp vụ 2.5:
a. Nội dung nghiệp vụ: Ngày 20/5/2019 Công ty nhận được giấy báo có từ Tài khoản 9366666601 tại ngân hàng TP Bank Thanh Trì do Công ty TNHH Bắc Chương Dương chuyển khoản thanh toán theo Hợp đồng xây dựng đợt 4 với số tiền là 3.000.000.000 đồng.
b. Bộ chứng từ nghiệp vụ bao gồm: - Phiếu Báo Có (Phụ lục 6a)
c. Bút toán định khoản:
Nợ TK 1121TPBANK: 3.000.000.000 đồng Có TK 131: 3.000.000.000 đồng
d. Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán như sau:
Bước 1: Đăng nhập phần mềm hiển thị như Giao diện 2.2
Bước 2: Chọn phân hệ tiền mặt, tiền gửi, tiền vay sau đó chọn Giấy báo có (thu) của ngân hàng (Giao diện 2.9)
Giao diện 2.9: Chọn phân hệ giấy báo có (thu) của ngân hàng.
Nguồn: Tác giả chụp từ phần mềm kế toán công ty
Bước 3: Nhập và in phiếu thu liên quan đến nghiệp vụ 2.5 như sau: Mã loại phiếu thu vào dòng “Loại phiếu thu ” (mã 2 – Thu chi tiết theo khách hàng), mã khách hàng, địa chỉ của khách hàng, mã số thuế, người nộp tiền, lý do nộp tiền vào dòng “Lý do nộp” , tài khoản ghi Nợ, ngày hạch toán, ngày lập phiếu thu ,quyển số, số phiếu thu lần lượt vào các dòng tương ứng. Sau đó nhập tài khoản ghi Có, số tiền phát sinh các cột tương ứng. Cuối cùng “Lưu” và “In” chứng từ để lưu và in chứng từ (Giao diện 2.10)
Giao diện 2.10: Nhập liệu Giấy báo Có (thu) của ngân hàng số BC056
e. Sau khi kế toán “Lưu” chứng từ, phần mềm tự động ghi các Sổ cái TK 112 (phụ lục 10c), Sổ Cái TK 131, các sổ chi tiết và báo cáo kế toán liên quan.
f. Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định. Sau đó, chứng từ kế toán được kế toán thanh toán lưu trữ tại phòng kế toán.
Nghiệp vụ 2.6:
a. Nội dung nghiệp vụ: Ngày 24/5/2019 Công ty nhận được giấy báo có tiền lãi từ tài khoản 9366666601 tại ngân hàng TP Bank Thanh Trì với số tiền là 1.027.125 đồng.
b. Bộ chứng từ nghiệp vụ bao gồm: - Phiếu báo có (Phụ lục 7a)
c. Bút toán định khoản:
Nợ TK 1121TPBANK: 1.027.125 đồng Có TK 515: 1.027.125 đồng
d. Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán như sau:
Bước 1: Đăng nhập phần mềm hiển thị như Giao diện 2.2
Bước 2: Chọn phân hệ tiền mặt, tiền gửi, tiền vay sau đó chọn giấy báo có (thu) của ngân hàngnhư Giao diện 2.9.
Bước 3: Nhập và in phiếu thu liên quan đến nghiệp vụ 2.6 như sau: Mã loại phiếu thu vào dòng “Loại phiếu thu ” (mã 9 – Thu khác), mã khách hàng, địa chỉ của khách hàng, mã số thuế, người nộp tiền, lý do nộp tiền vào dòng “Lý do nộp” , tài khoản ghi Nợ, ngày hạch toán, ngày lập phiếu thu ,quyển số, số phiếu thu lần lượt vào các dòng tương ứng. Sau đó nhập tài khoản ghi Có, số tiền phát sinh các cột tương ứng. Cuối cùng “Lưu” và “In” chứng từ để lưu và in chứng từ. (Giao diện 2.11)
Giao diện 2.11. Nhập liệu Giấy báo Có (thu) của ngân hàng số BC057
Nguồn: Tác giả chụp từ phần mềm kế toán công ty
e. Sau khi kế toán “Lưu” chứng từ, phần mềm tự động ghi các Sổ cái TK 112 (phụ lục 10c), các sổ chi tiết và báo cáo kế toán liên quan.
f. Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định. Sau đó, chứng từ kế toán được kế toán thanh toán lưu trữ tại phòng kế toán.
d. Nghiệp vụ giảm tiền gửi ngân hàng
Nghiệp vụ 2.7
a. Nội dung nghiệp vụ: Ngày 17/5/2019 Công ty chuyển khoản thanh toán tiền điện tháng 5 cho công ty Điện lực Long Biên theo hóa đơn GTGT số 0511341 với số tiền là 19.440.907 đồng.
b. Bộ chứng từ nghiệp vụ bao gồm: - Hóa đơn GTGT (Phụ lục 8a) - Ủy nhiệm chi (Phụ lục 8b) - Giấy báo nợ (Phụ lục 8c) c. Bút toán định khoản:
+ Nợ TK 3311: 19.440.907 đồng
+ Nợ TK 6425: 15.000 đồng Nợ TK 1331: 1.500 đồng
Có TK 1121TPBANK: 16.500 đồng
d. Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán như sau:
Bước 1: đăng nhập phần mềm đăng nhập hiển thị như Giao diện 2.2 Bước 2: Chọn phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi, Tiền vay sau đó chọn giấy báo nợ (chi) của ngân hàng. (Giao diện 2.12)
Giao diện 2.12. Chọn phân hệ giấy báo nợ (chi) của ngân hàng.
Nguồn: Tác giả chụp từ phần mềm kế toán công ty
Bước 3: Nhập và in phiếu chi liên quan đến nghiệp vụ 2.7 như sau: Mã loại phiếu chi vào dòng “Loại phiếu chi” (mã 2 – Chi cho nhà cung cấp), mã khách hàng, địa chỉ của khách hàng, mã số thuế, người nhận tiền, lý do chi tiền vào dòng “Lý do chi” , tài khoản ghi Có, ngày hạch toán, ngày lập phiếu chi,quyển số, số phiếu chi lần lượt vào các dòng tương ứng. Sau đó nhập tài khoản ghi Nợ, số tiền phát sinh các cột tương ứng. Cuối cùng “Lưu” và “In” chứng từ để lưu và in chứng từ. (Giao diện 2.13)
Giao diện 2.13. Nhập liệu Giấy báo Nợ (chi) của ngân hàng số UNC0200
Nguồn: Tác giả chụp từ phần mềm kế toán công ty
e. Sau khi kế toán “Lưu” chứng từ, phần mềm tự động ghi các Sổ cái TK 112 (phụ lục 10c), Sổ Cái TK 331, các sổ chi tiết và báo cáo kế toán liên quan.
f. Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định. Sau đó, chứng từ kế toán được kế toán thanh toán lưu trữ tại phòng kế toán.
Nghiệp vụ 2.8:
a. Nội dung nghiệp vụ:Ngày24/5/2019 Công ty thanh toán tiền mua nguyên vật liệu của công ty SNG Việt Nam bằng chuyển khoản thông qua báo giá và biên bản bàn giao vật tư với số tiền là 404.235.150 đồng.
b.Bộ chứng từ nghiệp vụ bao gồm: -Báo giá (Phụ lục 9a)
- Biên bản bàn giao vật tư (Phụ lục 9b) - Uỷ nhiệm chi (Phụ lục 9c)
- Phiếu báo nợ(Phụ lục 9d) c. Bút toán định khoản:
Có TK 1121TPBANK: 404.235.150 đồng
d. Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán như sau:
Bước 1: Đăng nhập phần mềm đăng nhập hiển thị như Giao diện 2.2 Bước 2: Chọn phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi, Tiền vay sau đó chọn Giấy báo Nợ (chi) của ngân hàng như Giao diện 2.12.
Bước 3: Nhập và in phiếu chi liên quan đến nghiệp vụ 2.8 như sau: Mã loại phiếu chi vào dòng “Loại phiếu chi” (mã 2 – Chi cho nhà cung cấp), mã khách hàng, địa chỉ của khách hàng, mã số thuế, người nhận tiền, lý do chi tiền vào dòng “Lý do chi” , tài khoản ghi Có, ngày hạch toán, ngày lập phiếu chi, quyển số, số phiếu chi lần lượt vào các dòng tương ứng. Sau đó nhập tài khoản ghi Nợ, số tiền phát sinh các cột tương ứng. Cuối cùng “Lưu” và “In” chứng từ để lưu và in chứng từ. (Giao diện 2.14)
Giao diện 2.14. Nhập liệu Giấy báo Nợ (chi) của ngân hàng số UNC0212
Nguồn: Tác giả chụp từ phần mềm kế toán công ty
e. Sau khi kế toán “Lưu” chứng từ, phần mềm tự động ghi các Sổ cái TK 331, Sổ Cái TK 112 (phụ lục 10c), các sổ chi tiết và báo cáo kế toán liên quan.
f. Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định. Sau đó, chứng từ kế toán được kế toán thanh toán lưu trữ tại phòng kế toán.