2.2.1.3. Phương pháp hạch toán tại công ty
Do nhà cung cấp của công ty khá nhiều vì vậy kế toán thanh toán phải theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp theo từng đối tượng. Tùy theo từng đối tượng mà công ty có những chính sách thanh toán khác nhau: thường thì bù trừ công nợ, chuyển khoản,…
Khi phát sinh các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra để tiến hành nhập thông tin vào phần mềm kế toán máy, phần mềm sẽ tự động chạy số liệu lên các sổ có liên quan.
Một số nghiệp vụ điển hình về thanh toán với nhà cung cấp trong tháng 7 năm 2019:
Ví dụ 1: Ngày 6 tháng 7 năm 2019 Công ty mua hàng của Công ty Cổ phần vật
tư tổng hợp Vĩnh Phú theo hóa đơn GTGT số 0014093 (Phụ lục 02) ngày 6 tháng 7 năm 2019 với tổng số tiền là 8.394.580 đồng ( Đã bao gồm thuế GTGT 10%). Công ty đã thanh toán ngay bằng tiền mặt.
STT Tên hàng hóa,dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
1 DO 0,05S Lít 254 15.700 3.987.800
2 Xăng E5 RON 92 Lít 200 18.218,18 3.643.636 * Để lưu trữ chứng từ làm căn cứ hạch toán, bộ chứng từ gồm:
- Hóa đơn GTGT ngày 6 tháng 7 năm 2019 số 0014093 (Phụ lục 2) - Phiếu chi số 2 (Phụ lục 3) * Cách hạch toán: Nợ TK 6421: 7.631.436 Nợ TK 1331: 763.144 Có TK 111: 8.394.580
* Quy trình nhập liệu vào phần mềm kế toán AC Soft như sau: + Bước 1: Mở phần mềm ACsoft
+ Bước 2: Trên thanh công cụ chọn Kế toán chi tiết -> Kế toán tiền vốn đồng việt -> Phiếu chi
+ Bước 3: Nhập các nội dung cần thiết:
- Đối tượng: Chọn mã nhà cung cấp Công ty Cổ phần Vật tư tổng hợp Vĩnh Phú.
- Diễn giải: Mua hàng của Công ty Cổ phần Vật tư tổng hợp Vĩnh Phú. - Ngày chứng từ: Nhập ngày trên hóa đơn 06/07/2019
- Mã hàng: Chọn mã hàng: + DO 0.05S
+ Xăng E5 RON 92
- Nhập số lượng, đơn giá theo đúng trên hóa đơn GTGT - Bên mục Thuế, nhập số hóa đơn 0014093