Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.2. Một số vấn đề về kế toán thanh toán tại doanh nghiệp
Kế toán thanh toán là một phần hành kế toán khá quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán của một doanh nghiệp, liên quan đến các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả. Việc quản lý công nợ tốt không chỉ là yêu cầu mà còn là vấn đề cần thiết ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Tùy vào đặc điểm, loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô, ngành nghề kinh doanh, trình độ quản lý trong doanh nghiệp và trình độ đội ngũ kế toán để tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp. Tổ chức công tác kế toán thanh toán góp phần rất lớn trong việc lành mạnh hóa tình hình tài chính của doanh nghiệp.14
1.2.2. Nhiệm vụ và vai trò của kế toán thanh toán tại doanh nghiệp
1.2.2.1.Nhiệm vụ
Trong doanh nghiệp, kế toán nói chung và kế toán thanh toán nói riêng có vai trò vô cùng quan trọng. Vì vậy để làm tốt chức năng thông tin và kiểm tra của mình kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Kế toán phải thực hiện việc ghi chép 1 cách đầy đủ và chi tiết để theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả theo từng đối tượng, từng khoản nợ, từng thời gian, đôn đốc việc thanh toán kịp thời, tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau.
- Đối với những đối tác có quan hệ giao dịch mua, bán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ. Nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản để đảm bảo sự tin tưởng từ đôi bên.
- Tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý để có biện pháp xử lý kịp thời những trường hợp không mong muốn xảy ra.
- Lập báo cáo tài chính trung thực, kịp thời và hợp lý.
- Ngoài ra, kế toán cần tổ chức hệ thống tài khoản, sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp để phản ánh công nợ phải thu và phải trả. Đồng thời kế toán cũng cần
xây dựng cả nguyên tắc, quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp thanh toán với người bán, người mua sao cho khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật về kế toán.
1.2.2.2. Vai trò
Kế toán thanh toán là một công cụ vô cùng quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp, nó liên quan đến các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả. Việc quản lý công nợ tốt không chỉ là yêu cầu mà còn là vấn đề cần thiết ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Hơn nữa kế toán thanh toán giúp cho nhà quản lý nắm bắt được tình hình công nợ, khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Từ đó doanh nghiệp sẽ có những chính sách để thu hồi nợ, trả nợ kịp thời nhằm đảm bảo khả năng tài chính của doanh nghiệp.
1.2.3. Yêu cầu quản lý và nguyên tắc của kế toán thanh toán
1.2.3.1. Yêu cầu quản lý
+ Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải thu:
- Nợ phải thu được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ thanh toán với doanh nghiệp về sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ.
- Không phản ánh các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (tiền mặt, séc, hoặc đã thu qua ngân hàng).
- Hạch toán chi tiết, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ: Nợ trong hạn, nợ quá hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được.
+ Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải trả:
- Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp dịch vụ cần được hạch toán chi tiết từng đối tượng phải trả. Đối tượng phải trả người bán, người cung cấp, người có quan hệ kinh tế chủ yếu đối với doanh nghiệp về bán hàng, cung cấp
dịch vụ. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp nhưng chưa nhận hàng hóa, lao vụ…
- Không phản ánh các nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ thanh toán ngay (tiền mặt, séc).
- Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán.
+ Đối với nghiệp vụ thanh toán với Nhà nước
- Nghiệp vụ thanh toán đối với Nhà nước là nghĩa vụ của doanh nghiệp về việc nộp các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác phải nộp, đã nộp, còn phải nộp vào ngân sách Nhà nước trong kỳ kế toán năm.
- Doanh nghiệp phải chủ động tính toán, xác định và kê khai số thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác cho Nhà nước
- Có nghĩa vụ nộp các khoản phải nộp cho Nhà nước đúng hạn theo đúng quy định của Pháp luật.
+ Đối với nghiệp vụ thanh toán cho người lao động
- Lao động là nhân tố quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn hoạt động được thì phải có người lao động, muốn có người lao động thì phải đưa ra những thỏa thuận: Tiền lương, tiền thưởng, thời gian làm việc…hợp lý để cả người lao động và doanh nghiệp đều có lợi.
- Ở đây doanh nghiệp chính là người có trách nhiệm thanh toán tiền cho người lao động đúng với công sức họ bỏ ra và đúng thời hạn theo thỏa thuận. Ngược lại, người lao động cũng phải có trách nhiệm làm việc nghiêm túc và tôn trọng những thỏa thuận đã ký kết.
- Nếu một trong hai bên vi phạm điều khoản trong hợp đồng đã ký kết thì sẽ phải chịu trách nhiệm với đối phương theo đúng thỏa thuận.
- Theo dõi sát sao việc đi làm của người lao động cụ thể là: Bảng chấm công phải được lập theo từng ngày để theo dõi tình hình đi làm của người lao động.
- Kế toán phải ghi chép, phản ánh, tổng hợp một cách trung thực, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng lao động.
1.2.3.2. Nguyên tắc kế toán các nghiệp vụ thanh toán
Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc:15
Thanh toán với khách hàng:
- Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần thanh toán.
- Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với các khoản nợ phải thu không đòi được.
- Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ. Đối với các khoản thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc:
+ Khi phát sinh các khoản nợ phải thu của khách hàng, kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh. Riêng trường hợp nhận trước của người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì bên Nợ TK 131 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã nhận trước.
+ Khi thu hồi nợ phải thu của khách hàng, kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng khách nợ. Riêng trường hợp phát sinh giao dịch nhận trước tiền của người mua thì bên có TK 131 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận trước.
+ Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản thu của khách hàng có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập báo cáo tài chính theo quy định của Pháp luật.
Thanh toán nhà cung cấp:
- Nợ phải trả cho nhà cung cấp cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.
- Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản phải trả cho người bán theo từng loại nguyên tệ. Đối với các khoản phải trả bằng nguyên tệ thì thực hiện theo nguyên tắc sau:
+ Khi phát sinh các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh. Riêng trường hợp ứng trước cho người bán, khi đủ điều kiện ghi nhận tài sản hoặc chi phí thì bên Có TK 331 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã ứng trước.
+ Khi thanh toán nợ phải trả cho bên bán bằng ngoại tệ, kế toán quy ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng chủ nợ. Riêng trường hợp phát sinh giao dịch ứng trước tiền cho người bán thì bên Nợ TK 331 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước.
+ Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của Pháp luật.
- Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhân nhập kho nhưng đến cuối tháng chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán.
- Khi hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán của người bán nếu chưa được phán ánh trong hóa đơn mua hàng.
Thanh toán với Nhà nước
- Kế toán phải hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và đầu vào không được khấu trừ. Trường hợp không hạch toán riêng được thì số thuế GTGT được hạch toán vào tài khoản 133. Cuối kỳ kế toán phải xác định được số
thuể GTGT được khấu trừ và không được khấu trừ theo quy định của Pháp luật về thuế GTGT.
- Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ được tính vào giá trị tài sản được mua, giá vốn của hàng bán ra hoặc chi phí sản xuất, kinh doanh theo từng trường hợp cụ thể.
- Việc xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kê khai, quyết toán, nộp thuế phải tuân thủ theo đúng quy định của Pháp luật về thuế GTGT.
- Đối với các khoản phải nộp Nhà nước:
+ Kế toán phải chủ động tính, xác định , kê khai số thuế, phí , lệ phí và các khoản phải nộp cho Nhà nước theo luật định.
+ Các khoản thuế gián thu như thế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường,... về bản chất là thu hộ bên thứ ba. Vì vậy khoản thuế gián thu này được loại ra khỏi số liệu về doanh thu gộp trên Báo cáo tài chính hay các Báo cáo khác.
+ Đối với các khoản được hoàn, được giảm, kế toán phải phân biệt rõ số thuế được hoàn, được giảm là thuế nộp ở khâu mua hay phải nộp ở khâu bán.
+ Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp, đã nộp và còn phải nộp.
- Đối với người lao động
+ Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp một cách trung thực, kịp thời, đầy đủ tính hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng lao động và kết quả lao động..
+ Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ các khoản tiền lương và thưởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp phải trả cho người lao động. Phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác tình hình thanh toán các khoản trên cho người lao động.
+ Thực hiện kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, tình hình thực hiện các chính sách, chế độ về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN. Tình hình sử dụng quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN.
+ Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, các khoản trích theo lương vào chi phí sản xuất kinh doanh, hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong đơn vị thực hiện đầy đủ, đúng đắn chế độ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương.
+ Lập báo cáo lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN thuộc phạm vi, trách nhiệm của kế toán. Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN, đề xuất các biện pháp nhằm khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động.
1.3. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp
1.3.1. Nội dung các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp
Khi doanh nghiệp phát sinh các nghiệp vụ mua chịu về hàng hóa, thiết bị, dịch vụ,… của nhà cung cấp có nghĩa là kể từ thời điểm đó, việc thanh toán cho nhà cung cấp trở thành nghĩa vụ của doanh nghiệp. Số tiền ghi nhận Nợ nhà cung cấp thông qua các giao dịch phải xác định một cách đáng tin cậy và sẽ được doanh nghiệp thanh toán bằng tiền, tài sản tiền.
Nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp thường xảy ra trong quan hệ mua bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp, nghiệp vụ này phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phương thức thanh toán trả chậm hoặc trả trước tiền hàng, nghĩa là có quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Khi doanh nghiệp mua chịu thì sẽ phát sinh nợ phải trả, khi doanh nghiệp ứng trước sẽ xuất hiện một khoản phải thu của người bán.
- Phản ánh các khoản phải trả phát sinh sau quá trình mua hàng và phải thu do ứng trước tiền mua hàng với từng nhà cung cấp.
- Không theo dõi các nghiệp vụ mua hàng trả tiền trực tiếp tại thời điểm giao hàng trên TK 331.
- Khi mua hàng đã nhập, đã nhận hàng nhưng cuối kỳ chưa nhận được chứng từ mua hàng thì số nợ tạm ghi theo giá tạm tính của hàng nhận. Khi nhận được chứng từ sẽ điều chỉnh theo giá thực tế thỏa thuận.
- TK này phản ánh cả các nghiệp vụ chiết khấu, giảm giá phát sinh được người bán chấp thuận làm thay đổi số nợ sẽ thanh toán.
1.3.2. Chứng từ sử dụng
- Hợp đồng kinh tế
- Hóa đơn bán hàng – Hóa đơn GTGT - Bảng kê phiếu mua hàng
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa - Phiếu nhập kho
- Biên bản giao nhận TSCĐ - Biên bản đối chiếu công nợ - Biên bản bù trừ công nợ
- Các chứng từ thanh toán: Phiếu chi, Giấy báo nợ, Ủy nhiệm chi, giấy thanh toán tạm ứng…
Ngoài ra, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể sử dụng thêm loại chứng từ không có trong quy định nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công tác thanh toán nhưng phải được sự