Khi nguyên vật liệu về đến chân công trình, chỉ huy công trình tiến hành lập Phiếu nhận nguyên vật liệu, vật tƣ (Phụ lục 3).
Ví dụ 2: Ngày 29/09/2016 căn cứ vào tình hình Thi công công trình BHXH huyện Ngân Sơn, Bắc Kạn, đội đề xuất cấp vật tƣ, Công ty đặt mua
gạch lát của Công ty TNHH Cao Minh Phát với số tiền 130.613.760đ rồi xuất
thẳng ra công trình.
Kế toán căn cứ vào Hóa đơn GTGT (Phụ lục 4) tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm excel. Đầu tiên kế toán nhập số liệu vào sổ tổng hợp theo các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Vào phần mềm Excel
Bƣớc 2: Chọn Sổ tổng hợp rồi điền các thông tin chi tiết: - Ngày tháng ghi sổ: 29/09
59 - Số hiệu chứng từ: PKT106
- Diễn giải: Mua gạch lát CT Ngân Sơn - Tài khoản ghi nợ: TK 154
- Tài khoản ghi có: TK 3311 - Số tiền: 130.613.760
- Tên đối tƣợng: Công ty TNHH Cao Minh Phát Bƣớc 3: Lƣu dữ liệu.
Giao diện 2.7: Nhập liệu vào sổ tổng hợp
Sau khi nhập và lƣu dữ liệu trên sổ tổng hợp, số liệu sẽ đƣợc lƣu tự động trên các sổ sách khác. Để xem lại hệ thống sổ sách, ta thực hiện theo các bƣớc giống nhƣ ở Ví dụ 1.
Ví dụ 3: Ngày 07/10/2016, công ty cổ phần tƣ vấn xây dựng 789 tiến hành đặt mua vật tƣ điện nƣớc của công ty cổ phần Nguyễn Hoàng Thái Nguyên để phục vụ lắp đặt cho công trình BHXH Ngân Sơn với số tiền 4.394.181đ.
Công ty đã tiến hành thanh toán luôn bằng tiền mặt. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT (Phụ lục 5), Bảng kê chi tiết bán hàng (Phụ lục 6) và Phiếu chi (Phụ lục 7), kế toán tiến hành hạch toán và nhập số liệu vào phần mềm excel theo các bƣớc sau:
60 Bƣớc 1: Mở phần mềm excel
Bƣớc 2: Chọn sổ tổng hợp và nhập các nội dung cần thiết - Ngày tháng: 07/10
- Diễn giải: Mua vật tƣ điện nƣớc CT Ngân Sơn - TK ghi Nợ: 1541
- TK ghi Có: 1111 - Số tiền: 4.394.181
- Tên đối tƣợng Nợ: 1541 CT BHXH Ngân Sơn. Bƣớc 3: Lƣu dữ liệu.