Sau khi nhập và lƣu dữ liệu trên sổ tổng hợp, số liệu sẽ đƣợc lƣu tự động trên các sổ sách khác. Để xem lại hệ thống sổ sách, ta thực hiện theo các bƣớc giống nhƣ ở Ví dụ 1.
Qua các ví dụ trên, ta còn có thể thấy rõ đƣợc các số dƣ đầu năm, số phát sinh trong năm, số dƣ cuối năm của TK 1541. Cụ thể:
Số dƣ đầu năm: 51.310.909đ
61 Số dƣ cuối năm là 1.531.054.704đ.
Giao diện 2.9: Số dƣ đầu năm, số phát sinh trong năm, số dƣ cuối năm của TK 1541
Tóm lại, công tác kế toán chi phí NVL trực tiếp tại công ty đã đƣợc thực hiện khá tốt. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn có một số vấn đề hạn chế về quá trình lập và lƣu chuyển chứng từ.
2.2.2.2. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp a. Chứng từ kế toán sử dụng
- Hợp đồng lao động: Có 3 loại hợp đồng là hợp đồng ngắn hạn, hợp đồng dài hạn và hợp đồng khoán. Tùy vào mục địch sử dụng lao động, công ty có thể lựa chọn kí kết các hợp đồng cho phù hợp.
- Bảng chấm công đƣợc lập cho từng đội xây dựng: Ngày làm việc của từng công nhân sẽ đƣợc theo dõi và đánh dấu vào bảng chấm công của từng đội thi công. Bảng chấm công đƣợc làm căn cứ để tính lƣơng cho công nhân.
- Bảng thanh toán tiền lƣơng: Cuối tháng kế toán sẽ tính lƣơng cho công nhân và thanh toán dựa theo bảng thanh toán tiền lƣơng.
- Phiếu chi: Đƣợc lập khi thanh toán tiền lƣơng cho ngƣời lao động bằng tiền mặt.
62
- Kế toán sử dụng TK 1542 – Chi phí nhân công trực tiếp, để theo dõi chi phí lao động phát sinh trong kỳ. Tài khoản này mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình bằng cách ghi tên công trình vào sau tên tài khoản.
Ví dụ: 1542 CT đƣờng Rƣớc Kiệu, 1542 CT BHXH Ngân Sơn…
- Kế toán sử dụng TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh để theo dõi việc hạch toán lƣơng cho bộ phận văn phòng của công ty.
c. Phương pháp hạch toán
Do tính chất, đặc điểm ngành xây dựng cơ bản là mang tính chất thời vụ, đơn chiếc, thời gian thi công dài, phân tán ở nhiều nơi nên số lƣợng lao động của công ty bao gồm: Lao động làm việc tại văn phòng của công ty và lao động trực tiếp thi công tại các công trình.
* Đối với lao động làm việc tại văn phòng của công ty
Đối với lao động làm việc tại văn phòng thì công ty tiến hành tính lƣơng theo thời gian. Đây là hình thức tiền lƣơng tính theo thời gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật và thang lƣơng của ngƣời lao động.
Cách tính nhƣ sau:
Tiền lƣơng Lƣơng cơ bản + phụ cấp (nếu có) Số ngày thực tế = x làm việc thực tế trong tháng Số ngày công chuẩn của tháng trong tháng Trong đó:
- Mức lƣơng cơ bản = Hệ số lƣơng x lƣơng tối thiểu
- Mức lƣơng tối thiểu trong năm 2016 là 1.210.000 đồng/tháng nhƣng đến năm 2017 là 1.300.000 đồng/tháng.
- Hệ số lƣơng đƣợc áp dụng theo trình độ của lao động. Ví dụ: + Bậc đại học có hệ số lƣơng là 2.34
+ Bậc cao đẳng có hệ số lƣơng là 2.1 + Bậc trung cấp có hệ số lƣơng là 1.86
- Số ngày công chuẩn của tháng là ngày làm việc trong tháng, không bao gồm các ngày nghỉ ví dụ nhƣ nghỉ chủ nhật, nghỉ lễ. Nhân viên làm việc 24, 26,
63
27 ngày/tháng nếu tháng đó có 28, 30, 31 ngày, với cách trả lƣơng này thì lƣơng thƣờng là con số cố định, chỉ giảm xuống khi ngƣời lao động nghỉ. Với cách trả lƣơng này thì ngƣời lao động cần cân nhắc nên nghỉ hay không để thu nhập của họ ít ảnh hƣởng nhất.
Hàng ngày, kế toán sẽ chấm công vào “Bảng chấm công” và tính ra tiền lƣơng phải trả cho công nhân theo “Bảng thanh toán tiền lƣơng” sau đó gửi về phòng Tài chính – kế toán của công ty.
Sau khi đƣợc sự phê duyệt của Ban giám đốc, kế toán công ty tiến hành thanh toán tiền lƣơng và trích: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cho công nhân thuộc biên chế của công ty.
Tỷ lệ trích các khoản theo lƣơng từ tháng 06 năm 2017 trở đi tại công ty Các khoản trích Tỷ lệ trích Doanh nghiệp nộp(%) Công nhân nộp(%)
BHXH 25,5 17,5 8
BHYT 4,5 3 1,5
BHTN 2 1 1
KPCĐ 0 0 0
* Đối với lao động trực tiếp thi công tại các công trình
Số công nhân trực tiếp thi công trong các đội thi công thì công ty trả lƣơng theo thời gian. Công ty kí hợp đồng lao động thời vụ với các lao động. Trong hợp đồng sẽ quy định rõ các điều khoản giữa bên thuê và bên nhận thuê. BCH công trƣờng – Công ty cổ phần tƣ vấn xây dựng 789 do ông Lê Cao Sơn đại diện ký hợp đồng thuê nhân công với bên nhận thuê đội thi công do ông Lê
Văn Biên làm đội trƣởng. (Phụ lục 8)
Đội thi công căn cứ vào hợp đồng để tổ chức thực hiện khối lƣợng công việc đƣợc giao đảm bảo đúng tiến độ kỹ thuật, thi công.
Theo phỏng vấn và tìm hiểu, công ty giao khoán một số tiền lƣơng cho ông Lê Văn Biên. Tuy nhiên, nếu làm nhƣ vậy thì ông Biên sẽ không thể xuất
64
đƣợc hóa đơn GTGT cho công ty. Do đó, kế toán công ty vẫn tiến hành chấm công cho lao động thi công tại công trƣờng. Điều này là chƣa đảm bảo tính khách quan và hợp lí.
Kế toán tính lƣơng theo công thức nhƣ sau:
Tiền lƣơng thực lĩnh = Tiền lƣơng thực tế + Phụ cấp
Trong đó tiền lƣơng thực tế đƣợc xác định bằng công thức: Tiền lƣơng thực tế = Tiền công 1 ngày x Số ngày công thực tế
Số ngày công thực tế đƣợc căn cứ vào bảng chấm công. Tiền công 1 ngày là số tiền công ty phải trả cho công nhân. Ví dụ tại công trình BHXH Ngân Sơn, tiền công 1 ngày của đội trƣởng và đội phó là 300.000đ/ngày, đối với công nhân làm việc là 270.000đ/ ngày.
Sang ngày mùng 2 của tháng sau, kế toán tiến hành lập phiếu chi để thanh toán tiền nhân công sau đó hạch toán trên phần mềm.
Ví dụ 4: Ngày 02/04/2016, Công ty cổ phần tƣ vấn xây dựng 789 tiến
hành lập Phiếu chi (Phụ lục 9) thanh toán tiền công cho công nhân thi công
công trình BHXH huyện Ngân Sơn, Bắc Kạn. Căn cứ vào bảng chấm công tháng 3/2016 (Phụ lục 10), xác định đƣợc tổng số tiền lƣơng từ ngày 01/03/2016 đến ngày 30/03/2016 là 157,810,000 đồng và lập thành Bảng thanh toán tiền lƣơng
tháng 3/2016 (Phụ lục 11).
Căn cứ vào bảng chấm công tháng 3/2016, kế toán tiến hành nhập số liệu vào sổ tổng hợp theo các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Vào phần mềm Excel
Bƣớc 2: Chọn Sổ tổng hợp rồi điền các thông tin chi tiết: - Ngày tháng ghi sổ: 02/04
- Số hiệu chứng từ: BTTL03
- Diễn giải: Hạch toán lƣơng CT Ngân Sơn - Tài khoản ghi nợ: TK 154
- Tài khoản ghi có: TK 334 - Số tiền: 157.810.000
65 Bƣớc 3: Lƣu dữ liệu.