Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Một số vấn đề chung về thanh toán trong doanh nghiệp
1.1.5. Các phương thức thanh toán trong doanh nghiệp
1.1.5.1.Thanh toán bằng tiền mặt
Trong doanh nghiệp tiền mặt được thủ quỹ bảo quản tại quỹ (két) của doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý….12
9 Ngô Thế Chi (2010), “ Giáo trình kế toán tài chính”, NXB Học Viện Tài Chính. 10 Ngô Thế Chi (2010), “ Giáo trình kế toán tài chính”, NXB Học Viện Tài Chính. 11 Ngô Thế Chi (2010), “ Giáo trình kế toán tài chính”, NXB Học Viện Tài Chính. 12 Ngô Thế Chi (2013), “ Giáo trình kế toán tài chính”, NXB Học Viện Tài Chính.
Thủ quỹ là người quản lý tiền mặt tại doanh nghiệp vì vậy mọi khoản thu chi, bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Thủ quỹ không được phép mua bán vật tư, hàng hóa, tiếp liệu hoặc không được kiêm nhiệm công tác kế toán. Tất cả các khoản thu, chi tiền mặt đều phải có chứng từ hợp lệ chứng minh và phải có chữ ký của kế toán trưởng và thủ quỹ đơn vị. Sau khi thực hiện thu, chi tiền thủ quỹ giữ lại các chứng từ để cuối ngày ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ. Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ được lập thành 2 liên, một liên lưu làm sổ quỹ, một liên làm báo cáo quỹ kèm theo chứng từ thu, chi gửi cho kế toán. Sổ quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số dư cuối ngày trên sổ quỹ. Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại thanh toán như: thanh toán bằng tiền Việt Nam, trái phiếu ngân hàng, ngoại tệ, và các loại giấy tờ có giá trị khác. Khi nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ thì bên mua xuất tiền mặt để trả trục tiếp cho người bán.13
Trong thực tế hình thức thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu áp dụng cho những giao dịch với khối lượng nhỏ, lẻ và đơn giản bởi vì với các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn. Thông thường hình thức này được áp dụng trong thanh toán với công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ.
1.1.5.2.Thanh toán không dùng tiền mặt
Đây là hình thức được sử dụng rộng rãi trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hơn nữa các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt rất đa dạng nhưng tùy thuộc vào tính chất của hoạt động thanh toán mà doanh nghiệp lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp nhất. Cụ thể như: Phương thức thanh toán qua ngân hàng, phương thức thanh toán bù trừ công nợ và phương thức thanh toán qua bên thứ ba.
Phương thức thanh toán qua ngân hàng: ( Ngô Thế Chi, “ Giáo trình kế toán tài chính)
+ Thanh toán bằng Séc:
Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị được hưởng có tên trên séc. Đơn vị phát hành séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng séc.
Séc chỉ phát hành khi từ chủ tài khoản ở ngân hàng có số dư. Séc thanh toán gồm có séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc tiền mặt và séc định mức.
- Séc chuyển khoản: Dùng để thanh toán và mua bán hàng hóa giữa các đơn vị trong cùng một địa phương. Séc có tác dụng để thanh toán chuyển khoản không có giá trị để lĩnh tiền mặt, séc phát hành chỉ có giá trị trong thời gian quy định.
- Séc định mức: Loại séc chuyển khoản nhưng chỉ được ngân hàng đảm bảo chi tổng số tiền nhất định trong cả quyển séc. Sổ séc định mức có thể dung để thanh toán trong cùng địa phương hoặc khác địa phương. Khi phát hành, đơn vị chỉ được phát hàng trong phạm vi ngân hàng đảm bảo chi. Mỗi lần phát hành phải ghi số hạn mức còn lại vào mặt sau của tờ séc. Đơn vị bán khi nhận séc phải kiểm tra hạn mức còn lại của quyển séc.
- Séc chuyển tiền cầm tay: Loại séc chuyển khoản cầm tay, được ngân hàng đảm bảo thanh toán.
- Séc bảo chi: Séc chuyển khoản được ngân hàng đảm bảo chi số tiền ghi trên từng tờ séc đó. Khi phát hành séc đơn vị phát hành đưa đến ngân hàng để đóng dấu đảm bảo chi cho tờ séc đó. Séc này dùng để thanh toán chủ yếu giữa các đơn vị mua bán vật tư, hàng hóa trong cùng một địa phương nhưng chưa tín nhiệm lẫn nhau.
+ Thanh toán bằng ủy nhiệm thu
Ủy nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác.
Ủy nhiệm chi là giấy ủy nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nước và một số thanh toán khác.
Thanh toán bù trừ công nợ
Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có mối quan hệ mua và bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi.
+ Thanh toán bằng thư tín dụng – L/C
Theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán tiền hàng cho bên bán. Khi giao hàng xong ngân hàng của bên mua sẽ chuyển số tiền phải thanh toán cho ngân hàng của bên bán. Hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phương, không tín nhiệm lẫn nhau.
Trong thực tế, hình thức này ít được sử dụng trong thanh toán nội địa nhưng lại phát huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán Quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ.
+ Thanh toán bằng thẻ tín dụng
Thẻ tín dụng được phát hành sau khi nhà cung cấp dịch vụ tín dụng duyệt chấp thuận tài khoản thẻ, sau đó chủ thẻ có thể sử dụng nó để mua sắm tại các điểm bán hàng chấp nhận loại thẻ. Khi mua sắm, người dùng thẻ cam kết trả tiền cho nhà phát hành thẻ bằng cách ký tên lên hóa đơn có ghi chi tiết của thẻ cùng với số tiền, hoặc bằng cách nhập mật mã cá nhân. Chủ thẻ không cần phải trả tiền mặt ngay khi mua hàng. Thay vào đó, ngân hàng sẽ ứng trước tiền cho người bán và chủ thẻ sẽ thanh toán lại sau cho ngân hàng khoản giao dịch. Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ.