Hình 2 .8 Trích giao diện sổ Nhật ký chung
Hình 2.13 Giao diện nhập liệu phí chuyển khoản
Chi phí khác :
Bao gồm các tiếp khách, chi tiền điện nƣớc, tiền điện thoại, tiền chuyển phát nhanh, tiền mua dầu chạy máy phát…..
Ví dụ: Ngày 19/12/2016 cơng ty Cổ phần Tâm Thành Ivest nhận đƣợc hóa đơn GTGT tiền điện cần thanh toán (Phụ lục 12).
Để hạch toán nghiệp vụ trên căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0875016, Phiếu chi số 02185 (Phụ lục 13), kế toán thực hiện theo các bƣớc sau:
Kế toán vào phân hệ “Nhập liệu”→ “Chứng từ nghiệp vụ khác”. Nhập đầy đủ dữ liệu (Hình 2.14)
Ngày ghi sổ: 19/12/2016
Diễn giải: Thanh tốn tiền điện Kí hiệu: AN/15E
69 Số chứng từ: 0875016
Đơn vị: Công ty Điện Lực Phú Thọ - Điện Lực Việt Trì
Địa chỉ: Số 1520 – Đƣờng Hùng Vƣơng – Phƣờng Gia Cẩm – TP.Việt Trì – T.Phú Thọ
MS thuế: 0100100417-004 Tài khoản Nợ: 642
Tài khoản Có: 111 Số tiền: 1.044.000 Thuế suất VAT: 10%
Máy tính sẽ tự động hiển thị tiền thuế khi nhập là: 104.400 Tài khoản Nợ: 133
Tài khoản Có: 111
Hình 2.14. Giao diện nhập liệu tiền điện phải trả
Sau khi phản ánh đầy đủ các thơng tin nghiệp vụ kinh tế. Máy tính sẽ tự động xử lý số liệu và vào các sổ có liên quan:
Ví dụ:Xem sổ kế toán chứng từ theo tài khoản 642 kế toán chọn phân hệ “Báo cáo”->”Xem” chọn tài khoản 642 và chọn kỳ báo cáo tháng 12 năm 2016,sau đó
70
Hình 2.15. Giao diện sổ cái tài khoản 642
Qua quan sát và phỏng vấn, hiện tại cơng ty có nhiều chi phí phát sinh nhƣng chƣa đƣợc phán ánh trên sổ sách nhƣ chi phí thuê mặt bằng kinh doanh, phí vận chuyển, chi phí mua văn phịng phẩm, chi phí xăng dầu, cơng tác phí cho cán bộ nhân viên trong cơng ty.
Về chi phí th kho bãi, văn phịng, cơng ty khơng có hợp đồng và chứng từ trả tiền.
Về các chi phí vận chuyển,mua văn phịng phẩm, chi phí xăng dầu cơng ty đều khơng có hóa đơn do vậy kế tốn khơng hạch tốn.
2.2.5. Kế toán xác định kết quả bán hàng
2.2.5.1. Phương pháp xác định kết quả bán hàng của công ty
Kết quả bán hàng đƣợc kế tốn Cơng ty xác định theo công thức sau: Kết quả
bán hàng =
Doanh thu thuần về BH&CCDV - Giá vốn hàng bán - CPBH và CPQLDN Trong đó:
Doanh thu thuần
về BH&CCDV =
Tổng doanh thu
BH&CCDV -
Các khoản giảm trừ doanh thu
71
2.2.5.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản TK911 - Xác định kết quả kinh doanh: Thƣơng mại
Các tài khoản có liên quan: TK 511, TK 632, TK 642
Sổ kế toán sử dụng
Để phản ánh kết quả tiêu thụ kế toán sử dụng các sổ kế toán:
- Sổ cái tài khoản TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh: Thƣơng mại - Sổ nhật ký chung
- Báo cáo tổng hợp về kết quả bán hàng
2.2.5.3. Phương pháp hạch toán
Sau khi nhập đầy đủ các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ liên quan đến doanh thu và chi phí, đến cuối tháng kế toán tiến hành kết chuyển các khoản mục doanh thu và chi phí để xác định kết quả bán hàng nói riêng và kết quả kinh doanh nói chung.
Quy trình hạch toán: Từ giao diện tổng hợp phần mềm kế toán máy Access, kế toán chọn phân hệ “Nhập liệu” → “Kết chuyển tự động”
Điền các thông tin nhƣ:
- Diễn giải: Kết chuyển tháng 12 năm 2016 (Hình 2.16)
Các thơng tin trong phần “Chứng từ” máy tính sẽ tự động cập nhật
72
Máy tính sẽ tự động hạch toán và vào các sổ kế toán liên quan Một số sổ kế toán chủ yếu
- Sổ cái tài khoản TK 911 (Hình 2.15,Hình 2.16). Kế tốn chọn “Báo cáo” → “Danh sách báo cáo” → “Sổ cái- Sổ chi tiết tài khoản” → <<Xem>> →
Chọn kỳ báo cáo tháng 12 năm 2016,chọn mã tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh → <<In>>để xem hoặc in.
Hình 2.17. Giao diện xem sổ cái tài khoản 911
73 Tính kết quả bán hàng tháng 12:
Kết quả bán hàng =
Doanh thu thuần về BH&CCDV - Giá vốn hàng bán - CPBH và CPQLDN KQBH = 1.399.543.900 –1.310.429.779 – 67.397.024= 21.717.097VNĐ
Nhƣ vậy, KQBH trong tháng 12 năm 2016 công ty Cổ phần Tâm Thành Ivest là +21.717.097 VNĐ
2.3. Đánh giá chung về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Tâm kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Tâm Thành Invest
2.3.1. Kết quả dạt được
Kể từ khi thành lập đến nay công ty cổ phần Tâm Thành Ivest đã trƣởng thành và lớn mạnh không ngừng về mọi mặt và từng bƣớc gặt hái đƣợc những thành tựu đáng khâm phục. Với sự hỗ trợ, giúp đỡ của Nhà nƣớc, các cấp các ngành trong và ngoài tỉnh, cùng với sự phát triển sản xuất và liên tục tìm kiếm các đơn đặt hàng, công ty đang từng bƣớc mở rộng thị trƣờng và khẳng định vị trí của mình trên thƣơng trƣờng. Ban giám đốc và cán bộ công nhân viên trong công ty luôn ý thức và nỗ lực không ngừng trau dồi kinh nghiệm nhằm nâng cao sức cạnh tranh của cơng ty và thích ứng với những thay đổi trên thị trƣờng.
- Về bộ máy kế tốn:
Nhìn chung bộ máy kế tốn của cơng ty đƣợc tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu của nhà quản lý. Mỗi kế toán viên đảm nhận từng phần hành kế toán một cách thuận tiên, hợp lý trong mối liên hệ với nhau, các kế toán viên đều là những cán bộ kế tốn có trình độ chun mơn cao, nắm vững từng phần hành đƣợc giao cùng với tinh thần trách nhiệm cao nên đảm bảo đƣợc các phần hành kế toán phối hợp nhịp nhàng với nhau. Bộ máy kế tốn của cơng ty đã hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ quản lý tài chính và kịp thời tham mƣu cho ban lãnh đạo của công ty để ban lãnh đạo đƣa ra những chính sách đúng đắn nhất.
74
Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn nhật ký chung thực hiện trên phần mềm kế toán máy Access là phù hợp với đặc điểm của công ty. Việc áp dụng kế toán máy trong tổ chức cơng tác kế tốn khắc phục đƣợc khó khăn thƣờng gặp trong cơng tác kế tốn, giảm đƣợc khối lƣợng ghi chép, giảm mức độ nhầm lẫn trong việc tính tốn, thuận tiện đối chiếu kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ gốc, việc lập báo cáo tài chính và cung cấp các chỉ tiêu kinh tế đáp ứng đƣợc yêu cầu nhanh chóng kịp thời.
- Hệ thống chứng từ kế toán:
Tuân theo đúng chế độ kế toán của Nhà nƣớc và BTC ban hành. Trình tự luân chuyển và xử lý chứng từ nhanh gọn, hợp lý tạo điều kiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác. Giữa các phịng ban trong Cơng ty có sự kết hợp chặt chẽ với nhau trong việc hồn thiện chứng từ, nhờ đó tạo điều kiện cho việc theo dõi từng bộ phận liên quan đƣợc thuận lợi. Bên cạnh việc kiểm tra chứng từ và các báo cáo của các đơn vị trực thuộc thƣờng xuyên thì kế tốn Cơng ty cũng khơng ngừng hợp lý hoá các thủ tục và xử lý các chứng từ nhƣ: giảm các thủ tục xét duyệt chứng từ nhƣng vẫn đảm bảo chu trình luân chuyển chứng từ tuân theo đúng quy định và phù hợp với yêu cầu của nghiệp vụ kinh tế.
- Về tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng:
Công ty tổ chức một cách linh hoạt, phù hợp với đặc điểm HĐKD của Công ty đồng thời luôn phản ánh kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ, đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý của ban lãnh đạo. Việc áp dụng các phƣơng thức bán hàng và thanh toán tiền hàng với khách hàng là khá hợp lý, phù hợp với đặc điểm của Công ty, giúp Công ty đẩy nhanh đƣợc tốc độ luân chuyển HTK, tăng vòng quay của vốn đồng thời hạn chế tình trạng ứ đọng hàng hố sản phẩm, làm giảm chất lƣợng và hiệu quả sử dụng, góp phần tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
75
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
Hạn chế
Bên cạnh những kết quả trong công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng mà công ty cổ phần Tâm Thành Ivest đã đạt đƣợc vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau:
- Thứ nhất, Phần mềm kế toán: Phần mềm kế tốn Access mà cơng ty đang sử dụng khá đơn giản, dễ dàng sử dụng nhƣng phần mềm không chia nhỏ ra các phân hệ khác nhau mà hạch tốn chung trong một phận hệ gây khó khăn trong việc phát hiện ra những sai sót trong khi khạch toán. Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế từ khá lâu và khá đơn giản nên nên có nhiều lỗi chƣa khắc phục đƣợc nhƣ: Hình thức và chế độ kế toán đang áp dụng tại công ty theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC tuy nhiên ở sổ chi tiết các mặt hàng, các khoản giảm trừ lại theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
- Thứ hai, Phương pháp hạch toán, chứng từ, tài khoản sử dụng:
Việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty đơi khi cịn chƣa đảm bảo đƣợc yêu cầu kịp thời, nhanh chóng và đúng ngày.
+ Kế tốn phản ánh các khoản trích theo lƣơng tại cơng ty sử dụng chung tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác, điều này gây khó khăn cho q trình hạch toán cũng nhƣ kiểm tra theo dõi. Kế toán nên sử dụng chi tiết các tài khoản khi hạch toán bảo hiểm theo đúng quy định.
+ Cơng ty khơng có TSCĐ mà đều là đi thuê, tuy nhiên các chi phí đi th cơng ty lại khơng hạch tốn.
+ Các khoản chi phí vận chuyển,dịch vụ mua ngồi, cơng tác phí thực thế có phát sinh nhƣng cơng ty khơng đƣa vào hạch tốn.
+ Công ty sử dụng mẫu phiếu xuất kho chƣa đúng theo quyết định 48/2006/QĐ – BTC.
+ Công ty không sử dụng tài khoản cấp 2 cho TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh.
76
Tại công ty Cổ phần Tâm Thành Invest có rất nhiều khách hàng nợ tiền hàng và việc thu tiền gặp nhiều khó khăn nhƣng cơng ty khơng lập dự phịng phải thu khó địi nên ảnh hƣởng khơng ít đến doanh thu của cơng ty
- Thứ tư, về chính sách bán hàng:
Cơng ty chƣa áp dụng một cách thƣờng xuyên các chính sách đẩy mạnh công tác tiêu thụ hàng nhƣ: Bán hàng có giảm giá, thực hiện chiết khấu thƣơng mại với khách hàng mua với số lƣợng lớn...Các chính sách này thơng thƣờng chỉ áp dụng cho các bạn hàng lâu năm của Công ty. Đây cũng là một nguyên nhân ảnh hƣởng đến hiệu quả công tác bán hàng, hạn chế việc thu hút khách hàng, tạo vị thế sản phẩm của Công ty trên thị trƣờng trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế hiện nay.
Nguyên nhân
*Nguyên nhân chủ quan
Thứ nhất, lãnh đạo cơng ty, bộ phận kế tốn mới chỉ quan tâm đến kế tốn
cho mục đích thuế, chƣa quan tâm đến sử dụng thơng tin kế tốn cho hoạt động quản trị doanh nghiệp.
Thứ hai, do trình độ của nhân viên kế tốn cịn hạn chế chƣa nhận thức
hết về vai trị của các khoản trích lập dự phòng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nhân viên bán hàng còn chƣa nhận thức sâu sắc đƣợc về tầm quan trọng của việc nắm bắt tâm lý khách hàng để đáp ứng đƣợc nhu cầu của họ.
Thứ ba, do công ty không thƣờng xuyên cập nhật, nâng cấp bản phần
mềm mới nhất nên chƣa khắc phục đƣợc một số hạn chế cũng nhƣ lỗi của phần mềm.
Thứ tư, các khoản chi phí thực tế trong cơng ty có phát sinh nhƣ chi phí
th tài sản, thuê phƣơng tiện vận chuyển, chi phí mua văn phịng phẩm... cơng ty khơng hạch tốn vào chi phí quản lý kinh doanh là do cơng ty khơng có đầy đủ chứng từ minh chứng cho các khoản chi phí phát sinh đó trong doanh nghiệp. Cụ thể nhƣ:
- Chi phí th tài sản: Cơng ty th mặt bằng kinh doanh của cá nhân mà khơng có hợp đồng th tài sản, khơng có chứng từ trả tiền, hai bên tự thỏa
77
thuận với nhau về giá cả và thời gian thuê mặt bằng kinh doanh.
- Chi phí vận chuyển, chi phí mua văn phịng phẩm, chi phí xăng dầu: Cơng ty đều khơng có hóa đơn.
- Cơng tác phí cho cán bộ, nhân viên đi cơng tác: Cơng ty khơng có hóa đơn các dịch vụ phát sinh trong thời gian công tác của cán bộ nhân viên.
Bên cạnh đó trong thời đại cơng nghệ phát triển, máy móc thiết bị ngày càng hiện đại, cơng ty chƣa có những chiến lƣợc mua sắm, đổi mới cho phù hợp với điều kiện hiện nay của cơng ty. Từ đó, sức cạnh tranh trong nền kinh tế thị trƣờng của cơng ty cịn yếu kém.
*Nguyên nhân khách quan:
Thứ nhất, mơi trƣờng kinh doanh có nhiều biến động chịu sự ảnh hƣởng
lớn của tình hình thế giới và những chính sách kinh tế của nhà nƣớc nhƣ chính sách thuế, chính sách trợ giá…
Thứ hai, những quy định về công tác kế toán thƣờng xuyên thay đổi,
78
Chƣơng 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN KẾ TỐN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNGTẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÂM
THÀNH INVEST
3.1. Phƣơng hƣớng phát triển của công ty trong thời gian tới
Hiện nay nền kinh tế thị trƣờng ở nƣớc ta đang phát triển mạnh mẽ tạo ra nhiều cơ hội phát triển cho tất cả các doanh nghiệp.Tuy nhiên bên cạnh đó các doanh nghiệp cũng phải chịu một áp lực cạnh tranh gay gắt không chỉ đến từ các doanh nghiệp trong nƣớc mà sự cạnh tranh này còn đến từ các doanh nghiệp của nhiều quốc gia trên thế giới. Vì vậy, muốn đạt đƣợc thành cơng cùng với sự phát triển lâu dài thì các doanh nghiệp cần phải đề ra những phƣơng hƣớng, chiến lƣợc cùng những hành động cụ thể để làm kim chỉ nam cho mình. Nhận thức đƣợc vấn đề này, công ty cổ phần Tâm Thành Ivest đã đề ra các phƣơng hƣớng, mục tiêu phát triển cụ thể cho mình nhƣ:
- Tập trung hơn nữa vào việc mở rộng thị trƣờng tiêu thụ, góp phần tăng doanh thu và tăng lợi nhuận.
- Mở rộng quy mô sản xuất khinh doanh: cải tiến, đầu tƣ cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị hiện đại hơn nữa.
- Tổ chức khai thác, tìm kiếm thêm nhiều khách hàng làm ăn lâu dài và có uy tín với cơng ty.
- Tổ chức cơ cấu lại bộ máy quản lý, kế toán để đƣa hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn, nâng cao mức lƣơng và đời sống cho đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty.
- Tăng cƣờng công tác đào tạo, nâng cao trình độ quản lý, kế tốn cũng nhƣ đội ngũ nhân viên trong công ty.
Để thực hiện phƣơng hƣớng trên địi hỏi cơng ty phải quan tâm đặc biệt tới việc huy động vốn kinh doanh, tìm hiểu thị trƣờng, đặc biệt là tổ chức khâu bán hàng một cách hiệu quả để giữ uy tín với khách hàng, đem lại nguồn lợi nhuận cho công ty và thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng.
79
3.2. Một số giải pháp nhằm hồn thiện kế tốn bán hàng và xác dịnh kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Tâm Thành Invest
Để có thể tiếp tục ổn định, phát triển bền vững và hiệu quả trong điều kiện nền kinh tế thị trƣờng nhƣ hiện nay, công ty cổ phần Tâm Thành Ivest đã và đang xây dựng kế hoạch phát triển với phƣơng châm mở rộng thị trƣờng, phát