Hình 2 .8 Trích giao diện sổ Nhật ký chung
Hình 2.9 Giao diện phiếu xuất kho
63
Giá vốn hàng bán từng loại mặt hàng phát sinh hàng ngày đƣợc thể hiện trên sổ chi tiết vật tƣ hàng hóa (Hình 2.10)
Hình 2.10. Giao diện sổ chi tiết vật tư hàng hóa
Cuối tháng, kế tốn muốn xem sổ cái tài khoản 632 (Hình 2.11). Kế tốn thực hiện theo các bƣớc sau: Chọn phân hệ “Báo cáo/Sổ cái tài khoản”. Máy hiển thị giao diện xem sổ cái tài khoản. Kế toán chọn kỳ báo cáo tháng 12 năm 2016, chọn tài khoản 632. Sau đó chọn “In”để xem hoặc in.
Hình 2.11 Giao diện sổ cái tài khoản 632
2.2.4. Kế tốn chi phí quản lý kinh doanh
2.2.4.1.Chứng từ sử dụng
- Phiếu chi ((Mẫu số 02-TT) - Giấy báo nợ của ngân hàng
64 - Bảng lƣơng
- Bảng phân bổ tền lƣơng và BHXH (Mẫu số 11-LĐTL)
2.2.4.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 642 - Chi phí quản lý kinh doanh. Nội dung, kết cấu và quy định hạch toán tài khoản 642 đƣợc thực hiện đúng theo quy định của bộ tài chính.
Kế tốn khơng mở sổ chi tiết cho từng loại chi phí Ngồi ra kế tốn sử dụng các tài khoản:
- TK 334- Phải trả công nhân viên - TK 338- Phải trả phải nộp khác -TK 911- Xác định kết quả kinh doanh - TK 111,TK 112, TK331…
Sổ kế toán sử dụng
Để phản ánh và theo dõi tình hình chi phí quản lý kinh doanh của cơng ty kế tốn mở sổ
- Sổ chứng từ kế toán theo tài khoản - Sổ cái tài khoản 642
2.2.4.3. Phương pháp hạch toán
Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán nhập dữ liệu vào máy tính, máy tính sẽ tự động xử lý số liệu và vào các sổ có liên quan nhƣ sổ chúng từ kế toán theo tài khoản 642, sổ cái tài khoản 642, 334, 111, 142…
Chí phí cơng nhân viên
Hiện nay doanh nghiệp áp dụng hình thức trả lƣơng theo thoả thuận ký kết trong hợp đồng lao động, hình thức trả lƣơng theo thời gian.Theo hình thức này, công ty quy định số ngày làm việc trong tháng là 26 ngày.Chứng từ công ty sử dụng để hạch toán thời gian lao động là bảng chấm cơng.
Cách tính lƣơng nhƣ sau:
Tổng lƣơng = Lƣơng thỏa thuận/26 x ngày công thực tế làm việc + Phụ cấp (nếu có)
65
Ở cơng ty, mức lƣơng thỏa thuận của ngƣời lao động đƣợc thể hiện rõ trên hợp đồng lao động, cụ thể:
STT Họ và tên Lƣơng thỏa thuận
1 Triệu Hải Hà 5.000.000
2 Nguyễn Thị Thanh Hảo 3.500.000
3 Nguyễn Thị Thanh Lịch 3.500.000
4 Tô Mỹ Diễm Hằng 3.500.000
5 Vi Hoàng Anh 3.200.000
6 Nguyễn Thị Thu Giang 3.200.000
7 Triệu Mạnh Hùng 3.200.000 8 Nguyễn Văn Sáng 3.200.000 9 Hà Ngọc Hải 3.200.000 10 Tạ Văn Vinh 3.200.000 11 Trần Minh Quyết 3.200.000 12 Tạ Văn Sâm 3.200.000 13 Nguyễn Trung Thành 3.200.000
14 Triệu Văn Tuấn 3.200.000
15 Phan Mạnh Tuấn 3.200.000
Ngày công thực tế làm việc đƣợc thể hiện trên bảng chấm công. Phụ cấp: Ở cơng ty hiện tại đang có các khoản phụ cấp nhƣ sau:
- Phụ cấp chức vụ: 0.2/lƣơng thỏa thuận - Cơng tác phí: 300.000đồng/ngƣời/tháng. Tổng lĩnh = Tổng lƣơng – Các khoản trích trừ vào lƣơng
66 - Các khoản trích theo lƣơng bao gồm:
+ BHXH: Trích theo tỷ lệ 26% trên mức lƣơng tối thiểu của NLĐ, trong đó 18% tính vào chi phí của doanh nghiệp; 8% trừ vào lƣơng của NLĐ.
+ BHYT: Trích 4,5% trên mức lƣơng tối thiểu của NLĐ, trong đó 3% tính vào chi phí của doanh nghiệp và 1,5% trừ vào lƣơng của NLĐ.
+ BHTN: Trích 2% trên tổng lƣơng cơ bản, trong đó 1% tính vào chi phí, 1% trừ vào lƣơng của NLĐ.
+ KPCĐ: Trích 2% trên mức lƣơng tối thiểu của NLĐ và tính hết vào chi phí của doanh nghiệp.
Mức lƣơng tối thiểu năm 2016 áp dụng đóng các loại bảo hiểm cho NLĐ không qua đào tạo là 2.700.000VNĐ, NLĐ qua đào tạo là 2.889.000VNĐ
Ví dụ : Bà Nguyễn Thị Thanh Hảo hiện là kế tốn trƣởng trong cơng ty.
Tính lƣơng tháng 12/2016 cho bà Nguyễn Thị Thanh Hảo theo bảng chấm công là 27 công.
Tiền lƣơng thỏa thuận là 3.500.000 (đồng) tính trên 26 ngày cơng
Tiền phụ cấp chức vụ : 0,2/lƣơng thỏa thuận tƣơng đƣơng 700.000 (đồng) Tiền cơng tác phí : 300.000 (đồng)
Tiền BHXH = 8% * 2.889.000 = 231.120 (đồng) Tiền BHYT = 1.5% * 2.889.000 = 43.335 (đồng) Tiền BHTN = 1% * 2.889.000 = 28.890 (đồng)
Do đó tổng lƣơng thực nhận của bà Nguyễn Thị Thanh Hảo là:
27*3.500.000/26+700.000+300.000-231.120-43.335-28.890=4.331.270 (đồng) Từ cách tính lƣơng và bảng chấm cơng của CNV ( Phụ lục 09)
Kế toán lập bảng thanh toán tiền lƣơng cho CNV tháng 12/2016
Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lƣơng cho CNV tháng 12/2016(Phụ lục 10), kế toán hạch toán vào phần mềm kế tốn. từ giao diện chính phần mềm chọn
“Nhập liệu”→ “ Cập nhật chứng từ khác” sau đó nhập đầy đủ dữ liệu.
( Hình 2.12)
Ngày ghi sổ : 31/12/2016
67 Nhập TK Nợ: 642 Nhập TN Có: 334 Số tiền: 57.003.846 Nhập TK Nợ: 642 Nhập TK Có: 338 Số tiền: 9.201.060 Nhập TK Nợ: 334 Nhập TK Có: 338 Số tiền: 4.391.415
Hình 2.12. Giao diện lương và các khoản trích theo lương tháng 12
Phí, lệ phí
Ví dụ: Ngày 07/12/2016, Cơng ty chuyển tiền qua ngân hàng, phí chuyển
tiền là 27.500 đồng cả thuế GTGT 10%.
Để hạch tốn nghiệp vụ trên căn cứ vào hóa đơn GTGT (Phụ lục 11), kế toán thực hiện theo các bƣớc sau:
68
Kế toán vào phân hệ “Nhập liệu”→ “Chứng từ nghiệp vụ khác”. Nhập đầy đủ dữ liệu (Hình 2.13)
Ngày ghi sổ: 07/12/2016 Diễn giải: Phí chuyển tiền Kí hiệu:RM/16T
Số chứng từ: 0012244 Tài khoản nợ: 642 Tài khoản có: 112 Số tiền: 27.500
Hình 2.13. Giao diện nhập liệu phí chuyển khoản
Chi phí khác :
Bao gồm các tiếp khách, chi tiền điện nƣớc, tiền điện thoại, tiền chuyển phát nhanh, tiền mua dầu chạy máy phát…..
Ví dụ: Ngày 19/12/2016 công ty Cổ phần Tâm Thành Ivest nhận đƣợc hóa đơn GTGT tiền điện cần thanh tốn (Phụ lục 12).
Để hạch toán nghiệp vụ trên căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0875016, Phiếu chi số 02185 (Phụ lục 13), kế toán thực hiện theo các bƣớc sau:
Kế toán vào phân hệ “Nhập liệu”→ “Chứng từ nghiệp vụ khác”. Nhập đầy đủ dữ liệu (Hình 2.14)
Ngày ghi sổ: 19/12/2016
Diễn giải: Thanh tốn tiền điện Kí hiệu: AN/15E
69 Số chứng từ: 0875016
Đơn vị: Công ty Điện Lực Phú Thọ - Điện Lực Việt Trì
Địa chỉ: Số 1520 – Đƣờng Hùng Vƣơng – Phƣờng Gia Cẩm – TP.Việt Trì – T.Phú Thọ
MS thuế: 0100100417-004 Tài khoản Nợ: 642
Tài khoản Có: 111 Số tiền: 1.044.000 Thuế suất VAT: 10%
Máy tính sẽ tự động hiển thị tiền thuế khi nhập là: 104.400 Tài khoản Nợ: 133
Tài khoản Có: 111
Hình 2.14. Giao diện nhập liệu tiền điện phải trả
Sau khi phản ánh đầy đủ các thơng tin nghiệp vụ kinh tế. Máy tính sẽ tự động xử lý số liệu và vào các sổ có liên quan:
Ví dụ:Xem sổ kế toán chứng từ theo tài khoản 642 kế toán chọn phân hệ “Báo cáo”->”Xem” chọn tài khoản 642 và chọn kỳ báo cáo tháng 12 năm 2016,sau đó
70
Hình 2.15. Giao diện sổ cái tài khoản 642
Qua quan sát và phỏng vấn, hiện tại cơng ty có nhiều chi phí phát sinh nhƣng chƣa đƣợc phán ánh trên sổ sách nhƣ chi phí thuê mặt bằng kinh doanh, phí vận chuyển, chi phí mua văn phịng phẩm, chi phí xăng dầu, cơng tác phí cho cán bộ nhân viên trong cơng ty.
Về chi phí th kho bãi, văn phịng, cơng ty khơng có hợp đồng và chứng từ trả tiền.
Về các chi phí vận chuyển,mua văn phịng phẩm, chi phí xăng dầu cơng ty đều khơng có hóa đơn do vậy kế tốn khơng hạch tốn.
2.2.5. Kế toán xác định kết quả bán hàng
2.2.5.1. Phương pháp xác định kết quả bán hàng của công ty
Kết quả bán hàng đƣợc kế tốn Cơng ty xác định theo công thức sau: Kết quả
bán hàng =
Doanh thu thuần về BH&CCDV - Giá vốn hàng bán - CPBH và CPQLDN Trong đó:
Doanh thu thuần
về BH&CCDV =
Tổng doanh thu
BH&CCDV -
Các khoản giảm trừ doanh thu
71
2.2.5.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản TK911 - Xác định kết quả kinh doanh: Thƣơng mại
Các tài khoản có liên quan: TK 511, TK 632, TK 642
Sổ kế toán sử dụng
Để phản ánh kết quả tiêu thụ kế toán sử dụng các sổ kế toán:
- Sổ cái tài khoản TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh: Thƣơng mại - Sổ nhật ký chung
- Báo cáo tổng hợp về kết quả bán hàng
2.2.5.3. Phương pháp hạch toán
Sau khi nhập đầy đủ các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ liên quan đến doanh thu và chi phí, đến cuối tháng kế toán tiến hành kết chuyển các khoản mục doanh thu và chi phí để xác định kết quả bán hàng nói riêng và kết quả kinh doanh nói chung.
Quy trình hạch toán: Từ giao diện tổng hợp phần mềm kế toán máy Access, kế toán chọn phân hệ “Nhập liệu” → “Kết chuyển tự động”
Điền các thông tin nhƣ:
- Diễn giải: Kết chuyển tháng 12 năm 2016 (Hình 2.16)
Các thơng tin trong phần “Chứng từ” máy tính sẽ tự động cập nhật
72
Máy tính sẽ tự động hạch toán và vào các sổ kế toán liên quan Một số sổ kế toán chủ yếu
- Sổ cái tài khoản TK 911 (Hình 2.15,Hình 2.16). Kế tốn chọn “Báo cáo” → “Danh sách báo cáo” → “Sổ cái- Sổ chi tiết tài khoản” → <<Xem>> →
Chọn kỳ báo cáo tháng 12 năm 2016,chọn mã tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh → <<In>>để xem hoặc in.
Hình 2.17. Giao diện xem sổ cái tài khoản 911
73 Tính kết quả bán hàng tháng 12:
Kết quả bán hàng =
Doanh thu thuần về BH&CCDV - Giá vốn hàng bán - CPBH và CPQLDN KQBH = 1.399.543.900 –1.310.429.779 – 67.397.024= 21.717.097VNĐ
Nhƣ vậy, KQBH trong tháng 12 năm 2016 công ty Cổ phần Tâm Thành Ivest là +21.717.097 VNĐ
2.3. Đánh giá chung về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Tâm kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Tâm Thành Invest
2.3.1. Kết quả dạt được
Kể từ khi thành lập đến nay công ty cổ phần Tâm Thành Ivest đã trƣởng thành và lớn mạnh không ngừng về mọi mặt và từng bƣớc gặt hái đƣợc những thành tựu đáng khâm phục. Với sự hỗ trợ, giúp đỡ của Nhà nƣớc, các cấp các ngành trong và ngoài tỉnh, cùng với sự phát triển sản xuất và liên tục tìm kiếm các đơn đặt hàng, công ty đang từng bƣớc mở rộng thị trƣờng và khẳng định vị trí của mình trên thƣơng trƣờng. Ban giám đốc và cán bộ công nhân viên trong công ty luôn ý thức và nỗ lực không ngừng trau dồi kinh nghiệm nhằm nâng cao sức cạnh tranh của cơng ty và thích ứng với những thay đổi trên thị trƣờng.
- Về bộ máy kế tốn:
Nhìn chung bộ máy kế tốn của cơng ty đƣợc tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu của nhà quản lý. Mỗi kế toán viên đảm nhận từng phần hành kế toán một cách thuận tiên, hợp lý trong mối liên hệ với nhau, các kế toán viên đều là những cán bộ kế tốn có trình độ chun mơn cao, nắm vững từng phần hành đƣợc giao cùng với tinh thần trách nhiệm cao nên đảm bảo đƣợc các phần hành kế toán phối hợp nhịp nhàng với nhau. Bộ máy kế tốn của cơng ty đã hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ quản lý tài chính và kịp thời tham mƣu cho ban lãnh đạo của công ty để ban lãnh đạo đƣa ra những chính sách đúng đắn nhất.
74
Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn nhật ký chung thực hiện trên phần mềm kế toán máy Access là phù hợp với đặc điểm của công ty. Việc áp dụng kế toán máy trong tổ chức cơng tác kế tốn khắc phục đƣợc khó khăn thƣờng gặp trong cơng tác kế tốn, giảm đƣợc khối lƣợng ghi chép, giảm mức độ nhầm lẫn trong việc tính tốn, thuận tiện đối chiếu kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ gốc, việc lập báo cáo tài chính và cung cấp các chỉ tiêu kinh tế đáp ứng đƣợc yêu cầu nhanh chóng kịp thời.
- Hệ thống chứng từ kế toán:
Tuân theo đúng chế độ kế toán của Nhà nƣớc và BTC ban hành. Trình tự luân chuyển và xử lý chứng từ nhanh gọn, hợp lý tạo điều kiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác. Giữa các phịng ban trong Cơng ty có sự kết hợp chặt chẽ với nhau trong việc hoàn thiện chứng từ, nhờ đó tạo điều kiện cho việc theo dõi từng bộ phận liên quan đƣợc thuận lợi. Bên cạnh việc kiểm tra chứng từ và các báo cáo của các đơn vị trực thuộc thƣờng xuyên thì kế tốn Cơng ty cũng khơng ngừng hợp lý hoá các thủ tục và xử lý các chứng từ nhƣ: giảm các thủ tục xét duyệt chứng từ nhƣng vẫn đảm bảo chu trình luân chuyển chứng từ tuân theo đúng quy định và phù hợp với yêu cầu của nghiệp vụ kinh tế.
- Về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng:
Công ty tổ chức một cách linh hoạt, phù hợp với đặc điểm HĐKD của Cơng ty đồng thời ln phản ánh kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ, đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý của ban lãnh đạo. Việc áp dụng các phƣơng thức bán hàng và thanh toán tiền hàng với khách hàng là khá hợp lý, phù hợp với đặc điểm của Công ty, giúp Công ty đẩy nhanh đƣợc tốc độ luân chuyển HTK, tăng vòng quay của vốn đồng thời hạn chế tình trạng ứ đọng hàng hố sản phẩm, làm giảm chất lƣợng và hiệu quả sử dụng, góp phần tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
75
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
Hạn chế
Bên cạnh những kết quả trong công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng mà công ty cổ phần Tâm Thành Ivest đã đạt đƣợc vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau:
- Thứ nhất, Phần mềm kế toán: Phần mềm kế tốn Access mà cơng ty đang sử dụng khá đơn giản, dễ dàng sử dụng nhƣng phần mềm không chia nhỏ ra các phân hệ khác nhau mà hạch tốn chung trong một phận hệ gây khó khăn trong việc phát hiện ra những sai sót trong khi khạch toán. Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế từ khá lâu và khá đơn giản nên nên có nhiều lỗi chƣa khắc phục đƣợc nhƣ: Hình thức và chế độ kế toán đang áp dụng tại công ty theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC tuy nhiên ở sổ chi tiết các mặt hàng, các khoản giảm trừ lại theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
- Thứ hai, Phương pháp hạch toán, chứng từ, tài khoản sử dụng:
Việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty đơi khi cịn chƣa đảm bảo đƣợc yêu cầu kịp thời, nhanh chóng và đúng ngày.
+ Kế tốn phản ánh các khoản trích theo lƣơng tại cơng ty sử dụng chung tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác, điều này gây khó khăn cho q trình hạch tốn cũng nhƣ kiểm tra theo dõi. Kế toán nên sử dụng chi tiết các tài khoản khi hạch toán bảo hiểm theo đúng quy định.
+ Cơng ty khơng có TSCĐ mà đều là đi thuê, tuy nhiên các chi phí đi th cơng ty lại khơng hạch tốn.
+ Các khoản chi phí vận chuyển,dịch vụ mua ngồi, cơng tác phí thực thế có phát sinh nhƣng cơng ty khơng đƣa vào hạch tốn.
+ Công ty sử dụng mẫu phiếu xuất kho chƣa đúng theo quyết định 48/2006/QĐ – BTC.
+ Công ty không sử dụng tài khoản cấp 2 cho TK 642 - Chi phí quản lý