Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
2.3. Đánh giá công tác kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang
và Xây dựng Thanh Trang
Qua nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực thương mại và xây dựng Công ty đã đạt được khá nhiều thành công, từng bước đổi mới và hoàn thiện hơn nữa để đứng vững trên thị trường. Tuy nhiên, Công ty vẫn có những hạn chế cần phải khắc phục và giải quyết.
2.3.1. Ưu điểm
- Về phần mềm kế toán của Công ty: Công ty sử dụng phần mềm kế toán
AC soft – Phần mềm này có cách sử dụng khá là đơn giản. Nó giúp cho kế toán dễ dàng khi sử dụng và giúp cho việc cung cấp và quản lý thông tin nhanh chóng, đồng thời chương trình này cũng cho phép thiết lập một hệ thống sổ sách kế toán chi tiết, đầy đủ cùng với các hệ thống báo cáo phục vụ quản trị nội bộ đã giải quyết nhanh chóng, khoa học khối lượng công việc hạch toán kế toán của công ty.
- Về hệ thống chứng từ sổ sách: Công ty sử dụng hệ thống kế toán theo
quy định của Bộ Tài Chính. Công ty chọn hình thức nhật ký chung, căn cứ ghi sổ đều được lấy từ chứng từ gốc.
- Trong quá trình hoạt động kinh doanh công ty đã không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh
- Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang đã tuân thủ hoạt động kinh doanh theo đúng quy định của Pháp luật, đúng ngành nghề đăng ký kinh doanh, đóng đúng đủ các loại thuế,…
- Công ty đã quan tâm đến đời sống vật chất cũng như tinh thần của người lao động, hơn nữa có chế độ thưởng phạt rõ ràng
- Công tác kế toán thanh toán:
+ Kế toán thanh toán đã hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng chuẩn luật kế toán Việt Nam. Bên cạnh đó, thường xuyên cập nhập các thông tin, thông tư, văn bản pháp luật để áp dụng cho đúng và phù hợp với công ty.
+ Đối với công tác kế toán thanh toán cho khách hàng và nhà cung cấp thì kế toán thanh toán đã theo dõi chi tiết theo từng đối tượng. Công ty tuân thủ đúng pháp luật thanh toán đối với nhà cung cấp.
+ Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang đã kê khai và quyết toán thuế cho Nhà nước một cách chính xác và nhanh chóng.
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
- Về phần mềm kế toán: Công ty sử dụng hình thức kế toán máy giúp cho công việc kế toán viên gọn nhẹ và nhanh chóng chính xác hơn rất nhiều nhưng nhược điểm của hình thức này là dùng trên máy tính có những sự cố xảy ra bất ngờ làm mất toàn bộ dữ liệu trong máy. Hạn chế chính của công ty là kỹ thuật về đảm bảo an toàn cho hệ thống máy và việc kết xuất dữ liệu ra đĩa mềm là chưa có. Khi máy tính bị lỗi mất hết dữ liệu kế toán viên mất một thời gian nhất định để phục hồi lại dữ liệu làm ứ đọng công việc trong thời gian đó làm mất tính chính xác trong thông tin kế toán.
- Về đội ngũ kế toán viên: Công ty chỉ có một kế toán tổng hợp làm tất cả các công việc của các phần hành kế toán và kiêm nhiệm nhiều chức năng vì vậy dẫn đến việc tạo sức ép quá lớn cho kế toán gây ảnh hưởng đến công việc.
- Về hệ thống chứng từ: + Ngoài những ưu điểm thì cũng có hạn chế đó là
số lượng nghiệp vụ diễn ra quá nhiều vì vậy sự sắp sếp chứng từ, giấy tờ quan trọng chưa thực sự khoa học.
+ Thông tin ghi chép chưa đầy đủ: Một số chứng từ như phiếu thu, phiếu chi hay phiếu nhập, xuất còn chưa được điền đầy đủ về phần trách nhiệm của những người có liên quan.
- Về tình hình công nợ: Công ty chưa tiến hành phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán và công tác thu hồi nợ phải thu chưa chặt chẽ, số nợ phải thu của khách hàng cao. Hiện nay các khoản phải thu khá lớn công ty đang bị chiếm dụng vốn nhiều, việc tăng cường thu hồi nợ là rất cần thiết. Tuy nhiên công tác thu hồi nợ của công ty chưa có một bộ phận chuyên trách trong công việc thu hồi nợ nên có rất nhiều khả năng nợ chưa được thu hồi.
- Về việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi: Công ty không tiến hành
trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, mà phòng kế toán phải tự quản lý và đưa ra các biện pháp thu hồi nợ. Nên trong những trường hợp xấu xảy ra như khách hàng bị phá sản, bỏ chốn…, mà không có những giải pháp nhanh chóng, kịp thời thì buộc công ty phải bán những tài sản với giá thấp để chi trả các khoản nợ đến hạn.
Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang là công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại thì việc lập dự phòng phải thu khó đòi là rất cần thiết và có lợi cho doanh nghiệp. Khi lập dự phòng sẽ làm giảm bớt thiệt hại, khi có rủi ro xảy ra thì một phần thiệt hại đó đã được tính vào chi phí.
- Về việc theo dõi công nợ: Mặc dù các khoản công nợ phải thu đã được
theo dõi chi tiết cho từng đối tượng nhưng kế toán mới chỉ theo dõi được số tiền đã thu, số tiền còn phải trả, chưa theo dõi phân loại được khoản phải thu khó đòi, các khoản trong hạn, các khoản quá hạn để có biện pháp xử lý kịp thời.
- Chính sách chiết khấu thanh toán chưa được công ty áp dụng: Đây là
một chính sách nới lỏng thanh toán giúp đẩy nhanh thời gian thu hồi vốn đối với các khoản nợ và tiết kiệm chi phí đối với các khoản phải trả. Hiện nay công ty không áp dụng chiết khấu thanh toán cho khách hàng.
2.3.2.2: Nguyên nhân
- Về cơ sở vật chất:
+ Do thị trường có quá nhiều biến động, sự cạnh tranh gay gắt vì vậy mà việc mở rộng cở sở kinh doanh, đầu tư máy móc còn gặp nhiều khó khăn.
+ Diện tích phòng kế toán của công ty khá nhỏ vì vậy với số lượng nghiệp vụ diễn ra quá nhiều đã dẫn đến việc chứng từ chưa được sắp xếp khoa học.
+ Hệ thống máy tính của công ty đã sử dụng được 1 thời gian dài dẫn đến tình trạng hay bị hỏng hóc.
- Về đội ngũ kế toán:
+ Công ty chỉ có duy nhất 1 kế toán tổng hợp làm tất cả mọi việc vì vậy không thể làm chu toàn đầy đủ hết mọi việc được.
+ Việc kiêm nhiệm nhiều chức vụ gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và thiếu sự minh bạch trong công việc.
+ Kế toán của công ty tuy làm việc lâu năm nhiều kinh nghiệm nhưng lại ít tiếp xúc với công nghệ như đội ngũ trẻ nên khả năng ứng xử những trường hợp khó còn hạn chế.
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG
THANH TRANG
3.1. Cơ sở đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang
3.1.1. Phương hướng hoạt động của Công ty
Trong thời đại nền kinh tế thị trường mở rộng tạo nhiều điều kiện cho tất cả các doanh nghiệp có cơ hội phát triển, bên cạnh đó là sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp với nhau. Vì vậy, nhiệm vụ của công tác kế toán không chỉ là việc ghi chép đơn thuần mà được nâng lên một tầng cao hơn là để cung cấp các thông tin kế toán từ chi tiết đến tổng hợp, làm cơ sở cho nhà quản trị ra quyết định trong các thời kỳ kinh doanh khác nhau. Trong cơ chế thị trường cạnh tranh khốc liệt doanh nghiệp nào nắm bắt được thông tin nhanh chóng, kịp thời hơn các đối thủ cạnh tranh thì càng có cơ hội chiếm lĩnh thị trường của nền kinh tế. Để có các thông tin chính xác, đáp ứng nhu cầu của người sử dụng thông tin thì các thông tin cần phải có những khuôn mẫu nhất định. Nói cách khác công ty để phát triển mà tồn tại lâu dài được thì cần xây dựng riêng cho mình các mô hình chung áp dụng trong việc hạch toán công tác kế toán nói chung cũng như phần hành kế toán thanh toán nói riêng.
Doanh nghiệp cần tăng cường đầu tư đổi mới, nâng cấp thiết bị hiện đã cũ để nâng cao chất lượng công trình, trong đó chú trọng vào đầu tư chiều sâu để có được các công trình có giá trị lớn. Mặt khác công ty cũng sẽ đầu tư nghiên cứu về kỹ thuật nhằm đưa ra các giải pháp giảm chi phí như: tìm kiếm nguồn cung ứng đầu vào hợp lý nhưng vẫn đảm bảo chất lượng…
Công ty sẽ chú trọng đầu tư phát triển đội ngũ nhân viên Marketing chuyên nghiệp nhằm nâng cao hơn vị thế thương hiệu và tăng cường khả năng nắm bắt nhu cầu thị trường. Và công ty sẽ tăng cường cho việc nghiên cứu phát triển các phương thức kinh doanh mới có hiệu quả, tìm kiếm các sản phẩm chất
lượng cao phù hợp với nhu cầu thị trường và tận dụng năng lực sản xuất để khai thác thị trường theo chiều sâu.
Trong công tác kế toán của Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang phải đảm bảo phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam, vừa hướng theo các chuẩn mực kế toán quốc tế nhằm góp phần hoàn thiện thêm cho chế độ kế toán, trong đó quan trọng hơn cả là việc xây dựng các biện pháp hoàn thiện phải xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty. Cụ thể khi hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang cần theo những phương hướng sau:
- Nắm vững chức năng, nhiệm vụ của công tác kế toán nói chung và công tác kế toán thanh toán nói riêng. Tiếp tục hoàn thiện hơn nữa bộ máy kế toán và kế toán thanh toán để đáp ứng tốt công việc, để góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Mục tiêu hàng đầu của Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang cũng giống như các công ty khác đó là tối đa hóa lợi nhuận, hơn nữa là tạo công ăn việc làm cho người lao động, qua đó tạo nguồn thu cho ngân sách Nhà nước. Do đó mục tiêu của kế toán là phục vụ cho các mục tiêu trên nên phải lấy lợi ích và hiệu quả kinh tế làm phương hướng cho việc hoàn thiện công tác kế toán thanh toán.
3.1.2. Nguyên tắc đề xuất giải pháp
Căn cứ vào tình hình phát triển và sự biến động của môi trường kinh doanh cũng như sự quan tâm điều tiết của Nhà nước để từ đó có những hướng đi sao cho phù hợp với thời đại.
Căn cứ vào tình hình phát triển hiện tại và phương hướng phát triển trong tương lai của nền kinh tế thị trường và của chính Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang. Công ty đang không ngừng đẩy mạnh công việc hiện đại hóa công nghệ, máy móc, nâng cao trình độ cho toàn thể nhân viên để đáp ứng nhu cầu công việc.
Căn cứ vào lý luận về kế toán thanh toán trong doanh nghiệp đã được tập hợp để từ đó đưa ra những giải pháp phù hợp.
Căn cứ vào kết quả phản ánh và đánh giá kế toán thanh toán của công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang qua 3 năm 2017 – 2019 như: số lượng, trình độ, chất lượng của các kế toán viên tại công ty cũng như phần mềm kế toán đang được sử dụng và các quy định của Nhà nước về kế toán.
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang
3.2.1. Nhóm giải về cơ sở vật chất và bộ máy kế toán
3.2.1.1. Tăng cường cơ sở vật chất, hệ thống an toàn về dữ liệu
- Thứ nhất, sửa sang, nâng cấp, mở rộng không gian phòng kế toán
- Thứ hai, nâng cao hệ thống bảo mật: Công ty nên cài đặt mật khẩu cho máy tính hay cho phần mềm kế toán để tránh trường hợp bị người xấu đánh cắp hay thay đổi nội dung thông tin trong máy tính.
- Thứ ba, trên thị trường hiện có rất nhiều phần mềm kế toán tiện dụng, Công ty có thể tìm hiểu để tham khảo khi cần.
- Thứ tư, tìm hiểu, nghiên cứu thị trường để quyết định đúng đắn việc mở rộng cơ sở kinh doanh
3.2.1.2. Nâng cao trình độ của kế toán viên
- Thứ nhất, nâng cao trình độ về chuyên môn cho nhân viên kế toán. Hằng năm, công ty tạo điều kiện cho kế toán tham gia các lớp tập huấn về công tác kế toán để giao lưu học hỏi, cập nhật và tìm hiểu những quy định, quyết định bổ sung hay các thông tư và chuẩn mực kế toán.
- Thứ hai, nâng cao trình độ về công nghệ thông tin của nhân viên kế toán viên để có thể chủ động bảo quản, sử dụng máy tính, phần mềm được hiệu quả, an toàn từ đó có thể tiết kiệm được chi phí kiểm tra và sửa chữa những lỗi kỹ thuật không mong muốn của hệ thống máy tính.
- Tuyển thêm nhân viên kế toán để giảm áp lực công việc khi phải kiêm nhiều chức năng và để chuyên môn hóa giúp công việc hiệu quả hơn.
3.2.1.3. Mở rộng địa bàn hoạt động, nâng cao uy tín chất lượng dịch vụ trên thị trường
- Địa bàn hoạt động của công ty hiện nay chủ yếu vẫn là trong nội Tỉnh Phú Thọ, vì vậy cần nghiên cứu tìm hiểu thị trường của các tỉnh lân cận để mở rộng thị trường hoạt động đồng thời tạo thêm công ăn, việc làm cho người dân.
- Thu thập, tìm hiểu thông tin về các nhà cung cấp để lựa chọn được nguồn đầu vào hợp lý nhất lượng giảm thiểu chi phí. Đồng thời tìm hiểu thông tin cả về khách hàng để có chính sách phục vụ tốt nhất.
3.2.1.3. Sử dụng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
- Nâng cao hệ thống bảo mật: Công ty nên cài đặt mật khẩu cho máy tính hay cho phần mềm kế toán để tránh trường hợp bị người xấu đánh cắp hay thay đổi nội dung thông tin trong máy tính.
- Trên thị trường hiện có rất nhiều phần mềm kế toán tiện dụng, Công ty có thể tìm hiểu để tham khảo khi cần.
3.2.2. Nhóm giải pháp về kế toán thanh toán
- Thứ nhất, Kế toán nên lập dự phòng phải thu khó đòi để tránh được những tổn thất về tiền và tài sản.
Tiến hành trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi để có những giải pháp kịp thời trong việc thu hồi các khoản nợ quá hạn tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn, nợ nần dây dưa làm ảnh hưởng tới quá trình hoạt động kinh doanh.
Công ty có thể sử dụng phương pháp trích lập dự phòng như sau:
+ Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng đối tác gần như bị lâm vào tình trạng khủng hoảng, phá sản hay đang làm thủ tục giải thể… thì lúc đó doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng phải thu khó đòi.
+ Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:
30% giá trị đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm.
50% giá trị đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
70% giá trị đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
+100% giá trị đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên. Sau khi tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi của mình, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê