B .NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác dịnh kết quả bán hàng tại Công ty Cổ
quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Tâm Thành Invest
Để có thể tiếp tục ổn định, phát triển bền vững và hiệu quả trong điều kiện nền kinh tế thị trƣờng nhƣ hiện nay, công ty cổ phần Tâm Thành Ivest đã và đang xây dựng kế hoạch phát triển với phƣơng châm mở rộng thị trƣờng, phát triển tối đa thị trƣờng nội địa.
- Tình hình tài chính của công ty :
Công ty phải nộp các loại thuế, các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản phải nộp khác theo đúng luật định, đúng thời gian quy định của pháp luật.
- Chính sách đối với ngƣời lao động :
+ Chính sách đào tạo :
Công ty chú trọng việc đẩy mạnh các hoạt động đào tạo, bồi dƣỡng, đặc biệt là kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn đối với nhân viên.
+ Chính sách lƣơng :
Tiền lƣơng gồm: Lƣơng làm thêm, lƣơng tăng ca, lƣơng nghỉ lễ,…
Công ty đã xây dựng phƣơng án phân phối tiền lƣơng hợp lý đảm bảo cho ngƣời lao động đƣợc hƣởng đầy đủ các chế độ theo quy định của nhà nƣớc. Kết quả cho thấy chính chính sách lƣơng mới phù hợp với kết quả kinh doanh, trình độ năng lực và công việc của từng ngƣời tạo đƣợc sự khuyến khích cán bộ công nhân viên của công ty làm việc hăng say, góp phần thúc đẩy phát triển sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Các biện pháp hoàn thiện kế toán bán hàng phải dựa trên chế độ quản lý tài chính và chế độ kế toán hiện hành, thực hiện đúng chính sách và chế độ của nhà nƣớc. Có nhƣ vậy kế toán mới thực sự là công cụ quản lý hiệu quả. Việc tuân thủ chế độ hiện hành thể hiện từ việc tuân thủ tài khoản sử dụng, chứng từ kế toán, phƣơng pháp và trình tự kế toán và việc sử dụng hệ thống sổ sách, lập báo cáo.
+ Hoàn thiện phải dựa trên tiết kiệm chi phí, đem lại hiệu quả cao, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
80
+ Phải kịp thời và chính xác, phản ánh đúng các nghiệp vụ.
Hệ thống các giải pháp
Giải pháp 1:Về phần mềm kế toán
Công ty nên mua phần mềm kế toán mới thay thế cho phần mềm kế toán Access. Hiện nay, phần mềm MISA là phần mềm dễ sử dụng, giao diện hệ thống công cụ đơn giản, trực quan, thân thiện với ngƣời dùng. Hệ thống dữ liệu cũng rất linh hoạt, cho phép cập nhật nhiều loại nhiều hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi cùng các loại giấy tờ khác phù hợp với quy định hiện hành. Ngoài các tính năng trên, MISA chạy trên công nghệ SQL nên khả năng bảo mật cao. Với mức giá hợp lý: 9.950.000VNĐ, công ty mua phần mềm kế toán MISA là rất phù hợp.
Giải pháp 2: Về phương pháp hạch toán, chứng từ, tài khoản sử dụng
Quy định trình tự luân chuyển chứng từ một cách hợp lý, khoa học, tránh ứ đọng. Tất cả các chứng từ kế toán đƣợc lập trong hay ngoài đơn vị phải đƣợc tập trung tại phòng kế toán và chỉ sau khi kiểm tra xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng để ghi sổ kế toán. Các chứng từ và thông tin kế toán cung cấp cho nhà quản lý phải nhanh chóng, kịp thời nhƣng cũng phải chính xác, đầy đủ.
- Kế toán phản ánh các khoản trích theo lƣơng tại công ty sử dụng chung tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác. Điều này gây khó khăn cho quá trình hạch toán cũng nhƣ kiểm tra theo dõi. Kế toán cần mở sổ riêng cho các tài khoản theo đúng quy định. Có thể xây dựng tài khoản cấp 2 của TK 338 nhƣ sau:
TK 3382: Kinh phí công đoàn TK 3383: Bảo hiểm xã hội TK 3384: Bảo hiểm y tế
TK 3389: Bảo hiểm thất nghiệp
Ví dụ:
Theo số liệu trong tháng 12/2016 (Hình 2.12), tổng số tiền trích BHXH, BHYT, BHTN là: 9.201.060 VNĐ. Thay vì định khoản toàn bộ vào bên Có TK 338, kế toán có thể tách BHXH, BHYT, BHTN ra nhƣ sau:
81
Hình 3.1: Giao diện trích BHXH, BHYT, BHTN tháng 12/2016
Kế toán hạch toán: a, Trích BHXH: Nợ TK 642: 7.528.140 Có TK 3383: 7.528.140 b, Trích BHYT: Nợ TK 642: 1.254.690 Có TK 3384: 1.254.690 c, Trích BHTN: Nợ TK 642: 418.230 Có TK 3389: 418.230
Có TK 131 – Phải thu của khác hàng
- Khi thuê TSCĐ cụ thể là thuê mặt bằng kinh doanh của cá nhân, công ty phải có hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản. Công ty thuê tài sản dƣới 100 triệu/ năm, kế toán căn cứ vào các chứng từ hạch toán chi phí thuê TS nhƣ sau:
Nợ TK 642 – Chi phí QLKD
Có TK 331 – Phải trả cho ngƣời bán Có TK 111,112,..
82
Ví dụ:
Công ty cổ phần Tâm Thành Invest thuê kho bãi và văn phòng của Ông Bùi Văn Tiến với số tiền là 8.000.000đồng/tháng. Tiền thuê kho bãi, văn phòng thanh toán bằng tiền mặt vào ngày 15 hàng tháng.
Kế toán căn cứ vào hợp đồng thuê tài sản và phiếu chi hạch toán chi phí thuê TSCĐ tháng 12 năm 2016 vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642: 8.000.000
Có TK 111: 8.000.000
Hình 3.2. Giao diện thanh toán tiền thuê TSCĐ
- Các khoản chi phí vận chuyển, dịch vụ mua ngoài, công tác phí ..phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ. Kế toán hạch toán vào TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh:
Nợ TK 642 – Chi phí QLKD
Nợ TK 133 – Thuế CTGT đƣợc khấu trừ Có TK 111,112..
Ví dụ:
Ngày 14/12/2016, Bán hàng cho công ty Thái Hƣng. Chi phí vận chuyển là 220.000đồng (bao gồm thuế VAT 10%). Công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt.
83 + Nợ TK 642: 200.000
Có TK 111: 200.000 + Nợ TK 133: 20.000
Có TK 111: 20.000
Hình 3.3. Giao diện thanh toán tiền vận chuyển
- Công ty sử dụng đúng mẫu phiếu xuất kho theo quyết định 48 mà công ty đang áp dụng.
84
- Công ty cần sử dụng tài khoản cấp 2 cho TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh để giúp cho kế toán hạch toán rõ ràng từng khoản mục chi phí và cung cấp chính xác số liệu về tình hình sử dụng chi phí của từng bộ phận cho nhà quản trị.
TK 6421 : Chi phí bán hàng
85
Giải pháp 3:Về việc lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi
Công ty nên tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi. Thực chất của công việc này là cho phép công ty đƣợc tính dự phòng bằng cách dành một phần lợi nhuận trong năm chuyển sang năm sau nhằm trang trải nợ phải thu khó đòi để có thể phải xử lý trong năm sau, không làm ảnh hƣởng đến kết quả kinh doanh của năm sau.
Về nguyên tắc, căn cứ lập dự phòng là phải có những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi (khi khách hàng bị phá sản, bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản,... hoặc đã làm thủ tục đòi nợ nhiều lần nhƣng không đòi đƣợc).
Đối với những khoản phải thu khó đòi khéo dài trong nhiều năm, nếu doanh nghiệp đã cố gắng dùng mọi biện pháp nhƣng không thu đƣợc nợ và khách hàng thực sự không còn khả năng thanh toán thì vẫn xóa các khoản nợ khó đòi trên sổ kế toán và chuyển sang theo dõi chi tiết thành khoản nợ khó đòi đã xử lý.
Để theo dõi chi tiết tuổi nợ của khách hàng làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi, ta có thể lập Sổ theo dõi tuổi nợ của khách hàng theo mẫu sau:
Tên khách hàng Tổng số nợ Tuổi nợ T lệ trích lập dự phòng Số trích lập dự phòng Dƣới 10 ngày Từ 10 ngày đến dƣới 30 ngày Từ 30 ngày đến dƣới 90 ngày ... ... ... ... ... ... ... ... ...
86
Hiện nay các khoản phải thu của khách hàng đối với công ty là tƣơng đối lớn, vì vậy công ty cần áp dụng những chính sách nhằm đôn đốc thu hồi thanh toán nợ nhanh chóng, đúng hạn bằng cách đƣa ra nhiều phƣơng thức thanh toán trên hợp đồng:
+ Nếu khách hàng thanh toán nhanh và trƣớc hạn tiền hàng thì sẽ đƣợc hƣởng chiết khấu thanh toán.
+ Nếu khách hàng trả chậm quá hạn thì sẽ tính theo lãi suất ngân hàng. Do thực tế tại công ty có nhiều trƣờng hợp khách hàng chịu tiền hàng và bên cạnh đó việc thu tiền hàng gặp nhiều khó khăn, tình trạng này ảnh hƣởng không nhỏ đến việc giảm doanh thu của doanh nghiệp vì vậy công ty nên tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo cho sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ.
- Phƣơng pháp lập dự phòng phải thu khó đòi
Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên. Trong đó:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng nhƣ sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạ từ 6 tháng đến dƣới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dƣới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu qua hạn từ 2 năm đến dƣới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
- Đối với nợ phải thu chƣa đến hạn thanh toán nhƣng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, ngƣời nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án... thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi đƣợc để trích lập dự phòng.
- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, DN tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
87
Việc lập dự phòng phải đƣợc thực hiện cuối niên độ kế toán, trƣớc khi lập báo cáo tài chính.
Kế toán mở tài khoản 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi để phản ánh và theo dõi các khoản dự phòng phải thu khó đòi.
Trình tự kế toán lập dự phòng phải thu khó đòi:
- Cuối kỳ kế toán năm, công ty căn cứ vào các khoản nợ phải thu đƣợc xác định là không chắc chắn thu đƣợc, kế toán xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập và định khoản:
Nợ TK 642 – Chi phí QLDN
Có TK 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi
- Đến cuối năm sau, số dự phòng phải thu khó đòi cần phải trích lập dự phòng phải thu khó đòi lớn hơn số đã trích lập năm trƣớc, thì số chênh lệch cần đƣợc trích lập bổ sung:
Nợ TK 642 – Chi phí QLDN
Có TK 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi
Ngƣợc lại, nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần phải trích lập dự phòng phải thu khó đòi nhỏ hơn số đã trích lập năm trƣớc, thì số chênh lệch cần đƣợc trích lập bổ sung:
Nợ TK 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 642 – Chi phí QLDN
- Khi các khoản nợ phải thu khó đòi đƣợc xác định là không thể thu hồi đƣợc, kế toán thực hiện xóa nợ theo quy định của pháp luật hiện hành. Căn cứ vào quyết định xóa nợ, ghi:
Nợ TK 111, 112....(phần tổ chức cá nhân phải bồi thƣờng)
Nợ TK 2293 - Dự phòng phải thu khó đòi (phần đã lập dự phòng) Nợ TK 642 – Chi phí QLDN (phần đƣợc tính vào chi phí)
Có TK 131, 1338...
- Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã xử lý xóa nợ, nếu sau đó thu hồi đƣợc nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi đƣợc ghi:
88 Nợ TK 111,112
Có TK 711 – Thu nhập khác
- Đối với các khoản phải thu quá hạn đƣợc bán theo giá thỏa thuận, tùy từng trƣờng hợp thực tế, kế toán ghi nhận nhƣ sau:
Trƣờng hợp khoản phải thu quá hạn chƣa lập dự phòng phải thu khó đòi, ghi:
Nợ TK 111,112 (theo giá bán thỏa thuận)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bán nợ) Có TK 131, 138..
Trƣờng hợp khoản phải thu quá hạn đã lập dự phòng phải thu khó đòi nhƣng số đã lập dự phòng không đủ bù đắp tổn thất khi bán nợ thì số tổn thất còn lại đƣợc hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)
Nợ TK 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi (số đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bán nợ) Có TK 131,138...
Ví dụ:
Trường hợp DN thực hiện việc xác định nợ phải thu khó đòi theo phương
pháp tuổi nợ:
Ngày 31/12/2016, kế toán tổng hợp các khoản nợ của từng khách hàng và nhận thấy khoản phải thu của Công ty TNHH Hồng Hà là 75.500.000đồng đã quá hạn 10 tháng song theo thông tin hiện tại thì công ty này đang gặp khó khăn về tài chính và không có khả năng thanh toán. Vì vậy kế toán tiến hành trích lập dự phòng khoản phải thu khó đòi này với khoản nợ trên.
Khoản nợ quá hạn dƣới 1 năm mức trích lập dự phòng là 30%trên tổng số tiền mà Công ty TNHH Hồng Hà phải thanh toán.
Mức lập dự phòng là: 75.500.000 x 30% = 22.650.000đồng Kế toán tiến hành định khoản, ghi:
Nợ TK 642: 22.650.000
89
Giải pháp 4: Về chính sách bán hàng
Công ty nên chú trọng đến vấn đề khuyến mại trong tiêu thụ. Hiện nay công ty đang có một lƣợng khách hàng truyền thống. Những khách hàng này thƣờng mua với số lƣợng lớn, do vậy DN nên áp dụng một số biện pháp khuyến mại nhƣ chiết khấu thƣơng mại khi khách hàng mua với số lƣợng lớn, áp dụng chiết khấu thanh toán với những khách hàng thanh toán tiền nhanh nhằm giữ đƣợc lƣợng khách hàng.
Với những khách hàng có tiềm năng về vốn, khuyến khích khách hàng thanh toán ngay và áp dụng chiết khấu thanh toán cho khách hàng, ví dụ:
+ Đối với khách hàng thanh toán tiền ngay sẽ đƣợc hƣởng chiết khấu thanh toán 1% trên tổng giá thanh toán
+ Đối với khách hàng thanh toán trong vòng 5-7 ngày sẽ đƣợc hƣởng chiết khấu 0.5% trên tổng giá thanh toán
+ Đối với khách hàng thanh toán trong vòng 8-10 ngày sẽ đƣợc hƣởng chiết khấu 0.3% trên tổng giá thanh toán
Bên cạnh những giải pháp trên, việc quan tâm hơn nữa tới hoạt động quảng cáo tiếp thị, tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin để thu thập thông tin tham khảo, tiết kiệm thời gian cũng nhƣ chi phí là rất cần thiết. Từ đó đƣa ra chiến lƣợc kinh doanh phù hợp. Đa dạng hóa sản phẩm và nâng cao chất lƣợng sản phẩm tạo niềm tin cho khách hàng. Có thêm chính sách đãi ngộ cho khách hàng lớn để mở rộng mối quan hệ hợp tác lâu dài và phát triển
Quản lý và sử dụng có hiệu quả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, cải tiến các khâu của quá trình bán hàng nhằm tạo điều kiện mua thuận lợi cho khách hàng.