B .NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
2.1. Khái quát chung về công ty Cổ phần Tâm Thành Invest
2.1.7. Khái quát về công tác bán hàng tại Công ty Cổ phần Tâm Thành Invest
2.1.7.1. Đặc điểm sản phẩm của công ty
Sản phẩm kinh doanh chủ yếu của công ty là các sản phẩm máy móc, thiết bị, đồ gia dụng… Nguồn nhập của công ty là những cơng ty, tập đồn lớn, có uy tín, chất lƣợng sản phẩm đƣợc kiểm định kĩ càng.
Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là máy móc, thiết bị, đồ gia dụng... Đối tƣợng khách hàng tiêu thụ sản phẩm của công ty chủ yếu là các siêu thị, đại lý cấp 1 và phủ lẻ đến các cửa hàng tạp hóa. Địa bàn tiêu thụ của cơng ty tƣơng đối rộng rãi. Công ty không chỉ đáp ứng nhu cầu sản phẩm của khách hàng trong tỉnh mà còn vƣơn ra các tỉnh lân cận nhƣ Tuyên Quang, Hà Giang… Nhiều khách hàng đã biết tới sản phẩm của cơng ty và có những hợp đồng lâu dài.
2.1.7.2. Các phương thức bán hàng và hình thức thanh tốn tiền hàng đang áp dụng tại công ty
Do đặc điểm sản phẩm của công ty nên hiện nay công ty đang áp dụng phƣơng thức bán hàng đó là bán hàng trực tiếp. Khách hàng có thể đặt hàng trực tiếp tại công ty hoặc qua điện thoại, fax.
Theo phƣơng thức bán hàng trực tiếp, hiện nay công ty đang áp dụng hai hình thức thanh tốn đó là:
54 - Khách hàng thanh toán trả chậm
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Tâm Thành Invest
2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2.2.1.1. Chứng từ kế toán sử dụng
Kế toán bán hàng sẽ căn cứ vào các chứng từ sau để hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Chứng từ gốc đƣợc sử dụng trong kế toán doanh thu bán hàng là:
- Hóa đơn GTGT ( Mẫu số 01GTKT-3LL) - Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02-VT)
- Phiếu thu ( Mẫu số 01-TT) - Giấy báo Có của Ngân hàng
- Hợp đồng kinh tế
- Và một số chứng từ khác liên quan
2.2.1.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Để hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ kế toán sử dụng tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Các quy định về hạch tốn tài khoản 511 đƣợc cơng ty tuân theo đúng quy định của bộ tài chính.
Kế tốn khơng mở sổ chi tiết theo dõi từng mặt hàng hóa mà chỉ mở sổ theo dõi tình hình doanh thu chung của các loại hàng .
TK 511 - Doanh thu bán hàng hóa
Ngồi ra kế tốn sử dụng các tài khoản sau: - TK 111, TK 112, TK131, TK 333…
2.2.1.3. Phương pháp hạch toán
Hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan: Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, thẻ kho, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, kế tốn kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ tiến hành phân loại chứng từ cùng loại và xác định tài khoản Nợ, tài khoản Có, sau đó kế tốn sẽ nhập dữ liệu vào máy theo quy trình sau: Từ giao diện phần mềm kế tốn cơng ty đang sử dụng kế toán chọn phân hệ “ Nhập liệu” -> “ Cập nhật chứng
55
từ hàng hóa xuất” -> “Thêm” và điền đầy đủ thông tin trên giao diện phần mềm mà máy tính đã thiết kế sẵn. Kết thúc nhập liệu kế tốn chọn “ Lƣu”. Máy tính sẽ tự động xử lý số liệu vào các sổ kế tốn có liên quan.
Ví dụ: Ngày 06/12/2016, Bán hàng cho chị Nguyễn Thị Hƣơng các loại mặt hàng gia dụng. Tổng giá bán chƣa VAT là 10.180.000, thuế suất VAT 10%. Khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt.
Theo hóa đơn số 0000320 (Phụ lục số 01), phiếu xuất kho viết tay (Phụ lục số 02), phiếu thu (Phụ lục số 03)
Kế toán căn cứ vào hóa đơn, phiếu xuất kho viết tay và phiếu thu xác định tài khoản Nợ, tài khoản Có, từ giao diện tổng hợp phần mềm kế toán, kế toán chọn phận hệ “Nhập liệu”-> “ Cập nhật chứng từ hàng hóa xuất” máy tính sẽ hiện thị giao diện nhập dữ liệu. Từ cửa sổ nhập dữ liệu cập nhật chứng từ hàng hóa xuất kế tốn điền đẩy đủ thơng tin (Hình 2.2)
+ Ngày chứng từ : 06/12/2016 + Kho hàng: Kho số 01
+ Diễn giải: Xuất bán hàng hóa
+ Tên khách hàng: Nguyễn Thị Hƣơng
+ Địa chỉ: Khu 6-Yến Mao-Thanh Thủy-Phú Thọ + Mã hàng hóa: 1291,1482,3519,……
+ Tên hàng hóa: Nồi cơm 1.8l SHD8619, Nồi cơm điện MD-01...... + Số lƣợng và đơn giá theo từng loại mặt hàng
- Tài khoản Nợ: 111 - Tài khoản Có: 511 + Thuế suất: 10%
+ Tổng tiền hóa đơn và số tiền thuế máy tính sẽ tự động xác định - Tài khoản Nợ: 111
- Tài khoản Có: 3331
Sau khi kế tốn hạch tốn vào phần mềm kế tốn, máy tính sẽ tự động cập nhật phiếu xuất kho.
56
Hình 2.2: Giao diện nhập dữ liệu xuất hàng
Ví dụ: Ngày 14/12/2016, Bán hàng cho Công ty TNHH Thái Hƣng loại mặt
hàng gia dụng. Tổng giá bán chƣa VAT 227.300.000, Thuế suất VAT 10%. Khách hàng chịu nợ.
Theo hóa đơn số 0000328 ( Phụ lục số 04),phiếu xuất kho viết tay (Phụ
lục số 05)
Kế tốn căn cứ vào hóa đơn và phiếu xuất kho viết tay xác định tài khoản Nợ, tài khoản Có, từ giao diện tổng hợp phần mềm kế tốn, kế toán chọn phận hệ “Nhập liệu”-> “ Cập nhậtchứng từ hàng hóa xuất” máy tính sẽ hiện thị giao diện nhập dữ liệu. Từ cửa sổ nhập dữ liệu cập nhật chứng từ hàng hóa xuất kế tốn điền đẩy đủ thơng tin (Hình 2.3)
+ Ngày chứng từ : 14/12/2016 + Kho hàng: Kho số 01
+ Diễn giải: Xuất bán hàng hóa
+ Tên khách hàng: Công ty TNHH Thái Hƣng
+ Địa chỉ: Đại lọ Hùng Vƣơng – P.Nơng Trang – TP.Việt Trì – Phú Thọ + Mã hàng hóa: 102,103,104,……
57
+ Số lƣợng và đơn giá theo từng loại mặt hàng
- Tài khoản Nợ: 131A – Chi tiết cho Cơng ty TNHH Thái Hƣng - Tài khoản Có: 511
+ Thuế suất: 10%
+ Tổng tiền hóa đơn và số tiền thuế máy tính sẽ tự động xác định - Tài khoản Nợ: 131A – Chi tiết cho Cơng ty TNHH Thái Hƣng - Tài khoản Có: 3331
Sau khi kế toán hạch toán vào phần mềm kế tốn, máy tính sẽ tự động cập nhật phiếu xuất kho
Hình 2.3: Giao diện nhập dữ liệu xuất hàng
Toàn bộ các nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong tháng đƣợc kế toán hạch tốn tƣơng tự nhƣ 2 trƣờng hợp trên. Máy tính sẽ tự động xử lý số liệu và vào các sổ kế toán liên quan.
Cuối tháng, kế tốn có thể xem và in các sổ kế tốn theo trình tự nhƣ sau: Kế tốn chọn “Báo cáo” → “Danh sách báo cáo” → Chọn tên báo cáo
hoặc sổ kế toán cần xem → Nhấn nút “Xem” → Chọn kỳ báo cáo tháng 12 năm 2016, Chọn tài khoản cần xem → Nhấn <<In>> để xem các sổ và có thể in các sổ sau khi xem.Ví dụ:
58
- Sổ nhật ký bán hàng (Hình 2.4, Hình 2.5): Kế tốn chọn “Báo cáo” → “Danh sách báo cáo” → “Sổ chi tiết bán hàng” → “Xem” → Chọn kỳ báo cáo tháng 12 năm 2016 → <<In>>(Phụ lục số 06)
Hình 2.4 Giao diện xem sổ chi tiết bán hàng
59
- Sổ cái tài khoản (Hình 2.6, Hình 2.7): Kế tốn chọn “Báo cáo” →
“Danh sách báo cáo” → “Sổ cái - Sổ chi tiết tài khoản” → “Xem” → Chọn kỳ báo tháng 12 năm 2016 chọn mã tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ →<<In>> để xem hoặc in ( Phụ lục số 07)
60
Hình 2.7 Trích giao diện sổ cái tài khoản 511
Sổ nhật ký chung (Hình 2.8): Kế tốn chọn “Báo cáo” → “Danh sách báo
cáo” → “Sổ nhật ký chung” → “Xem” → Chọn kỳ báo cáo tháng 12 năm
61
62
2.2.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu tại Công ty không phát sinh.
2.2.3. Kế toán giá vốn hàng bán
2.2.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng
Để phản ánh giá vốn hàng bán, kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ sau:
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT)
- Hoá đơn GTGT (Mẫu số 01GTKT-3LL)
2.2.3.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 632- Giá vốn hàng bán. Kế tốn khơng mở tài khoản chi tiết cho từng loại hàng hóa.
- TK 632- Giá vốn hàng hóa
Ngồi ra kế tốn cịn sử dụng các tài khoản - TK 156 - Hàng hóa
- TK 911- Xác định kết quả kinh doanh
2.2.3.3. Phương pháp hạch toán
Giá vốn hàng bán của công ty đƣợc xác định theo phƣơng pháp bình quân gia quyền, đơn giá bình quân đƣợc xác định vào thời điểm cuối tháng và đƣợc thực hiện trên máy tính.
63
Giá vốn hàng bán từng loại mặt hàng phát sinh hàng ngày đƣợc thể hiện trên sổ chi tiết vật tƣ hàng hóa (Hình 2.10)
Hình 2.10. Giao diện sổ chi tiết vật tư hàng hóa
Cuối tháng, kế tốn muốn xem sổ cái tài khoản 632 (Hình 2.11). Kế tốn thực hiện theo các bƣớc sau: Chọn phân hệ “Báo cáo/Sổ cái tài khoản”. Máy hiển thị giao diện xem sổ cái tài khoản. Kế toán chọn kỳ báo cáo tháng 12 năm 2016, chọn tài khoản 632. Sau đó chọn “In”để xem hoặc in.
Hình 2.11 Giao diện sổ cái tài khoản 632
2.2.4. Kế tốn chi phí quản lý kinh doanh
2.2.4.1.Chứng từ sử dụng
- Phiếu chi ((Mẫu số 02-TT) - Giấy báo nợ của ngân hàng
64 - Bảng lƣơng
- Bảng phân bổ tền lƣơng và BHXH (Mẫu số 11-LĐTL)
2.2.4.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 642 - Chi phí quản lý kinh doanh. Nội dung, kết cấu và quy định hạch toán tài khoản 642 đƣợc thực hiện đúng theo quy định của bộ tài chính.
Kế tốn khơng mở sổ chi tiết cho từng loại chi phí Ngồi ra kế tốn sử dụng các tài khoản:
- TK 334- Phải trả công nhân viên - TK 338- Phải trả phải nộp khác -TK 911- Xác định kết quả kinh doanh - TK 111,TK 112, TK331…
Sổ kế toán sử dụng
Để phản ánh và theo dõi tình hình chi phí quản lý kinh doanh của cơng ty kế toán mở sổ
- Sổ chứng từ kế toán theo tài khoản - Sổ cái tài khoản 642
2.2.4.3. Phương pháp hạch toán
Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan kế tốn nhập dữ liệu vào máy tính, máy tính sẽ tự động xử lý số liệu và vào các sổ có liên quan nhƣ sổ chúng từ kế tốn theo tài khoản 642, sổ cái tài khoản 642, 334, 111, 142…
Chí phí cơng nhân viên
Hiện nay doanh nghiệp áp dụng hình thức trả lƣơng theo thoả thuận ký kết trong hợp đồng lao động, hình thức trả lƣơng theo thời gian.Theo hình thức này, cơng ty quy định số ngày làm việc trong tháng là 26 ngày.Chứng từ cơng ty sử dụng để hạch tốn thời gian lao động là bảng chấm cơng.
Cách tính lƣơng nhƣ sau:
Tổng lƣơng = Lƣơng thỏa thuận/26 x ngày công thực tế làm việc + Phụ cấp (nếu có)
65
Ở công ty, mức lƣơng thỏa thuận của ngƣời lao động đƣợc thể hiện rõ trên hợp đồng lao động, cụ thể:
STT Họ và tên Lƣơng thỏa thuận
1 Triệu Hải Hà 5.000.000
2 Nguyễn Thị Thanh Hảo 3.500.000
3 Nguyễn Thị Thanh Lịch 3.500.000
4 Tô Mỹ Diễm Hằng 3.500.000
5 Vi Hoàng Anh 3.200.000
6 Nguyễn Thị Thu Giang 3.200.000
7 Triệu Mạnh Hùng 3.200.000 8 Nguyễn Văn Sáng 3.200.000 9 Hà Ngọc Hải 3.200.000 10 Tạ Văn Vinh 3.200.000 11 Trần Minh Quyết 3.200.000 12 Tạ Văn Sâm 3.200.000 13 Nguyễn Trung Thành 3.200.000
14 Triệu Văn Tuấn 3.200.000
15 Phan Mạnh Tuấn 3.200.000
Ngày công thực tế làm việc đƣợc thể hiện trên bảng chấm công. Phụ cấp: Ở cơng ty hiện tại đang có các khoản phụ cấp nhƣ sau:
- Phụ cấp chức vụ: 0.2/lƣơng thỏa thuận - Cơng tác phí: 300.000đồng/ngƣời/tháng. Tổng lĩnh = Tổng lƣơng – Các khoản trích trừ vào lƣơng
66 - Các khoản trích theo lƣơng bao gồm:
+ BHXH: Trích theo tỷ lệ 26% trên mức lƣơng tối thiểu của NLĐ, trong đó 18% tính vào chi phí của doanh nghiệp; 8% trừ vào lƣơng của NLĐ.
+ BHYT: Trích 4,5% trên mức lƣơng tối thiểu của NLĐ, trong đó 3% tính vào chi phí của doanh nghiệp và 1,5% trừ vào lƣơng của NLĐ.
+ BHTN: Trích 2% trên tổng lƣơng cơ bản, trong đó 1% tính vào chi phí, 1% trừ vào lƣơng của NLĐ.
+ KPCĐ: Trích 2% trên mức lƣơng tối thiểu của NLĐ và tính hết vào chi phí của doanh nghiệp.
Mức lƣơng tối thiểu năm 2016 áp dụng đóng các loại bảo hiểm cho NLĐ không qua đào tạo là 2.700.000VNĐ, NLĐ qua đào tạo là 2.889.000VNĐ
Ví dụ : Bà Nguyễn Thị Thanh Hảo hiện là kế tốn trƣởng trong cơng ty.
Tính lƣơng tháng 12/2016 cho bà Nguyễn Thị Thanh Hảo theo bảng chấm công là 27 công.
Tiền lƣơng thỏa thuận là 3.500.000 (đồng) tính trên 26 ngày cơng
Tiền phụ cấp chức vụ : 0,2/lƣơng thỏa thuận tƣơng đƣơng 700.000 (đồng) Tiền cơng tác phí : 300.000 (đồng)
Tiền BHXH = 8% * 2.889.000 = 231.120 (đồng) Tiền BHYT = 1.5% * 2.889.000 = 43.335 (đồng) Tiền BHTN = 1% * 2.889.000 = 28.890 (đồng)
Do đó tổng lƣơng thực nhận của bà Nguyễn Thị Thanh Hảo là:
27*3.500.000/26+700.000+300.000-231.120-43.335-28.890=4.331.270 (đồng) Từ cách tính lƣơng và bảng chấm cơng của CNV ( Phụ lục 09)
Kế toán lập bảng thanh toán tiền lƣơng cho CNV tháng 12/2016
Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lƣơng cho CNV tháng 12/2016(Phụ lục 10), kế toán hạch toán vào phần mềm kế tốn. từ giao diện chính phần mềm chọn
“Nhập liệu”→ “ Cập nhật chứng từ khác” sau đó nhập đầy đủ dữ liệu.
( Hình 2.12)
Ngày ghi sổ : 31/12/2016
67 Nhập TK Nợ: 642 Nhập TN Có: 334 Số tiền: 57.003.846 Nhập TK Nợ: 642 Nhập TK Có: 338 Số tiền: 9.201.060 Nhập TK Nợ: 334 Nhập TK Có: 338 Số tiền: 4.391.415
Hình 2.12. Giao diện lương và các khoản trích theo lương tháng 12
Phí, lệ phí
Ví dụ: Ngày 07/12/2016, Cơng ty chuyển tiền qua ngân hàng, phí chuyển
tiền là 27.500 đồng cả thuế GTGT 10%.
Để hạch toán nghiệp vụ trên căn cứ vào hóa đơn GTGT (Phụ lục 11), kế toán thực hiện theo các bƣớc sau:
68
Kế toán vào phân hệ “Nhập liệu”→ “Chứng từ nghiệp vụ khác”. Nhập đầy đủ dữ liệu (Hình 2.13)
Ngày ghi sổ: 07/12/2016 Diễn giải: Phí chuyển tiền Kí hiệu:RM/16T
Số chứng từ: 0012244 Tài khoản nợ: 642 Tài khoản có: 112 Số tiền: 27.500
Hình 2.13. Giao diện nhập liệu phí chuyển khoản
Chi phí khác :
Bao gồm các tiếp khách, chi tiền điện nƣớc, tiền điện thoại, tiền chuyển phát nhanh, tiền mua dầu chạy máy phát…..
Ví dụ: Ngày 19/12/2016 công ty Cổ phần Tâm Thành Ivest nhận đƣợc hóa đơn GTGT tiền điện cần thanh toán (Phụ lục 12).
Để hạch toán nghiệp vụ trên căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0875016, Phiếu chi số 02185 (Phụ lục 13), kế toán thực hiện theo các bƣớc sau:
Kế toán vào phân hệ “Nhập liệu”→ “Chứng từ nghiệp vụ khác”. Nhập đầy đủ dữ liệu (Hình 2.14)
Ngày ghi sổ: 19/12/2016
Diễn giải: Thanh tốn tiền điện Kí hiệu: AN/15E
69 Số chứng từ: 0875016
Đơn vị: Công ty Điện Lực Phú Thọ - Điện Lực Việt Trì
Địa chỉ: Số 1520 – Đƣờng Hùng Vƣơng – Phƣờng Gia Cẩm – TP.Việt Trì – T.Phú Thọ
MS thuế: 0100100417-004 Tài khoản Nợ: 642
Tài khoản Có: 111 Số tiền: 1.044.000 Thuế suất VAT: 10%
Máy tính sẽ tự động hiển thị tiền thuế khi nhập là: 104.400 Tài khoản Nợ: 133
Tài khoản Có: 111
Hình 2.14. Giao diện nhập liệu tiền điện phải trả
Sau khi phản ánh đầy đủ các thơng tin nghiệp vụ kinh tế. Máy tính sẽ tự động xử lý số liệu và vào các sổ có liên quan:
Ví dụ:Xem sổ kế tốn chứng từ theo tài khoản 642 kế toán chọn phân hệ “Báo cáo”->”Xem” chọn tài khoản 642 và chọn kỳ báo cáo tháng 12 năm 2016,sau đó